集團公司財務借款及報銷制度

1目的

加強公司財務管理,清晰員工費用報銷手續。

2范圍

適用于大地通訊及大地集團職能部門、分部職能部門人員借款及報銷,服務店借款及報銷適用《服務店費用支付管理辦法》。

3文件執行者

3.1集團財務管理部:負責制定與修正本制度。

3.4會計中心:為費用報銷的監控部門。

4定義

預算外事項:是指未經預算管理委員會批準的,但因內部或外部因素導致的、必須執行的事項及超過預算金額的部分以及不包括在預算項目內的新增事項。

5正文

5.1借款規定

5.1.1借款是因業務需要的臨時借款,包括出差備用、日常采購、固定資產采購及各種臨時性借款。

5.1.2借款原則:當月借款當月報銷,前一次借款在約定還款日期未沖賬或還款的,不得另行借款。

5.1.3起借額度規定:申請借款金額在1000元及以上時,方可借款。

5.1.4借款人規定:

(1)對于需頻繁借支的崗位及部門,可設立崗位或部門周轉備用金,崗位備用金由該崗位人員負責保管,部門備用金由部門負責人負責保管,使用此周轉備用金產生的業務需依照報銷制度按時報銷,否則按報銷制度給予處罰;日常辦理業務時,設立崗位備用金的,該崗位工作事項內,原則上不得再另行借款,設立部門備用金的,部門不得再另行借款。如遇特殊事項,需借款金額超過核定的崗位或部門備用金額度1000元時,方可申請借款。

(2)職能部門人員需對外支付非商品采購款項時,未取得原始發票而要先付款時,可由業務人員先到財務部辦理借款,但試用期員工不得借款。

(3)其他部門的臨時借款只允許部門經理產生,部門其他人員均不得借款。

5.1.5還款期限規定:備用金還款日期為當年末12月31日,其他借款事項借款期不得長于15日,原則上不得跨月,跨月借款的,必須于次月2日前至財務部沖賬,沖賬日期以交單至財務部日期為準。

5.1.6任何個人不得私借或私用公款,公司不辦理任何性質的私人借款,特殊情況需借款的,需公司總裁審批同意或授權審批同意。

5.1.7借款時須按“借款單”要求填列各項欄目,出差備用、交際應酬、日常采購、其他等,并按規定審批權限審批后,由財務部付款。

5.1.8出差借款,需注明出差目的地及出差期間;按出差申請單審批金額申請借款。

5.1.9借款額度超過5000元以上,須提前1天申請。

5.1.10借款對賬單確認:除備用金借款外,每月8-10日為借款確認時間,各借款人必須親至財務部確認上月對賬單,否則視為默認財務賬面余額。

5.1.11借款簽批流程:見《借款及報銷流程》。

5.2報銷規定

5.2.1報銷時間:每周一、周四提交報銷單據,周二、周五銀行轉賬,周三、六現金付款。

5.2.2報銷時限:所有報銷應于業務發生后一周內提交,特殊情況下超期限借款的,須于約定的借款還款日期前報銷;月底發生的費用務必在次月初2號前到財務部門報銷,不受前款規定的報銷時間限制。超過報銷期限按約束辦法中的規定給予相應處罰,重大節假日順延。

5.2.3報銷單簽批原則:任何人不得自審、自批自己的開支費用,嚴格按照審批流程執行。

5.2.4報銷票證要求

(1)所有費用單據原則上是稅務局統一印制的正式發票且須加蓋開出單位的“財務專用章”或“發票專用章”方為有效。

(2)發票必須是發票聯和報銷聯,用復寫或計算機打印,不得用圓珠筆或鉛筆填寫,存根聯、發貨聯、記賬聯不能作報銷單據。

(3)凡是購買物資或物品的發票或清單上要有明確的數量、單價,否則不予報銷。

(4)內容要齊全抬頭、日期、品名、單價、數量、金額等項目要填寫齊全,字跡要清楚,金額要準確,大、小寫一致,涂改無效。

(5)根據稅務規定,禮品發票不可入帳,因此,自2008年8月1日起,禮品發票不予報銷。

(6)發票須寫公司名稱(),機打發票一律不準手寫。

5.2.5下列票據不得報銷

(1)無正規的發票或收據;

