公司標準采購作業細則(二)

*請購

第一條請購部門的劃分

各項材料的請購部門如下:

(一)常備材料:生產管理部門

(二)預備材料:物料管理部門

(三)非常備材料:

1.訂貨生產用料:生產管理部門

2.其他用料:使用部門或物料管理部門

第二條請購單的開立、遞送

(一)請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算,參酌庫存情況開立請購單,并注明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管審核后依請購核決權限呈核并編號(由各部門依事業部別編訂),"請購單(內購)(外購)"附"請購案件寄送清單"送采購部門。

(二)需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統購材料,請購部門應以請購單附表,一單多品方式,提出請購。

(三)緊急請購時,由請購部門于"請購單""說明欄"注明原因,并加蓋"緊急采購"章,以急件卷宗遞送。

(四)材料檢驗須待試車方能實施者,請購部門應于"請購單"上注明"試車檢驗"及"預定試車期限"。

(五)庶務用品由物料管理部門按月依耗用狀況,并考慮庫存情況,填制"請購單"提出請購。

第三條免開請購單部分

(一)下列總務性物品免開請購單,并可以"總務用品申請單"委托總務部門辦理,但其核決權限另訂,其列舉如下:

1.賀奠用物品:花圈、花籃、禮物等。

2.招待用品:飲料、香煙等。

3.書報(含技術性書籍及定期刊物)、名片、文具等。

4.打字、刻印、報表等。

(二)零星采購及小額零星采購材料項目。

第四條請購核決權限

(壹)內購:

1.原物料:

(1)請購金額預估在1萬元以上者,由科長核決。

(2)請購金額預估在1萬元至5萬元者,由經理核決。

(3)請購金額預估在5萬元以上者,由總經理核決。

2.財產支出:

(1)請購金額預估在2000元以下者,由科長核決。

(2)請購金額預估在2000元至2萬元者,由經理核決。

(3)請購金額預估在2萬元以上者,由總經理核決。

3.總務性用品:

(1)請購金額預估在1000元以下者,由科長核決。

(2)請購金額預估在1000元至1萬元者,由經理核決。

(3)請購金額預估在1萬元以上者,由總經理核決。

附注:凡列入固定資產管理的請購項目應以"財產支出"核決權限呈核。

(二)外購:

1.請購金額預估在10萬(含)元以下者,由經理核決。

2.請購金額預估在10萬元以上者,由總經理核決。

第五條請購案件的撤銷

(一)請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購,同時于"請購單(內購)"或"請購單(外購)"第一、二聯加蓋紅色"撤銷"的戳記及注明撤銷原因。

(二)采購部門辦妥撤銷后,依下列規定辦理:

1.采購部門于原請購單加蓋"撤銷"章后,送回原請購部門。

2.原"請購單"已送物料管理部門待辦收料時,采購部門應通知撤銷,并由物料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。

3.原請購單未能撤銷時,采購部門應通知原請購部門。

*采購

第一節一般規定

第六條采購部門的劃分

(一)內購:由國內采購部門負責辦理。

(二)外購:由國外采購部門負責辦理,其進口庶務由業務部門辦理。

(三)總經理或經理對于重要材料的采購,可直接與供應商或代理商議價。專案用料,必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理采購作業。

第七條采購作業方式除一般采購作業方式外,采購部門可依材料使用及采購特性,選擇下列一種最有利的方式進行采購:

(一)集中計劃采購:凡具有共同性的材料,須以集中計劃辦理采購較為有利者,可核定材料項目,通知各請購部門依計劃提出請購,采購部門定期集中辦理采購。

(二)長期報價采購:凡經常性使用,且使用量較大宗的材料,采購部門應事先選定廠商,議定長期供應價格,呈準后通知各請購部門依需要提出請購。

第八條采購作業處理期限采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需,分類制定材料采購作業處理期限,通知各有關部門以便參考,遇有變更時,應立即修正。

第二節國內采購作業處理第九條詢價、比價、議價

(一)采購經辦人員接獲"請購單(內購)"后應依請購案件的緩急,并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,除經核準得以電話詢價之外,另需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。

(二)若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者,采購經辦人員應檢附資料并于"請購單"上予以證明,經主管核發后,先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。

(三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量),采購經辦人員于議價后,應于請購單"詢價記錄欄"中注明,經主管簽認后呈核。

(四)對于廠商的報價資料經整理后,經辦人員應深入分析后,以電話等聯絡方式向廠商議價。

(五)采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購案件,主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價,待接到請購單后,按一般采購程序優先辦理。

(六)"試車檢驗"的采購條件,采購經辦人員應于"請購單"注明與廠商議定的付款條件呈核。

第十條呈核及核決

(一)采購經辦人員詢價完成后,于"請購單"詳填詢價或議價結果及擬訂"訂購廠商""交貨期限"與"報價有效期限"經主管審核,并依請購核決權限呈核。

(二)采購核決權限:

第十一條訂購

(一)采購經辦人員接到經核決的"請購單"后應以"訂購單"向廠商訂購,并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期,同時要求供應商于"送貨單"上注明"請購單編號"及"包裝方式"。

(二)若屬分批交貨者,采購經辦人員應于"請購單"上加蓋"分批交貨"章以資識別。

(三)采購經辦人員使用暫借款采購時,應于"請購單"加蓋"暫借款采購"章,以資識別。

第十二條進度控制及事務聯系

(一)國內采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段,以"采購進度控制表"控制采購作業進度。

(二)采購經辦人員未能按既定進度完成作業時,應填制"進度異常反應單"并注明"異常原因"及"預定完成日期",經呈主管核示后轉送請購部門,依請購部門意見擬訂對策處理。

