一、成立經濟技術檔案管理領導小組

組長:礦長

副組長:總工程師、經營礦長

成員:生產技術科科長、企管科科長、機電科科長、人勞科科長、調度室主任、安檢科科長

工作人員:生產技術科采煤、掘進、防治水、一通三防、設計等相關專業人員,企管科、機電科、人勞科、調度室、安檢科等相關專業人員,生產區隊技術副隊長(技術員)等。

二、經濟技術檔案建立的內容

(一)概述

經濟技術檔案共分三部分內容,十個方面的檔案。三部分內容分別為圖紙、基礎資料和分析總結。十個方面的檔案分別是:1.設計檔案;2.支護與巷修檔案;3.日常技術管理檔案;4.防治水檔案;5.“一通三防”管理檔案;6.安全管理與生產組織檔案;7.經濟成本檔案;8.勞動工資檔案;9.機電設備管理檔案;10.煤質管理檔案。

(二)圖紙

各種圖紙要編號管理,涵蓋設計、掘進、防治水、安裝、回采、回撤期間的各種圖紙。

1.設計圖紙

設計方面的圖紙以1開頭,包括工作面設計圖、設計變更圖、斷面支護圖、生產系統圖。

2.掘進圖紙

掘進方面的圖紙以2開頭,包括施工圖。

3.防治水圖紙

防治水方面的圖紙以3開頭,包括底板改造設計平面圖、瞬變電磁物探視電阻率剖面圖、瞬變電磁物探異常區分布及注漿成果圖。

4.機電設備安裝、拆除圖紙

機電設備安裝、拆除方面的圖紙以4開頭,包括設備安裝布置圖、供電系統圖。

5.回采圖紙

回采方面的圖紙以5開頭,包括工程平面圖、生產期間的構造變化平面圖、剖面圖、停采線圖。

6.一通三防圖紙

一通三防方面的圖紙以6開頭,包括通風系統圖、防塵系統圖、監測與監控系統圖。

(三)基礎資料

基礎資料涵蓋生產期間的規程和安全技術措施、各種原始記錄、各項費用的投入、統計等,要求以日常工作為主,保存好日常作業規程、安全技術措施、工作日志、地質構造或生產條件發生改變的相關記錄,收集整理平時下達的通知單、整改單、驗收單等。建立日常發生的各種費用,包括材料、人工的統計臺帳,各工作面各個時期的相關經濟技術指標、統計臺帳。

1.設計資料

包括地質說明書、設計說明書、地質條件變化的勘察資料。

2.掘進資料

包括掘進作業規程的匯編,地質說明書,相關通知單、整改單、驗收單,材料費用統計臺帳,掘進巷道變化量統計卡片,記錄掘進工作面的軌順、皮順、開切眼以及改造巷的巷道長度、規格、用途、施工工期、起止時間。負責統計掘進巷道的煤巖類別、掘進頭數。

3.回采資料

包括地質說明書、回采期間的規程、措施,各回采單位建立的基礎臺帳,詳細記錄生產中的各月份生產經濟技術指標,工作面基本情況,生產期間材料費用統計基礎資料。相關科室要有各采煤工作面的匯總資料,包括:(1)工作面基本情況:工作面走向長度、傾斜長度、儲量、可采期、起止時間。(2)工作面經濟技術指標:煤層厚度、采高、循環產量、日產量等。(3)工作面月份產量完成指標:實際完成情況、最高、最低、平均單產等。(4)工作面月份質量標準化情況。

4.防治水資料

包括底板改造設計說明書、鉆孔變更施工通知單、工作面各鉆場施工評價、工作面各鉆場技術經濟分析評價。

5.一通三防資料

包括各階段通風構筑、通風設施、瓦斯、煤塵情況的相關數據和材料費用統計臺帳。

6.安全管理資料

包括:(1)不同支護方式下的不良操作習慣記錄;(2)建立各采掘工作面各階段安全隱患記錄;(3)建立各采掘工作面各時期質量標準驗收情況(由生產科負責提供);(4)建立各采掘工作面安全處罰記錄;(5)建立各采掘工作面各時期出現的各級別人身事故記錄。

7.經濟成本資料

建立基礎臺帳,每個工作面的材料費用消耗都要建立臺帳,分層次并分明細記錄配件、支護材料與支護用品、火工品、大型材料、建工材料、其它材料、專用工具消耗、修理費、租賃費等,并且要有合計,各種材料消耗要有地點、時間。不同工作面不能混淆。企管科要有匯總表、分月費用、分單位分地點記錄的臺帳。

