大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法

第一條為規(guī)范我校電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效適用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《廣東省電子文件管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的精神，制定本辦法。

第二條本辦法所稱電子文件，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

第三條機(jī)關(guān)各處室、院（系、部）等單位和部門(mén)應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定專人（一般為單位或部門(mén)兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門(mén)的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用工作納入單位（部門(mén)）文書(shū)處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

第四條凡有保存價(jià)值的電子文件，文件形成單位（部門(mén)）均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分，參照紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五條電子文件的收集與積累要求

（1）收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC為通用格式；

（2）對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；

（3）對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；

（4）對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制成的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；

（5）對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式；

（6）對(duì)用通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)應(yīng)連同專用軟件一并收集。

第六條電子文件歸檔的基本要求

（1）電子文件應(yīng)按照本單位（部門(mén)）紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進(jìn)行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：()只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等，不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體）；

（2）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)；

（3）電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)填寫(xiě)《電子文件登記表》，與相應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

（4）歸檔完畢，電子文件形成單位（部門(mén)）應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

第七條歸檔電子文件移交前，文件形成單位（部門(mén)）必須認(rèn)真檢測(cè)電子文件，并填寫(xiě)《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。登記表一式兩份，一份隨電子文件移交給綜合檔案室，一份由電子文件形成單位（部門(mén)）保存。

第八條電子文件的檢驗(yàn)應(yīng)包括以下項(xiàng)目

（1）載體有無(wú)劃痕、是否清潔；

（2）有無(wú)病毒；

（3）核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)和審核手續(xù)；

（4）核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；

（5）對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。

第九條綜合檔案室應(yīng)按照檢驗(yàn)要求對(duì)移交電子文件逐一驗(yàn)收，對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位（部門(mén)）重新制作。

第十條移交綜合檔案室的電子文件應(yīng)一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

（1）歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

（3）存放時(shí)應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；

（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對(duì)濕度控制范圍為35%-45%。

歸檔電子文件在形成單位（部門(mén)）的保管，也應(yīng)參照上述條件。

第十二條電子文件歸檔每滿一年對(duì)涉及的電子文件形成單位（部門(mén)）和檔案室的設(shè)備更新情況進(jìn)行檢查登記。設(shè)備更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對(duì)可擦寫(xiě)載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。

第十三條檔案室對(duì)保管的電子文件應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存。

（1）對(duì)磁性載體每滿2年，光盤(pán)每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；

（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留不少于4年。

第十四條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件；利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件；利用時(shí)要遵守保密規(guī)定；利用者對(duì)歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

第十五條歸檔電子文件的鑒定和銷毀，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施；屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲(chǔ)在不可擦寫(xiě)載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除，不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

第十六條檔案室應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第十七條本辦法自印發(fā)之日起施行，解釋權(quán)歸學(xué)院綜合檔案室，未盡事宜參照國(guó)家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

篇2:關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔規(guī)定

關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔的規(guī)定

1總則。為規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作,特制定本規(guī)定。

2項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的管理由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。

3對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料,必須在經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項(xiàng)目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應(yīng)留底存檔。

4對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對(duì)其有效性進(jìn)行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來(lái)文件資料應(yīng)簽收登記。

5對(duì)設(shè)計(jì)單位發(fā)出的設(shè)計(jì)變更通知,承包商提交的工程變更申請(qǐng),監(jiān)理機(jī)構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報(bào)告、停(復(fù))工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報(bào)告等重要文件,項(xiàng)目經(jīng)理部在收到文件資料24小時(shí)之內(nèi)必須上報(bào)業(yè)主。

6項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)展情況,不定期地主持項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時(shí)將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。

7工程建設(shè)管理工作結(jié)成后,所有項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規(guī)定對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評(píng)或通報(bào)批評(píng);情節(jié)嚴(yán)重的,通報(bào)批評(píng)并處50-1000元罰款。

篇3:項(xiàng)目工程歸檔文件的質(zhì)量要求

項(xiàng)目工程歸檔文件的質(zhì)量要求

1.竣工資料施工單位必須提供五套給甲方,其中至少有三套原件(不包含質(zhì)監(jiān)站及建委備案資料)。

2.工程資料的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

3.工程資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合。應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料,如碳素墨水、藍(lán)黑墨水,不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料,如:紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。并保證字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。

4.工程資料應(yīng)該分五類進(jìn)行歸檔,即:施工技術(shù)資料、施工質(zhì)保資料、施工記錄、施工驗(yàn)收記錄、竣工圖。

5.單位工程竣工資料應(yīng)有總目錄,各卷應(yīng)有卷內(nèi)目錄,表格為統(tǒng)一表格。

6.各項(xiàng)資料要求:

6.1施工技術(shù)資料

施工技術(shù)資料應(yīng)由施工單位技術(shù)員(技術(shù)負(fù)責(zé)人)負(fù)責(zé)填寫(xiě),未明確簽字地方應(yīng)由施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人(項(xiàng)目經(jīng)理)進(jìn)行簽字,并由甲方工程部經(jīng)理進(jìn)行確認(rèn)簽字。施工組織設(shè)計(jì)應(yīng)有審批表并加蓋公章,需變更的內(nèi)容要寫(xiě)明圖號(hào)。

6.2施工質(zhì)保資料

施工物資報(bào)驗(yàn)要分批次進(jìn)行報(bào)驗(yàn),同一日期出廠的產(chǎn)品可用同一合格證和檢驗(yàn)報(bào)告,不同日期出廠的另加檢驗(yàn)報(bào)告。材質(zhì)證明文件需留至少兩份原件,特殊情況(如鋼材)可由廠家提供,廠家提供復(fù)印件并寫(xiě)明抄件人和原件存放單位,并加蓋紅章。

6.3施工記錄

首先要明確各施工部位所用表格,如防水層和焊接點(diǎn)同隱檢,磚模用預(yù)檢,在填寫(xiě)其檢查記錄時(shí)要明確部位、作法,所用材質(zhì)以及特殊構(gòu)造等。中間交接檢由施工班組填寫(xiě),工長(zhǎng)簽字認(rèn)可。

6.4施工驗(yàn)收記錄

施工驗(yàn)收記錄的填寫(xiě)應(yīng)遵照《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范實(shí)施指南》進(jìn)行填寫(xiě),檢驗(yàn)批為一個(gè)部位的分項(xiàng)檢驗(yàn)記錄,分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄為一個(gè)分項(xiàng)工程內(nèi)檢驗(yàn)批的匯總,分部工程為分項(xiàng)工程匯總,單位工程為分部工程匯總。

6.5竣工圖

竣工圖需在原圖上修改,并用黑色墨水進(jìn)行修改,并加蓋竣工圖紅章、修改章、相關(guān)責(zé)任人親筆簽字。