第十三條整理付款

(一)物料管理部門應按照已辦妥收料的"請購單"連同"材料檢驗報告表"(其免填"材料檢驗報告表"部分,應于收料單加蓋"免填材料檢驗報告表"章)送采購部門,經與發票核對無誤,于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應于結帳前,辦妥付款手續。如為分批收料者,"請購單(內購)"的會計聯須于第一批收料后送會計部門。

(二)內購材料須待試車檢驗者,其訂立合同部分,依合同規定辦理付款,未訂合同部分,依采購部門呈準的付款條件整理付款。

(三)短交應補足者,請購部門應依照實收數量,進行整理付款。

(四)超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款,否則僅依訂貨數付款。

第三節境外采購作業處理(含進口事務、關務)

第十四條詢價、比價、議價

(一)外購部門依"請購單(外購)"的需求日及急緩件加以整理,并依據供應廠商資料,并參考市場行情及過去詢價記錄,以電話或傳真方式進行詢價作業,但因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于"請購單(外購)"注明外,原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或經分析后議價。

(二)請購的材料規范較復雜時,外購部門應附上各廠商所報材料的重要規范并簽注意見后,會請購部門確認。

第十五條呈核及核決

(一)比價、議價完成后,外購部門應填制"請購單(外購)",擬訂"訂購廠商""預定裝船日期"等,連同廠商報價資料,送請購部門依采購核決權限核決。

(二)核決權限

1.采購金額以CIF美元總價折合在×××元(含)以下者由經理核決。

2.采購金額以CIF美元總價折合超過×××元以上者由總經理核決。

(三)采購案件經核決后,如發生采購數量、金額的變更時,請購部門應依更改后的采購金額所需的核決權限重新呈核;但若更改后的核決權限低于原核決權限時仍應由原核決主管核決。

第十六條訂購與合同

(一)"請購單(外購)"經核決送回外購部門后,即向廠商訂購并辦理各項手續。

(二)需與供應廠商簽訂長期合同者,外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書,依采購核決權限呈核后辦理。

第十七條進度控制及異常處理

(一)外購部門應以"請購單(外購)"及"采購控制表"控制外購作業進度。

(二)外購部門于每一作業進度延遲時,應主動開立"進度異常及反應單"記明異常原因及處理對策,據此修訂進度并通知請購部門。

(三)外購部門于外購案件"裝船日期"有延誤時,應主動與供應廠商聯系催交,并開立"進度異常反應單"記明異常原因及處理對策,通知請購部門,并依請購部門意見處理。

第十八條進口簽證前("請購單(外購)"核準后)的專案申請

(一)專案進口機器設備的申請專案進口機器設備時,外購部門應準備全部文件申請核發"輸入許可證",申請函中并應請求"國貿局"在"輸入許可證"加蓋"國內尚無產制"的戳記及核準章,以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅。

(二)進口度量衡器及管理物品時,外購部門應于申請"輸入許可證"之前準備"報價單"及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核準進口。

第十九條進口簽證外購材料訂購后,外購部門應即檢具"請購單(外購)"及有關申請文件,以"申請外匯處理單"(需在一星期內辦妥結匯時,加填"緊急外購案件聯絡單")送進口單位辦理簽證。進口單位應依預定日期向"國貿局"辦理簽證,并于"輸入許可證"核準時通知外購部門。

第二十條進口保險

(一)FOB、FAS、C&F條件的進口案件,進口單位應依"請購單(外購)"外購部門指示的保險范圍辦理進口保險。

(二)進口單位應將承保公司指定的公證行在"請購單(外購)"上標示,以便貨品進口必須公證時,進口單位憑以聯絡該指定的公證行辦理公證。

第二十一條進口船務

(一)FOB、FAS的進口案件,進口單位(船務經辦人員)于接獲"請購單(外購)"時,應視其"裝運口岸"及"裝船期限"并參照航運資料,原則上選定三家以上船公司或承攬商,以便進口貨品可機動選擇船只裝運。

(二)進口單位(船務經辦人員)應將所選定的船公司或承攬商品名稱,提供進口結匯經辦人員,于"信用狀開發申請書"列明,作為信用狀條款,向發貨人指示裝船。

(三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需,為避免到貨延誤,外購部門應于"請購單(外購)"上注明,避免在信用狀指定船公司而委由發貨人代為安排裝船。

第二十二條進口結匯進口單位應依"請購單(外購)"標示的"間發信用狀日期"辦理結匯,并于信用狀(L/C)開出后以"開發L/C快報"通知外購部門聯絡供應廠商。

第二十三條稅務

(一)免貨物稅及"工業用證明"的申請

1.進口的貨品可申請免貨物稅者,外購部門應于"輸入許可證"核準后,檢具必需文件,向稅捐處申請,經取得核準函后向海關申請免貨物稅。

2.除"免憑經濟部工業局證明辦理具結免稅進口"的項目外,其他合于免稅規定的人造樹脂類材料,外購部門應于開發"信用狀"后檢具必需文件向經濟部工業局申請"非供塑膠用"證明,以便于報關時據此向海關申請依工業用物品稅率繳納進口關稅。

