高速建設項目檔案組卷整裝規定

2024-07-10 閱讀 2120

高速公路建設項目檔案的組卷、整裝及相關規定

第一節組卷

組卷就是把一組有聯系的文件,以卷、冊、袋、盒等形式組合在一起,便于保管、保密和利用。

第二節項目檔案組卷要求

1、組卷要遵循高速公路文件材料的形成規律,保持案卷內文件材料的系統聯系,便于高速公路檔案的利用和保管。

2、工程施工、監理文件材料及竣工圖應按工程建設項目、合同段、單位工程等進行組卷。

3、要保證案卷內所反映問題的科技文件材料的完整、準確、系統。

完整:工程項目建設全過程中應歸檔的文件、圖表等各種文件原件齊全。

準確:檔案的內容真實反映工程項目竣工時的實際情況和建設過程,做到圖物相符,技術數據準確可靠,簽字手續完備。

系統:按其形成規律,保持各部分之間的有機聯系,分類科學,組卷合理。

第三節案卷內科技文件材料的劃分與排列

一、文件的劃分

每份文件按以下原則劃分:

1、綜合類文件正文與附件為1份,原件與復制件為1份,轉發文與被轉發文為1份,正文與發文稿紙為1份,來文與復文(指請示與批復、報告與批示、來函與復函)各為1份;

2、工程施工類文件開工申請單與批復為1份,施工組織設計報審表和附件為1份,施工技術方案報審表和附件為1份,施工放樣報驗單和附件為1份,建筑材料報驗單及附件為1份,進場設備報驗單及附件為1份,中間交工申請報告與中間交工證書為1份,檢驗申請批復單及附件為1份,承包人申請表及附件為1份等;

3、工程監理文件每月和每季建筑材料抽檢報告為1份,每個標準試驗報告為1份,每個分項工程質量檢驗評定表為1份,每個分部工程質量檢驗評定表為1份,每個單位工程質量檢驗評定表為1份,每本監理日記(志)為1份,每個工地指令或現場指令與回復為1份等。

二、文件的排列

1、工程檔案卷內科技文件材料應按照來源和類別(如建設綜合文件、設計文件、施工文件、監理文件、工程決算文件、竣工圖紙、聲像圖片等)等順序分別組卷,不得混排混組,對同一內容的檔案材料應緊接排列,防止內容脫節。每卷(包括文字卷和圖紙卷)均應編寫卷內目錄和獨立的頁號。

2、案卷內圖文混合文件材料的排列,要求文字材料在前,圖樣在后;若案卷內文字材料只對其圖樣做補充或局部性說明時,應圖樣在前,文字材料在后。

3、各單位的綜合管理性文件材料可按問題、時間或重要程度排列。對于建設期上級批復等重要文件材料應隨同相關的科技文件材料一起排列。即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;鉛印件在前,定稿在后;轉發文件在前,被轉發文件在后。

4、監理單位文件應匯總材料在前,原始材料在后。

5、施工單位文件材料應以合同段為單位,按以下順序進行編制:

(1)合同段施工綜合文件材料。

(2)合同段施工技術文件材料。遵照項目開工時各合同段“單位、分部、分項工程的劃分及編號”,將本合同段技術資料以分項工程為單元,依次整理。

合同段施工技術文件材料整理時應遵照以下順序:

A、合同段單位、分部工程質量檢驗評定材料。

B、合同段(或單位工程)標準試驗、原材料出廠三證及原材料質檢報告、特種工上崗證等(分類按時間順序依次整理)。

C、各分項工程完工證書資料。它應包含以下內容:

a、分項工程開工申請單、開工令、完工證書;

b、分項工程施工方案(或施工組織設計);

c、施工測量放線資料;

d、工序質量檢測資料;

e、各種試驗資料;

f、分項工程質量檢驗評定表;

g、其它(質量事故及處理文件、與分項工程有關的依據性管理文件、會議紀要等)。

若有試驗段,則試驗段資料在同類型分項工程完工證書資料前單獨整理。

D、合同段工程技術要素及統計表

E、設備文件材料按依據性、設備開箱驗收、隨機圖樣、設備安裝調試和設備運行維修等材料排列。

(3)合同段交工證書(組專卷)。

(4)工程照片材料(按統一裝具要求組專卷)。

(5)合同段所有變更文件材料(包括一般文字性變更文件、變更圖紙、變更申請、變更令、變更通知書以及與變更有關的會議紀要等材料)的整理應從第一份變更令開始,應與相應的變更令對應一一配套組合,依次組卷。

(6)合同段竣工圖紙應按里程、專業、圖號進行排列。

第四節案卷的構成及編目

案卷應由案卷封面、卷內文件目錄、卷內文件及備考表組成。

(一)編寫案卷頁號

1、卷內科技文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號,頁號按實際位數編制,頁號用號碼機黑色印油打印。

