人民醫(yī)院投訴管理制度5

第一章總則

第一條為加強(qiáng)醫(yī)院投訴管理,規(guī)范投訴處理程序,維護(hù)正常醫(yī)療秩序,保障醫(yī)患雙方合法權(quán)益,根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)院投訴管理辦法(試行)》,結(jié)合醫(yī)院實(shí)際,制定本制度。

第二條本辦法所稱(chēng)投訴,主要是指患者及其家屬等有關(guān)人員(以下統(tǒng)稱(chēng)投訴人)對(duì)醫(yī)院提供的醫(yī)療、護(hù)理服務(wù)及環(huán)境設(shè)施等不滿(mǎn)意,以來(lái)信、來(lái)電、來(lái)訪(fǎng)等方式向醫(yī)院反映問(wèn)題,提出意見(jiàn)和要求的行為。

第三條投訴接待方法:貫徹“以病人為中心”的理念,遵循合法、公正、及時(shí)、便民的原則,做到投訴有接待、處理有程序、結(jié)果有反饋、責(zé)任有落實(shí)。

第四條行政后勤科室的工作人員、醫(yī)務(wù)人員在日常工作和醫(yī)療活動(dòng)中嚴(yán)格遵守各類(lèi)行政法規(guī)及醫(yī)院的規(guī)章制度、診療護(hù)理常規(guī),盡量避免發(fā)生投訴、糾紛、甚至事故。

第五條凡為獲取經(jīng)濟(jì)利益或出于其他不正當(dāng)目的,通過(guò)歪曲事實(shí),甚至采取極端行為進(jìn)行的投訴均視為惡意投訴。必要時(shí),可通過(guò)法律渠道解決問(wèn)題。

第六條如出現(xiàn)威脅醫(yī)院工作人員人身安全,干擾醫(yī)院正常工作等超出投訴范圍的行為時(shí),應(yīng)立即通知醫(yī)院保衛(wèi)科和當(dāng)?shù)毓膊块T(mén)進(jìn)行處理。

第二章投訴管理部門(mén)與人員

第七條設(shè)立投訴中心統(tǒng)一承擔(dān)醫(yī)院投訴管理工作,指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)投訴,履行以下職責(zé):

(一)統(tǒng)一受理投訴;

(二)調(diào)查、核實(shí)投訴事項(xiàng),提出處理意見(jiàn),及時(shí)答復(fù)投訴人;

(三)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)全院的投訴處理工作;

(四)定期匯總、分析投訴信息,提出加強(qiáng)與改進(jìn)工作的意見(jiàn)或建議。

第八條醫(yī)院逐步建立健全相關(guān)機(jī)制,鼓勵(lì)和吸納社會(huì)工作者、志愿者等熟悉醫(yī)學(xué)、法律專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員或第三方組織參與醫(yī)院投訴接待與處理工作。

第三章投訴接待與處理

第九條在顯著位置公布投訴管理部門(mén)、地點(diǎn)、接待時(shí)間及其聯(lián)系方式。

第十條投訴接待實(shí)行“首訴負(fù)責(zé)制”。投訴人向有關(guān)部門(mén)、科室投訴的,被投訴部門(mén)、科室的工作人員予以熱情接待,對(duì)于能夠當(dāng)場(chǎng)協(xié)調(diào)處理的,盡量當(dāng)場(chǎng)協(xié)調(diào)解決;對(duì)于無(wú)法當(dāng)場(chǎng)協(xié)調(diào)處理的,接待的部門(mén)或科室主動(dòng)引導(dǎo)投訴人到投訴中心投訴。

第十一條投訴接待人員認(rèn)真聽(tīng)取投訴人意見(jiàn),核實(shí)相關(guān)信息,并如實(shí)填寫(xiě)《溫州醫(yī)學(xué)院zz醫(yī)院投訴登記表》,如實(shí)記錄投訴人反映的情況,并經(jīng)投訴人簽字(或蓋章)確認(rèn)。

第十二條投訴接待人員耐心細(xì)致地做好解釋工作,穩(wěn)定投訴人情緒,避免矛盾激化。

第十三條投訴中心接到投訴后,及時(shí)向當(dāng)事部門(mén)、科室和相關(guān)人員了解、核實(shí)情況,在查清事實(shí)、分清責(zé)任的基礎(chǔ)上提出處理意見(jiàn),并反饋投訴人,當(dāng)事部門(mén)、科室和相關(guān)人員予以積極配合。