(二)專案進口稅則預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應于進口前,檢具有關文件,憑以向海關申請稅則預估,等核準后并辦理分期繳稅及保證手續。

第二十四條輸入許可證、信用狀的修改供應商成本公司要求修改"輸入許可證"或"信用狀"時,外購部門應開立"信用狀、輸入許可證修改申請書"經呈核后,檢具修改申請文件送進口事務科辦理。

第二十五條裝船通知及提貨文件的提供

(一)外購部門接到供應商通知有關船名及裝船日期時,應立即填制"裝船通知單"分別通知請購部門、物料管理部門及有關部門。

(二)外購部門收到供應商的裝船及提貨文件時,應檢具"輸入許可證"及有關文件,以"裝運文件處理單"先送進口單位辦理提貨背書。

(三)提貨背書辦妥后,外購部門應檢具"輸入許可證"及提貨等有關文件,以"裝運文件處理單"辦

理報關提貨。

(四)管理進口物品放行證的申請:進口管理物品時,外購部門應于收到裝運文件后,檢具必需文件送政府主管機關申請"進口放行證"或"進口護照",以便據此報關提貨。

第二十六條進口報關

(一)關務部門收到"請購單(外購)"及報關文件時,應視買賣、保險及稅率等條件填制"進口報關處理單"連同報關文件,委托報關行辦理報關手續,同時開立"外購到貨通知單"(含外購收料單)送材料庫辦理收料。

(二)不結匯進口物品,進口單位(郵寄包裹則為總務部門)應于接獲到貨通知時,查明品名、數量等資料,并會外購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等,報關時關務部門應開立"外購到貨通知單(含外購收料單)"通知收貨部門辦理收料,而屬其他材料及物品則由收件部門于聯絡單簽收后,送處理部門處理。

(三)關稅繳納前進口單位應確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。(四)海關估稅的稅率如與進口單位估列者不符時,進口單位應立即通知外購部門提供有關資料,于海關核稅后14天內以書面向海關提出異議,申請復查,并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件,進口單位應于"進口報關追蹤表"記錄,以便督促銷案。

(五)稅捐記帳的進口案件,進口單位應依"請購單(外購)",于報關時檢具必需文件辦理具結記帳,并將記帳情況記入"稅捐記帳額度記錄表"及"稅捐記帳額度控制表"。

(六)船邊提貨的進口材料,進口單位應于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續,以便船只抵港時,即時辦理提貨。

第二十七條報關進度控制關務部門應分報關、驗關、估稅、繳稅、放行五階段,以"進口報關追蹤表"控制通關進度。

第二十八條公證

(一)各公司事業部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素,研判材料項目(如外購散裝材料),通知進口單位于材料進港時,會同公證行前往公證。

(二)外購材料于驗關或到廠后發現短損而合于索賠條件者,進口單位應于接獲報關行或材料庫通知時,聯絡公證行辦理公證。

(三)進口貨品辦理公證時,進口單位應于公證后配合索賠經辦時效,索取公證報告分送有關部門。

第二十九條退匯

(一)外購部門依進口材料的裝運情況,判斷信用狀剩余金額已無裝船的可能時,應于提供報關文件時提示進口單位,并于進口材料放行及"輸入許可證"收回后,開立"信用狀退匯通知單"連同"輸入許可證"送進口事務科辦理退匯。

(二)退匯金額較大,但信用狀未逾有效期限者,外購部門應向供應廠商索回信用狀正本,送進口單位辦理退匯。

第三十條索賠

(一)外購部門接到收貨異常報告("材料檢驗報告表"或"公證報告"等)時,應立即填制"索賠記錄單"連同索賠資料交索賠經辦部門辦理。

(二)以船公司或保險公司為索賠對象者,由進口單位辦理索賠;以供應廠商為索賠對象時,由外購部門辦理索賠。

(三)索賠案件辦妥后,"索賠記錄單"應依原采購核決權限呈核后歸檔。

第三十一條退貨或退換

(一)外購材料須予退貨或退換時,外購部門應適時通知進口單位依政府規定期限向海關申請。

(二)復運出口、進口的有關事務,外購部門應負責辦理,其出口進口簽證、船務、保險報關等事務則委托出口單位及進口單位配合辦理。

(三)退換的材料進口時依本節有關規則辦理。

第四節價格及質量的復核

第三十二條價格復核與市場行情資料提供

(一)采購部門應調查主要材料的市場與行情,并建立廠商資料,作為采購及價格審核的參考。

(二)采購部門應就企業內各公司事業部所提重要材料的項目,提供市場行情資料,作為材料存量管理及核決價格的參考。

第三十三條質量復核采購單位應就企業內所使用的材料質量予以復核(如材料選用、質量檢驗)等。

第三十四條異常處理審查作業中,若發現異常情況,采購單位審查部門應即填制"采購事務意見反應處理表"(或附報告資料),通知有關部門處理。

*附則

第三十五條本辦法呈總經理核準后實施,增設修訂亦同。

篇2:大酒店采購實施細則

某大酒店采購實施細則

采購部是酒店的一個重要的支出部門,為了保證各部門所需物品的品質和價格的合理性,結合集團總部《招標管理辦法》制訂采購方式及程序。

本實施細則適用于非招標類物品。

總則

第一條為了搞好酒店采購工作,保證采購到優質廉價的物品,確保經濟指標的完成,防止一些不正常事情發生,特制定此細則。

第二條采購部是酒店采購工作的專業部門,酒店所需物品原則上均由其統一購買,其他部門有參與監督、支持、配合權,但一般不得自行采購。

第三條所有采購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規。

第四條相關人員在采購、收貨過程中,必須遵循職業道德;努力提高業務水平,適應市場經濟發展要求;講究文明禮貌;遵守法律、法規;以酒店利益為重,相互監督,相互配合,共同把好"糧草"關。

