公文管理制度（一）

一、上級(jí)來(lái)文管理制度

1、管理。凡上級(jí)下發(fā)的文件，由辦公室文書人員負(fù)責(zé)簽收、登記、傳閱和保管，并按發(fā)文機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行定期清點(diǎn)，按期清退。部?jī)?nèi)人員出席會(huì)議帶回的文件，要及時(shí)送交辦公室進(jìn)行文書處理。各科室要指定專人兼管文件工作。

2、傳閱。文件登記后，文書人員要立即根據(jù)文件的密級(jí)、急緩程度進(jìn)行分類整理，由辦公室主任批辦后，按照批辦意見(jiàn)進(jìn)行傳閱。傳閱急件應(yīng)立即閱批，緩件一般不超過(guò)三天。

3、借文。因工作需要借閱文件者，要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，時(shí)間一般不超過(guò)一周，用完后及時(shí)送還，嚴(yán)防丟失。

4、保密。文件要嚴(yán)格按照傳閱范圍進(jìn)行傳閱，在傳閱過(guò)程中，不得從閱夾中抽留文件，不得帶回家中。

對(duì)國(guó)家秘密文件復(fù)印要注意以下保密事項(xiàng)：

（1）復(fù)印國(guó)家秘密文件，必須建立嚴(yán)格的審批、登記制度，并指定專人負(fù)責(zé)；

（2）“絕密”文件和中央領(lǐng)導(dǎo)同志的內(nèi)部講話記錄，發(fā)文部門規(guī)定不準(zhǔn)翻印的文件，未經(jīng)原發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)不得自行復(fù)印；

（3）嚴(yán)禁復(fù)印中央各種文稿和中央領(lǐng)導(dǎo)同志的內(nèi)部講話稿；

（4）嚴(yán)禁將國(guó)家秘密文件拿到社會(huì)上營(yíng)業(yè)性的復(fù)印場(chǎng)所復(fù)印；

（5）對(duì)復(fù)印的國(guó)家秘密文件要與原文件一樣進(jìn)行嚴(yán)格管理。

二、本部行文管理

1、制發(fā)各類公文，堅(jiān)持“從嚴(yán)、從實(shí)、從少”的原則，精簡(jiǎn)文件、簡(jiǎn)報(bào)，文件字?jǐn)?shù)一般不超2500字。

2、文件種類。“朔組報(bào)”主要用于向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告；“朔組發(fā)”主要用于下發(fā)有關(guān)政策性、指導(dǎo)性的工作意見(jiàn)；“朔組通”用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)，傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的批示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)；“朔組干字”主要用于公布干部事宜的專門文件；“朔組內(nèi)干字”主要用于部?jī)?nèi)公布科級(jí)以下干部事宜的專門文件；“朔組復(fù)”主要用于批復(fù)下級(jí)部門和有關(guān)單位的請(qǐng)示。一些時(shí)間要求較緊迫的文件，可發(fā)傳真電報(bào)。根據(jù)工作需要，可增發(fā)會(huì)議紀(jì)要和通報(bào)兩種文件。

3、審核、簽發(fā)。“朔組發(fā)”文件，須經(jīng)部務(wù)會(huì)討論研究，由分管部長(zhǎng)把關(guān)，部長(zhǎng)簽發(fā)。其他文件，須經(jīng)部務(wù)會(huì)或部長(zhǎng)辦公會(huì)討論研究，由有關(guān)科室和分管部長(zhǎng)把關(guān)，部長(zhǎng)簽發(fā)。

4、文件編號(hào)。“朔組發(fā)”、“朔組通”、“朔組報(bào)”、“朔組復(fù)”文號(hào)由辦公室統(tǒng)一編號(hào)；“朔組干字”、“朔組內(nèi)干字”文號(hào)由干部一科編號(hào)。

5、文件印制。文件打印按《文件打印制度》辦理。所有文件和材料的校版、裝訂、發(fā)放由撰文科室負(fù)責(zé)。

三、文件存檔制度

1、立檔范圍。本部的文件、請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料、領(lǐng)導(dǎo)講話和有保留價(jià)值的文稿，中組部、省組部的來(lái)文來(lái)電，同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)送本部的文件、資料等。

2、立檔要求。“朔組干字”、“朔組內(nèi)干字”文件由干部一科立卷歸檔，其他文件的立卷歸檔工作由辦公室負(fù)責(zé)，各科室應(yīng)積極予以配合。

四、文件打印制度

1、材料印刷。文件材料數(shù)量大，需在外面印刷的，先向辦公室提出申請(qǐng)并填寫印刷通知單，經(jīng)分管財(cái)務(wù)的副部長(zhǎng)審批后，到指定印刷廠按審定份數(shù)印刷。