(2)審批手續不全的票據;

(3)內容填寫不全、字體無法辨認或有明顯涂改跡象的票據;

(4)無公章、無私人簽章(字)的白條收據;

(5)數量、單價、金額不符的票據。

5.2.6費用報銷的其他注意事項

(1)報銷憑證必須注明本人所在部門、工作地、及費用歸屬、產品名稱、事由、發票張數;

(2)各種憑證、單據一律要求用鋼筆、藍黑或碳素墨水填寫,做到內容完整、字跡清晰、工整,不得涂改,人民幣大小寫要清楚、完整、正確、相符,小寫必須寫到分位,沒有的用"0"補齊;

(3)報銷費用時必須填寫“費用報銷單”,所有單據要按性質(如招待費、辦公費用)分類、分次、粘貼填制;按發票內容歸類進行粘貼,發票應與報銷單向左對齊魚鱗狀粘貼(除特小的發票之外);

(4)報銷單用電腦打印或鋼筆、簽字筆填寫完整,并用楷體書寫;報銷單據下面的簽字欄不能打印,須手簽;

(5)費用報銷單上的摘要及原始發票上不能隨便填寫,不得將說明原因寫于發票上,詳情說明寫在<><>上,如替客戶辦什么事或因什么原因無發票,用什么發票代替等,同時注意編號要對應;

(6)公司發生經濟業務活動,凡與相關單位簽訂正式合同的相關費用的報銷,報銷單據后須附合同復印件;

(7)個別報銷項目在經財務部核實確無發票的特殊情況下,可以找其他發票代替,但填寫費用報銷單時,須根據實際支出項目在單摘要欄如實填寫,并在備注欄中注明發票與支出項目不符的原因。

5.2.7報銷使用單據規定

(1)差旅費:使用《差旅費報銷單》,后附《出差申請表》;

(2)市內交通費:使用《差旅費報銷單》,后附《派工單》,如為到服務店辦事需加蓋服務店銷售章;

(3)日常招待費:使用《費用報銷單》,后附《用戶訪問工作記錄單》;

(4)凡需事先審批再開支的事項:報銷時需附事項申請單;

(5)凡預算外或超預算報銷的事項:報銷時需附預算外事項申請單。

5.2.8各

項費用報銷內容及標準

(1)招待費:見《招待費管理辦法》;

(2)差旅費及交通費:見《差旅費管理辦法》;

(3)采購人員外出零星采購的物資:凡屬固定資產、低值不易耗品,均需先入庫后報銷,填寫物料采購報銷單,后附倉庫入庫單,采購發票及采購申請單。采購進來立刻被相關部門全部領用并一次性消耗的低值易耗品,則不需入庫,直接做為費用報銷,填寫費用報銷單,后附經使用部門簽收的發票及采購申請單;

(4)其他費用:按預算額度或申請額度在合理范圍內報銷;

5.2.9報銷流程:《借款及報銷流程》。

5.3約束

5.3.1報銷時弄虛作假、虛報冒領的,除退回所報銷金額外,對當事人處報銷金額3倍罰款。部門經理或上級領導對報銷單的真實性負責,并對其部門經理或服務店主管處50元/次罰款并通報;

5.3.2借款超出時限,無正當理由不報銷又不還款的,超出時限的天數處借款人20元/天的罰款。在OA上通報批評并可通過工資扣回;且給予全公司通報批評,并給予50元/次罰款,

5.3.3越權批準用款的,處以批準人當月工資3%的罰款,并承擔由此造成的損失。相關會計不抵制,不匯報,或流程未完即出憑證要求出納付款的,同時處50元/筆罰款;

