物料采購(gòu)流程

一、物料采購(gòu)計(jì)劃流程

物料采購(gòu)計(jì)劃由供應(yīng)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。

(一)物料采購(gòu)計(jì)劃作業(yè)流程(圖24-4)

(二)各步驟的操作方法

①生產(chǎn)廠生產(chǎn)計(jì)劃:取得生產(chǎn)廠生產(chǎn)計(jì)劃,確定各種物料的消耗量;

②物料庫(kù)存情況:取得物料庫(kù)存情況報(bào)表,確定各種物料庫(kù)存情況;

③確定保險(xiǎn)儲(chǔ)備量:根據(jù)每天消耗情況和訂貨周期,確定保險(xiǎn)儲(chǔ)備量;

④提出采購(gòu)計(jì)劃草案:根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、物料庫(kù)存情況和保險(xiǎn)儲(chǔ)備量,編制采購(gòu)計(jì)劃草案;

⑤組織討論:組織本部門采購(gòu)人員就采購(gòu)計(jì)劃草案進(jìn)行討論,報(bào)生產(chǎn)事業(yè)部副總經(jīng)理審批(10萬元以上的采購(gòu)計(jì)劃);

⑥分送采購(gòu)計(jì)劃:將批準(zhǔn)后的采購(gòu)計(jì)劃分送財(cái)務(wù)部和生產(chǎn)廠。

二、物料采購(gòu)

物料采購(gòu)由供應(yīng)部經(jīng)理和采購(gòu)員負(fù)責(zé)。

(一)物料采購(gòu)作業(yè)流程(圖24-5)

(二)物料采購(gòu)各步驟的具體操作方法

①市場(chǎng)調(diào)查:通過互聯(lián)網(wǎng)或其他渠道,調(diào)查了解低聚糖廠和酒廠所用主要原料和包裝材料的供應(yīng)商狀況、市場(chǎng)供求狀況和價(jià)格狀況;

②選擇供應(yīng)商:根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查情況,提出供應(yīng)商選擇方案,報(bào)供應(yīng)部經(jīng)理決定供應(yīng)商,對(duì)主要原料、主要包裝材料和機(jī)器設(shè)備一般要實(shí)行招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商;

③簽訂合同:供應(yīng)商確定后,與其商談供貨的各種細(xì)節(jié)問題,并提出合同草案,報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理審批;

④運(yùn)輸和驗(yàn)收:需要本公司承運(yùn)的貨物,聯(lián)系運(yùn)輸車輛,組織貨物運(yùn)輸;無論是本公司承運(yùn)還是供應(yīng)商送來的貨物到達(dá)時(shí),本崗位都要參與貨物的驗(yàn)收,確保入庫(kù)的貨物與合同所規(guī)定的貨物相一致;

⑤付款:根據(jù)購(gòu)貨合同和本公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn)狀況,從供應(yīng)商處取得相關(guān)票證,在本公司內(nèi)部辦理付款手續(xù);

⑥供應(yīng)商評(píng)價(jià):根據(jù)和供應(yīng)商業(yè)務(wù)交往的情況,分析評(píng)價(jià)是否繼續(xù)與該供應(yīng)商保持業(yè)務(wù)關(guān)系。

三、物料采購(gòu)合同管理

物料采購(gòu)合同管理由供應(yīng)部經(jīng)理直接負(fù)責(zé)。

(一)物料采購(gòu)合同管理流程(圖24-6)

(二)各步驟的具體操作方法

①簽約前的管理:采購(gòu)合同簽訂前,本崗位審閱合同條款,確保合同條款維護(hù)本公司利益;

②履約中的管理:按采購(gòu)業(yè)務(wù)人員歸集采購(gòu)合同,并及時(shí)提醒采購(gòu)業(yè)務(wù)人員履行合同中的條款;

③履約后的管理:將履約后的合同按供貨單位分類歸檔,并妥善保管。

四、物料采購(gòu)臺(tái)賬管理

物料采購(gòu)臺(tái)賬管理由采購(gòu)員負(fù)責(zé)。

(一)先收貨后付款方式下的采購(gòu)臺(tái)賬管理

(1)該方式下的采購(gòu)臺(tái)賬管理流程圖如圖24-7。

(2)采購(gòu)臺(tái)賬按供貨單位設(shè)置,其具體格式如表24-3所示。

表24-3采購(gòu)臺(tái)賬

(3)各步驟的具體操作方法如下:

①取得入庫(kù)單:貨物到達(dá)后,本崗位人員參與驗(yàn)收,并取得入庫(kù)單;

②登記臺(tái)賬:根據(jù)入庫(kù)單登記采購(gòu)臺(tái)賬中的“收貨”欄;

③取得發(fā)票:收取或催收供貨方的增值稅專用發(fā)票或其它發(fā)票;

