【說明書】:前臺文員

崗位名稱:前臺文員

崗位編號:jg-hr-004

所屬部門:行政人事部

崗位定員:1人

直接上級:行政人事經理

所轄人員:

直接下級:

【本職概述】負責來訪人員接待、電話接聽,信息文件及辦公后勤管理,協助上級領導完成部門:各項工作。

【職責與工作任務】

職責一

職責表述:前臺接待工作

工作任務

1、負責公司總機電話的接聽,篩選廣告信息,有用信息及時通知相關人員:2、接待來訪人員(包括讓座、倒水、咨詢來訪意圖、登記等),通知相關人員:3、更新員工通訊電話和其他聯系方式,并及時公布

職責二

職責表述:考勤機及信息文件管理

工作任務

1、監督公司員工的考勤打卡情況,負責每月統計在職職員的考勤情況

2、負責公司郵箱的日常管理及合作人才網站的更新

3、各項文件制度的管理、發放;外來文件、信件、郵件、包裹的收發工作,文件記錄的保存、歸檔

4、各種文件的收發、修改、作廢文件的管理、裝訂、歸檔、保管工作

職責三

職責表述:辦公后勤用品管理

工作任務

1、公司各區域鑰匙的保管與領用登記,以及空調、水電的管理

2、后勤用品的管理,低耗品的申購、發放、使用登記

職責四

職責表述:衛生監督管理

工作任務

1、監督公司環境衛生管理制度的執行情況

2、檢查環境衛生情況,向保潔人員提出衛生整改意見

職責五

職責表述:辦公設施設備的維護與管理

工作任務

1、負責安排辦公設備的維修、保養

2、負責監督公司員工變更時的設備交接手續辦理

職責六

職責表述:協助部門主管完成部門的事務

權限范圍:

1、對前臺信息管理工作的建議權

2、對前臺接待工作禮儀的指導權和執行的監督權

3、對前臺接待和信息管理工作違規的糾正和處罰建議權

4、有向各部門:收集與工作相關的文件和資料的權力

【工作協作關系】

內部協調關系

公司內所有部門及員工

外部協調關系

來訪人員

【任職資格】

教育背景

學歷:

高中及以上學歷:

專業:

行政管理、文秘、中文等相關專業:

培訓

經歷

禮儀方面培訓及其他

經驗與專業資格

經驗

1年以上文員工作經驗

專業:資格

【能力與素質要求】

1、良好的服務意識和親和力

2、熟練使用office辦公軟件

3、普通話標準

4、良好的人際溝通及語言表達能力

5、熱情、積極、細心、耐心,有很強的責任心

【工作條件】

辦公設備

計算機、一般辦公設備、網絡

工作環境

辦公室

職業安全

基本無危險,無職業病危險

時間特征

正常工作時間,根據工作情況加班

篇2:公司前臺文員崗位職責（7）

公司前臺文員崗位職責(七)

前臺文員是公司的一面鏡子,接待好客戶,注意好良好的禮儀與接待環節等都是前臺文員崗位職責。

1、客戶接待及信息管理

*公司來訪客戶的日常接待流程:客戶上門――引導接待入座(詢問來源)――倒水――聯系相關人員接待――客流詳情登記;

*市場部的客戶意向登記流程:家裝顧問報意向(每日10:00前、16:30分后)――錄入《市場部意向客戶登記表》――簽字確認該客戶錄入完畢;

*客戶回訪流程:后門當班前臺文員回訪前一天上門客流――錄入客戶檔案――如有異常來源客流轉存《異常上門客戶登記表》――交至行政主管回訪審核。

2、辦公用品管理流程

*申報流程:前廳文員發放《辦公用品申請表》――申請部門經理簽字同意采購――前臺文員回收整理――行政主管審核――總經辦簽字批準;

*采購流程:總經辦簽字批準――前臺文員電話通知供貨商――檢收采購的物品質量是否復合要求――發放并簽字確認;

*電話充值:持卡人至前臺充值――詳情登記――持卡人簽字確認。

備注:沖值額度:總經理100/月;部門經理20元/月;財務部100元/月;人事部50/月售后服務部200元/月;集成部450/月;工程部300/月;設計部20/人;市場部30元/月

3、門禁管理

*鑰匙管理:每日晨會后除材料區鐵門外其他工作通道門正常開啟,公司鑰匙在經行政主管與相關部門同意的情況下方可以書面轉借他人;