第一節采購申請

第五條倉庫保管員要根據酒店的經營情況,掌握定額指標和日常使用情況,編制年(季、月)的采購計劃交酒店財務負責人和總經理審批后報酒店管理班子討論,通過后列入年(季、月)度計劃,由酒店財務部具體安排執行。

第六條凡是倉庫儲備的項目均由其提出采購申請。申請之前須認真檢查庫存量、消耗量及編制的采購計劃,嚴格按照預算執行。

第七條倉庫儲備以外的項目由各使用部門提出采購申請。申請之前須查詢倉庫是否有該項物資,或在倉庫多余物資中是否有代用品。

第八條經確認實屬必需購買項目,必須由倉庫或使用部門按照不同情況提前填寫不同類型的申購單,經部門授權主管審批簽字后報送采購部。

1.廚房直接正常消耗食品填寫"廚房每日市場訂單",一式四聯報送采購部。

2.廚房直接正常消耗食品以外的采購項目填寫"采購申請單",一式五聯報采購部。

第九條所有申購單必須用中文(或中英文)填寫,并寫清楚其規格、型號等條件(或特殊要求)等,以便采購員購買。

第十條所有采購項目的申請要加強計劃性,減少盲目性,提前填寫,留有余地。

1.國外進口項目需提前二至三個月提出申請。

2.國內加工或訂做的項目需視生產周期提前提出申請。

3.國內常用批量項目需在當年度底提出下年度全年或半年申請計劃,分批到貨。

4.國內市場一般項目需提前兩周提出申請。

5.廚房直接正常消耗食品每天下午提出申請,次日上午進貨。

6.特殊項目或緊急項目按有關規定處理。

第二節采購項目的擇商、確認和報價

第十一條所有"廚房每日市場訂單"以外的采購申請單報送到采購部審批后,由采購部經理統一登記后分發給相應采購員,由其具體負責申請單上采購項目的擇商、確認和報價。

第十二條"廚房每日市場訂單"直接報送采購部經理,由其具體負責落實采購人員報價后,留存第一聯,其余三聯返送廚房及收貨部。

第十三條采購人員收到自己分管的申請單后要歸納、分類整理,對其中有疑問的內容要與主管和申報部門授權人及時溝通;在確認無誤后,按照要求時限尋找至少三家以上供應廠商,進行業務洽談;經過酒店擇優確定報價填入申請單,并填好總金額、供應廠商名稱后上報上級審閱。

第十四條"國外采購申請單"由采購部經理負責。通常以發電傳、傳真的方式向香港或國外供應廠商詢價;屬國家控制進口的項目在詢價的同時,向酒店集團采購配送部匯報。

第十五條供應廠商的優惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有,并在報價中注明。

第十六條對于特殊要求的或需要加工訂做的項目,申請部門要作詳細說明或提供樣品;供方按要求提供樣品,并經管理班子授權人確認簽字后方可進一步洽談。

第十七條采購部對內要主動與使用部門保持密切聯系,樹立服務意識,熟知酒店物品的標準和使用情況;對外經常作好市場調查研究,掌握市場行情,積極主動向使用部門推薦新產品及質優價廉的代用品;積極主動向管理班子提供市場情況所購物品的策略。

第十八條所有采購項目的擇商、報價必須由采購部在充分了解并掌握市場行情的條件下擇優確定;使用部門有權了解所需物品的價格并提出質疑,采購部在擇商報價中必須認真研究對待,使用部門主動與采購部辦理協調配合,對于所掌握的供應廠商情況及購貨意向通報采購部,以便由其選定質好價廉服務優的供應廠商。

第十九條確屬疑難采購項目,采購部和使用部門雙方必須及時聯系溝通或上報酒店集團采購配送部,研究對策。無力解決的必須及時上報領導,不得拖延誤事。

第三節基準單價

第二十條基準單價的確定按集團總部《招標管理辦法》進行。

第二十一條基準單價的適用范圍:蔬菜、肉類、水果、酒水及其它餐飲材料等。

第二十二條基準單價確定后須報酒店集團采購配送部、審核崗及招標中心備案。

第二十三條基準單價的上浮及下降,均按集團總部《招標管理辦法》執行。

第四節審批程序

第二十四條審批程序按集團總部《招標管理辦法》執行。

第五節購買

第二十五條所有采購項目依據有效訂單,原則上由采購部統一購買,其他部門一般不得自行購買。

第二十六條經審批簽字的采購單返回采購部后,由采購部經理統一注冊登記后分到采購部有關主管等人。

1.國外進口訂單由采購部經理直接負責訂購,通常以郵寄訂單、發電傳、傳真方式訂購。同時注明相關單證。

2.國內采購訂單由各主管落實到采購員實施購買。所有購買活動必須依據有效訂單規定的項目、數量、價格、時限、供應廠、商及其他要求進行。

第二十七條在購買過程中要認真檢查所購物的品質、商標、期限、衛生標準等內容,堅決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。