④登記臺(tái)賬:根據(jù)發(fā)票登記采購(gòu)臺(tái)賬中的“發(fā)票”欄,并將發(fā)票交財(cái)務(wù)部;

⑤匯款證明單:根據(jù)采購(gòu)人員意見,開具支付采購(gòu)貨款的“匯款證明單”,報(bào)相關(guān)人員批準(zhǔn);

⑥登記臺(tái)賬:根據(jù)付款后的“匯款證明單”,登記采購(gòu)臺(tái)賬中的“付款”欄;

⑦后續(xù)付款:對(duì)未付貨款編制“匯款證明單”,報(bào)相關(guān)人員批準(zhǔn),并根據(jù)付款后的“匯款證明單”登記采購(gòu)臺(tái)賬中的“付款”欄;

⑧編制采購(gòu)報(bào)表:根據(jù)采購(gòu)臺(tái)賬編制如下三種采購(gòu)報(bào)表,報(bào)供應(yīng)部、財(cái)務(wù)部和生產(chǎn)事業(yè)部副總經(jīng)理:貨到款清采購(gòu)情況表;貨到款項(xiàng)部分支付采購(gòu)情況表;貨到款未付采購(gòu)情況表。

(二)先付款后到貨方式下的采購(gòu)臺(tái)賬管理

(1)該方式下的采購(gòu)臺(tái)賬管理流程圖如圖24-8。

(2)采購(gòu)臺(tái)賬按供貨單位設(shè)置,其格式同上。

(3)各步驟的具體操作方法如下:

①匯款證明單:根據(jù)采購(gòu)人員意見和采購(gòu)合同,開具預(yù)付采購(gòu)貨款的“匯款證明單”,報(bào)相關(guān)人員批準(zhǔn);

②登記臺(tái)賬:根據(jù)“匯款證明單”將預(yù)付貨款在采購(gòu)臺(tái)賬中的“付款”欄中予以登記;

③取得入庫(kù)單:貨物到達(dá)后,本崗位人員參與驗(yàn)收,并取得入庫(kù)單;

④登記臺(tái)賬:根據(jù)入庫(kù)單登記采購(gòu)臺(tái)賬中的“收貨”欄;

 

;⑤取得發(fā)票:收取或催收供貨方的增值稅專用發(fā)票或其它發(fā)票;

⑥登記臺(tái)賬:根據(jù)發(fā)票登記采購(gòu)臺(tái)賬中的“發(fā)票”欄,并將發(fā)票交財(cái)務(wù)部;

⑦匯款證明單:根據(jù)采購(gòu)人員意見和采購(gòu)合同,開具支付余款的“匯款證明單”,報(bào)相關(guān)人員批準(zhǔn);

⑧登記臺(tái)賬:根據(jù)付款后的“匯款證明單”登記采購(gòu)臺(tái)賬中的“付款”欄;

⑨編制采購(gòu)報(bào)表:根據(jù)采購(gòu)臺(tái)賬編制如下三種采購(gòu)報(bào)表,報(bào)供應(yīng)部、財(cái)務(wù)部和生產(chǎn)事業(yè)部副總經(jīng)理:款清貨到采購(gòu)情況表;款項(xiàng)部分支付貨到采購(gòu)情況表;款付貨未到采購(gòu)情況表。

篇2:酒店物料用品采購(gòu)員職務(wù)說明

酒店物料用品采購(gòu)員職務(wù)說明(三)

中文職銜:物料用品采購(gòu)員

英文職銜:StockPurchascngagent

部門名稱:財(cái)務(wù)部職位級(jí)別:

直屬上司:采購(gòu)部主任直屬下級(jí):

職務(wù)概述:

1、開拓市場(chǎng)貨源,嚴(yán)格按采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)貨。按時(shí)、按質(zhì)、按量確保供應(yīng)。

2、嚴(yán)格進(jìn)貨驗(yàn)收入庫(kù)工作,做發(fā)票與貨物相符,貨物質(zhì)量與請(qǐng)購(gòu)要求相符。

3、嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度,及時(shí)辦理結(jié)帳手續(xù)。做到單據(jù)清、帳清、手續(xù)清。

4、經(jīng)常與倉(cāng)庫(kù)保管人員聯(lián)系,摸清庫(kù)存、消耗情況,做到購(gòu)、發(fā)心中有數(shù),分清輕重緩急,不積壓浪費(fèi)。

5、參加培訓(xùn),工作主動(dòng),完成上級(jí)交辦的其他任務(wù)。

篇3:L家具公司物料采購(gòu)管理?xiàng)l例（試用版）

L家具公司物料采購(gòu)管理?xiàng)l例(試用版)

目的:降低采購(gòu)成本、提升采購(gòu)質(zhì)量、保證采購(gòu)時(shí)效、保障公司正常運(yùn)營(yíng)