2、打印、復(fù)印的文稿，必須嚴(yán)格控制份數(shù)，杜絕浪費(fèi)。

3、在打印、復(fù)印秘密級(jí)以上文件時(shí)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員在場(chǎng)，打印、復(fù)印完畢，廢件要立即銷毀。

公文管理制度（二）

公文處理是指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。根據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本規(guī)定。

一、公文處理應(yīng)遵循的一般原則

（一）使用法定的公文文種制發(fā)公文。即以黨的機(jī)關(guān)使用的14種公文種類和國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的13種公文種類制發(fā)公文。

（二）使用規(guī)定的公文格式制發(fā)公文，制發(fā)公文時(shí)，必須符合公文的文面格式、公文用紙格式和公文編排、打印與裝訂格式。

（三）遵守行文規(guī)則。在行文時(shí)，要堅(jiān)持注重實(shí)效、“少而精”、黨政分工、根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系、聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)必須是同級(jí)等規(guī)則。特別在辦理請(qǐng)示行文時(shí)，要堅(jiān)持請(qǐng)示事項(xiàng)必須協(xié)調(diào)一致、只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)和一文一事的原則，不得在報(bào)告等其它非請(qǐng)示公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)和直接向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文。

二、發(fā)文辦理

（一）發(fā)文辦理的一般程序

發(fā)文辦理的程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、登記、復(fù)核、打印、分發(fā)、傳遞等工作。

（二）公文草擬的要求

1、符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示，準(zhǔn)確地體現(xiàn)本局工作意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文內(nèi)容相銜接。

2、全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，提出的政策、措施等切實(shí)可行。

3、觀點(diǎn)明確，情況屬實(shí)，內(nèi)容充實(shí)，條理清晰，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。

4、人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日，引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法符合國(guó)家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)方案，計(jì)量單位和數(shù)字用法符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。

5、開(kāi)門見(jiàn)山，文字精練，用語(yǔ)準(zhǔn)確，篇幅簡(jiǎn)短，用詞規(guī)范，文風(fēng)端正，文種格式正確，層次序數(shù)準(zhǔn)確。

6、起草公文時(shí)，對(duì)涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)協(xié)商，征求意見(jiàn)。

7、起草重要公文應(yīng)當(dāng)由局領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)同志親自主持、指導(dǎo)，進(jìn)行調(diào)查研究和充分論證，征求有關(guān)部門意見(jiàn)。

8、代擬起草公文時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格代擬稿質(zhì)量，嚴(yán)格控制文件篇幅，嚴(yán)格報(bào)送程序和完善報(bào)送材料。

（三）公文審核的要求

1、凡以本局名義制發(fā)的文件，在送局領(lǐng)導(dǎo)正式簽發(fā)前，必須填寫公文稿審簽單，經(jīng)承辦科、室分管領(lǐng)導(dǎo)核稿，送辦公室主任審核文種、格式，并提出是否公開(kāi)、保密審查初步意見(jiàn)和發(fā)文文號(hào)。

2、核稿重點(diǎn)：觀點(diǎn)和內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策以及國(guó)家的法律、法規(guī)，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)中央、省、市、市質(zhì)監(jiān)局和區(qū)委、區(qū)政府以及本局的意圖，是否符合實(shí)際，并同現(xiàn)行有關(guān)文件內(nèi)容相銜接；擬定的措施和辦法是否切實(shí)可行；涉及有關(guān)業(yè)務(wù)部門的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)協(xié)商并取得一致意見(jiàn)；關(guān)鍵用詞是否規(guī)范；行文是否準(zhǔn)確；文字是否精煉；邏輯是否嚴(yán)密；結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)；是否確需行文或聯(lián)合行文。

3、由其它單位主辦與我局聯(lián)合發(fā)文，由有關(guān)科室審改后，按我局文件審核、簽批程序辦理。

（四）公文簽發(fā)要求

公文必須由局領(lǐng)導(dǎo)人或其授權(quán)的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，公文一經(jīng)簽發(fā)即成為定稿生效。會(huì)簽時(shí)，在送簽過(guò)程中逐個(gè)送簽，不要遺漏。

（五）公文登記要求

擬發(fā)公文經(jīng)簽發(fā)后，需進(jìn)行登記，包括填寫公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人，按經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的印發(fā)范圍和存檔要求確定公文印發(fā)份數(shù)等。