8.勞動工資資料

工作面掘進、防治水、工作面安裝、回采、工作面回撤各階段(包括措施工程,如:拉底、擴幫、鋪道等相應措施工程量、工數、工資),各月份的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數,以及從掘進到回采結束累計的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數。要求各時間點的統計要準確無誤。

9.機電設備管理資料

各安裝與拆除工作面的臺帳、生產工作面的設備臺帳,安裝、拆除工期,材料、費用統計臺帳。

10.煤質管理資料

統計各采煤工作面從安裝到回撤結束各階段的煤質指標、獎罰情況、責任人以及工作面影響煤質的構造、頂底板巖性特征、涌水情況的資料,各月份煤質計劃與完成情況的統計。

(四)分析總結

分析總結,涵蓋工作面從設計到施工再到回撤各階段遇到的各種技術管理和經營情況的分析總結,以日常遇到的生產條件、構造變化、環境改變和月份分析資料為基礎,在工作面結束后再進行全面的分析總結,分析要做到具體細致,分析出原因;分析要找出同一性和特殊性,要有定量和定性的分析。總結要有結論,總結工作面在各個生產階段的科技創新及技術成果應用情況,總結出工作面各階段的亮點和不足,有哪些值得推廣的經驗,哪些問題要避免發生。回采結束后要對工作面產生的經濟效益做出評價。

三、建立經濟技術檔案的職責分工

經濟部分以企管科為主,負責每個階段費用統計分析,相關科室(人勞科、機電科、調度室、安檢科、生產技術科)和生產區隊配合共同完成;人勞科負責各階段的人工費、人員效率統計分析;機電科負責各階段的設備管理,工作面安裝、回撤方式、工藝過程、設備布置等的分析總結;調度室負責全過程煤質指標、措施、系統的煤質管理分析總結;安檢科負責從掘進到工作面回撤結束各階段安全隱患統計、事故分析及其他安全管理事項;生產區隊要建立基礎臺帳與階段分析總結。技術部分以生產技術科為主,包括設計、掘進、采煤、防治水、一通三防等專業的技術管理,以及從工程設計、施工工藝到生產過程技術管理的分析總結,相關科室(調度室、機電科)和生產區隊配合共同完成。

(一)經濟部分

經濟部分由企管科總體負責,生產技術科、機電科、安檢科、調度室、人勞科、生產區隊等部門配合,各部門分工如下:

1.生產技術科負責范圍

生產技術科負責統計工作面掘進、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除等各階段發生的火工品、支護材料、木材、建工材料以及各階段的累計消耗,分析與計劃和其他工作面相比較費用超、節原因,成本變化的關鍵點,技術原因對成本的增加和減少有何影響,如何控制與管理。

2.機電科負責范圍

提供回采工作面的安裝與拆除工期,并與相似的其它工作面進行比較,分析工期變化的原因。負責統計工作面掘進、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除的月份電費、設備租賃費、修理費、油脂消耗、配件、大型材料消耗、專用工具消耗,以及各階段的累計消耗。分析比較各階段費用發生變化的原因,一次性投入情況,與計劃和其它工作面相比較費用超、節原因,成本變化的關鍵點,技術原因對成本的增加和減少有何影響,如何控制與管理。

3.安檢科負責范圍

負責統計工作面從掘進到拆除結束各階段的質量標準化達標及考評情況,以及輕傷、重傷級別事故和非傷亡事故;分析從掘進到拆除每個生產階段存在的安全隱患,相關責任的落實,以及與其它工作面比較吸取的教訓和成功經驗。

4.調度室負責范圍

負責從掘進到回采各月煤質計劃和完成情況的統計。煤質管理責任制貫徹落實情況,重點分析落實過程中存在問題及管理重點,各月煤質管理的獎罰情況及分階段累計情況,分析影響煤質好壞的原因,有什么好的方法可借鑒,比較相似工作面煤質指標情況。

從工作面掘進到拆除結束期間,詳細記錄生產組織安排,對生產中事故影響時間及發生事故的次數,要分類別、分單位統計,將本工作面事故發生的原因、影響時間進行分析,與其他工作面對比應該如何加強生產組織管理,并存在哪些不足和借鑒。從生產工藝、運輸系統、地質條件、生產組織上進行分析。

5.人勞科負責范圍

工作面掘進(包括車場、鉆場部分)、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除各階段和各月份的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數,以及從掘進到回采結束累計的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數,并與條件相近工作面進行比較,分析各階段人員、工資、效率增減原因,所采取的工作制對生產效率、工資、工數變化有何影響,有哪些有效辦法和值得推廣借鑒的經驗。

