公司質(zhì)量體系文件和資料控制程序

⒈目的:

對質(zhì)量體系文件和資料進行控制,確保使用的文件和資料為有效版本。

⒉范圍:

適用于質(zhì)量體系運行中所有質(zhì)量文件和資料的控制。

⒊職責:

3.1管理者代表組織"手冊"和"程序文件"的編制、修訂、管理工作,并對質(zhì)量體系文件的內(nèi)容進行必要的協(xié)調(diào)與控制。

3.2"手冊"和"程序文件"由總經(jīng)理批準。

3.3各相關(guān)部門負責各部門的質(zhì)量體系文件和資料的管理。

3.4資料員負責質(zhì)量體系文件資料的分發(fā)、控制、保管、歸檔工作。

⒋工作程序:

4.1文件及資料的分類與編號

4.1.1文件和資料分為以下幾類:

①質(zhì)量手冊;

②程序文件;

③外來文件;

④其他質(zhì)量文件。

4.1.2文件和資料分為受控文件和非受控文件:

①公司內(nèi)發(fā)放的質(zhì)量手冊為受控文件,由管理者代表批準發(fā)放到公司外部的為非受控文件;

②程序文件為受控文件;

③受控文件用紅色"受控"及"歸口部門代號"印章標記。

4.2文件的編寫

4.2.1管理者代表負責編寫《質(zhì)量手冊》各個章節(jié),手冊內(nèi)容應相互協(xié)調(diào),避免重復與漏寫。

4.2.2管理者代表組織有關(guān)部門人員根據(jù)《質(zhì)量手冊》的要求編寫程序文件。

4.2.3其他質(zhì)量文件按各職能部門的實際情況編寫。

4.3文件的審批

4.3.1質(zhì)量手冊由管理者代表審核,總經(jīng)理批準。

4.3.2程序文件由主管相應要素的部門負責人審核,總經(jīng)理批準。

4.3.3審批主要內(nèi)容:

①內(nèi)容是否符合QS-9000標準,職責是否明確、合理;

②各文件之間是否協(xié)調(diào);

③與上級政策法規(guī)是否一致。

4.3.4部門業(yè)務范圍的作業(yè)文件和第四層次質(zhì)量文件由各部門負責人會簽,管理者代表負責審批和控制。

4.4文件的發(fā)放

4.4.1質(zhì)量手冊與程序文件由總經(jīng)理批準后的五天內(nèi)發(fā)放,使用人在文件領(lǐng)用登記表上簽字,受控文件必須加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"印章。

4.4.2質(zhì)量手冊和程序文件發(fā)放范圍:

①總經(jīng)理、管理者代表、副總經(jīng)理;

②各部門負責人。

4.4.3外來文件(包括顧客的圖紙、軟件)由文件接收部門根據(jù)文件內(nèi)容發(fā)放至相關(guān)部門,文件原稿由資料員保管,文件作廢后由資料員收回并填寫銷毀清單,報管理者代表批準后銷毀。

4.4.4其他質(zhì)量文件由文件制訂部門根據(jù)文件內(nèi)容發(fā)放給相關(guān)部門,領(lǐng)用人在文件領(lǐng)用登記表上簽字。

4.4.5資料員編制和匯總公司質(zhì)量體系文件和資料的有效版本清單,各部門編制本部門的質(zhì)量體系文件和資料的有效版本清單。

4.4.6如文件發(fā)生破損,由文件執(zhí)行部門提出書面申請,由管理者代表批準后由資料員發(fā)放、收回破損的文件,并在備注欄中注明"更換"字樣。

4.5文件的復審與更改

4.5.1質(zhì)量手冊與程序文件結(jié)合內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評審,每年復審一次。對不合適的文件應重新修訂,對適用的文件在文件首頁右上方"文件編號"處加蓋紅色"****年確認"印章。年份用公元紀年表示。

4.5.2文件如在條文上需要更改,由原編制人員或管理者代表指定人員填寫更改通知單,經(jīng)原審批人員或經(jīng)授權(quán)人員審批實施更改,并在手冊/程序文件修改記錄表(見附錄A)上登記。

4.6文件的更換與作廢

4.6.1文件如不適合公司發(fā)展的需要應重新修訂或更換,管理者代表在新文件發(fā)布后5天內(nèi)通知有關(guān)部門換用新文件。

4.6.2新版文件實施后,原文件自行作廢,由資料員按原文件收/發(fā)登記表統(tǒng)一收回,并填寫文件銷毀清單,原版文件及一份復印件封存?zhèn)洳?并加蓋紅色"保留"印章。

4.7文件的管理

4.7.1文件經(jīng)審核批準后,原版文件由資料員統(tǒng)一歸檔保存,并填寫文件歸檔登記表。

4.7.2文件應妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部門檢查一次并將檢查結(jié)果紀錄在《文件保管檢查表》上,防止文件損壞。若有損壞應及時修補。

