外貿(mào)工作千頭萬緒,做為主心骨的業(yè)務(wù)人員,只有清晰地了解自己的工作內(nèi)容,認(rèn)識工作職責(zé),才能更好地完成工作。針對外貿(mào)業(yè)務(wù)員日常工作,總結(jié)出以下十四個方面。

一、業(yè)務(wù)人員在國外采購商的詢價,做出產(chǎn)品報價前,應(yīng)了解客戶基本信息,包括是否終端客戶、年采購能力、消費區(qū)域,以及產(chǎn)品的用途、規(guī)格及質(zhì)量要求,我公司是否能夠生產(chǎn)等。這項工作,隨著外貿(mào)管理軟件的研發(fā)應(yīng)用,信息化工具的不斷完善,已經(jīng)能夠自動化統(tǒng)計顯示。在富通天下、暢想等外貿(mào)管理軟件中,都具備這樣的功能,相對富通天下在這個功能挖掘得更深一些,做得更成熟一些。

二、對于外商的郵件、傳真,原則上在24小時內(nèi)答復(fù);特殊情況需要延期的,應(yīng)及時向外商解釋及大概需要的時間。外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作繁雜,詢盤郵件眾多,難免有遺忘的時候。但是隨著富通天下等外貿(mào)管理軟件功能不斷完善,系統(tǒng)能自動提醒業(yè)務(wù)人員:哪些郵件未回復(fù)哪些郵件已經(jīng)多時未跟蹤這很好地起到了一個提示的作用。

三、對于外商的產(chǎn)品報價,原則上按照公司財務(wù)部門經(jīng)核算后的價格表(外銷)執(zhí)行;公司財務(wù)部門根據(jù)市場狀況及生產(chǎn)成本,定期進(jìn)行核算,對產(chǎn)品價格進(jìn)行調(diào)整。

四、對于定單數(shù)量較大,外商所能接受的價格低于我公司公布的價格的,業(yè)務(wù)人員應(yīng)先上報部門經(jīng)理批準(zhǔn)實施;部門經(jīng)理不能批復(fù)的,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。

五、對于C&F及CIF報價,需要我方辦理運輸、保險的或需要進(jìn)行法定檢驗的等事項,業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先聯(lián)系相關(guān)中介機構(gòu)進(jìn)行確定,選擇中介機構(gòu)應(yīng)考慮業(yè)務(wù)熟練、服務(wù)效率高及收費合理。

六、對于外商的寄樣要求,原則上要求到付;對于樣品數(shù)額較大,原則上對方承擔(dān)成本費用。在正式定單后,可以扣除成本及寄樣費用。特殊情況,如關(guān)系比較好的老客戶,我方可以預(yù)付并免收樣品,報部門經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。費用較大的,可報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

七、對于外商需要打樣的,業(yè)務(wù)人員應(yīng)和生產(chǎn)部門協(xié)調(diào),確保樣品的質(zhì)量及規(guī)格符合要求;樣品需要部門經(jīng)理審核后寄出;外商對于產(chǎn)品有包裝或嘜頭要求的,正式包裝或印刷前需經(jīng)外商確認(rèn)。

八、付款方式上,原則上考慮前TT全部或部分作為定金,剩余見提單傳真件付款,及全部短期信用證。收匯銀行和業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)對信用證做形式和內(nèi)容的檢查,發(fā)現(xiàn)差異的,應(yīng)及時通知外商修改。信用證審查無誤后,報部門經(jīng)理復(fù)核。

九、原則上,公司在收到外商的全部貨款、部分定金及信用證經(jīng)復(fù)核無誤后,開始安排生產(chǎn)計劃,組織貨源,進(jìn)行生產(chǎn)。

十、在定單生產(chǎn)階段,業(yè)務(wù)人員應(yīng)到生產(chǎn)車間會同生產(chǎn)主管對產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)督、檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決;或由部門經(jīng)理協(xié)調(diào)解決,或部門經(jīng)理上報總經(jīng)理解決。嚴(yán)格把握產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量、包裝、生產(chǎn)時間符合同外商的約定。

十一、對于C&F、CIF價格條款的,業(yè)務(wù)人員應(yīng)在生產(chǎn)結(jié)束前一周,安排好貨代,確定定艙事宜;一般在船期前二日,安排裝柜、運輸。

十二、需要委托中介機構(gòu)進(jìn)行報關(guān)、商品法定檢驗、保險的,業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時準(zhǔn)備相關(guān)資料交中介機構(gòu)辦理;辦理過程中,業(yè)務(wù)人員可以協(xié)助。