第十四條對(duì)于涉及醫(yī)療質(zhì)量安全、可能危及患者健康的投訴,醫(yī)院立即采取積極措施,預(yù)防和減少患者損害的發(fā)生。

第十五條對(duì)于涉及收費(fèi)、價(jià)格等能夠當(dāng)場(chǎng)核查處理的,及時(shí)查明情況,立即糾正。

第十六條對(duì)于情況較復(fù)雜,需調(diào)查、核實(shí)的投訴事項(xiàng),一般于5個(gè)工作日內(nèi)向投訴人反饋相關(guān)處理情況或處理意見(jiàn)。

第十七條受理的投訴涉及多個(gè)科室,需組織、協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)共同研究的投訴事項(xiàng),于10個(gè)工作日內(nèi)向投訴人反饋處理情況或處理意見(jiàn)。

第十八條各部門(mén)、科室積極配合投訴中心開(kāi)展投訴事項(xiàng)調(diào)查、核實(shí)、處理工作。

第十九條涉及醫(yī)療事故爭(zhēng)議的,告知投訴人按照《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》等法規(guī),通過(guò)醫(yī)療事故技術(shù)鑒定、調(diào)解、訴訟等途徑解決,并做好解釋疏導(dǎo)工作。

第二十條屬于下列情形之一的投訴,投訴中心向投訴人說(shuō)明情況,告知相關(guān)處理規(guī)定:

(一)投訴人已就投訴事項(xiàng)向人民法院起訴的;

(二)投訴人已就投訴事項(xiàng)向信訪(fǎng)部門(mén)反映并作出處理的;

(三)沒(méi)有明確的投訴對(duì)象和具體事實(shí)的;

(四)已經(jīng)依法立案?jìng)刹榈闹伟舶讣⑿淌掳讣?

(五)其他不屬于投訴中心職權(quán)范圍的投訴。

第二十一條投訴人依法文明表達(dá)意見(jiàn)和要求,向投訴中心提供真實(shí)、準(zhǔn)確的投訴相關(guān)資料,配合投訴中心的調(diào)查和詢(xún)問(wèn),不得擾亂醫(yī)療正常秩序。對(duì)于投訴人采取違法或過(guò)激行為的,醫(yī)院及時(shí)采取相應(yīng)措施并依法向公安機(jī)關(guān)和衛(wèi)生行政部門(mén)報(bào)告。

第四章質(zhì)量改進(jìn)與檔案管理

第二十二條投訴中心定期對(duì)投訴情況進(jìn)行歸納分類(lèi)和分析研究,發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理的薄弱環(huán)節(jié),提出改進(jìn)意見(jiàn)或建議,督促相關(guān)部門(mén)、科室及時(shí)整改。

第二十三條定期召開(kāi)投訴分析會(huì)議,分析產(chǎn)生投訴的原因,針對(duì)突出問(wèn)題提出改進(jìn)方案,并加強(qiáng)督促落實(shí)。

第二十四條醫(yī)院工作人員有權(quán)對(duì)醫(yī)院管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作進(jìn)行內(nèi)部投訴,提出意見(jiàn)、建議,醫(yī)院及投訴管理等有關(guān)部門(mén)予以重視,并及時(shí)處理、反饋。

臨床一線(xiàn)工作人員,對(duì)于發(fā)現(xiàn)的藥品、醫(yī)療器械、水、電、氣等醫(yī)療質(zhì)量安全保障方面的問(wèn)題,有責(zé)任向投訴中心或者有關(guān)職能部門(mén)反映,投訴管理等有關(guān)部門(mén)及時(shí)處理、反饋。

第二十五條建立健全投訴檔案,立卷歸檔,留檔備查:

(一)投訴人基本信息;

(二)投訴事項(xiàng)及相關(guān)證明材料;

(三)調(diào)查、處理及反饋情況;