4.7.3文件原件一律不準外借,非本公司人員需借閱,由管理者代表審批后可借閱復制件,若需復制,應經(jīng)總經(jīng)理批準,并填寫文件收/發(fā)登記表。任何部門未經(jīng)批準,不準擅自復制受控文件。

⒌相關(guān)文件:

無。

⒍相關(guān)表單:

見清單。

篇2:會計交接工作程序注意事項

會計交接工作的程序、注意事項

會計交接工作的程序

1、交接前的準備工作。

會計人員在辦理會計工作交接前,必須做好以下準備工作:

①已經(jīng)受理的經(jīng)濟業(yè)務尚未填制會計憑證的應當填制完畢。

②尚未登記的賬目應當?shù)怯浲戤?結(jié)出余額,并在最后一筆余額后加蓋經(jīng)辦人印章。

③整理好應該移交的各項資料,對未了事項和遺留問題要寫出書面說明材料。

④編制移交清冊,列明應該移交的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、公章、現(xiàn)金、有價證券、支票薄、發(fā)票、文件、其他會計資料和物品等內(nèi)容;實行會計電算化的單位,從事該項工作的移交人員應在移交清冊上列明會計軟件及密碼、會計軟件數(shù)據(jù)盤、磁帶等內(nèi)容。

⑤會計機構(gòu)負責人(會計主管人員)移交時,應將財務會計工作、重大財務收支問題和會計人員的情況等向接替人員介紹清楚。

2、移交點收。

移交人員離職前,必須將本人經(jīng)管的會計工作,在規(guī)定的期限內(nèi),全部向接管人員移交清楚。接管人員應認真按照移交清冊逐項點收。

具體要求是:

①現(xiàn)金要根據(jù)會計賬簿記錄余額進行當面點交,不得短缺,接替人員發(fā)現(xiàn)不一致或"白條抵庫"現(xiàn)象時,移交人員在規(guī)定期限內(nèi)負責查清處理。

②有價證券的數(shù)量要與會計賬簿記錄一致,有價證券面額與發(fā)行價不一致時,按照會計賬簿余額交接。

③會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料必須完整無缺,不得遺漏。如有短缺,必須查清原因,并在移交清冊中加以說明,由移交人負責。

④銀行存款賬戶余額要與銀行對賬單核對相符,如有未達賬項,應編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表調(diào)節(jié)相符;各種財產(chǎn)物資和債權(quán)債務的明細賬戶余額,要與總賬有關(guān)賬戶的余額核對相符;對重要實物要實地盤點,對余額較大的往來賬戶要與往來單位、個人核對。

⑤公章、收據(jù)、空白支票、發(fā)票、科目印章以及其他物品等必須交接清楚。

⑥實行會計電算化的單位,交接雙方應在電子計算機上對有關(guān)數(shù)據(jù)進行實際操作,確認有關(guān)數(shù)字正確無誤后,方可交接。

3、專人負責監(jiān)交。

為了明確責任,會計人員辦理工作交接時,必須有專人負責監(jiān)交。通過監(jiān)交,保證雙方都按照國家有關(guān)規(guī)定認真辦理交接手續(xù),防止流于形式,保證會計工作不因人員變動而受影響;保證交接雙方處在平等的法律地位上享有權(quán)利和承擔義務,不允許任何一方以大壓小,以強凌弱,或采取非法手段進行威脅。

移交清冊應當經(jīng)過監(jiān)交人員審查和簽名、蓋章,作為交接雙方明確責任的證件。

對監(jiān)交的具體要求是:

①一般會計人員辦理交接手續(xù),由會計機構(gòu)負責人(會計主管人員)監(jiān)交。

②會計機構(gòu)負責人(會計主管人員)辦理交接手續(xù),由單位負責人監(jiān)交,必要時主管單位可以派人會同監(jiān)交。

所謂必要時由主管部門派人會同監(jiān)交,是指有些交接需要主管單位監(jiān)交或者主管單位認為需要參與監(jiān)交。

通常有三種情況:

一是所屬單位負責人不能監(jiān)交,需要由主管單位派人代表主管單位監(jiān)交。如因單位撤并而辦理交接手續(xù)等。

二是所屬單位負責人不能盡快監(jiān)交,需要由主管單位派人督促監(jiān)交。如主管單位責成所屬單位撤換不合格的會計機構(gòu)負責人(會計主管人員),所屬單位負責人卻以種種借口拖延不辦交接手續(xù)時,主管單位就應派人督促會同監(jiān)交等。

