會(huì)計(jì)檔案銷毀制度

一、保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,要進(jìn)行銷毀的,應(yīng)當(dāng)按照下列程序辦理手續(xù)。

1、由檔案管理專員提出銷毀意見,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清單,列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、起止年度和應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,并上報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理。

2、財(cái)務(wù)經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷毀清單上簽注意見,經(jīng)總經(jīng)理審批,并上報(bào)當(dāng)?shù)刎?cái)政部門審批后執(zhí)行。

3、銷毀檔案時(shí)由財(cái)務(wù)經(jīng)理和審計(jì)經(jīng)理共同監(jiān)銷。

4、監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清單所列明內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清單上簽章,并將毀銷情況報(bào)告總經(jīng)理。

在銷毀前,審計(jì)經(jīng)理有權(quán)力和責(zé)任對(duì)會(huì)計(jì)檔案提出審計(jì),以確保企業(yè)債權(quán)債務(wù)不受損失。

檔案銷毀前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審計(jì)(下同),主要審計(jì)應(yīng)收應(yīng)付賬務(wù)是否有對(duì)賬確認(rèn),資產(chǎn)是否流失,以確保企業(yè)債權(quán)債務(wù)不受損失。企業(yè)總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)重視這項(xiàng)工作。

第1條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清單和會(huì)計(jì)檔案保管清單中列明。

二、其他檔案銷毀

第2條其他檔案要進(jìn)行銷毀的,應(yīng)當(dāng)按照下列程序辦理手續(xù)。

1、由檔案管理專員提出銷毀意見,編制其他檔案銷毀清單,列明銷毀其他檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量數(shù)、起止年度、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,并上報(bào)行政部經(jīng)理。

2、由行政部經(jīng)理會(huì)同發(fā)生其他檔案的部門的經(jīng)理在其他檔案銷毀清單上簽注意見,經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

3、銷毀檔案時(shí)由行政部經(jīng)理和審計(jì)經(jīng)理共同監(jiān)銷。

4、監(jiān)銷人員在銷毀其他檔案前,應(yīng)當(dāng)按照其他檔案銷毀清單所列明內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的其他檔案;銷毀后應(yīng)當(dāng)在其他計(jì)檔案銷毀清單上簽章,并將毀銷情況報(bào)告總經(jīng)理。

在銷毀前,審計(jì)經(jīng)理有權(quán)力和責(zé)任對(duì)其他檔案提出審計(jì),以確保企業(yè)債權(quán)債務(wù)不受損失。

第3條與未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)相關(guān)的其他檔案資料不得銷毀,應(yīng)當(dāng)繼續(xù)歸檔,并從銷毀其他檔案清單中刪除。

第八章檔案銷毀法律責(zé)任

第4條有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分;造成損失的,責(zé)令賠償損失;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

1、損毀、丟失或者擅自銷毀檔案的。

2、擅自提供、抄錄、公布檔案的。

3、涂改、偽造檔案的。

4、倒賣檔案牟利或出賣檔案的。

5、檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的。

篇2:醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔調(diào)閱銷毀制度

醫(yī)院財(cái)務(wù)管理制度--會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、調(diào)閱、銷毀制度

為了加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理,健全會(huì)計(jì)檔案工作制度,根據(jù)中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,特制定本辦法:

一、會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料的證據(jù)。因此必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理,建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度,切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管好。

二、本單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由財(cái)會(huì)部門按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷及裝訂成冊(cè)。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)會(huì)部門保管一年,第二年上半年應(yīng)由財(cái)會(huì)部門編造清冊(cè)移交檔案室保管。

三、歸檔范圍:

1、會(huì)計(jì)報(bào)表2、會(huì)計(jì)帳簿3會(huì)計(jì)憑證

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化,年末必須將本年帳套數(shù)據(jù)軟盤備份,每份數(shù)據(jù)均要備份二份,異地保管在指定的保管柜內(nèi)。

四、整理方法:

1、分類:一般按年度形成分類,即首先按會(huì)計(jì)年度分開,然后按"類別名稱"將會(huì)計(jì)檔案分為報(bào)表、帳簿、憑證三大類。

帳薄:一般是一本為一卷(冊(cè)),即一個(gè)保管單位。活頁(yè)帳應(yīng)抽出空白頁(yè),再按會(huì)計(jì)科目順序裝訂成冊(cè),并加具帳簿封面。

憑證:按會(huì)計(jì)憑證的材料形成時(shí)間為順序,連同所附的原始憑證,按日、旬、月的先后整理裝訂成冊(cè),年內(nèi)連續(xù)編號(hào)共幾冊(cè),并填寫封面和備注。每?jī)?cè)厚度要適中,裝訂線處要封角并由立卷人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章,履行簽封手續(xù),以示負(fù)責(zé)。

報(bào)表:按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)、旬報(bào)等分別組成保管單位,可按文書立卷要求進(jìn)行,卷內(nèi)目錄一般填到月或季表類型。

2、組卷:

會(huì)計(jì)憑證中工資清單簽名的一頁(yè),應(yīng)按月、按年歸入到當(dāng)年度的文書檔案中去,屬長(zhǎng)期保管。

3、卷內(nèi)排列:一般應(yīng)按會(huì)計(jì)材料形成時(shí)間順序排列,報(bào)表卷內(nèi)文字材料(如決算說(shuō)明等)在前,表格在后。

4、編頁(yè)號(hào):只編有效頁(yè)號(hào),一頁(yè)一號(hào),活頁(yè)空帳頁(yè)要抽出。

5、裝訂:應(yīng)拆除所有金屬物,對(duì)已損壞的會(huì)計(jì)材料要進(jìn)行裱糊,缺少裝訂線的要加邊。

6、擬寫案卷題名(標(biāo)題):一般應(yīng)由責(zé)任者(即作者)、時(shí)間(針對(duì)年月)、內(nèi)容和名稱四部分組成。

7、案卷排列與編卷號(hào):應(yīng)先分報(bào)表、帳簿、憑證三大類,再按每類的不同保管期限順序由長(zhǎng)到短排列,一年度一個(gè)流水案卷號(hào)。

8、編制案卷目錄:歷年案卷目錄分報(bào)表、帳簿、憑證裝訂成三本。

9、歸檔時(shí)間:當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案、在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由本單位財(cái)會(huì)部門保管一年,以方便利用。期滿后,原則上應(yīng)按期將會(huì)計(jì)檔案移交給檔案室保管。移交時(shí),財(cái)會(huì)部門應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)(案卷目錄)一式兩份,交接雙方應(yīng)簽字,一份由會(huì)計(jì)部門留存,一份隨會(huì)計(jì)檔案移交。若檔案庫(kù)房限制不能全部接收時(shí),可暫留財(cái)會(huì)部門保留,但會(huì)計(jì)部門需編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄送檔案室存檔。

五、保管期限:

1、會(huì)計(jì)報(bào)表:

年報(bào)為永久;月報(bào)表和季報(bào)表為五年。

2、會(huì)計(jì)帳簿:總帳十五年;現(xiàn)金日記帳二十五年;銀行日記帳二十五年;明細(xì)帳和輔助帳均為十五年。

3、會(huì)計(jì)憑證:十五年。

六、會(huì)計(jì)檔案的保管和利用:

1、會(huì)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。

2、對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管。存放有序,查找方便。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

3、會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,也可以為上級(jí)單位提供利用。調(diào)閱時(shí),要嚴(yán)格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱,要經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意;外單位人員借閱,要有調(diào)閱單位的正式介紹信,并注明調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人和會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后,辦理調(diào)閱手續(xù)。在調(diào)閱過(guò)程中,只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料,不能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的資料。原則上檔案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)冊(cè)。外單位調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,要抄錄和復(fù)制的由會(huì)計(jì)主管人員簽署意見,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。各單位應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度,為會(huì)計(jì)檔案的利用提供依據(jù)。

七、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀:

會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀,(除未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及房地產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)讓契約外),由檔案室提出銷毀意見,會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定,嚴(yán)格審查、編造銷毀清冊(cè),按不同情況分別報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀,銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)銷。銷毀后,經(jīng)銷人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人均應(yīng)銷毀清冊(cè)上簽名蓋章