*加班鑰匙管理:前臺文員負責鎖閉所有通道門(除洽談區左通道門),確保各通道門已正確上鎖,加班鑰匙必須落實到個人并完整填寫《鑰匙領用登記表》。

4、物資管理

*公司郵件、包裹的收發:因工作需要所寄出的郵件由前臺文員聯系相關快遞公司與之洽談,員工包裹必須由本人或直接委托人簽收并簽字確認;

*倉庫管理:倉庫實行臺帳管理,帳目日清日高,每月對倉庫物資進行盤點登錄臺帳并將物品盤點表報行政主管;

*工作區域的衛生清潔:兩名前臺文員自行安排輪換值日,營業期間各負其責;

*名片定購:各部門名片由前臺文員統一使用QQ或郵件聯系指定廠家訂做,并在兩個工作日內送貨,收取貨品時由責任人核對內容并簽字確認;

*花木管理:前臺文員負責與供應商聯系花木的后期服務(更換、澆水)和花木的數量管理,月底清點數量并造表交行政主管;

*水電照明的檢查:后門當班前臺文員負責協助行政主管檢查公司除辦公區域以外的所有區域的水電照明設備,發現損壞或異常情況立即內上報;本著開源節流的原則督促改進用水用電浪費現象,由前門當班文員負責洽談區域的燈光正常照明,每相隔半小時后門當班前臺巡查樓層區域內所有照明(家具、主材區域),如非客流高峰,保證正常照明,大功率照明關閉;下班后,除辦公區所需照明,其他區域照明電源關閉。

篇3:前臺文員服務職責規范

前臺文員服務規范

程序標準

前臺造訪:

1.客戶或來訪者進門,前臺馬上起身接待,并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。

單個人問候標準語如下:

“先生,您好!”或“先生,早上好!”

“小姐,您好!”或“小姐,早上好!”

“您好!歡迎來到z科技有限公司。”

來者是二人,標準問候語則為:

“二位先生好!”

“二位小姐好”

“先生、小姐,你們好!”

來者為三人以上,標準問候語則為:

“各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好”

“大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!”

對已知道客戶或來訪者姓名的,標準問候語如下:

“*先生好!”

“*小姐好!”

對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者,在沿用“單個人問候標準語”并看到客戶點頭或聽到客戶跟說“你好”之后,還可選用如下標準問候語:

“先生,我記得您前不久(以前)來過我們公司,今天光臨,再次表示歡迎!”

a)引導客戶或來訪者到咨詢廳就座,遞上茶水,送上公司營銷宣傳資料;

b)當場解答或電話通知相關業務接待人員出現,介紹時先介紹主人,后介紹客人;

c)引領客戶或來訪者接觸相關人員,行走時走在客戶或來訪者側前位置,并隨時用手示意。途中與同事相遇,點頭行禮,表示致意;

d)進入房間,要先輕輕敲門,聽到回應再進。進入后,回手關門;

e)介紹雙方,退出。如相關人員抽不開身回應,則安撫客戶或來訪者稍等,

退出。

7.當值前臺為女性,著職業套裝,化淡妝。男性,則著西裝,打領帶。

禁忌:頭發臟且蓬亂;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪;口腔不衛生。

電話:

1.聽到鈴響,至少在第三聲鈴響前拿起話筒;

2.聽話時先問候,并自報公司、部門。標準語如下:

“您好,這里是z科技有限公司!”

對方講述時留心聽并記下要點,未聽清時,及時告訴對方。隨后根據對方的初次問話,迅速判斷出他有何需求作出標準回話。

咨詢家裝業務:先生(小姐),關于這方面情況(家裝咨詢),讓我們公司客戶顧問*先生為您服務吧,他可以全面、專業地解釋您所想了解的問題,我把電話轉過去,請稍等。

聯系業務:與本公司關聯的業務則轉接相關部門相關人員;無關聯業務,則直接回答:先生(小姐),我們公司現在沒有這方面需要,請您聯系其他公司吧,謝謝!

找人:先生(小姐),您找的*先生(小姐)名字叫什么您跟他(她)預約了嗎請您稍等。(然后接通本公司*先生的電話,詢問轉接與否。)

不指明的電話,判斷自己不能處理時,可坦白告訴對方,并馬上把電話轉給能處理的人,在轉交前,應先把對方所談內容簡明扼要地告訴接話人;

通話簡明扼要,不應長時間占線。

結束時應說“謝謝!”,禮貌道別,待對方切斷電話,再放下。