適用:原材料采購(gòu)、輔助材料采購(gòu)、辦公耗材采購(gòu)、臨時(shí)性物料采購(gòu)、其它采購(gòu)

主(抄)送:總經(jīng)理室副總經(jīng)理室廠長(zhǎng)室財(cái)務(wù)室倉(cāng)庫(kù)本司各生產(chǎn)與職能部門管理?xiàng)l例如下:

第一條采購(gòu)員的主要工作職責(zé)

1、做好采購(gòu)5R(合適的供應(yīng)商、合適的品質(zhì)、合適的時(shí)間、合適的價(jià)格、合適的數(shù)量)管理。

2、采購(gòu)單的下達(dá)。

3、物料交期的控制。

4、材料市場(chǎng)行情的調(diào)查。

5、查證進(jìn)料的品質(zhì)和數(shù)量。

6、進(jìn)料品質(zhì)和數(shù)量異常情況的處理。

7、與供應(yīng)商進(jìn)行有關(guān)溝通與協(xié)調(diào)。

8、公司交辦的其它事項(xiàng)。

第二條采購(gòu)的基本原則:成本效益原則、物料質(zhì)量原則、進(jìn)度配合原則、公平競(jìng)爭(zhēng)原則、集中采購(gòu)原則。

第三條采購(gòu)流程

1、收集信息:采購(gòu)前,采購(gòu)員必須根據(jù)公司所需采購(gòu)物料的種類,利用現(xiàn)有的資料、公開征求、同行業(yè)介紹、專業(yè)刊物、采購(gòu)專業(yè)顧問公司或協(xié)會(huì)、產(chǎn)品展示會(huì)、供應(yīng)商自薦等方式收集所需供應(yīng)商的信息,并根據(jù)其價(jià)格、品質(zhì)、服務(wù)、地理位置、存貨政策、柔性等情況等進(jìn)行分析,符合要求的,列入合格供應(yīng)商(合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn):優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人、高素質(zhì)的管理人員、穩(wěn)定的員工群體、良好的機(jī)器設(shè)備、良好的技術(shù)、良好的管理制度、良好的地理位置等),并報(bào)倉(cāng)庫(kù)存檔。

2、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià):采購(gòu)員必須根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃要求,采取多家供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方式,進(jìn)行成本分析,價(jià)格分析,市場(chǎng)調(diào)研來確定采購(gòu)目標(biāo)價(jià),并報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn),倉(cāng)庫(kù)備檔。

3、評(píng)估、索樣、決定:采購(gòu)員必須對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估,再索取樣品進(jìn)行對(duì)比分析,并根據(jù)市場(chǎng)行情,分析質(zhì)量狀況和價(jià)格變動(dòng)情況,決定對(duì)物美價(jià)廉的物料進(jìn)行購(gòu)買。并協(xié)助倉(cāng)庫(kù)做好樣品管理。

4、請(qǐng)購(gòu)、訂購(gòu):各部門根據(jù)實(shí)際需求,填寫請(qǐng)購(gòu)單,經(jīng)相關(guān)權(quán)限人員核實(shí)批準(zhǔn)后,報(bào)送倉(cāng)庫(kù);倉(cāng)庫(kù)人員根據(jù)各部請(qǐng)購(gòu)物料的種類、數(shù)量、日期等信息進(jìn)行分類整理,做好采購(gòu)計(jì)劃,以集中采購(gòu)的原則,通知采購(gòu)員向合格供應(yīng)商發(fā)出訂購(gòu)信息。

5、協(xié)調(diào)、溝通、催交:采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃,及時(shí)有效地與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通(如品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、交貨日期、退貨協(xié)議等等),確保物料按時(shí)到達(dá),不得因?yàn)槠焚|(zhì)、數(shù)量、交期等原因影響公司正常運(yùn)營(yíng)。

6、進(jìn)貨檢收:采購(gòu)回來的物料(包括供應(yīng)商送貨上門的),采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)檢人員進(jìn)行檢驗(yàn),倉(cāng)庫(kù)人員對(duì)合格物料進(jìn)行清點(diǎn)入庫(kù)或直接移交給用料部門。

7、退貨:7.1)對(duì)合格率未達(dá)到要求的批量拒收退貨;

7.2)對(duì)良莠不齊的部分拒收退貨;

7.3)對(duì)在生產(chǎn)使用過程中發(fā)現(xiàn)的不良品的退貨;

8、整理付款:采購(gòu)物料驗(yàn)收合格后,由質(zhì)檢、倉(cāng)庫(kù)等相關(guān)人員在進(jìn)貨單上簽字確認(rèn),呈總經(jīng)理核準(zhǔn),財(cái)務(wù)付款。月結(jié)的記入臺(tái)賬報(bào)核;現(xiàn)金采購(gòu)的由采購(gòu)員在財(cái)務(wù)掛賬預(yù)支后核銷。