第二十八條對于期貨或供需雙方認為必須簽約的經濟活動,首先要與供應廠、商認真洽談有關業務的細節,向財務總監請示匯報;在達成協議后,按財務管理規定簽訂供需合同,經雙方法人代表簽字并取得合法公證后方能生效。

第二十九條采購人員在購買中要將采購訂單號碼、所需部門明確告訴送貨到店的供應廠商。

第三十條由于當地市場變化或其他原因造成購買時價格高于有效訂單報價或數量多于有效訂單數量時,必須按集團總部《招標管理辦法》審批后方能購買。

第六節進口貨物報關與報驗

進口項目入關到貨后均需由專職報關、報驗員按照有關規定進行報關、報驗。

第三十一條進口用品到貨后,首先填寫關稅征免表向海關辦理征免審批。然后完整、準確地填制有關單證

,附交合法、齊全、有效的報關單證向海關辦理報關手續。交稅過關后方能提貨。

第三十二條準確地填制報關手續。交稅過關后方能提貨,檢疫合格后方能使用。

第三十三條報關、報驗員必須認真學習并切實遵守國家有關進出口政策、法令、海關和檢疫的法律、法規、規章,依法履行報關員義務,行使報關員權力。

第三十四條與相關部門的人員搞好關系,做好報關、報驗工作。

第七節貨物運輸

第三十五條所有購買項目必須首先爭取供應廠、商送貨到店。采購部的車輛僅對不具備送貨條件的采購項目進行運輸。

第三十六條采購運輸要做到及時、安全、完好、節約且有效率;禁止食品與其它貨物混裝,保證食品衛生。

第三十七條凡是需要酒店提供運輸的采購項目、采購人員外出聯系業務或其他業務用車,首先由主辦人向各自主管提出用車申請,并詳細說明所運項目的名稱、數量、重量、地點、路線、期限及特殊要求。然后由采購部經理根據情況安排運輸、用車計劃,并填寫派車單。

第三十八條司機必須遵守車輛維護保養的各項制度;必須遵守各項交通法規。司機必須持有采購部經理簽字的派車單駕駛車輛外出,并在收車后如實地填寫好派車單的逐項內容,上報采購部經理。

第三十九條非酒店業務用車必須經過財務總監批準。

第八節貨物驗收

第四十條無論是采購人員自提項目還是供應廠、商送貨項目,貨到酒店后,必須首先與收貨部聯系,說明酒店采購訂單號碼及部門,由收貨部依據采購訂單或合同過數檢驗,合格后分送所需部門。不允許采購人員或供應廠、商直接交與所需部門。不符合采購訂單內容的項目一律拒收。

第四十一條驗收合格并已付款的采購項目由采購人員將發貨票、支票存根登記后交與收貨部簽收。

第四十二條驗收合格但未付款的采購項目由收貨部開具收貨單經交貨人簽字后,將第五聯給交貨人作為結算憑證,第一聯隨同收貨日報上交財務部,第二聯收貨部留存備用,第三聯交使用部門。

第四十三條收貨部在對購入項目的質量、規格、樣式等難以確認的情況下,要主動請示所需部門的授權人協助,有關部門和人員積極幫助解決。

第四十四條在驗收中,收貨部或所需部門均有權提出退貨要求。經確認,實屬不符合要求的項目,由采購部負責退貨事宜。

第四十五條購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作,共同做好工作。對爭議不決的有關事宜,其雙方進行協調解決。如仍存分歧,由酒店管理班子授權人裁決。

第九節結算工作

所有采購項目的結算均由采購人員憑該采購訂單到財務部取得付款憑證后進行。

第四十六條國外進口采購項目憑采購訂單、發貨票、收貨單證由財務部辦理付款事宜。

第四十七條國內本市采購項目金額在五百元以上的,由采購部人員憑采購申請單、相應的收貨記錄及發票到財務應付款處辦理付款手續。五百元以下的,按第一章第十五條1.4款處理。

第四十八條供需雙方認可的帶有預付款的采購項目必須由采購人員填寫"支票申請單"附該項采購訂單、預付款協議書報采購部經理、財務總監、總經理及酒店集團審批簽字后,由采購人員憑采購訂單領取轉帳支票后付款。付款后采購人員要及時將發貨票收貨記錄、支票存根一并登記后交與遞交財務部。

第十節特殊采購項目

第四十九條一些技術性較強,或有特殊要求的采購項目,采購部可以邀請有關部門相關人員共同購買或授權有關部門相關人員購買,并與之共同承擔責任。有關部門對此要予以協助。

第五十條所有緊急采購項目均由所需部門依照有關規程自行辦理手續。采購部要急人所急,以最快速度擇商報價,一經收到所需部門已經形成的有效訂單取得結算手續后,必須千方百計采取緊急購買措施,保證供應。采購部人力不足的情況下,可以授權有關人員代購,并與之共同承擔責任。

第五十一條對采購部、收貨部正常工作時間以外的需求項目,盡可能提前申購。若確有個別緊急需求,須經有關授權人批準后,由所需部門自行購買,在有關授權人監督下收貨,于次日及時補辦申請、審批、收貨手續。

第五十二條酒店集團當局決定的特殊專項專人采購項目不受此規程限制。

第十一節采購業務管理

第五十三條為了搞好酒店的采購工作,保證優質廉價適時的供應,采購部全體人員必須認真履行各自的職責規范。搞好店內店外的業務合作關系,樹立良好的企業及個人形象,廉潔自律。