2、頁號編寫位置:在有文字或圖樣材料正面的右下角、反面的左小角填寫頁號,空白面不編制;竣工圖在標題欄外左下角編寫頁號。

3、如所歸文件屬符合檔案保管要求,并已編有頁號的成本、成冊材料,只需在卷內文件目錄頁次中填寫冊數。

4、案卷封面、案卷目錄(原有圖樣目錄除外)、卷內備考表不編寫頁號。

(二)案卷封面的編制

1、案卷封面:可分案卷外封面和案卷內封面兩種形式。外封面印制在卷皮的正表面,統一定制牛皮紙,內封面排列在卷內目錄之前。

2、案卷題名:案卷題名應簡明、準確揭示卷內科技文件材料的內容。公路建設工程項目,案卷題名應包括公路建設項目的名稱、起訖里程、單位工程(含分部、分項)名稱及文件名稱,如屬橋梁、道路等工程項目,還應同時標明結構、部位的名稱。案卷題名總字數不超過57個字。詳見《內蒙古自治區交通廳關于印發的通知》(內交發[2009]448號)的第4頁,案卷題名部分。

盒脊“案卷題名”不填,但要填寫檔號。

(1)技術性文件案卷題名的表示形式,以呼包改擴建高速公路為例:

呼包改擴高速公路項目K1+000―K3+000段路面底基層分項工程技術文件材料。

(2)管理性文件案卷題名的表示形式:項目名稱+責任者+問題屬類或名稱。如:呼包改擴建高速公路第二駐地辦工程進度管理文件

3、編制單位:指案卷

形成單位,即組卷單位。

4、編制日期:填寫案卷內科技文件材料的形成的起訖日期。所有日期按8位,如2010年8月6日至2010年10月5日,應為:2010.08.06-2010.10.05;

5、保管期限:填寫行業規定的保管期限。

6、密級:依據保密規定填寫。

7、檔號:填寫檔案的分類號和案卷順序號。

所有案卷盒面及盒脊上的“檔號”中的最后位的流水號,均要求暫用鉛筆編制臨時流水號,以供檔案集中后按項目統一編制‘檔號’。

為保證案卷外觀形式、規格尺寸等統一、美觀,所有檔案封面及盒脊的填寫均應遵照五公司的要求進行手寫或用印章統一印制。

(三)卷內目錄的編寫

所有卷內目錄均應統一用宋體字打印,且排列在案卷科技文件材料的首頁之前。

1、順序號:填寫文件排列的順序號,用阿拉伯數字從1起依次標注。

2、題名:亦稱標題,填寫科技文件材料標題的全稱。一般情況下,應照實抄錄文件材料標題的全稱。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件,可自擬標題,并加[]符號。案卷內每份獨立成件及單獨辦理報驗和批準手續形成的文件材料,均應逐件填寫文件標題。

3、文件編號:填寫文件的文號或圖樣的編號。文號應寫全名。分項(部)工程填寫分項(部)工程編號,如沒有可不填寫。

4、責任者:填寫科技文件的直接編制部門或主要責任者,若某些材料涉及幾個責任者,可采用通用的標準簡稱。如原材料出廠合格證等,則要求最多填寫兩個主要責任者。施工及監理日記,責任者應為人名。

5、日期:填寫文件形成最終日期。

6、頁次:填寫每份文件材料首頁上標注的頁碼。卷內最后一份文件所對應的頁號,應填寫起訖頁碼;以“為止*/Y”或“*-Y”即“起始頁碼/終止頁碼”的形式表示該卷內容至此結束。屬已裝訂成冊的文件材料,在卷內文件目錄頁次欄中填寫冊數,并在備注欄中注明累計總頁數。

7、備注:留待對卷內文件做特殊說明用。

(四)圖紙目錄編制

成套的圖紙,原有圖樣目錄在內容上可替代卷內目錄內容時,可不再重新編制卷內目錄,如其內容不能替代卷內目錄時,需重新編制卷內目錄。成套的圖紙(包括原圖樣目錄)都需編寫頁號,在案卷的首頁加卷內目錄,末頁加備考表。

竣工圖目錄編制分兩種形式:一種是竣工圖圖內目錄,其編制內容應包含序號、圖紙名稱、圖號、頁次、備注等基本列目,以表格形式表示,若涉及工程變更,則應增加“原設計圖與竣工圖圖號對照”欄目;另一種是竣工圖卷內目錄,格式采用科技檔案標準“卷內目錄”格式,“文件編號”一列編寫圖號,其余編寫同竣工圖目錄。竣工圖在編制目錄時應對每張圖紙材料內容進行揭示。

(五)備考表填寫要求

備考表排列在卷內文件材料的尾頁之后。其內容分兩部分,上半部分在歸檔時填寫,要標明卷內科技文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題;對于卷內有復印件的文件,要說明復印件歸檔原因和原件存放地;并有立卷人的簽名,立卷人指案卷組卷人員,檢查人應為部門或項目技術負責人及監理。下半部分在歸檔后由檔案部門填寫管理中需要說明的問題。卷內備考表不編寫頁號。

(六)案卷盒、案卷封面、卷內文件目錄、卷內備考表的規格和要求:

1、案卷盒采用無酸牛皮紙雙裱壓制,尺寸為310*220*20(或30、40、50)mm。

2、案卷封面、卷內文件目錄、卷內備考表統一采用297*210mm(A4),其中案卷封面采用無酸牛皮紙制作。

篇2:高速建設項目檔案組卷整裝規定