酒店采購授權

為了圓滿執行工作并達到目標,采購部門應有下列四種決策權:

1.供應商之選擇。

2.交易價格及條件之決定。

3.采購規范之確認。

4.與潛在供應商之接觸聯系。

再就采購部門而言,為實施分層負責,提高工作效率,通常會實施下列兩種授權措施:

內部授權

采購主管秉承上級主管或酒店制度,在一定金額內有決定采購之權。超過此一權限,仍需呈請上級主管核定。

外部授權

除了采用混合式采購制度之外部授權狀況外,尚有對于執行專案計劃人員之授權(不受酒店原有采購制度之約束),或采購部門認定由使用部門自行辦理更為妥當之授權。金額較大之外部授權,采購部門應保留查核之權,以免發生流弊。

一、作業流程

凡酒店規模愈大,采購金額偏高者,對程序的設計愈為重視。茲將一般采購作業的流程設計應注意的要點,列述如下:

1.先后順序及時效控制

即應注意其流暢性與一致性,并考慮作業流程所需要時限。譬如,避免同一主管對同一采購案件,做數次的簽核;避免同一采購案件,在不同部門有不同的作業方式;避免一個采購案件會簽部門太多,影響作業時效。

2.關鍵點之設置

即為便于控制,使各項在處理中的采購作業,在各階段均能追蹤管制。

3.劃分權責或任務

即各項作業手續及查核責任,應有明確權責規定及查核辦法。譬如,請購、采購、驗收、付款等權責均予區分。

4.作業過程中發生摩擦、重復與混亂

即注意變化性或彈性范圍以及偶發時間之因應法則。

5.繁簡或被重視的程度,應與所處理業務或采購各項的重要性或價值的大小相適應

即凡涉及數量較大,價值較高,或易發生舞弊之作業,應有較嚴密之處理監督。反之,則可略予放寬,以求提高工作效率。

6.程序應合時宜

即應注意程序的及時改進。早期設計的處理程序或流程,經過若干時日后,應加以檢討,不斷改進,以因應組織的變更,或作業上的實際需要。

二、采購作業流程:

1.接收分店詢問信息:采購部人員在收到各銷售部門的信息(不管是詢價/貨/專業知識/物流等),都要詳細的記錄(門店/聯系人/信息內容/需求速度等),并按輕重緩急,先后順序處理;注:采購部與業務部門業務往來要記錄備案,建立完善的產品資料庫,方便日后作業;

2.詢問供應商相關問題:收到分店信息,在第一時間按順序咨詢供應商,將供應商的信息反饋記錄并備案,在溝通的時候最好舉一反三,將分店的信息多元化,分店問一個貨源,我們可以收集供應商其他的信息如其他貨有沒,價格有沒便動,定多有沒便宜,庫存還剩下多少,其他競爭對手拿貨情況,給競爭對手的價格等信息,這樣做到有憊無患,也方便與門店的溝通,同時擴大酒店信息資源化;

3.信息反饋給分店:將供應商反饋的信息反饋給分店直接聯系人或通過QQ留言的方式,確保信息的傳達成功;

4.接收訂貨信息:分店根據存貨/客戶訂貨等需求向采購部發送采購訂單(最好以QQ或傳真的形式下單,單上最好注明是客人需要還是備貨或其他內容),同時也要確認采購部直接當事人是否收到訂單;

5.確定供應商和制定采購單:接收門店的訂單后,整核其他門店的訂單,選擇質量優質,價格最低,服務態度最好,送貨速度最快的供應商,然后制定計劃采購單,并在采購訂單上一定要注明供應商名稱/電話/傳真/聯系人/品名/規格/數量/價格/總金額/需求店名/交貨時間/地點/店內聯系人/貨運方式/運費狀態/結款方式/采購員名稱及備注;然后將采購單根據標準審核;

6.審核并發送訂單:100-2000元經采購主管審核方能采購,2000-10000元經采購經理審核才能采購,10000-50000經采購經理及財務主管審核執行采購,50000以上經采購經理/財務主管/總經理審核由采購主管執行采購;將經審核過的采購單發送給供應商,然后確認貨源狀況/發貨時間/貨運方式/到貨時間/貨運酒店名稱,電話及收貨地址或供應商送貨安排;

7.將發貨及物流信息反饋給分店:將供應商反饋信息與采購訂單傳給訂貨分店,確認信息接收到位;

8.分店收貨后確認貨況并知會到貨狀態給采購部:分店在收到供應商貨時,以采購訂單為收貨依據,確認數量/金額/質量符合標準后將信息反饋給采購部;

9.現金采購按付款流程付款,月結采購按流程將單據上交財務部:在確認第8步完成后,根據訂單上的說明付款,月結供應商將送貨單簽名后轉交財務部;