（六）復(fù)核、打印、分發(fā)、傳遞的要求

辦公室要對(duì)公文的審批手續(xù)、文種、格式、內(nèi)容等進(jìn)行再次復(fù)核，經(jīng)復(fù)核如需對(duì)涉及內(nèi)容的實(shí)質(zhì)修改時(shí)，必須報(bào)請(qǐng)?jiān)灠l(fā)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。打印要做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，用印規(guī)范、正確。分發(fā)、傳遞應(yīng)做好登記，按分發(fā)、傳遞范圍進(jìn)行分發(fā)，傳遞密級(jí)文件時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行密級(jí)公文傳遞辦法。辦公室要按照公文存檔要求及時(shí)存檔。

三、收文辦理

收文辦理一般程序包括：簽收、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱（傳批）、承辦和催辦等工作。

收文的簽收、登記及擬辦統(tǒng)一由局辦公室負(fù)責(zé)，并提出擬辦意見(jiàn)，電報(bào)和急件要做到隨到隨送。簽收時(shí)應(yīng)逐件清點(diǎn)，標(biāo)注簽收時(shí)間，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，須及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)處理措施。登記時(shí)，應(yīng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)分類要求，對(duì)文件逐一登記，登記內(nèi)容為：公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、份數(shù)、收文日期、收文序號(hào)等。

辦公室負(fù)責(zé)將收文按擬辦意見(jiàn)送局領(lǐng)導(dǎo)閱批。急閱件應(yīng)隨送隨批，傳閱件一般應(yīng)在三日內(nèi)閱批。凡經(jīng)辦公室登記并送局領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，局領(lǐng)導(dǎo)閱批后，應(yīng)送回辦公室，辦公室按照局領(lǐng)導(dǎo)的閱批要求分送有關(guān)科、室、隊(duì)辦理，并根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)的閱批意見(jiàn)及時(shí)提醒相關(guān)科、室、隊(duì)按時(shí)限要求辦結(jié)。

傳閱（傳批）時(shí)，辦公室應(yīng)根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)，按照程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)局領(lǐng)導(dǎo)閱知或批示，傳閱公文時(shí)按照局領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后遞送，傳批時(shí)按照局領(lǐng)導(dǎo)排序由后向前遞送。傳閱、傳批時(shí)應(yīng)隨時(shí)掌握公文去向，避免誤傳、漏傳和延誤。

催辦時(shí)，辦公室應(yīng)對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查，對(duì)緊急或重要公文及時(shí)催辦，對(duì)一般公文定期催辦，并及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。

注辦時(shí)，承辦人員在公文辦理完畢后，應(yīng)在文件處理單作簡(jiǎn)要注明，注明發(fā)文日期與發(fā)文字號(hào)，承辦人姓名與辦理結(jié)果等，以便管理和查考。

四、公文網(wǎng)上交換與電子公文管理

（一）公文網(wǎng)上交換的范圍

以局名義制發(fā)需報(bào)送的非涉密公文。

（二）電子公文的接收與管理

1、辦公室接收電子公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的發(fā)送部門、公文的完整性和體例格式等進(jìn)行校對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可接收。

2、辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)接收電子公文，電子公文接收后，應(yīng)打印成紙質(zhì)文件，按收文辦理的要求進(jìn)行公文處理，并進(jìn)行電子簽收。

3、嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露電子公文操作程序或提供電子印章軟盤等相關(guān)設(shè)備和軟件，并定期更換公文網(wǎng)上系統(tǒng)用戶口令。

4、指定專人管理和維護(hù)用于公文網(wǎng)上交換的計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，嚴(yán)禁接入國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)。

篇2:房地產(chǎn)管理局公文處理規(guī)定2

房地產(chǎn)管理局公文處理規(guī)定2

為規(guī)范我局機(jī)關(guān)收文、發(fā)文行為,使公文辦理迅速及時(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤,提高工作效率,特作如下規(guī)定:

一、公文的接收和處理

㈠收件人為市房管局的公文、信函,一律由辦公室收發(fā)負(fù)責(zé)人開(kāi)啟、登記和編號(hào)。無(wú)特殊情況任何人不得隨意拆閱。公文來(lái)件應(yīng)在當(dāng)天辦理,防止積壓貽誤工作。對(duì)緊急公文,應(yīng)力求做到隨來(lái)隨辦。

㈡公文、信函登記后,由收發(fā)人員送交主管局長(zhǎng)批示,然后送交承辦部門或辦事人員閱處,簽閱后收回,并注銷。

㈢公文、信函一般不予外借。因工作需要的,可以復(fù)印。確需借用原件的,必須辦理借用手續(xù),事情辦妥后,應(yīng)及時(shí)將文件交還,注銷登記。