第四條采購(gòu)員原則上不能接受供應(yīng)商的吃喝宴請(qǐng)以及禮物,無法拒絕的應(yīng)征得公司同意后方可應(yīng)邀或?qū)⒍Y物上繳公司。否則,予以吃喝宴請(qǐng)以及禮物金額的三倍的處罰。

第五條嚴(yán)禁采購(gòu)員索取或接受回扣。如違反禁條,經(jīng)查實(shí)后,予以回扣數(shù)額的三倍的處罰,情節(jié)嚴(yán)重的,交司法機(jī)關(guān)處置。

第六條采購(gòu)事故的處理方法與責(zé)任

1、非采購(gòu)員采購(gòu)不當(dāng)?shù)摹１热缦聠尾少?gòu)貼皮板、虎腳、雕刻件等,而客戶取消訂單或改變材質(zhì)等原因造成的不良采購(gòu)的,處理方法如下:A,若供應(yīng)商還未進(jìn)行訂單的正式生產(chǎn),由采購(gòu)員與供應(yīng)商協(xié)調(diào)取消此單,請(qǐng)其幫忙將所訂原材料用于其它產(chǎn)品的生產(chǎn)。B,若供應(yīng)商已進(jìn)行了生產(chǎn),要求供應(yīng)商提供準(zhǔn)確的生產(chǎn)數(shù)量,再協(xié)調(diào)看此種物料是否會(huì)在今后的生產(chǎn)中使用,若將來有用,只需與供應(yīng)商協(xié)調(diào)將送貨期推后即可。若不可能再用,應(yīng)盡快與供應(yīng)商協(xié)調(diào)以成本價(jià)將物料金額算清,并考慮物料報(bào)廢后是否有利用價(jià)值,同時(shí)向客戶索取已生產(chǎn)物料的賠償金,盡可能將損失降到最低。責(zé)任由公司承擔(dān)(類似采購(gòu)事故參照此條執(zhí)行)。

2、如果供應(yīng)商交期無法達(dá)成時(shí),采購(gòu)員應(yīng)先發(fā)改善通知書,強(qiáng)烈要求供應(yīng)商改善,可根據(jù)交期未達(dá)成而影響公司生產(chǎn)情況的程度,給予扣款或延遲付款,以督導(dǎo)并強(qiáng)制供應(yīng)商改善,若供應(yīng)商無法改善,應(yīng)及時(shí)報(bào)告并建議更換新的供應(yīng)商。若既不報(bào)告又處理不當(dāng)時(shí),因而影響公司正常運(yùn)作的,由采購(gòu)責(zé)任人負(fù)擔(dān)相關(guān)損失費(fèi)用。

3、第二條第7款的退貨事項(xiàng)由采購(gòu)員負(fù)責(zé)辦理。如果7.1)、7.2)中的情形退貨未成而對(duì)公司造成的損失概由當(dāng)事采購(gòu)員承擔(dān)。

4、由于質(zhì)檢人員的檢測(cè)失誤,致使不良品入庫(kù)或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質(zhì)檢責(zé)任人員與采購(gòu)責(zé)任人分別承擔(dān)80%和20%的損失。

5、如果某供應(yīng)商對(duì)其所供應(yīng)的某一物料價(jià)格提出上漲時(shí),不管上漲的幅度是否符合市場(chǎng)行情,采購(gòu)員必需做一個(gè)完整的市場(chǎng)調(diào)查,核實(shí)價(jià)格,了解行情,請(qǐng)供應(yīng)商重新列出成本分析表與報(bào)價(jià)單,呈報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn),倉(cāng)庫(kù)備檔后方可實(shí)施采購(gòu)。否則,上漲部分由采購(gòu)責(zé)任人承擔(dān)。

第七條采購(gòu)激勵(lì)

采購(gòu)員應(yīng)充分利用廣泛的采購(gòu)資源、運(yùn)用詢比議價(jià)技巧,在不影響品質(zhì)與公司正常運(yùn)作的前提下,最大限度地將采購(gòu)成本降到最低。如果在材料市場(chǎng)沒有大的變化的情況下,按原計(jì)劃進(jìn)行的物料采購(gòu),對(duì)于比目標(biāo)價(jià)低出的部分,公司給予當(dāng)事采購(gòu)員差價(jià)的20%的獎(jiǎng)勵(lì)。

第八條本制度由各部門負(fù)責(zé)人與相關(guān)人員配合行政人事部監(jiān)督落實(shí)執(zhí)行。

第九條行政人事部對(duì)本制度享有最終解釋權(quán)。

第十條本制度經(jīng)廠長(zhǎng)審核,呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后生效,修訂時(shí)亦同。

行政人事部

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擬制:審校:審核:核準(zhǔn):