十三、收匯方式為信用證的,業(yè)務(wù)人員必須細(xì)心操作,謹(jǐn)慎處理,注意單證的一致性,做到安全收匯。

十四、全部收匯后,業(yè)務(wù)人員請對相關(guān)資料進(jìn)行整理,將相關(guān)單據(jù)較財務(wù)部門及時外匯局、稅務(wù)局辦理核銷、退稅。并注意對外商的售后服務(wù),進(jìn)行跟蹤,以建立長期的可信賴合作伙伴關(guān)系。

篇2:外貿(mào)業(yè)務(wù)員基本能力和工作內(nèi)容

外貿(mào)業(yè)務(wù)員應(yīng)具備的基本能力和工作內(nèi)容介紹如下:

第一步:作為業(yè)務(wù)人員的心態(tài):記住該記住的,忘記該忘記的。改變能改變的,接受不能改變的。談業(yè)務(wù)人員的心態(tài),就必然會涉及兩個方面:招聘和應(yīng)聘。如果以業(yè)務(wù)人員/銷售代表的身份進(jìn)入公司,工作職責(zé)就是:維護(hù)好客戶,多接訂單。如果以業(yè)務(wù)助理的身份進(jìn)入公司,工作職責(zé)就是:做好業(yè)務(wù)經(jīng)理分配的工作。兩者工作內(nèi)容相同,但待遇卻有相差。一般來說,業(yè)務(wù)人員/銷售代表是有業(yè)務(wù)提成的;而業(yè)務(wù)助理是沒有提成的。在招聘和應(yīng)聘時,公司與業(yè)務(wù)人員雙方需就待遇問題談好細(xì)節(jié)條件。這就對雙方提出要求。對公司來說,一整套完善的業(yè)務(wù)薪資體制需要出臺;對業(yè)務(wù)人員來說,不要讓不確定因素模糊下去。一個連自己利益都不會去爭取的業(yè)務(wù)人員會為公司爭取利益嗎從發(fā)展來說,業(yè)務(wù)人員應(yīng)與公司的發(fā)展同步。即,業(yè)務(wù)人員的工作為公司帶來穩(wěn)定的發(fā)展,得到應(yīng)得的報酬。業(yè)務(wù)人員在進(jìn)入公司時,就必須做好在公司工作3-5年以上的準(zhǔn)備。因為一個業(yè)務(wù)人員從熟悉產(chǎn)品到積累固定的客戶最好也需要1年以上。也就是說到第2年,業(yè)務(wù)人員才能真正從自己的工作成果中獲利。公司的相應(yīng)待遇制度也應(yīng)該建立在3-5年以上而且用好業(yè)務(wù)人員的這3-5年時間,為公司謀取更大的利益。任何事都沒有對與錯,它是一種經(jīng)歷;人生也只是一種經(jīng)歷。所以要怎么樣去做,盡管大膽地去做吧!

第二步:做到正規(guī),注重細(xì)節(jié)為什么要正規(guī)和注重細(xì)節(jié)對外貿(mào)易與其他的貿(mào)易不同,因為地理、文化背景等方面的不同,它需要操作人員使用一套已經(jīng)被廣泛接受并沿用的系統(tǒng)。它就是我們在書本上學(xué)習(xí)到的那些知識和規(guī)范。從溝通的細(xì)節(jié)中客戶會看到你的工作態(tài)度,工作是否嚴(yán)謹(jǐn)及是否可以信任。如何正規(guī)和注重細(xì)節(jié)從業(yè)務(wù)人員來說,所有與客戶有接觸的文件都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規(guī)范。所以盡量使用正規(guī)的商務(wù)信函,正規(guī)的合同格式,正規(guī)的樣品發(fā)票等文件。在實際操作中從以下幾方面做到:

1.對客戶的回復(fù)使用正規(guī)商務(wù)信函格式。

2.在每一封信函中正確使用簽名格式

3.努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的語言。

4.使用常用的字體及字號。公司如有規(guī)定,使用公司規(guī)定的字體,字號及顏色。

5.不使用非正規(guī)縮寫。如:asap.