三是不宜由所屬單位負責人單獨監(jiān)交,而需要主管單位會同監(jiān)交。如所屬單位負責人與辦理交接手續(xù)的會計機構(gòu)負責人(會計主管人員)有矛盾,交接時需要主管單位派人會同監(jiān)交,以防可能發(fā)生單位負責人借機刁難等。此外,主管單位認為交接中存在某種問題需要派人監(jiān)交時,也可派人會同監(jiān)交。

4、交接后的有關(guān)事宜:

①會計工作交接完畢后,交接雙方和監(jiān)交人在移交清冊上簽名或蓋章,并應在移交清冊上注明:單位名稱,交接日期,交接雙方和監(jiān)交人的職務、姓名,移交清冊頁數(shù)以及需要說明的問題和意見等。

②接管人員應繼續(xù)使用移交前的賬簿,不得擅自另立賬簿,以保證會計記錄前后銜接,內(nèi)容完整。

③移交清冊一般應填制一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。

會計交接注意事項:

第一:交接表要寫清楚。看交接表上的內(nèi)容與事實是否相符。

第二:發(fā)票要看仔細。發(fā)票本數(shù)與事實相符。企業(yè)帳要與銀行帳相符。現(xiàn)實和實務往來是否相符。保管帳與實務是否相符。要清點倉庫。固定資產(chǎn)也要盤點。

第三:有時間的話,單位往來帳要相核對。個人帳要核對。

總之會計交接一定要注意。否則后果自負。所以不要怕麻煩。涉及會計方方面面一定要核實。前任會計交接后沒有責任的。

篇3:酒店廳面收銀工作程序

酒店廳面收銀工作程序

餐廳收銀工作是記錄餐飲營業(yè)收入的第一步,也是財務管理的重要環(huán)節(jié)之一。它要求每一名收銀員熟練地掌握自己的工作內(nèi)容及工作程序,并運用于工作中,真正地起到監(jiān)督、把關(guān)的職能作用,為下一步的財務核算奠定良好的基礎。其工作內(nèi)容主要包括:

(一)酒店管理流程班前準備工作

1、餐廳酒店管理流程收銀員依照排班表的班次于上崗前需簽到,由餐廳收銀領(lǐng)班監(jiān)督執(zhí)行,并編排報表。

2、收銀員與領(lǐng)班或主管一起清點周轉(zhuǎn)金,無誤后在登記簿上簽收,班次之間必須辦理周轉(zhuǎn)金交接手續(xù),并在餐廳收銀員周轉(zhuǎn)金交接登記簿上簽字。

3、領(lǐng)取該班次所需使用的帳單及收據(jù),檢查帳單及收據(jù)是否順號,如有缺號、短聯(lián)應立即退回,下班時將未使用的帳單及收據(jù)辦理退回手續(xù),酒店管理流程并在帳單領(lǐng)用登記簿上簽字,餐廳帳單由主管管理,并由主管監(jiān)督執(zhí)行。

4、檢查電腦系統(tǒng)的日期、時間是否正確,如有日期不對或時間不準時,應及時通知領(lǐng)班進行調(diào)整,并檢查色帶、紙帶是否足夠。

5、查閱餐廳收銀員交接記事本,了解上班遺留問題,以便及時處理。

(二)酒店管理流程正常操作工作程序

1、當服務員把點菜單交到收銀臺時,收銀員應首先檢查點菜單上人數(shù)、臺號是否記錄齊全,如記錄不全則退回服務員。

2、當酒店管理流程點菜單人數(shù)、臺號記錄齊全后,開始正式輸入菜單,首先將客帳單號碼輸入電腦內(nèi),收銀機將自動編制該帳單號,待客人結(jié)帳時使用;然后將客人人數(shù)、臺號以及客人所點的食品、飲料內(nèi)容及數(shù)量依照電腦菜單鍵輸入。輸入完畢后即可等待客人結(jié)帳。

(三)結(jié)帳工作流程

1、餐廳結(jié)帳單一式二聯(lián):第一聯(lián)為財務聯(lián)、第二聯(lián)為客人聯(lián)。

2、客人要求結(jié)帳時,收銀員根據(jù)廳面人員報結(jié)的臺號打印出暫結(jié)單,廳面人員應先將帳單核對后簽上姓名,然后憑帳單與客人結(jié)帳。如果廳面人員沒簽名,收銀員應提醒其簽名。

3、客人結(jié)帳現(xiàn)付的,廳面人員應將兩聯(lián)帳單拿回交收銀員總結(jié)后,將第二聯(lián)結(jié)帳單交回客人,第一聯(lián)結(jié)帳單則留存收銀員。

4、客人結(jié)帳是掛帳的,則由廳面人員將客人掛帳憑據(jù)交收銀員辦理掛帳手續(xù)后,兩聯(lián)帳單都交收銀員處理。