6.生產區隊負責范圍

各生產區隊(采煤隊、掘進隊、通風隊、探防隊)在日常生產中要建立經濟技術管理檔案。工作面所發生的各種費用在下一個月5號前報送企管科(人工費用可到15日報送)。

7.企管科負責范圍

根據施工單位報送資料及有關科室提供資料,對掘進、底板注漿、安裝、回采、拆除各階段的費用進行綜合分析,并與相鄰或相似工作面比較取得的經驗及存在的不足。

(1)掘進成本分析。要將每米人工費、每米直接材料費、每米巷道全部成本,噸煤分攤費用,掘進出煤產值,掘進期間各項費用控制與管理辦法,起到什么效果,與其它相似掘進巷道比較費用的增減原因進行分析。

(2)注漿成本分析。噸煤注漿費用總成本,并與其它相近工作面注漿費用比較,分析出注漿費用的增減情況。

(3)回采成本分析。回采階段要分析定額的科學性,定額與實際發生的差別,直接材料費、間接材料費、分攤材料費以及電力、租賃費、修理費對成本的影響,哪些因素影響較大,哪些是降低成本的主要原因,各占多大比例,工作面拆除結束后要有總體評價,得出投入產出比、盈虧情況、噸煤成本的具體值,本工作面值得總結的經驗和不足,今后在生產經營中如何控制。

(4)安裝與拆除階段要分析工作面的費用投入情況,與其它工作面比較費用、工期有哪些變化以及變化原因。

(5)一通三防成本分析。從開始掘進到回采結束期間監測監控設施及構筑通風設施的費用投入情況,并與其它相近工作面費用比較。

(二)技術部分

技術部分由生產技術科總負責,機電科、調度室、生產區隊配合。

1.機電科負責范圍

工作面從安裝到拆除全部過程中的新技術、新工藝、創新亮點,設備的選型與配套情況、選用設備數量是否合理,還有哪些問題,使用中出現的各種事故原因分析,使用的設備與其它設備比較有何特點,巷道布置對設備布置有何影響,設備安裝、拆除時間的長短,上山運輸與下山運輸對生產管理的優缺點比較。一個工作面結束后,要與條件相近工作面進行比較,對成功經驗與不足之處進行總結,便于以后機電設備的優化選型。

2.調度室負責范圍

工作面結束后調度室要將整個煤質情況做總結,分析各階段的煤質管理成功和不足之處,塊煤率、灰分與采煤工藝的關系,煤質管理的創新點,構造對煤質的影響。

3.生產區隊負責范圍

各生產區隊(采煤隊、掘進隊、通風隊、探防隊)要嚴格按要求及時記錄和填繪圖表,生產中遇到的技術問題要認真記錄分析,建立經濟技術管理臺賬,每個月都要進行分析總結。工作面結束后,認真收集生產過程中各部門提供的技術資料(包括圖紙、各種通知單、地質資料等)及本單位生產過程中報批的規程措施等并進行整理歸檔,及時對技術與管理作全方面的總結、歸納,報送到生產技術科、機電科。

4.生產技術科具體負責范圍

(1)設計方面

工作面設計的依據,設計的優缺點比較,該設計與相同或相似工作面對比有哪些突破和改進,設計與施工有何差異,今后有哪些需要加以解決和借鑒之處,并與相近鄰或相似工作面比較進行分析和總結。

(2)掘進方面

①負責統計整理掘進工作面的軌順、皮順、開切眼以及工作面其他輔助巷道的長度、支護形式、規格、用途、施工起止時間、工期;

②負責統計掘進巷道的煤巖類別、掘進頭數;

③說明掘進期間采取的新工藝、新技術取得的成績以及如何克服地質構造因素影響,掘進期間頂底板管理等;

④對照設計分析本工作面在設計方面的不足,對設計進行更改的原因,特別是改造巷、輔助巷等巷道的總量及布置理由,百萬噸掘進率、單進水平等各項指標進行分析,并與相鄰或相近工作面進行比較。

(3)測量方面

工作面貫通后進行導線貫通精度評定。

(4)底板注漿方面

①概述工作面頂、底板情況,預測手段與實際回采揭露的差別;

②統計注漿工程量、打鉆工程量;

③掘進、回采及打鉆注漿過程中探放水、涌水情況等;

④底板改造的前期評價和后期總結。包括對2次物探、底板加固鉆孔設計,加固施工組織,存在的隱患及問題、注漿效果與相鄰工作面比較,以及對加固時間、回采時間安排等內容進行總結。