(四)其他與投訴事項(xiàng)有關(guān)的材料。

第二十六條按照《重大醫(yī)療過(guò)失行為和醫(yī)療事故報(bào)告制度的規(guī)定》(衛(wèi)醫(yī)發(fā)〔20**〕206號(hào))做好重大醫(yī)療過(guò)失行為和醫(yī)療事故報(bào)告的工作。

第五章投訴派發(fā)對(duì)口管理部門(mén)職責(zé)

第二十七條違法違紀(jì)及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)事件由監(jiān)察審計(jì)室負(fù)責(zé)。

第二十八條門(mén)診相關(guān)事項(xiàng)由門(mén)診部負(fù)責(zé)。

第二十九條醫(yī)療爭(zhēng)議事件投訴和有關(guān)醫(yī)療事宜咨詢(xún)問(wèn)題由醫(yī)務(wù)科負(fù)責(zé)。

第三十條護(hù)理質(zhì)量事項(xiàng)由護(hù)理部負(fù)責(zé)。

第三十一條財(cái)務(wù)收費(fèi)事項(xiàng)由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)。

第三十二條藥品等相關(guān)事項(xiàng)由藥劑科負(fù)責(zé)。

第三十三條醫(yī)療器械以及其他設(shè)備質(zhì)量由醫(yī)學(xué)工程科負(fù)責(zé)。

第三十四條保潔、飲食事項(xiàng)由總務(wù)科負(fù)責(zé)。

第三十五條電梯、水、電、氣由動(dòng)力設(shè)備科負(fù)責(zé)。

第三十六條安全、保衛(wèi)、門(mén)衛(wèi)事項(xiàng)由保衛(wèi)科負(fù)責(zé)。

第三十七條本辦法由投訴中心負(fù)責(zé)解釋。

第三十八條本辦法自發(fā)布之日起施行。

篇2:藥業(yè)公司藥品質(zhì)量事故查詢(xún)投訴管理制度

藥業(yè)公司藥品質(zhì)量事故、查詢(xún)、投訴的管理制度

根據(jù)《藥品管理法》、《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》及實(shí)施細(xì)則和相關(guān)法規(guī)的要求,為加強(qiáng)公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中因藥品質(zhì)量問(wèn)題,而發(fā)生危及人體健康或造成經(jīng)濟(jì)損失等異常情況的管理,特制本該制度。

一、質(zhì)量事故的管理制度

1、質(zhì)量事故分為一般質(zhì)量事故和重大質(zhì)量事故兩大類(lèi)。

⑴重大質(zhì)量事故:

a、因質(zhì)量問(wèn)題造成整批報(bào)廢的。

b、藥品在有效期內(nèi)由于質(zhì)量問(wèn)題造成整批退貨的。

c、在庫(kù)藥品由于保管不善,造成整批蟲(chóng)蛀、霉?fàn)€、污染破損等不能藥用的。

d、藥品發(fā)生混藥、嚴(yán)重異物混入或混入質(zhì)量低劣藥品,并嚴(yán)重威脅人體健康或造成醫(yī)療事故的。

e、藥品因質(zhì)量問(wèn)題造成經(jīng)濟(jì)損失金額達(dá)3000元以上或因管理不善造成大量藥品過(guò)期失效的。

f、出售假劣藥等造成不良影響的。

⑵一般質(zhì)量事故:除以上事故外的其它事故。

2、質(zhì)量事故的報(bào)告程序和時(shí)限

⑴各環(huán)節(jié)發(fā)生的一般質(zhì)量事故由部門(mén)負(fù)責(zé)人從速處理,當(dāng)日?qǐng)?bào)質(zhì)量管理部。

⑵質(zhì)量管理部接到事故報(bào)告后應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門(mén)了解事故的原因及處理經(jīng)過(guò),報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

⑶發(fā)生質(zhì)量事故造成人身傷亡或嚴(yán)重威脅人身安全的質(zhì)量事故,事故發(fā)現(xiàn)部門(mén)應(yīng)一小時(shí)內(nèi)報(bào)質(zhì)量管理部、公司領(lǐng)導(dǎo),公司應(yīng)及時(shí)派人查明原因、責(zé)任,并在24小時(shí)內(nèi)報(bào)當(dāng)?shù)厮幈O(jiān)局,及時(shí)妥善解決。