㈣有關(guān)“三密”文件的傳閱,按保密制度規(guī)定執(zhí)行。打印室由辦公室按保密規(guī)定管理,非打印室人員,不得隨便進(jìn)入。

二、擬文和發(fā)送

㈠公文擬稿應(yīng)使用規(guī)范稿紙,文稿首頁(yè)必須使用“文件稿紙”,并按要求將各項(xiàng)欄目填寫清楚。擬稿字樣要求規(guī)范、工整、清晰。對(duì)外發(fā)文一律以潮州市房地產(chǎn)管理局的名義發(fā)文。各科室原則不對(duì)外發(fā)文。

㈡發(fā)文由承辦單位有關(guān)人員起草,單位負(fù)責(zé)人初審,主管局長(zhǎng)審核簽名,局長(zhǎng)簽發(fā)。后由局辦公室對(duì)文件編列文號(hào),安排打印,承辦單位負(fù)責(zé)校對(duì)。

㈢公文的發(fā)送,由辦公室或承辦單位負(fù)責(zé)。

㈣公文印章由辦公室主任及收發(fā)人員負(fù)責(zé)保管,不得外借。

三、公文歸檔

㈠公文辦理完畢后,應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)立卷、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

㈡凡以局名義制發(fā)的公文(包括附件),應(yīng)留有一式二份,連同領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿一并存局辦公室,由文檔人員裝訂歸檔。

㈢局屬下單位應(yīng)指定一名文書人員,負(fù)責(zé)管理文書工作。

篇3:置業(yè)公司公文管理規(guī)定

置業(yè)公司公文管理規(guī)定

一、本文所指的公文是指:

1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件,如規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免等;

2、以公司名義向公司以外的單位、團(tuán)體、部門發(fā)出的正式文件;

3、以各部門名義發(fā)出的文件;

二、公文種類

1、請(qǐng)示:請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn),用"請(qǐng)示"。

2、報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用"報(bào)告"。

3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用"通告"。

4、批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),用"批復(fù)"。

5、通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用"通知"。

6、通報(bào):表?yè)P(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用"通報(bào)"。

7、決定、決議:對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排,用"決定".經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò),要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用"決議"。

8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,用"函"。

9、會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用"會(huì)議紀(jì)要"。

10、其它資料:包括公司內(nèi)部各種專業(yè)計(jì)劃、方案、報(bào)表、報(bào)告等資料,適用于公司內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)和管理。

11、外來(lái)公文:包括獲自于或來(lái)自于本公司以外的各類文件、資料、批復(fù)、傳真、信函等公文。

三、公文格式

公文一般由公司文頭、公文字號(hào)、秘級(jí)、簽發(fā)人、簽發(fā)時(shí)間、標(biāo)題、正文、落款、成文時(shí)間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報(bào)抄送單位、辦文事項(xiàng)、附件等部分組成。

1、公司文頭:一律事先在電腦上制作好。外行編號(hào)文首頁(yè)一律用彩色打印;內(nèi)行編號(hào)文首頁(yè)一律用黑白打印;部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

2、公文字號(hào):按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號(hào)統(tǒng)一由行政部編排。

3、公文秘級(jí):分為"絕密"、"機(jī)密"和"秘密"。

絕密是最重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密是重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。

文件機(jī)密級(jí)數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

4、簽發(fā)人/時(shí)間:按內(nèi)容性質(zhì)由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)在定稿上審簽。正式公文上打印。

5、公文標(biāo)題:應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容;標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);標(biāo)題用2號(hào)簡(jiǎn)體宋體字。

6、公文正文:正文用小4號(hào)字;正文中的一極小標(biāo)題,用4號(hào)黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。

7、落款/成文時(shí)間/公文用印:除會(huì)議紀(jì)要外,正式編號(hào)公文應(yīng)在落款和成文時(shí)間上加蓋印章。

8、主題詞:一般為標(biāo)題的關(guān)鍵詞。

9、主送/抄送單位:由審稿人確定。

10、辦文事項(xiàng):如實(shí)記載擬稿人、審核人、打印人、校對(duì)人的姓名,以及實(shí)際印發(fā)、存檔的份數(shù)。

11、公文附件:單獨(dú)排版、裝訂在正文之后;成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。

12、附樣式:

文頭

(公文字號(hào))

簽發(fā)人:秘級(jí)簽發(fā)時(shí)間:

標(biāo)題

主送單位:

(正文)

(落款、成文時(shí)間、用印)

(附件序號(hào)、名稱)

主題詞:

報(bào)送:

發(fā)送:存檔()

擬稿:審核:打印:校對(duì):共印份

本公司公文行文一律使用下列公文字號(hào),并對(duì)應(yīng)適用范圍使用:

“發(fā)”字號(hào)

“函”字號(hào)

“紀(jì)”字號(hào)

國(guó)地公司

國(guó)地發(fā)[]號(hào)

國(guó)地函[]號(hào)

國(guó)地紀(jì)[]號(hào)

適

用

公

文

范

圍

內(nèi)行/下行文

決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報(bào)、

/

會(huì)議紀(jì)要

內(nèi)行/上行文

/

請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、

會(huì)議紀(jì)要

外行/上行文

/

公函

/

四、公文辦理

(一)、收文處理

1、程序:凡送交公司或公司收到的外來(lái)公文,均按:"簽收-登記-分送-處理-復(fù)文-立卷存檔"程序辦理。

2、要求:

1)當(dāng)公文送達(dá)或收到公文時(shí),均由總經(jīng)辦文書收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求,用傳閱夾并附上批閱單后,將其及時(shí)分送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示;待領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示后,再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門辦理公文涉及和領(lǐng)導(dǎo)批閱涉及的有關(guān)事項(xiàng)。辦理過(guò)程中,辦文部門、人員應(yīng)根據(jù)要求,及時(shí)了解辦理情況并向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理信息。如需就公文辦理事項(xiàng)向來(lái)文單位作出答復(fù),則由公文辦理相關(guān)部門按下述內(nèi)部公文辦理程序向來(lái)文單位復(fù)文。辦理完結(jié),總經(jīng)辦或相關(guān)部門及時(shí)將公文收回并存檔。

2)上級(jí)發(fā)來(lái)的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電傳、資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的文件,均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件,及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。

各部門收到急件時(shí),應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù),一般要辦理的文件,一周內(nèi)應(yīng)辦理。需要研究而不能馬上處理的,要先書面或口頭簡(jiǎn)要回復(fù)。

3)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。總經(jīng)辦對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認(rèn)真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件,需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的,要及時(shí)檢查反饋。

4)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件,在匯報(bào)和傳達(dá)后,應(yīng)將會(huì)議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。

(二)發(fā)文處理。

一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。

1、草擬公文的要求:

1)要符合公司制度、政策和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。

2)情況要確實(shí),觀點(diǎn)要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確,篇幅要力求簡(jiǎn)短。

3)引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。

4)草擬公文必須使用A4的公文稿紙,文面應(yīng)保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。

5)數(shù)字的寫法。正式文件中,除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外,其他用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第三層為"1",第四為"(1)"。

6)不要濫用簡(jiǎn)稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡(jiǎn)稱。

2、公文審核。

公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后呈送。

1)審核的重點(diǎn):

2)是否需要行文。

3)是否符合公司制度、政策;與本單位發(fā)過(guò)的公文是否銜接。

4)提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。

5)處理程序是否完備,行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。

6)文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。

7)審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進(jìn)行修改,屬于重要的原則性的問(wèn)題,應(yīng)退回原承辦部門修改,改動(dòng)過(guò)大的,要重新擬正。

3、公文簽發(fā)。

1)公司行政文件,由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件,由分管副總簽署意見(jiàn)后,由總經(jīng)理簽發(fā)。

2)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。

3)公文辦理完畢后,要及時(shí)送交檔案管理人員整理立卷,個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。

4)印制:

①公文印制一般應(yīng)使用A4紙張打印一套,其余復(fù)印;

②各公司、各部門的打印件,應(yīng)提供已制作、命名、U盤,或提供已撰寫的手稿給總經(jīng)辦打印加工;

③各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

5)存盤拷貝:原則上,凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機(jī)打印的正式公文、資料,均需在公司檔案機(jī)要室電腦上及時(shí)存盤和按規(guī)定分類,不得遺漏。

6)用印/裝訂/分送/登記/存檔:公文印制完成后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂;在公司內(nèi)部分送時(shí),由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領(lǐng)件簽字;凡編排了發(fā)文字號(hào)的文件公文和有保存價(jià)值的非文件公文,均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。

(三)其它內(nèi)部公文的辦理:

1、程序:凡其它非編號(hào)的內(nèi)部公文,均按擬稿-審稿、校對(duì)-印制-存盤拷貝-分送-處理-復(fù)文-存檔程序辦理。

2、要求:

(1)需辦理的公文,應(yīng)及時(shí)送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。

(2)根據(jù)閱批范圍送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。批閱公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn),并寫上姓名和審批時(shí)間。其他人圈閱,應(yīng)當(dāng)視為同意。

(3)為縮短傳閱時(shí)間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門經(jīng)理要及時(shí)閱看,閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞,也不允許帶離公司,以免丟失和延時(shí)誤事。

(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。