地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定

為了加強檔案室管理,提高檔案保管的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:

一、檔案室管理責(zé)任部門和責(zé)任人

公司檔案室管理責(zé)任部門為總經(jīng)理辦公室,責(zé)任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理員,其它人員不得隨意進出檔案室。

二、檔案室存檔范圍

公司形成的各類檔案以及各部門上報的存檔資料,除此之外的其它物品不得存放檔案室。

三、檔案柜編號與存放

檔案室共有檔案柜十四列,編號為A―N列,每列分為1―5欄,根據(jù)各部門歸檔資料分類存放如下:

1、A列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來獎狀、獎杯、證書、相片、光盤等。

A1-A2:公司獎狀、獎杯、獲獎證書等;

A3:公司歷年活動相片、公司調(diào)研、房展會、部門活動、集團、社區(qū)活動及項目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤資料。

A4:總經(jīng)理辦公室檔案

A5:人力資源部檔案

2、B列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同

B1:公司重要證照

B2-B5:歷年來各部門簽署的合同,根據(jù)時間、部門進行分類保存

3、C列為工程前期部檔案(按項目分類)

C1-C5:2006G72地塊文件、z國際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊

4、D列工程前期資料

5、E列為工程項目檔案

6、F列為工程項目檔案

7、G列為營銷部檔案

公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認(rèn)購協(xié)議等(按項目分類)

8、H列為營銷部檔案

公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認(rèn)購協(xié)議等(按項目分類)

9、I列為預(yù)算部檔案

10、J列為預(yù)算部檔案

11、K列為物資部、物管技術(shù)部檔案

K1-K3:物資部各類招投標(biāo)文件

K4-K5:物管技術(shù)部盤點表

12、L列為財務(wù)部檔案(財務(wù)部歷年憑證)

13、M列為財務(wù)部檔案(財務(wù)部歷年憑證)

14、N列為財務(wù)部檔案

N1:財務(wù)部歷年財務(wù)報表

N2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計業(yè)務(wù)約定書、稅務(wù)局與外經(jīng)委等單位來函、其它資料

N3:再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤再投資相關(guān)資料、審計報告、評估報告、驗資報告等

N4:銀行資料

N5:增加注冊資本相關(guān)資料、投資方名稱變更相關(guān)資料

四、檔案存放要求

檔案文件根據(jù)內(nèi)容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放時間及借閱時間的記錄。存放在檔案盒內(nèi)的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標(biāo)明名稱,便于查找。

五、檔案室的清理要求

檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過一年后,檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。

六、其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。

篇2:檔案室資料管理規(guī)定范例

一、科學(xué)管理,資料完整、準(zhǔn)確,及時為設(shè)備管理、維修工作提供資料。

二、檔案資料分門別類編號入檔案櫥保管,有專人負責(zé)、專人管理。

三、各種資料擺放整齊,有相關(guān)的記錄。

四、原則上圖紙資料不外借,在資料室查閱后放歸原處,如必須外借,一律簽字,注明借閱人、借閱時間、歸還時間、并到時一定歸還。

五、查閱資料時,要愛護資料,不允許有撕頁破損及涂臟現(xiàn)象。

六、有收發(fā)、借用、歸還記錄。

七、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),圖紙、資料一律不借外來單位。

八、打印圖紙有記錄,交付施工圖紙有記錄。

九、如有借閱丟失現(xiàn)象,原則上補還資料,否則罰款100元。

十、新到設(shè)備隨機資料交檔案室統(tǒng)一保管,未交者按資料丟失予以處罰。

十一、檔案室所有資料、記錄除資料保管員以外任何人沒有外借的權(quán)利。