第五十四條采購人員在招標采購過程中必須依法辦事,提高業務技能,不斷降低采購成本,按時完成本職工作,講求實效。

第五十五條采購部經理主要負責收集、分析、研究市場信息;按財務規定制定采購原則。

第五十六條采購計劃;控制采購成本及采購費用;認真審定各類采購申請單的報價及推薦的供應商,提出主導意見上報,督促、檢查各類采購項目的執行情況;加強與酒店各部門及供應商之間的溝通與協調。

第五十七條采購人員按酒店采購項目的分類進行分工負責,采購部經理負責進口物資的訂購,不負責具體項目的采購,對于一些技術較強,或有特殊要求的采購項目,采購部可要求有關部門共同招標購買,并共同承擔此責任。

第五十八條供應商的客史檔案、業務信息資料歸酒店所有,歸類存放,未經批準不得私留、借閱。

第十二節獎懲規定

第五十九條按集團總部《招標管理辦法》執行。

救助站制度

篇3:工程物資采購工作細則

第一章?總則

一、目的

(一)為加強華電青島發電有限公司三期2×300MW級供熱機組擴建工程設備(材料)的管理,規范本期工程建設各參建單位相關物資方面的管理職責、訂貨依據、訂貨程序、工作流程,做到有章可循,有法可依,特制定本細則。

(二)主要從物資采購、檢驗驗收、出入庫、現場管理等幾個環節進行加強物資管理,保證設備材料質量及數量達到技術協議要求。確保設備(材料)的質量符合國家和行業規定的要求。

(三)加強備品備件、工器具、專用工具的管理,使之管理有序、規范。

二、適用范圍

本標準適用于華電青島發電有限公司三期2×300MW級供熱機組擴建工程建設期內所有設備、材料、備品備件、專用工具的采購、接收、搬運、驗收、保管、保養入庫、出庫等的全過程控制。也適用于施工承包商采購的重要大宗材料采購管理。

三、編制依據

本管理辦法主要依據《華電集團火電工程招標管理實施細則》、《華電國際電力股份有限公司工程招標管理辦法》

四、釋義

(一)建設單位是指:華電青島發電有限公司。

(二)物資組是指:建設單位三期辦物資組。

(三)重要大宗材料是指:施工承包商負責采購的鋼材、水泥、保溫材料、電纜電線、阻燃材料、閥門和門窗等材料。

(四)設備技術規范書是指:設備的使用條件、技術要求、設備參數、性能、試驗、監造驗收、供貨范圍和技術服務等內容的技術規范性文件。

(五)采購是指通過招投標,簽訂合同和技術協議,以約定購買所需物資的行為。

(六)設備材料檢驗驗收管理指通過明確設備材料檢驗驗收相關各方的職責,規范設備材料檢驗驗收流程,采取必要的檢驗驗收手段,保證工程使用的設備材料符合工程設計和規劃的技術質量要求的管理過程。

(七)入庫是指設備(材料)驗收后依據協議、發票和驗收單辦理入庫單的過程。

(八)出庫是指倉庫將設備材料發給領用單位的過程。

(九)物資現場管理指對設備(材料)出庫后安裝前的保管、保養的過程。

五、一般職責

(一)三期辦技經組負責單項或總價在50萬元以上的甲供物資(設備、材料)的招標采購組織工作,技術組、物資組等相關部門依據相應職能配合技經組做好甲供物資(設備、材料)招標采購工作。

(二)三期辦物資組是基建工程階段甲供物資(設備、材料)的管理部門,負責對物資公司監督檢查管理工作,負責甲供物資(設備、材料)催交、催運工作,負責甲供物資(設備、材料)及零星采購需用計劃的歸類、匯總工作,并及時將匯總結果上報技術主任。對甲供物資(設備、材料)招標采購工作有參與權,對甲供物資(設備、材料)及零星采購的供應商有推薦權。

(三)物資公司:負責部分甲供物資、常規物資、備品、備件等的入庫、出庫及保管管理工作;參加物資開箱驗收,負責自有倉儲設施、入庫物資的保管、標識、庫存物資清點、盤查、廢棄物資的分類處置等工作的管理。

(四)設計單位(含設計監理)依據相應職能配合做好甲供物資(設備、材料)招標工作。

(五)施工承包商:協助工程所需物資的選樣、封樣、報批工作;負責收集、平衡物資需用計劃、申請計劃,編制采購計劃,報設備物資組組審定、備案;協助物資檢驗試驗工作,按標準對進場物資進行驗證,配合不合格物資處置;負責現場倉儲設施、入庫物資的保管、標識、庫存物資清點、盤查、廢棄物資的分類處置等工作的管理。施工承包商自行采購的材料應依據本辦法(施工承包商采購合同)條款履行報審手續。

(六)監理單位:負責甲供物資、備品備件、專用工具的采購、接收、領用、搬運、驗收、保管、保養、入庫、出庫、考核等全過程監督管理。會同建設單位共同管理電廠建設中的甲供材料;協助建設單位對供應商進行挑選審查,制定供應商名錄;督促施工承包商編報甲供材料進場計劃、采購計劃,并進行審核;組織相關方對甲供材料驗收、移交,監督甲供材的入庫、保管、領用情況,使甲供材在可控范圍內;按計劃對進場物資進行驗證,監督不合格物資清退;負責甲供材料、成品、半成品的加工和使用過程中的質量監督、驗收把關和糾正、整改、考核工作。