⑷發(fā)生一般質(zhì)量事故應(yīng)在三天內(nèi)上報(bào),并在一周內(nèi)將質(zhì)量事故原因報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

3、質(zhì)量事故的處理

⑴首先調(diào)查事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、相關(guān)人員、事故經(jīng)過(guò)、后果,做到實(shí)事求是,準(zhǔn)確無(wú)誤。

⑵分析事故的原因,明確有關(guān)人員的責(zé)任,提出整改預(yù)防措施。

⑶事故的處理應(yīng)做到三不放過(guò):事故原因不清不放過(guò),事故責(zé)任者和群眾不接受教育不放過(guò),沒(méi)有預(yù)防措施不放過(guò)。

⑷發(fā)生一般事故的責(zé)任人,經(jīng)查實(shí)在季度質(zhì)量考核中進(jìn)行經(jīng)濟(jì)賠償。

⑸發(fā)生重大質(zhì)量事故的責(zé)任人,經(jīng)查實(shí)可辭退,觸犯刑律的交公安機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。

二、質(zhì)量查詢(xún)的管理制度

1、質(zhì)量查詢(xún)的分類(lèi)

⑴供貨方或客戶(hù)向我司查詢(xún)。

⑵我司向供貨方或客戶(hù)查詢(xún)。

⑶我司向藥監(jiān)部門(mén)查詢(xún)。

2、查詢(xún)程序

⑴我司向供貨方查詢(xún)由業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)。

a、來(lái)貨經(jīng)驗(yàn)收有質(zhì)量問(wèn)題的品種,驗(yàn)收員填制《采購(gòu)來(lái)貨待處理通知》,業(yè)務(wù)部向供貨單位查詢(xún),等候答復(fù)處理。

b、庫(kù)存藥品檢查發(fā)現(xiàn)并確認(rèn)有質(zhì)量問(wèn)題的品種,質(zhì)量管理部出具《停售通知單》,業(yè)務(wù)部向供貨單位查詢(xún),等候答復(fù)處理。

c、省市藥檢所抽檢不合格的品種,質(zhì)量管理部出具《停售通知單》,業(yè)務(wù)部憑該單向供貨單位查詢(xún),等候答復(fù)處理。

d、對(duì)查詢(xún)情況,業(yè)務(wù)部應(yīng)做好記錄。

⑵供貨方或客戶(hù)向我司查詢(xún)由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)并做好記錄。

a、客戶(hù)單位收貨時(shí)發(fā)現(xiàn)有嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題而拒收的藥品,公司銷(xiāo)售員應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量管理部,質(zhì)量管理部對(duì)藥品質(zhì)量進(jìn)行調(diào)查后,報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo),妥善處理。

b、質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)對(duì)客戶(hù)以電話(huà)、公函、信件等形式向我司的質(zhì)量查詢(xún),對(duì)查詢(xún)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題要查明原因,采取有效的處理措施,及時(shí)答復(fù)。做到樁樁有答復(fù),件件有交待。

⑶我司向藥監(jiān)部門(mén)的查詢(xún)由行政人事部或質(zhì)量管理部進(jìn)行,并做好記錄。

三、質(zhì)量投訴的管理制度

1、公司銷(xiāo)售的藥品,客戶(hù)或顧客由于質(zhì)量問(wèn)題向公司提出的投訴,無(wú)論口頭、書(shū)面、電話(huà)等形式都要認(rèn)真對(duì)待。

2、公司各環(huán)節(jié)、各部門(mén)接到顧客投訴后,及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo),并配合做好質(zhì)量投訴的調(diào)查處理工作,查清事實(shí)真相,給投訴者一個(gè)滿(mǎn)意的答復(fù)。并做好記錄。

3、對(duì)產(chǎn)生重大問(wèn)題的質(zhì)量投訴,應(yīng)立即采取控制措施,向公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門(mén)匯報(bào)。

篇3:房屋出租公司服務(wù)投訴管理制度

行政人事管理制度文件

版本:A

服務(wù)投訴管理制度

一、目的:

為維護(hù)公司形象,提高客戶(hù)滿(mǎn)意度,完善企業(yè)管理機(jī)制,特制訂本制度。

二、適用范圍:

客戶(hù)對(duì)本公司服務(wù)人員所提供相關(guān)服務(wù)的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、服務(wù)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)產(chǎn)生不滿(mǎn),并通過(guò)各種方式提出投訴的,均依本制度的規(guī)定辦理:

三、投訴途徑:

1、客戶(hù)服務(wù)投訴電話(huà);

2、微信公眾號(hào);

四、接受客戶(hù)投訴:

1.公司營(yíng)運(yùn)專(zhuān)員通過(guò)客戶(hù)投訴途徑接受客戶(hù)投訴,詳細(xì)地記錄客戶(hù)投訴的主要內(nèi)容、客戶(hù)要求、客戶(hù)地址、客戶(hù)聯(lián)系方式,詳實(shí)填寫(xiě)《客戶(hù)投訴記錄表》;

2.了解客戶(hù)主要的投訴內(nèi)容后,判斷客戶(hù)投訴的理由是否充分,投訴要求是否合理。如投訴不能成立,用婉轉(zhuǎn)的方式答復(fù)客戶(hù),取得客戶(hù)諒解,并消除誤會(huì);

3.及時(shí)將客戶(hù)投訴信息傳遞至被投訴部門(mén)負(fù)責(zé)人,并填寫(xiě)發(fā)送《工作聯(lián)系函》(一式兩份,簽收后存檔一份)。

五、被投訴部門(mén)調(diào)查處理與回訪(fǎng):

1.被投訴部門(mén)負(fù)責(zé)人調(diào)查客戶(hù)投訴的具體事件及造成客戶(hù)投訴的具體負(fù)責(zé)人;

2.根據(jù)實(shí)際情況,參照客戶(hù)的合理處理要求,被投訴部門(mén)主管擬定解決投訴的具體方案;

3.被投訴部門(mén)負(fù)責(zé)人30分鐘內(nèi)(特殊情況的最遲不能超過(guò)4小時(shí))主動(dòng)、積極與客戶(hù)取得聯(lián)系,提出投訴解決方案,取得客戶(hù)諒解和達(dá)成共識(shí),被投訴部門(mén)負(fù)責(zé)人指定投訴處理責(zé)任人負(fù)責(zé)推進(jìn)投訴解決方案;

4.投訴處理責(zé)任人填寫(xiě)《投訴處置表》,并在限定時(shí)間(投訴涉及安全、影響客戶(hù)起居等緊急情況的須10分鐘內(nèi)人員到位跟進(jìn)解決;非緊急的一般情況應(yīng)在兩天內(nèi)解決。)完成推進(jìn)投訴解決方案;

5.投訴處理責(zé)任人在完成推進(jìn)投訴解決方案的當(dāng)天內(nèi)對(duì)投訴客戶(hù)進(jìn)行回訪(fǎng),確認(rèn)投訴處理結(jié)果及收集客戶(hù)的反饋意見(jiàn);

六、信息反饋與資料存檔:

1.投訴解決方案完成,投訴客戶(hù)得到滿(mǎn)意處理結(jié)果,被投訴部門(mén)負(fù)責(zé)人當(dāng)天內(nèi)將投訴處理結(jié)果反饋至營(yíng)運(yùn)專(zhuān)員處。

2.營(yíng)運(yùn)專(zhuān)員在《客戶(hù)投訴記錄表》上詳實(shí)記錄投訴事件的最終處理結(jié)果,對(duì)于投訴處理過(guò)程進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。

3.在投訴過(guò)程中所涉及到的所有文件資料均需做好收集、整理、歸檔工作。

七、投訴處理原則:

1.耐心:耐心傾聽(tīng)客戶(hù)的投訴,不要輕易打斷客戶(hù)的抱怨和牢騷,鼓勵(lì)客戶(hù)提出意見(jiàn);

2.態(tài)度真誠(chéng):態(tài)度誠(chéng)懇,禮貌熱情會(huì)降低客戶(hù)的不良情緒;

3.反應(yīng)迅速:表示出解決問(wèn)題的誠(chéng)意,使客戶(hù)得到尊重,把矛盾縮小化;

4.語(yǔ)言得體:盡量使用婉轉(zhuǎn)的語(yǔ)言與客戶(hù)溝通,不能和客戶(hù)針?shù)h相對(duì);