10.匯總月/季/年采購總額并加以分析:按每月/季/年匯總采購金額,分析大型供應商每月/季/年采購占比率,同比去年/上個月和上季度的增降趨勢,并從銷售/供應商自身三個方面找出原因,逐步去改善;

一.才能方面

(一)成本意識與價值分析能力

采購支出系構成銷貨成本的主要部分,因此采購人員必須具有成本意識,精打細算,

錙銖必爭,不可"大而化之"。其次,必須具有"成本效益"觀念,所謂"一分錢一分貨",不可花冤枉錢,買品質太好或不堪使用之物品。隨時將投入"成本"與產出(使用狀況--時效、損耗率、維修次數等)加以比較。此外,對報價單的內容,應有分析的技巧,不可以"總價"比較,必須在相同的基礎上,逐項(包括原料、人工、制造費、稅金、利潤、交貨時間、付款條件等)加以剖析評斷。

(二)預測能力

在動態經濟環境下,物品的采購價格與供應數量經常調整變動。采購人員應能依據各種產銷資料,研判貨源是否充裕;與供應商的接觸,從其"惜售"的態度,亦能揣摩物品可能供應日絀;從物品原料價格的漲跌,亦能推斷采購成本將受影響的幅度有多少?？傊?采購人員必擴充視聞,具備"察言觀色"的能力,對物品將來供應的趨勢能預謀對策。

(三)表達能力

采購人員無論是用語言或文字與供應商溝通,必須能正確、清晰表達所欲采購的各種條件,例如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等,避免語意含混,滋生誤解。特別是忙碌的采購工作,必須使采購人員具備"長話短說,意簡言賅"的表達能力,以免浪費時間。"說之以理,動之以情"來爭取優惠的采購條件,更是采購人員必須鍛煉的表達技巧。

(四)專業知識

采購人員對其經辦的產品,若能了解原料來源、組合過程、

基本功能、品質、用途、成本等,將有助與供應商的溝通,并避免"敵暗我明"吃虧上當。有了專業知識,更能主動開發新來源或替代品,有助于降低采購成本。

二.品德方面

(一)臨財不茍得

采購人員所處理的"訂購單"與"鈔票"并無太大差異,因此難免被"惟利是圖"的供應商所包圍。無論是威迫(透過人際關系)或利誘(回扣或紅包),采購人員必須維持"平常心"、"不動心",否則以犧牲酒店權益,圖利他人或自己,終將誤人誤己。"重利忘義"之徒,實難勝任采購職責。

(二)敬業精神

"缺貨或斷料"實為采購人員最大之恥辱。固然造成料品短缺之原因甚多,若采購人員不能抱持"舍我其誰"的態度,負責調度所需之貨品或物料,則酒店之損失,必將可觀。

(三)虛心與耐心

采購人員雖然較占上風,但對供應商之態度,必須公平互惠,甚至不恥下問,虛心求教,不可趾高氣揚,傲慢無禮。與供應商談判或議價的過程,可能相當艱辛與復雜,采購人員更需有忍耐、等待的修養,才能"欲擒故縱",氣定神閑進行工作。居于劣勢時,亦能忍讓求全,不慍不火,克盡事功。

篇2:公司法定代表人授權委托管理試行辦法

F公司法定代表人授權委托管理試行辦法

第一章總則

第一條為進一步加強公司內部管理,規范企業法定代表人授權委托行為,特制定本制度。

第二條凡以本公司名義對外從事訴訟、非訴訟、簽訂合同等法律事務,必須按照本辦法規定,辦理委托代理手續。

第三條法定代表人授權以《法定代表人授權委托書》的形式委托他人代為行使某種法律行為,《法定代表人授權委托書》是法律性文件。

第四條《法定代表人授權委托書》只有法定代表人或其委托的代理人和受托人親筆簽字后方能生效。

第二章法定代表人授權原則

第五條董事長是公司的法定代表人,依據國家法律、法規和相關規章行使職權。

董事長可根據需要,授權委托他人作為其代理人,依法行使董事長授權委托的職權。委托書一般一年辦理一次,根據具體情況,董事長可對委托內容和權限進行調整。

第六條受托人必須是具有獨立法律行為能力的自然人,無經濟違規行為,無重大劣跡,能夠勝任授權范圍內的工作。

第七條對同一事項不能重復委托。

第八條《法定代表人授權委托書》的使用范圍為公司內外部的法律行為。

第九條授權委托事項實行分級管理,具有法人資格的單位負責本單位的授權委托管理,報集團政策法律室備案。

第三章授權委托管理程序

第十條法定代表人授權委托書依據業務需要,由公司法定代表人本人或其委托代理人簽發。

第十一條法定代表人授權委托書包括但不限于包括如下內容:被授權人姓名、身份證號碼、性別、單位、職務、授權事項及范圍、有效期限、其他特別事項等。

第十二條公司各部門依據業務需要,按照以下程序辦理授權代理事項:

1、由被授權人填寫申請表,包括但不限于請求代理事項范圍、代理事項期限、其他特別事項等內容;