監理單位依據相應職能參加設備招標(如果需要的話)、設備材料到貨驗收、設備缺陷認定、對施工承包商采購材料進行把關審核和評標,對施工承包商提出的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批表》進行審核。

(七)三期辦技術組:負責審查物資采購過程中的技術規范,簽訂技術協議,確保物資的規范、規格等參數符合要求。對供應商進行挑選審查,制定供應商名錄;會同監理審核甲供材料進場計劃、采購計劃;參與甲供材的驗收、入庫、保管、領用工作。

(八)檔案中心:協助監理單位收集、分發及歸檔相關單位送來設備資料(三證一書等)。

(九)生產專業:協助物資組、技術組、物資公司、施工、監理單位等做好物資開箱驗收工作,以及部分備品備件、專用工具的領用、保管管理工作。

第二章?物資采購管理

一、大宗招標(單項或總價超過50萬元的設備、甲供材等)

(一)按照《華電青島發電有限公司招投標管理辦法》進行招標,由技經組負責招標及簽訂合同。

(二)技術組負責審查技術規范書,參與招標及審核、簽訂技術協議書。

二、總價少于50萬元甲供物資(設備、材料)的采購分工原則

(一)技術組負責單項貨值50萬元以下的設備和裝置性材料的采購工作,并由技經組簽訂合同。

(二)施工承包商負責《甲供物資(設備、材料)采購分工表》(附錄A)規定的由施工承包商采購的裝置性材料的訂貨。如設備、材料出現分工界限不清、產生分歧時,應依據各標段建筑安裝工程施工合同并結合附錄A的分工原則,由監理單位負責界定。

(三)不隨設備成套的閥門、管件:即系統管道上的閥門(進口除外)、管件、支吊架等,均屬零星采購,由建設單位工程技術負責組織訂貨。

(四)凡是由建設單位提供資金的甲供物資(設備、材料),產權均屬建設單位所有,未經建設單位批準,任何人不得運出施工現場。

(五)安裝調試期間的備品配件和專用工具收貨、保管及領用出庫,由物資公司按《物資現場管理規定》相關條款執行。

三、采購計劃和依據

(一)由建設單位和施工承包商根據各自采購范圍,并根據工程總體安排和施工二級網絡計劃、設備制造/生產周期的長短以及進口/國產設備情況,確定各類設備訂貨的時間順序,采用分階段、分批次訂貨的方式進行,避免發生錯訂、重訂、漏訂現象,減少資金的積壓。

(二)大宗招標根據訂貨條件和工程進度由技經組組織分批次招標采購。

(三)施工承包商采購材料依據各標段建筑安裝工程施工合同結合設計單位正式出版的設備材料清冊及施工圖自行采購。

四、采購原則

(一)本工程物資的訂貨,必須把產品質量放在第一位,并滿足設備的安全經濟運行要求,杜絕劣質產品進入本工程。

(二)采購物資應滿足國家現行法規的安全、健康、環保要求,不得采購超標或淘汰產品。對環保有特殊要求的產品,投標商還應提供該產品有效的生產許可證、試驗報告和質量保證期等資質條件。

(三)大宗物資(單項或總價超過50萬元的設備、甲供材等)采購應通過招標方式,本著公平、公正、公開和誠實守信的原則進行。

(四)單項合同或合同總價值在50萬元以下的甲供物資(設備、材料),可以通過詢價議標方式分批采購。

(五)招標設備原則上應盡可能一次招標。當一次招標不能滿足設計單位對設備資料要求或現場安裝進度要求時,可分批采購,在技術條件相同情況下盡可能按原單價續簽合同。

(六)招、議標過程中,嚴格進行技術、經濟、售后服務等方面的比較,做到貨比三家,擇優定廠。

五、采購程序

(一)建設單位采購程序

1、設計單位負責編制設備技術規范書并根據審核意見完成修改;設計監理單位負責檢查評審意見的落實情況;技術組復核設計單位出版的設備技術規范書。

2、設備技術規范書的評審可采用會議評審或傳真、電話、電子郵件方式進行。主設備、主要輔機設備以及建設單位認為有必要的設備需采用會議評審;其它設備采用傳真、電話、電子郵件方式進行評審。會議評審由建設單位領導或技術負責人主持,設計單位、設計監理單位參加,并邀請部分專家參加。

3、技術組提出的采購依據(經審查后的技術規范書),根據工程進度提出甲供物資(設備、材料)采購分批招標計劃,報建設單位主管領導審批。

4、對推薦入圍的制造廠商做到公平、公正。由設計單位、技術組相關專業組負責收集整理供貨商的現有質量管理體系、資源配置(機加工設備和技術工人)、設備性能、特點、銷售業績、銷后服務和供貨能力評價,一般需推薦3家或以上有業績的供貨商,由技術相關專業組負責匯總各方意見,并填寫《推薦招標供貨商審批單》《推薦甲供物資(設備、材料)招標明細表》(見表1、表2)提出初選方案后,報三期辦相關主任審核,報建設單位相關領導審批。

5、按照《華電青島發電有限公司三期招投標管理辦法》開展招標工作。

6、凡屬建設單位三期采購的甲供物資(設備、材料)(包括隨設備供貨的材料),如施工承包商發現漏訂,需補訂時,由技術組辦理采購。如委托施工承包商采購時,在征得建設單位主管領導同意后,技術組辦理委托申請(見表3、表4)后交由施工承包商采購。