5.3.4報銷超過報銷期限在一個星期內的,對當事人處20元/筆罰款,超兩個星期的,處40元/筆罰款超過20天的不予報銷;

5.3.5需事先申請再執行的事項,或預算外的事項,不得先斬后奏,否則可給予每筆50-500元的罰款;

5.4該規定經公司領導批準發文之日起實施,解釋權歸集團財務管理部。

6相關文件

《差旅費管理辦法》

《招待費管理辦法》

《預算執行與控制制度》

7附件

職能部備用金申請流程

借款及報銷流程

報銷地點及審批權限表

8表單

《借款單》

《差旅費報銷單》

《費用報銷單》

《支出證明單》

《派工單》

《用戶訪問工作記錄單》

篇2:科技公司借款報銷制度

某科技公司借款及報銷制度

第一章總則

第一條為進一步完善和加強財務管理,嚴格執行財務制度,特制定本標準及程序。

第二章借款

第二條公司員工在出差或有業務需要時可按規定程序向公司借款,借款標準如下:

部門經理或分公司經理RMB7000元;(特殊情況申請特批)

普通員工RMB5000元。

第三條借款統一由董事長簽核,借款前至少提前半天通知財務部門,以備留用現金。借款者必須在規定的時間內(外地出差則須在出差回司一周內)結清費用,第二次預借須結清上筆借款方可進行。。

第三章報銷

第四條公司給予出差人員每人每天人民幣12元的差旅津貼,出差用餐自理,每月午餐補貼按實際出勤計算(如當天有請客戶就餐,則扣除當天相應數額津貼)。

第五條銷售人員與客戶就餐,需提前上報部門經理,500元以內由部門經理簽核,500元以上由董事長簽核。餐費發票背面須寫明客戶姓名,其他私人餐費一律不予報銷。

第六條出差住宿需至公司規定的賓館,賓館費用中只報銷早餐費及宿費。

第七條員工出差報銷時,憑出差申請單及經簽核的費用報銷單至財務部辦理報銷手續。一個人或幾個人同時為一事出差,則填寫一張報銷單,報銷單上須注明出差期限、出差人員姓名、住宿費、機票、火車票及輪船票的金額等。

第八條公司所報銷的月交通費包括市內車費及出差車費。各分公司、各部門將依據公司給予的報銷限額報銷,各部門經理審核時嚴格把關,金額一律控制在規定范圍內,超過部分自理。市內車費憑出門單記載報銷。

第九條手機費用的報銷根據公司給予的可報銷名單和限定金額辦理,每月憑電信帳單進行報銷。

第十條費用報銷時間的規定

借款出差員工回公司后,應在五個工作日內到財務部辦理報銷手續。

市內業務招待費的報銷,應在業務發生后五個工作日內到財務部辦理。

報帳后仍有結欠或五個工作日內無故不辦理報銷/還款手續的員工,財務部將向其發出催促報帳通知書,被通知后五個工作日仍未結清者,財務部有權在該員工的工資中從當月開始,根據具體情況按比例逐月扣回。

第四章費用報銷程序

第十一條報銷基本流程圖:

員工填寫

報銷表格行政審核

(出門單、報銷額度)部門主管

審批

上海總額≥1000元

分公司總額≥1500元董事長

簽核

分公司總額上?？傤~

1500元以下1000元以下

財務經理

審核

出納復核

支付現金

第五章對分公司的補充說明

第十二條分公司每天記錄現金流水帳及現金銀行日記帳。

第十三條所有憑證裝訂成冊,以備當地稅務部門檢查。

第十四條每兩周將原始憑證復印后,以掛號信寄至上海財務部。

第六章附則

第十五條本制度由公司財務部負責解釋。

第十六條本制度自頒布之日起實施。

篇3:公司借款費用報銷制度

公司借款及費用報銷制度(四)

