S公司派遣員工檔案管理制度
某公司派遣員工檔案管理制度
為進一步健全我單位規章制度,維護單位及派遣員工的合法權益,避免糾紛產生,促進企業健康發展,結合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務派遣員工的聘用及管理,請各部門相互配合,嚴格執行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統一領導、歸口管理的基本原則,檔案管理機構對派遣員工的全部檔案實施綜合管理。
二、根本要求
檔案經手及管理部門要維護檔案的完整與安全,便于公司對檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面,從數量上,要保證檔案的齊全配套,不使應該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質量上,也就是從系統性方面,要維護檔案的有機聯系,嚴防對檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質安全上說,要努力采取科學措施,對派遣員工的檔案進行很好的管理和保護,力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強保密工作,嚴防檔案的丟失和失密、泄密現象的發生。
三、派遣員工個人檔案的形成
嚴格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入派遣員工個人檔案,編號歸檔。檔案材料根據不同應聘崗位的要求包括以下項目:
1.應聘登記表;
2.筆試成績表及面試評價表;
3.體測表;
4.體檢表;
5.培訓登記表;
6.考核登記表;
7.社會保險個人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無犯罪記錄證明(聲明);
10.個人承諾書;
11.勞動合同及補充協議原件;
12.派遣員工手冊簽收憑證(公司聯);
13.個人身份信息、學歷證書、資格證書、職稱證明等材料復印件;
14.員工離職相關材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前,要對歸檔材料進行鑒別,按照材料的屬性、內容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經公司分管領導審核批準后方可,特殊情況下須經董事長審批,并進行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實情況后,可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時間為一周,若借閱人未按規定及時歸還所借檔案,檔案管理人要及時催還,必要時為其續辦延長借閱手續,并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時要核實檔案材料,并在檔案歸還時核對材料是否完整或損壞,如發現材料損壞或丟失應及時向分管領導匯報。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴格保密,不得擴散。
4.2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存,對于已辭(退)職派遣員工的個人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時須經公司領導批準,并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實施,在實施過程中應結合實際情況不斷進行完善,重新編輯或編制補充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。
篇2:S公司派遣員工檔案管理制度
某公司派遣員工檔案管理制度
為進一步健全我單位規章制度,維護單位及派遣員工的合法權益,避免糾紛產生,促進企業健康發展,結合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務派遣員工的聘用及管理,請各部門相互配合,嚴格執行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統一領導、歸口管理的基本原則,檔案管理機構對派遣員工的全部檔案實施綜合管理。
二、根本要求
檔案經手及管理部門要維護檔案的完整與安全,便于公司對檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面,從數量上,要保證檔案的齊全配套,不使應該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質量上,也就是從系統性方面,要維護檔案的有機聯系,嚴防對檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質安全上說,要努力采取科學措施,對派遣員工的檔案進行很好的管理和保護,力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強保密工作,嚴防檔案的丟失和失密、泄密現象的發生。
三、派遣員工個人檔案的形成
嚴格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入派遣員工個人檔案,編號歸檔。檔案材料根據不同應聘崗位的要求包括以下項目:
1.應聘登記表;
2.筆試成績表及面試評價表;
3.體測表;
4.體檢表;
5.培訓登記表;
6.考核登記表;
7.社會保險個人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無犯罪記錄證明(聲明);
10.個人承諾書;
11.勞動合同及補充協議原件;
12.派遣員工手冊簽收憑證(公司聯);
13.個人身份信息、學歷證書、資格證書、職稱證明等材料復印件;
14.員工離職相關材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前,要對歸檔材料進行鑒別,按照材料的屬性、內容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經公司分管領導審核批準后方可,特殊情況下須經董事長審批,并進行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實情況后,可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時間為一周,若借閱人未按規定及時歸還所借檔案,檔案管理人要及時催還,必要時為其續辦延長借閱手續,并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時要核實檔案材料,并在檔案歸還時核對材料是否完整或損壞,如發現材料損壞或丟失應及時向分管領導匯報。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴格保密,不得擴散。
4.2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存,對于已辭(退)職派遣員工的個人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時須經公司領導批準,并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實施,在實施過程中應結合實際情況不斷進行完善,重新編輯或編制補充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。
篇3:叉車技術檔案管理制度
叉車技術檔案管理制度
叉車安全檔案至少包括叉車臺帳、叉車作業人員臺帳、叉車安全技術檔案。
一、叉車臺帳:
內容至少包括叉車名稱、型號、種類、主要技術參數、制造單位、購置時間、檢驗情況、使用狀態、重大維修情況及其它變更情況。
二、叉車作業人員臺帳
叉車作業人員臺帳內容至少包括姓名、作業類別、作業證號、取證時間、換證情況,事故記錄。
三、叉車安全技術檔案
1.叉車安全技術檔案是方便日常管理、提供工作見證的重要資料,
應包括以下內容:
1)《特種設備注冊登記表》;
2)叉車制造單位產品質量合格證明、使用和維護、保養手冊、電氣原理圖等隨機技術文件和資料;
3)叉車、車輛驗收檢驗、定期檢驗報告和使用單位自行檢查記錄;
4)叉車的日常使用狀況記錄;
5)叉車的運行故障與事故的記錄和應急救援演習記錄;
6) 叉車訂購、改造。
7)叉車改造、大修方案,改造、維修情況記錄。
2.檔案資料均應分類、注冊登記、編制索引,不得遺失和混裝,每年進行一次普查。每臺叉車均應進行統一編號,以便日常管理。
3.使用單位變更時,應當隨機移交檔案。
4.相關人員應及時填寫有關記錄,并存入相應的技術檔案。
5.叉車安全技術檔案由叉車安全檔案管理部門負責保管,叉車安全技術檔案為永久保存,只有當該叉車報廢后技術檔案方可銷毀。
6.叉車安全技術檔案一般不外借、外傳。如需借用,應辦理借用登記手續,用完后及時歸還。
7.常用資料如有需要復印,可以由部門負責人提出書面申請,由檔案管理人員復印分發,并記錄在案。
8.叉車安全技術檔案資料如有遺失、損壞,應及時上報,設法補救,并對相關責任人進行處罰。