(5)一通三防方面

①掘進期間局部通風管理;

②回采期間的通風系統管理;

③通風系統調整情況;

④掘進及回采期間瓦斯涌出情況;

⑤開始掘進至回采結束通風設施的構筑情況。

(6)回采方面

①工作面基本情況:工作面走向長度、傾斜長度、儲量、可采期、起止時間、水文地質情況;

②工作面經濟技術指標:煤層厚度、采高、循環產量、日產量等;

③工作面月份產量完成指標:實際完成情況,最高、最低、平均單產與相鄰工作面比較;

④工作面月份質量標準化情況;

(7)技術檔案的整理、綜合分析

①技術檔案的整理分析:收集工作面設計、開工報告、地質報告、掘進作業規程、安裝作業規程、回采作業規程,過斷層、薄煤帶的安全技術措施,過大斷層或薄煤帶的分析總結,以及工作面收尾措施、拆除規程;工作面結束后,通過平時建立的基礎資料對生產過程中采取的新工藝、新技術、發生的重大問題、采取的技術措施進行總結分析;

②綜合分析:通過基礎資料的歸納總結和分類分項分析,對回采工作面從掘進到底板注漿改造、安裝、回采、最后拆除結束,全部過程進行總體評價,找出工作面管理的優缺點,為下個面提供借鑒和參考。針對本面的產量計劃、接替計劃、施工組織、掘進、安裝、回采、回撤等環節,對設備配套,回采工藝乃至工作面設計、巷道斷面布置、復雜地段回采措施、煤質管理以及作業規程修改補充等方面進行分析,各系統(主、輔助運輸、通風、排水、供電等)設計是否合理,薄弱環節等存在原因及應采取的對策等。

四、經濟技術檔案管理

(一)各部門在日常工作中,要建立基礎臺賬,從工作面的掘進到拆除結束,要詳細記錄。生產技術科每月進行的經濟技術檔案檢查中,把建立基礎臺賬作為一項重要檢查內容納入到考核。

(二)各項費用的統計要準確,掘進、底板注漿、工作面的安裝、回采、工作面拆除等各項工作不是一個完整月份的,要按照天數折算。統計數據從掘進到拆除結束要求有分項分月和累計數據。

(三)每月14日17:00前,各部門必須將上月經濟技術分析報告以電子文檔形式送交生產技術科,紙質版本由本單位打印保存。

(四)掘進工作面施工結束后,經有關單位聯合驗收,在30天之內掘進隊將經濟技術檔案(圖紙、基礎資料、經濟技術總結報告)紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。

(五)采煤工作面安裝結束后,在30天之內采煤隊將經濟技術檔案(圖紙、基礎資料、安裝經濟技術總結報告)紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。

(六)工作面底板注漿加固工作結束后,在30天之內探防隊將經濟技術檔案(圖紙、基礎資料、經濟技術總結報告)紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。

(七)采煤工作面回撤結束后,在30天之內采煤隊將經濟技術檔案(圖紙、基礎資料、回采經濟技術總結報告和回撤經濟技術總結報告)紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。

(八)采煤工作面回撤結束后30天之內,機電科、企管科、安檢科、人勞科、調度室、生產科通風組、生產科設計組、生產科地質組、生產科采煤組、生產科掘進組將經濟技術總結分析紙質、電子版形式一同送交生產技術科經濟技術檔案管理負責人。每推遲一天罰款50元。

(九)基礎資料收集匯總后,按掘進、回采、地質防治水三大部分分別裝訂成冊。生產技術科對各專業經濟技術總結進行審核匯總,按照標準格式進行排版裝訂成冊,最后形成一套完整的經濟技術檔案資料,由生產技術科定期向礦檔案室移交,并辦理移交手續。

五、檢查與考核

(一)月度考核與獎罰

每月15日由總工程師牽頭,生產技術科組織生產科采煤、掘進、設計、通風、地質防治水管理人員對各單位經濟技術檔案整理情況進行檢查,其中生產技術科采煤、掘進、通風、地質防治水管理人員負責對相關區隊進行檢查,生產技術科采煤、設計管理人員負責對相關科室進行檢查。并對檢查結果進行評比打分,根據得分按區隊和科室從高向低進行排名,對獲得第一、第二名區隊,每次分別獎勵其經濟技術檔案管理人員1200元、900元,獎勵單位負責人800元、600元。對得分倒數第一的區隊,對其經濟技術檔案管理人員和其單位負責人罰款300元;對獲得第一、第二名的科室,分別獎勵其經濟技術檔案管理人員900元、600元,獎勵單位負責人600元、400元。對得分倒數第一的科室,對其經濟技術檔案管理人員和單位負責人罰款200元。月度經濟技術檔案未進行總結的單位,對其經濟技術檔案管理人員和單位負責人罰款500元。獎罰結果由生產技術科每月造表報礦長審批后由人勞科執行。