1、為了規范公司的財務體系的運行,特制定本《借款及費用報銷制度》。

2、定義:備用金分為常年備用金和臨時備用金。常年備用金:一般指職能部門因公務需要,而必須保持現金使用量。比如:門店收款備用金、零星采購備用金、食堂等備用金。臨時備用金:一般時指各部門人員因公出差或外出辦事時,而必備的現金。比如:出差借款,辦事借款。

3、常年備用金使用人授權,一般每年度初辦理一次,一次授權期為一年或更短,一般年度終了時,結清確認,以備續用。

4、常年備用金審批流程:備用金使用人申請→總經理書面授權并審批→借款人填單→會計審核→財務主管審核備案→出納人員付款→備用金使用人。

5、臨時備用金一般在完成公務后由備用金使用人在3個工作日內向財務部門結算清楚,前款不清,后款不借。遲一天結算的則罰備用金使用人每天10元,累計累加。

6、臨時備用金審批流程:備用金使用人請求填單→部門主管審核→會計審核→財務主管審核→總經理(或董事長)審批→出納人員付款→備用金使用人。

7、費用是指根據生產經營管理的需要支付的當期收益性支出和資本性支出。本制度的費用管理僅限于公司日常費用額管理,比如:差旅費、市內交通費、業務招待費、通訊費、辦公費及其他費用等。

8、費用報銷流程:費用報銷人→部門主管審核→主辦會計審核→財務主管審核→總經理(或董事長)審批→出納人員付款→費用報銷人。

9、報銷費用的費用報銷人注意事項:1)原始票據的粘貼要求:交通票據等小票據的粘貼范圍以粘貼單大小為界,須緊粘貼單頂界和右界從右往左橫向粘貼,覆蓋粘貼的相鄰票據間須留出一定間隔距離,票據較多時,可分行粘貼,不得豎向粘貼。2)擬報銷費用人自行粘貼票據并填制費用報銷單或差旅費報銷單,費用報銷可匯總報支,所附單據上必須有經辦人、驗收人(或證明人)、部門主管(經理)簽字后,經財務主管單據審核時加蓋“附件”章以示該單據唯一報銷依據?；趯M報銷單據的合法性與真實性要求,財務主管應在報銷單據審核時,應立即向擬報銷人提出。各部門負責人對單據需求負有無條件義務,無法落實者須書面講明原因。

10、應急借支費用報銷:公司發生特別緊急事項而產生的應給予報銷費用,公司原則上不允許個人私自借支;如遇特殊情況,其部門主管應作擔保人,并承擔連帶還款責任。應急借支費用一般為醫療、突發事故等危及到人道主義事項的費用。

11、應急、借支費用報銷流程:擬費用報銷人→財務主管審核(應事先電話知會總經理或董事長)→出納人員付款→費用報銷人(執行)***事后:費用報銷人→部門主管審核→主辦會計審核→財務經理審核→總經理(或董事長)審批→出納人員沖抵借款→費用報銷人多還少補。

12、應酬費用報銷的特殊要求:應酬費用一般指對公司外部的部門或人員公務交往上的費用。經手人遇此事務,必須事先知會上級總經理(或董事長)。

13、費用報銷單據合法性的特殊要求:以下日常報銷單據一定要有正式發票(普票)或增值專用稅票:

A、辦公用品、電話費(普票)

B、應酬餐費、出差車費、住宿費(普票)

C、業務車輛用油、車間石化品用油、氣(增值稅票)

D、電費及用電配耗材(增值稅票)

E、固定資產(普票或增值稅票)

F、各部門的辦公費用(普票或增值稅票)

14、費用報銷時,經辦人或擬報銷人須在每一張提供的單據上確認簽名,以示負責。費用匯總報銷的,擬報銷人一定要注明時間、可公開事由、每次費用金額等等。在執行以上流程時,提請各有權審核人員一定按順序進行。如果后手審核人先于前手審核人簽字審核時,前手審核人有權給予拒絕補簽。

15、本制度自總經理簽署日起生效執行。