石油銷售公司會計基礎工作規范化制度

為了加強我公司會計基礎工作,建立科學的工作秩序,提高財會人員工作水平和業務素質,充分發揮會計的職能作用,結合我公司實際,制定本規范。

第一章會計憑證

第一條原始憑證

(一)發生的每一項經濟業務必須取得合理、合理的原始憑證(單據),包括外來的和自制的原始憑證。原始憑證應載明:憑證名稱;填制日期;填制姓名;經辦人簽名或蓋章;接受單位名稱;經濟業務內容;數量、單價、金額(大小寫金額必須相符)。購實物的原始憑證應附有實物驗收證明單。各項開支報銷的原始單據要由指定人審批、財務部門審核簽字后,予以辦理。

(二)對外開出的原始憑證要有稅務監制章、本公司財務專用章以及部門主管和經辦人印章。

(三)收付款的原始憑證經審核無誤后,由出納辦理,現金收付必須加蓋現金收付訖章、出納印章。

(四)記載不準確、不完整的原始憑證應予以退回,要求經辦人更正、補充。金額有錯誤的原始憑證必須由開出單位重新辦理。

(五)對不真實、不合法的原始憑證,不予受理。

(六)對弄虛作假、嚴重違法的原始憑證,在不予受理的同時,應予以扣留、并及時向單位領導人報告,請求查明原因,追究當事人的責任。

第二條記賬憑證

(一)記賬憑證的大小統一為長23cm,寬11.5cm。實行會計電算化的記賬憑證應以用友7.0版記賬憑證為統一格式。

(二)根據審核無誤的原始憑證填寫記賬憑證,并正確使用各種記賬憑證。收付款憑證只限于記載與現金、銀行存款收付款有關的業務;轉賬憑證記載與貨幣資金有關的業務。記賬憑證可以根據一張原始憑證填制,或根據若干張同類原始憑證匯總有填制;但不得將不同內容和類別的原始憑證匯兌填制在一張記賬憑證上。從銀行提取現金,填制銀行付款憑證;交銀行現金,填制現金付款憑證。

(三)記賬憑證必須載明:填寫日期、憑證編號、經濟業務摘要、會計科目金額;所附原始單據張數、制證人、審核人、會計機構負責人、會計主管人員的簽名或蓋章。收付款的記賬憑證還應當有出納人員簽名或蓋章。

(四)填制憑證要求摘要簡明清楚,字跡工整清晰,無涂改。一般占數格的1/2。

(五)記賬憑證在填制時發生錯誤,應當重新填制;已經登記入賬的記賬憑證在當年發生錯誤時,可以用紅字注銷法進行更正。如果會計科目沒有錯誤,只是金額錯誤,可以將正確數字與錯誤數字之間的差額,另編一張調整的記賬憑證,如果發現以前年度記賬憑證有錯誤的,應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。

(六)除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附原始憑證,并注明張數。張數計算一般應以原始憑證的自然張數為準。但對于報銷差旅等零散票卷,可以粘貼在一張紙上,作為一張原始憑證。

(七)記賬憑證應當按類別、日期順序進行連續編號,分期裝訂成冊,要求牢固、整齊,每本厚度應保持在2-2.5公分之間。

(八)憑證封面填寫要求清晰、工整,以便于辨認和防止篡改。封面內容應填寫單位名稱、所屬年月、本月共幾本、此系第幾本、憑證種類、起止編號、憑證張數。匯訂人、審核人、會計主管應加蓋印章,憑證裝訂處加封簽,封簽上加蓋匯訂人印章。為便于查閱,在封簽的側棱面應注明年、月、憑證種類、起止號及當月第幾本數。