6.規(guī)范使用英文大小寫。不使用全部大寫,以方便客戶閱讀

7.尊重客戶,使用禮貌用語。勿出現(xiàn)商務(wù)忌諱用語或太粗俗語言。

第三步:熟悉產(chǎn)品一個連產(chǎn)品都不熟悉的業(yè)務(wù)人員,能將產(chǎn)品推銷給客戶嗎會贏得客戶的信任嗎從以下方面來熟悉產(chǎn)品:

1.如果是生產(chǎn)型企業(yè),業(yè)務(wù)人員多到生產(chǎn)車間和樣品制作部去;如果是貿(mào)易企業(yè),多與工廠負(fù)責(zé)人溝通并將得來的資料進(jìn)行比較。一方面可以了解生產(chǎn)工藝,另一方面可以全面了解產(chǎn)品相關(guān)知識。

2.如果你是接手以前業(yè)務(wù)人員手上的工作,整理以前與客戶溝通過的信函,會讓你了解許多有關(guān)產(chǎn)品方面的知識。

3.不懂一定要問。因為客戶既然敢下訂單,說明他對產(chǎn)品還是有一定了解的,甚至說非常了解。而你要做的就是比他更專業(yè),因為你要賣你的產(chǎn)品給他。把客戶當(dāng)傻瓜是最不明智之舉。

4.如果還有其他業(yè)務(wù)人員,創(chuàng)造機會讓你們成為朋友。如果他愿意幫你,你可以省很多時間和精力。

5.做個有心人。將在日常訂單跟進(jìn)過程中的產(chǎn)品相關(guān)知識整理成文檔并默記在心中。

第四步:做到“分析—反饋—溝通”,“建議”和“守諾”溝通心態(tài)及目標(biāo):將客戶每個詢價變成訂單。即使這次溝通沒有接到訂單,也要讓客戶在下次有類似的產(chǎn)品詢價時,第一時間想到你或你的公司。分析—反饋—溝通在收到客戶信函和詢價時,第一件事就是認(rèn)真閱讀,然后進(jìn)行分析;主要分析客戶的意向是什么,客戶需求什么及客戶希望得到哪些方面的信息。根據(jù)多年對客戶來函的統(tǒng)計及匯總,可以將其分為如下幾類:

1.建立業(yè)務(wù)關(guān)系函件這樣的信函主要內(nèi)容是介紹公司的情況,表達(dá)建立業(yè)務(wù)關(guān)系的意向及客戶經(jīng)營范圍。回復(fù)方式:感謝客戶對公司的關(guān)注,簡單介紹公司的服務(wù),體現(xiàn)公司實力,引導(dǎo)客戶嘗試公司提供的服務(wù)。

2.產(chǎn)品大類的詢價函件此類信函客戶意向比較明顯—他需要什么類別的產(chǎn)品,作途是什么等。這時,有針對性的推薦一些產(chǎn)品給客戶并配合客戶了解更全面的產(chǎn)品。主要以體現(xiàn)企業(yè)在這些產(chǎn)品上及服務(wù)上的專業(yè)為中心。因為要推薦產(chǎn)品,所以必不可少的會涉及到產(chǎn)品圖片。什么樣的產(chǎn)品圖片是最合適的呢

1)產(chǎn)品圖片規(guī)格(單個產(chǎn)品):大小(以最長的一邊算)不要超過24CM,分辨率72-100DPI為合適。這時圖片大小在200K以內(nèi)為好。這樣產(chǎn)品圖片即清晰,體積也不大。通過電子郵箱發(fā)送也很方便。如果多個產(chǎn)品在一個圖片上,大小以不超過24CM為好,分辨率為100DPI為合適。圖片大小在400K左右。這里就涉及到一些簡單圖片處理的知識了。在PHOTOSHOP的入門教程上有介紹。到網(wǎng)上搜索或到書店買本書來學(xué)習(xí)一下。

2)單個郵件大小不要超過800K。最好在600K以內(nèi)。這樣方便客戶接收郵件。如果超出800K,則可以分多封信函進(jìn)行發(fā)送。

3)產(chǎn)品圖片必須給客戶直接印象并讓客戶清楚了解產(chǎn)品所有細(xì)節(jié)。我們產(chǎn)品必須有產(chǎn)品合起及打開時的圖片。如有增加配件需單獨附上。在報價中不包括的配件,最好單獨附圖片。

4)業(yè)務(wù)人員使用的產(chǎn)品圖片必須清楚,能真實反映產(chǎn)品顏色,結(jié)構(gòu),配件等款式不可缺少的因素。所以要求產(chǎn)品在拍攝時使用正片拍攝。正片拍攝費用也不貴,正片分兩種:#120和#135.一般以120為主,個體較小的產(chǎn)品(如錢包等)使用135拍攝在成本控制方面較為劃算。#120:50元/張,#135:30元/張。大約值,具體請與拍攝公司確認(rèn)。