5.重視程度高:根據(jù)投訴級(jí)別,由相應(yīng)的主管人員親自解決投訴,化解客戶(hù)的怨氣;

6.堅(jiān)持回訪(fǎng):所有投訴處理全部回訪(fǎng),對(duì)客戶(hù)持續(xù)關(guān)注,讓客戶(hù)重新感受周到的服務(wù)。

八、服務(wù)投訴原則與技巧:

1.處理原則

1)在接受投訴的過(guò)程中,必須以維護(hù)公司利益為準(zhǔn)則,以尊重客戶(hù)、理解客戶(hù)為前提,用積極誠(chéng)懇、嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度,對(duì)待每一個(gè)客戶(hù)投訴案件;

2)在處理投訴時(shí),必須控制自己的情緒,保持冷靜、平和。必須掌握"先處理心情、后處理事情"的原則,改變客戶(hù)投訴時(shí)的暴躁心態(tài),然后再處理投訴內(nèi)容,幫助客戶(hù)解決問(wèn)題;

3)應(yīng)將客戶(hù)的投訴進(jìn)行實(shí)事求是的判斷,不得加入個(gè)人情緒和喜好;

4)對(duì)沒(méi)有把握的情況不隨意向客戶(hù)承諾。

2.處理技巧

1)注意傾聽(tīng)

A.如客戶(hù)上門(mén)投訴,為避免影響其他客人,最好將客戶(hù)引領(lǐng)至專(zhuān)門(mén)的接待區(qū)。待客戶(hù)落座后,及時(shí)為客戶(hù)送上水,以轉(zhuǎn)移和減少客戶(hù)的抱怨;

B.電話(huà)必須在響鈴三聲內(nèi)接聽(tīng):"您好,任我住。請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫到您";結(jié)束通話(huà)必須等對(duì)方先掛斷電話(huà)再輕輕放聽(tīng)筒:"感謝您的來(lái)電,再見(jiàn)!";

C.接聽(tīng)投訴電話(huà)時(shí)須預(yù)備紙與筆,以便隨時(shí)記錄下投訴相關(guān)信息與要點(diǎn);

D.客戶(hù)在陳述投訴理由時(shí),不得隨意打斷客戶(hù)的說(shuō)話(huà),讓客戶(hù)把話(huà)講完,以避免影響客戶(hù)的情緒;

E.要認(rèn)真傾聽(tīng),準(zhǔn)確記錄,盡量做到不讓客戶(hù)重述,以避免客戶(hù)的怒氣升級(jí);

F.如客戶(hù)說(shuō)話(huà)太快,可以示意客戶(hù):"對(duì)不起,請(qǐng)您慢慢講,我會(huì)盡力幫助您的"。如確實(shí)沒(méi)有聽(tīng)清楚,可以對(duì)客戶(hù)說(shuō):"對(duì)不起,我沒(méi)有聽(tīng)明白,請(qǐng)您再說(shuō)一遍好嗎";

G.適時(shí)給予回應(yīng),點(diǎn)頭并同時(shí)發(fā)出"嗯"等語(yǔ)氣詞或說(shuō):"嗯,是這樣"""等口語(yǔ),用以緩和氣氛;

H.傾聽(tīng)時(shí),嚴(yán)肅并流露出非常關(guān)注的語(yǔ)氣,以向客戶(hù)表示你對(duì)這件事的關(guān)注程度。

2)詢(xún)問(wèn)

A.當(dāng)客戶(hù)陳述完投訴內(nèi)容后,要對(duì)全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)詢(xún)問(wèn)及修正記錄;

B.詢(xún)問(wèn)時(shí),語(yǔ)速保持適中,并作詳細(xì)的投訴記錄;

C.詢(xún)問(wèn)過(guò)程中,語(yǔ)氣要有親和力、真誠(chéng),以鼓勵(lì)客戶(hù)給予最好的配合。

3)安撫

A.如客戶(hù)表現(xiàn)出非常的氣憤、焦急、傷心、激動(dòng)等異常的情緒,首先要自我暗示,讓自己保持冷靜,再去安撫客戶(hù),安撫時(shí)要學(xué)會(huì)轉(zhuǎn)移客戶(hù)注意力;