(二)經濟技術檔案管理人員的獎罰

對于未按規定參加檢查的經濟技術檔案工作人員,每次罰款100元,對在公司經濟技術檔案檢查中提出批評的部分,按照責任劃分,將給予相關單位經濟技術檔案負責人500元罰款。

每半年由總工程師召開礦經濟技術檔案工作總結評價會,對于經濟技術檔案工作取得明顯進步的,有顯著成績的,視工作人員日常工作及每月檢查問題情況,將給予經濟技術檔案工作人員1000-1500元的獎勵。

(三)工作面結束后總結材料的評比與獎罰

工作面結束后進行一次總結評比打分,由生產技術科經濟技術檔案管理小組嚴格按照“**煤礦工作面總結材料檢查評分標準”對有關單位總結材料進行評比打分,根據評比結果對各單位經濟技術檔案管理人員進行獎勵,對得分≥95分的單位經濟技術檔案管理人員獎勵1000元,90分≤得分<95分的單位經濟技術檔案管理人員獎勵800元,80分≤得分<90分的單位經濟技術檔案管理人員不獎不罰,對得分小于80分的單位經濟技術檔案管理人員罰款400元。對于未按規定時間報送總結材料單位,每推遲1天對其單位經濟技術檔案負責人罰款100元。獎罰結果由生產技術科造表報礦長審批后由人勞科執行。

(四)在集團公司組織的經濟技術檔案檢查評比中,獲得前三名的對相關責任科室經濟技術檔案管理及工作人員分別獎勵5萬元、4萬元、3萬元,由生產技術科造表報礦長審批后由人勞科執行。

(五)每個回采工作面結束后,召開由總工程師主持,礦長及相關人員參加的總結分析會,指出存在的問題,改進的方法,促進經濟與技術檔案的不斷完善。主持人負責對每個單位在經濟、技術檔案建立過程效果進行評價。

篇2:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養、操作規程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。

篇3:石油銷售公司會計檔案管理辦法

石油銷售公司會計檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強石油銷售公司(以下簡稱"HB公司"或"公司")會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動。根據《會計法》和《中華人民共和國檔案法》及《陜西**石油(集團)有限責任公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本辦法。

第二條本辦法所稱會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第三條本辦法適用于HB公司。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務部和綜合辦公室共同負責會計檔案的管理工作。

第三章會計檔案管理范圍

第五條會計檔案一般包括以下內容:

(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第四章會計檔案的整理立卷

第六條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第七條會計年度終了后,應采用"三統一"的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第八條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用"三針引線法"裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第九條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂;

(二)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(三)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(四)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(五)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(六)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(七)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。會計報表編制要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十一條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第十二條同時滿足下列條件的,公司內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意

外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第十三條滿足本辦法第十二條規定條件,公司及所屬各單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

第五章會計檔案的歸檔

第十四條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務部保管一年,期滿后于次年1月10號前移交綜合辦公室歸檔。移交過程中,需財務部會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務部經理、綜合辦公室經理負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務部會計檔案管理人員保管、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十五條紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

綜合辦公室接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

第十六條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接受。

第六章會計檔案的借閱使用

第十七條檔案在財務部保管期間,財務部應建立會計檔案清單和借閱登記冊。凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經財務總監或總會計師批準。

第十八條會計檔案移交綜合辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見《檔案管理辦法》。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第八章會計檔案的銷毀

第二十一條公司應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

會計檔案鑒定工作應當由公司綜合辦公室牽頭,組織會計、審計、紀檢監察人員共同進行。

第二十二條經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

(一)公司綜合辦公室會同財務部編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(二)單位負責人、總會計師或財務總監、綜合辦公室負責人、財務部負責人、綜合辦公室經辦人、財務部經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)公司綜合辦公室負責組織會計檔案銷毀工作,并與財務部共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

(四)電子會計檔案的銷毀應當符合國家有關電子檔案的規定,并由辦公室、財務部和信息管理部共同派員監銷。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本辦法由公司財務部負責解釋和修訂。

第二十五條所屬各單位應制定本單位的會計檔案管理辦法,并報公司財務部備案。

第二十六條本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規和集團公司相關規定執行。

第二十七條本辦法自下發之日起施行。

附件:會計檔案保管期限表