(九)會計憑證由專人保管。會計憑證一般不得外借,因特殊情況借用時,需經會計機構負責人、主管領導同意。

第二章會計科目

第三條使用要求

(一)按照會計制度規定和集團公司統一要求,結合我公司實際制定統一的一級會計科目和明細科目,除會計制度和上級單位允許變動外,不得任意增減或合并會計科目。

(二)對規定的會計科目名稱、編號、核算內容、科目之間相互對應關系不得任意更改。

(三)填寫會計憑證,登記各類賬簿時,應填寫或登記會計科目全稱及需要填寫和登記的明細科目,不得錯填、簡化。

第四條必須正確使用以下會計科目

(一)待攤費用:只能用于核算已經發生、分期攤入當月和以后各月成本的有關費用,不得任意多攤、少攤或不攤。

(二)預提費用:只限于核算按規定從成本中預先提取,但尚未支付的費用,不得隨意多攤、少攤或不攤。

(三)產品銷售收入、產品銷售成本:正確計算產品銷售收入和結轉產品銷售成本,不得多轉或少轉。

(四)其它應付款或其它應收款:必須按會計制度使用,不得利用該類科目隱瞞、轉移資金。

(五)待處理財產損溢:只限于核算在清查財產中查明、尚待處理的財產物資的盤虧或毀損、盤盈,并按規定上報審批,不得越權自行處理。

第三章會計賬簿

第五條根據公司制度的會計科目設置總賬、明細賬、日記賬(現金日記賬、銀行存款日記賬)和其他輔助性賬簿。總賬、日記賬統一采用訂本式賬簿。

第六條各類賬簿在啟用時必須在封面上填寫單位名稱和賬簿名稱,并按賬簿啟用表的要求內容填寫齊全,加蓋個人印章和單位公章,在印花粘貼處粘貼印花稅票。

第七條訂本式日記賬簿從第一頁到最后一頁按順序編定號碼,不得跳頁缺號;活頁賬簿按賬戶順序編號,定期整理(一年整理一次),裝訂成冊。

第八條根據審核無誤的會計憑證登記賬簿。總賬以記賬憑證匯總表為依據進行登賬;日記賬以收、付款憑證或原始憑證為依據進行登賬;明細賬以記賬憑證或原始憑證為依據進行登賬。

第四章會計報表

第九條月終賬證、賬賬、賬實核對相符后,進行各種會計報表的編制工作。

第十條按照會計制度和財務中心統一要求的會計報表格式、內容編制會計報表,要求數字真實、內容完整,說明清楚、報送及時(按公司規定月報次月四日前,年報次年元月六日前,節假日、星期天順延)。

第十一條各種報表必須附有文字說明,報告本期經濟活動情況。

第十二條各種報表、項目之間有相互對應關系和數字必須保持銜接,各種報表的數字必須與各類賬簿的數字保持一致。

第十三條各種會計報表應有單位領導、主管領導、會計機構負責人、制表人等印章。會計報表按要求內容填寫齊全。

第十四條報出的會計報表發現錯誤及時辦理訂正手續。主管部門審查出不符合要求的應及時糾正。

第十五條會計報表的管理細節見《HB公司財務報表管理辦法》有關規定。

第五章會計檔案

第十六條按規定對會計憑證、賬簿、報表和其它會計資料進行定期整理,除保留本年度、上一年度的憑證、賬簿、報表、資料外,都應立卷歸檔編制檔案移交清冊

、目錄,交本公司檔案室由專人負責管理。

第十七條需要查閱會計檔案時,必須有會計機構負責人批準,任何人不得隨意自行查閱。

第十八條會計檔案的銷毀必須嚴格按照國家統一制度執行。

第十九條凡經批準查閱的會計檔案,必須在檔案室登記。

第二十條入檔的會計檔案一般不許外借,如確需外借的,必須經本公司主管財務的領導批準,并辦理借檔手續。

第二十一條會計人員調動工作或離職時,必須按照會計制度規定,向接替人員辦理交接手續。

第二十二條會計檔案的相關管理細節參見《HB公司會計檔案管理辦法》

第六章附則

第二十三條本制度由公司財務部制定,解釋權、修改權歸屬財務部資產。

第二十四條本制度自下發之日起實施,修改時亦同。

篇2:工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動,根據《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財務資產部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章會計檔案管理范圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。

(四)經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計年度終了后,應采用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其它內容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;

(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。

會計報表裝訂要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中,需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

第十五條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務資產部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經總會計師批準。

第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見檔案管理相關規定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)會計檔案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。

(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告總會計師、經理。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。

第二十六條本制度自頒發之日起施行

附件一:

工貿有限公司油品調運分公司會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計賬簿類

2日記賬15年

其中:現金和銀行存款日記賬25年

3明細賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產卡片固定資產報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

7主要財務指標快報3年包括文字分析

8月、季度財務報告3年包括文字分析

9年度財務報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計移交清冊15年

11會計檔案保管清冊永久

12會計檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調節表5年

14銀行對賬單5年

15月度現金盤點表5年

篇3:燃氣公司會計工作職責

1.負責公司財務監督和納稅及日常的會計業務核算。

2.憑證錄入、會計分錄填制。

3.公司編制員工工資表。

5.撥款結算及回款。

6.每周召開的財務系統例會進行相關會議記錄。

7.在年度結束后,負責將各種帳簿、憑證和有關資料按順序裝訂成冊,統一編號,歸檔保管。