B.安撫客戶(hù)時(shí),首先要從客戶(hù)的角度出發(fā),同情和理解客戶(hù)。

C.一般安撫語(yǔ):"發(fā)生這樣的事,真是夠麻煩的,不過(guò),我們應(yīng)該積極面對(duì)解決"。"請(qǐng)您息怒,我非常理解您的心情,我們一定會(huì)竭盡全力為您解決。"

4)解釋

A.無(wú)論是否我方的原因,不得先強(qiáng)調(diào)我方的理由,要從客戶(hù)的角度出發(fā),做合理的解釋或澄清。如是我方的原因,必須誠(chéng)懇道歉,注意保持恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣。如是客戶(hù)的原因,也應(yīng)委婉地向客戶(hù)解釋,不得表露出對(duì)客戶(hù)的輕視、冷漠或不耐煩;

B.在沒(méi)有完全了解清楚客戶(hù)投訴的問(wèn)題時(shí),不得馬上將問(wèn)題轉(zhuǎn)交其他同事或相關(guān)部門(mén)。如需要其他同事幫忙,接轉(zhuǎn)過(guò)程中不要讓客戶(hù)等待太久;

C.在解釋過(guò)程中,如客戶(hù)提出異議,不得與客戶(hù)爭(zhēng)辯或一味地尋找借口,更不得試圖推卸責(zé)任;

D.在解釋過(guò)程中,應(yīng)盡力維護(hù)公司形象,不得在客戶(hù)面前評(píng)論公司、其他部門(mén)或同事的不是。

5)確認(rèn)

A.當(dāng)了解整個(gè)事件全部過(guò)程后,將客戶(hù)投訴的內(nèi)容向客戶(hù)作簡(jiǎn)要重?cái)?

B.必須向客戶(hù)核準(zhǔn)你的記錄,以便保證客戶(hù)陳述的準(zhǔn)確性;可以采用的確認(rèn)話(huà)語(yǔ):"剛剛您所講的是這樣嗎"或其他類(lèi)似的話(huà);

C.如果客戶(hù)的投訴確實(shí)是錯(cuò)誤

的,要耐心解釋和對(duì)客戶(hù)進(jìn)行勸導(dǎo),禁止批評(píng)客戶(hù)。

九、客戶(hù)投訴處罰與處分:

員工有下列情節(jié)之一者,扣除月度績(jī)效考評(píng)5-15分,或同時(shí)給予記大過(guò)處分,并通報(bào)全公司:

1.接待客戶(hù)服務(wù)態(tài)度冷淡,服務(wù)效率低下;

2.對(duì)業(yè)務(wù)工作不熟悉,無(wú)法提供專(zhuān)業(yè)服務(wù);

3.不尊重客戶(hù),譏笑、議論客戶(hù),在客戶(hù)面前指手畫(huà)腳、交頭接耳;

4.利用職務(wù)之便,故意刁難客戶(hù)者;

5.不尊重客戶(hù),與客戶(hù)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)者;

6.對(duì)投訴事實(shí)拒不承認(rèn)者;

7.主管管理不力,不能有效監(jiān)督服務(wù)工作及解決投訴者。

員工有下列情節(jié)之一者,扣除月度績(jī)效考評(píng)15-30分,或同時(shí)給予警告處分,情節(jié)嚴(yán)重的予以辭退或開(kāi)除,并通報(bào)全公司:

1.不配合解決客戶(hù)投訴,延誤處理時(shí)機(jī),使投訴進(jìn)一步惡化者;

2.接到投訴或預(yù)見(jiàn)可能發(fā)生的投訴,隱瞞不報(bào)者;

3.辱罵,毆打客戶(hù)者;

4.對(duì)投訴客戶(hù)進(jìn)行打擊報(bào)復(fù)者;

5.因未能妥善處理客戶(hù)投訴,對(duì)公司聲譽(yù)造成重大損失者;

6.對(duì)客戶(hù)給予不實(shí)之承諾,導(dǎo)致公司聲譽(yù)受損失者。

部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)投訴事件的處罰管理,如部門(mén)經(jīng)理未根據(jù)本制度對(duì)被投訴人員進(jìn)行處罰的或部門(mén)經(jīng)理本人被投訴的,由人事行政部提報(bào)總經(jīng)辦視情節(jié)給予處分。