2、被授權人遞交填寫完整的申請表,經公司法律工作部門審核,提出法律意見,交公司法定代表人或其委托的代理人;

3、經公司法定代表人或其委托的代理人審批;

4、經公司法定代表人或其委托的代理人簽字同意的申請表送交到法律工作部門統一辦理授權委托書手續。

第十三條法律工作部門在授權委托管理中的主要職責是:

1、法律工作部門須在接到被授權人提交的申請表后,一日內出具法律意見書;

2、對被授權人遞交的經法定代表人簽字同意的授權代理申請書,于一日內辦理授權委托書;

3、對統一辦理的授權委托書登記備案;

4、協助財務、審計、紀委等相關部門對受托人履行委托事項進行不定期審核;

5、保守授權委托事項秘密。

第十四條受托人應在法定代表人授權范圍內行使權力,需變更授權范圍的,由法定代表人做出變更授權委托書,原授權委托書由法律工作部門收回作廢。

第十五條公司應按業務的實際需要,嚴格控制授權委托書的有效期限,該期限必須在受托人的勞動合同或聘用合同期限內。

受托人員依所委托事項的范圍、權限完成相關事宜,不得假借授權謀求私利,損害公司利益;不得為自己或第三人經營與其受托事項相同或相近的業務。

第十六條受托人可在有效期滿前15天提出繼續代理授權的申請,法定授權人根據需要和被授權人的申請在有效期滿前進行審查,經審查合格的,可延長有效期。

第十七條受托人變動時,應及時通知有關各方,并重新辦理授權委托書,做好銷售、回款等的銜接工作,保證銷售、回款的安全性、及時性。違反上述規定,給公司造成損失的,責令其賠償損失。

第十八條授權委托書原件由受托人持有,合同管理部門及受托人所在部門分別備案,一式三份。

第十九條受托人的授權委托書丟失的,應在兩個工作日內報告所在部門和合同管理部門,及時補辦,并及時通知相關方,避免出現差錯。

第二十條受托人要提前終止所代理的授權工作,應提前15天向授權人提出書面報告,未經批準不得擅自終止工作。

第二十一條授權委托書中明確規定受托事項可由受托人在授權范圍內向第三人進行轉委托的,受托人對轉委托的第三人的行為承擔責任,經法定代表人同意的,受托人僅就第三人的選任及其對第三人的指示負責。

轉委托的權限和期限不得超過原委托權限和期限!

第二十二條對未授權轉委托的事項,受托人不允許轉委托代理。但是受托人有正當理由并有證據證明轉委托代理是在某種特殊原因和特殊條件下,為了切實維護委托人的合法權益,才將一部分或全部代理權委托他人代理的行為除外。

第二十三條受托人轉委托的,應與第三人簽訂轉委托協議,交公司法律工作部門備案。

第二十四條授權代理通常采用一般代理,需進行特別代理的,須在委托書中明確特別代理權限及事項。

第二十五條委托代理權限終結,受托人應在2個工作日內將授權委托書交回公司政策法律室。

第四章責任追究

第二十六條法律工作部門協助紀委、財務部、審計部應不定期對受托人履行委托事項進行核查,發現有損害企業利益的情況,應做出及時的處理。

第二十七條對于受托人未經授權批準或超越授權范圍,以及委托期限終止后,仍以委托人名義行使委托權利的行為,以及被授權人不履行委托義務或者履行委托事項不符合約定,給公司造成損失的,責成當事人及時改正、挽回影響,并根據情節輕重,分別給予不同的行政處分,甚至除名并賠償由此造成的損失,對觸犯法律的,將依法追究其民事及刑事責任。

第五章附則

第二十八條本辦法適用于本公司法定代表人的授權委托行為。

第二十九條本辦法實施前辦理的授權委托行為繼續有效。未辦理授權委托書的應該補辦。

第三十條本辦法由公司政策法律室負責解釋。

第三十一條本辦法自下發之日起執行。

附:法定代表人授權委托書

篇3:醫院有創操作手術再授權制度與程序

醫院有創操作及手術再授權的制度與程序

各級醫師的有創操作授權必須遵循《中華人民共和國執業醫師法》特殊技術應用相關規定和要求,根據醫師的技術資質(職稱)和實際工作能力(技術考核認定),確定該醫師所能實施和承擔相應的有創操作及手術項目。

有創診療操作及手術資格許可授權實行動態管理,至少每年復評一次,進行操作技術能力再評價與再授權,再授權主要依照實際能力提升而變,不唯職稱晉升而變動。

當出現下列情況,取消其進行有創診療操作及手術的權限。

一、達不到操作許可授權所必需資格認定的新標準者。

二、對操作者的實際完成質量評價后,經證明其操作并發癥的發生率超過操作標準規定的范圍者。

三、在操作過程中明顯或屢次違反操作規程者。