(二)施工承包商采購程序

1、為保證施工承包商負責采購的重要大宗材料質量,必須由工程技術主任及各專業組和監理單位參與招標。

2、對于國產中、低壓閥門、補償器、設備油漆、阻燃材料與建筑配套的各類門、窗等重要的大宗材料的訂貨,由施工承包商按建設單位規定負責組織招標,填寫《設備、材料采購申請會簽單》和《設備、材料采購申請明細表》(見表5、表6),并向建設單位推薦3家或以上供貨商,并填寫《推薦供貨廠家采購申請報審單》《推薦供貨廠家采購明細表》(見表7、表8),經工程技術主任及各專業組、監理單位審定入圍供貨商后才能招標。必要時,由建設單位組織有關部門參與施工承包商招評標工作,并對中標單位予以確認。確定中標供貨商后,由施工承包商負責簽訂合同并向建設單位技經組提供合同副本1份,以備查。

3、對于建筑水泥、鋼材的訂貨,由施工承包商填寫《主要工程材料/構(配)件供貨商資質報審表》(見表9),報土建監理工程師審批后進行招標采購。建筑裝修材料(如石材、油漆和涂料),應盡量采用環保型產品,其報審手續按2.2條款辦理。

4、除上述指明的大宗材料外,其它由施工承包商采購的材料,如果按建設單位規定負責組織招標和監理單位認為有必要時,亦按2.2-2.3程序辦理。

(三)單項合同或合同總價值在50萬元以下的甲供物資(設備、材料)及零星設備采購程序

1、施工承包商根據現場施工進度的實際需要,填寫《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》(見表10、表11),遞交監理單位審核無異議并簽字,監理單位審核后遞交工程技術相關專業組。

2、工程技術相關專業組接到《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》后,依據相關的技術資料進行核對無異議后簽字,并遞交三期辦相關主任審核后簽字。

3、審核后的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》,由工程技術相關專業組人員報送技經主任審批后簽字。

4、審批后的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》,由工程技術主任或相關專業組人員報送基建主管副總經理、總經理批準后簽字。

5、批準后的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批表單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》,由工程技術相關專業組人員遞交物資組,并填寫《交接表》(見表12),由物資組統計人員統計、歸類、匯總(見表13),匯總后報送工程技術主任,由工程技術主任組織實施。

6、采購實施過程中,物資組在非緊急情況下應按"詢價采購"和"零星設備采購"兩種方式采購。

6.1詢價采購:單項貨值在10萬元以上~50萬元以下,,且未經過招標的設備。

6.2由物資組向三家或以上供貨廠商發送《工程(設備、材料)詢價表》(見表14),供貨廠家最好是實地考察過的并依據承包商(供應商)的資質、資信程度按照ISO9001的標準進行審查。內容包括:營業執照、資質證書、安全資格證書、特種作業人員操作證書、稅務登記證、生產許可證、代理證、授權書、質量認證書、企業簡介、以往業績等,并承擔相應的審查責任,做到貨比三家,擇優定廠。

6.3供貨商在接到《工程(設備、材料)詢價表》三日內,將該表填報后及時反饋(傳真的方式)。

6.4物資組根據各供貨商發送的《工程(設備、材料)詢價表》進行統計、匯總后,由物資組遞交工程技術主任,并填報《推薦詢價采購審批單》《推薦詢價采購明細表》(見表15、表16),審批后確定供應商,由技經組簽訂供貨合同。

6.5零星設備采購單項貨值在10萬元以下,由工程技術相關專業組專工填報《零星設備采購申請審批單》《零星設備采購明細表》(見表17、表18),批準后按詢價方式采購。

6.6工程急需的零星設備,可采用"一事一辦,急事特辦"的原則,優先辦理會簽審批手續,由工程技術相關專業組專工填寫《工程急需零星設備采購審批單》《工程急需零星設備采購明細表》(見表19、表20)單項貨值在10萬元以下的,由建設單位主管基建副總經理批準。單項貨值在10萬元以上的,由建設單位總經理批準。由技經組簽訂合同。但供應商應盡量在已詢價的供應商范圍內選擇(除質量相近、價格低外),直接詢價采購。

7、供貨合同簽訂后,由物資組負責催交、催運工作。

8、到貨接卸和開箱驗收工作,由物資組組織并依據《設備開箱驗收管理辦法》執行。

9、開箱驗收合格的甲供物資(設備、材料),物資公司保管員負責辦理入庫手續,直接抵達施工現場的甲供物資(設備、材料)由施工承包商負責接卸,開箱驗收工作按3.8條款執行,此時開箱驗收合格的甲供物資(設備、材料)均視為出庫,物資公司保管員負責辦理出庫手續。

10、開箱驗收不合格的甲供物資(設備、材料),由物資組依據所簽訂的采購合同條款負責辦理。

11、備品備件、專用工具由建設單位物資公司直接入庫。

12、貨款結算工作,由物資組依據《華電青島發電有限公司物資結算管理辦法流程》辦理貨款結算手續。

13、技經組簽訂的文本采購合同依據《華電青島發電有限公司合同管理辦法》,由技經組負責保管,以待備查。

第三章附則

一、本辦法自頒布實施之后,如與國家、本省、集團公司新的法律、法規、規章和規范文件有抵觸,按新規定執行。

二、本辦法由華電青島發電有限公司三期辦負責解釋。