公司人事檔案管理細則

　　第一條 為加強和規范員工檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。

　　第二條 員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

　　第三條 員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當地勞動行政部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規定向有關檔案館移交。

　　第四條 人事檔案管理員的職責

　　(一)、保管員工檔案;

　　(二)、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;

　　(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續;

　　(四)、登記員工工作、工資、獎懲情況;

　　(五)、為領導和有關部門提供員工的情況;

　　(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護工作;

　　(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;

　　(八)、辦理其它有關事項。

　　第五條 人事檔案的內容及分類歸檔

　　(一)、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;

　　(二)、本人經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料;

　　(三)、本人自我鑒定，組織鑒定材料;對員工的考察、考核、評價材料;

　　(四)、政治歷史審查及甄別復查材料;

　　(五)、員工參入黨、團材料;

　　(六)、獎勵(包括科技和業務)及各種先進事跡材料;

　　(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;

　　(八)、處分、取消處分的材料;

　　(九)、任免、工資、職稱等材料;

　　(十)、學歷和評定的技能等材料;

　　(十一)、其它有較大價值的可供參考的材料。

　　第六條 人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。

　　第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀

　　一、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。

　　二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

　　三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的.真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

　　五、按規定需要銷毀檔案材料時，必須經部門負責人、分管領導批準，并編制銷毀清冊。

　　六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

　　七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

　　八、檔案應分類編號后存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　第八條 人事檔案的利用和傳遞

　　一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批準后，方可查閱。

　　二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。

　　三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經審批查閱員工檔案。

　　四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。

　　五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領導批準，嚴格履行登記手續。

　　六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。

　　七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

　　八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務后一個月內移交其檔案。

　　九、員工調動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續者，應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

　　十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續，不準郵寄或交本人自帶。

　　十一、對轉出的檔案，必須按統一規定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。

　　第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內注銷員工基本檔案情況。

　　第十條 本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《干部檔案工作條例》辦理。

　　第十一條 本管理細則由公司人力資源部負責解釋。

篇2:人事檔案管理制度細則范例

人事檔案是記述和反映人的經歷、學識水平及工作表現的專門案卷。公司人事檔案包括員工調入時原有的人事檔案和在集團工作期間的人事檔案及技術檔案三部分。員工人事檔案由集團人力資源部專人負責管理。

一、員工人事檔案調入集團規定

2000年1月1日以后被集團錄用的員工在與集團或各公司簽訂勞動合同后一個月內,經集團主管領導批準應將個人檔案調入集團,由集團統一管理。

員工人事檔案進入集團的工作程序是:

1、先由集團人力資源部出具《提檔介紹信》,員工持介紹信辦理檔案調動手續。

2、人事檔案進入集團時由人事業務主管負責接收。接收時接收人須檢查人事檔案是否封裝完整,凡不符合要求的人事檔案不予接收;對符合要求的人事檔案,交接雙方須在"人事檔案交接簿"上簽字、記時。至此,人事檔案正式進入集團,由人力資源部檔案管理人管理;

二、員工人事檔案保管及檔案內容

1、調入的人事檔案原則上保持原卷冊的封裝,不予以拆封,直接裝入集團專用人事檔案袋內進行統一編號保管;

2、需拆封的,::須經人力資源部主管領導批準;

3、拆封后的檔案及由于各種原因已經拆封的人事檔案,須由人力資源部檔案管理人進行整理,并編制材料目錄,簽字后一并裝入檔案袋內;

4、員工在公司工作期間,公司為每一名員工建立個人檔案。包括以下材料:

a)《員工調入審批表》、《勞動合同》、《內部調動通知單》、《調離集團審批表》;

b)《干部任免命令》、《關于獎懲的通報》、《干部及員工年度考評意見》;

c)《培訓費用審批表》、《培訓合同》、培訓及自費學習結業、畢業證書及出國相關手續的復印件;

d)公司工作期間加入或申請加入中國共產黨、團組織及民主黨派的相關材料;

e)其他關于個人的重要資料。

上述檔案材料在員工調離集團時隨原有人事檔案一并轉出。

5、員工在公司工作期間,公司將這段時間個人檔案材料的內容摘要同時輸入集團"計算機人事管理系統"中。

6、人事檔案不得私自涂改、抽取或偽造,不得擅自處理或銷毀。整理、補充人事檔案時堅持二個在場和核查登記的原則。按規定需剔除的檔案材料,要進行登記,并經主管領導審批后進行。

7、集團人事檔案在檔案室中設專柜保管。人事檔案柜鑰匙由人事部專人掌管,人事檔案柜打開期間,集團人事業務主管必須始終在場。

三.檔案查閱

1、除人力資源部工作人員外,集團其他部門人員原則上不允許查閱人事檔案。

2、凡需查閱人事檔案者,均須填寫《查閱人事檔案審批表》,經主管人事領導審批后,到檔案室查閱。

3、查閱人事檔案時,人力資源部要按照《查閱人事檔案審批表》中注明的查閱項目和領導審批意見提供材料。凡表上未列項目,人力資源部不予提供。查閱期間,人事檔案管理人員必須在場。

4、外單位查閱人事檔案須由兩名*黨員干部持單位黨組織介紹信,并填寫《查閱人事檔案審批表》,在主管人事領導審批后,::在人力資源部主管領導及人力資源部檔案管理人員陪同下查閱相關資料。凡審批表上未列項目,人力資源部不予提供。

5、人事檔案一般不準外借,特殊情況需借出使用的,要經集團主管人事領導批準。檔案借出集團時,須以封條貼封。借用單位要注意保密、妥善保管,不得交無關人員翻閱和中途轉借他人。借檔單位用畢,按期退還,逾期不還者,需向檔案保管單位說明情況。如發生丟失、損壞,按《檔案法》追究責任。

6、所有人事檔案的查閱、調閱、借出事項,集團人力資源部需予以登記。

四.人事檔案調出公司規定

集團員工自離開公司之日起三個月內,人事檔案隨人事關系轉出公司。逾期未轉出公司者,公司有權將其人事檔案轉往市勞動服務公司或收取檔案保管費,并不對由此產生的任何后果負責。

篇3:人事檔案管理細則范例

檔案就是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息,來看下面小編為大家帶來的檔案管理細則附審批表內容:

人事檔案管理細則

第一章總則

第一條為了實現干部檔案整理工作的規范化,搞好檔案建設,便于檔案的保管和利用,根據《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關規定,特制訂本細則。

第二條干部檔案的整理工作,是檔案建設的基礎工作之一。

它是將收集起來的每個干部的檔案材料,進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷,并在此基礎上,不斷對檔案內容進行補充的工作。

第三條各級干部檔案管理部門,均應按本細則和有關規定的要求,對所管理的干部檔案進行認真的整理。

第二章整理工作的基本要求

第四條整理干部檔案,須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

第五條整理干部檔案,事先要收集好干部檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

第六條整理干部檔案的人員,必須努力學習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業知識,熟悉整理干部檔案的有關規定,掌握整理工作的基本方法和技能,認真負責做好整理工作。

第三章檔案材料的鑒別

第七條干部檔案材料的鑒別工作,是干部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查,甄別材料的真偽,判定材料的保存價值,確定其是否歸入干部檔案的工作。

第八條鑒別歸檔材料,必須根據中央有關文件的精神,以《條例》和《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》等有關規定為依據,嚴肅認真地進行。

第九條鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點,具體問題具體分析,根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值,確定材料是否歸入檔案。

第十條鑒別歸檔材料的具體做法:

(一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內容。

發現有同名異人、張冠李戴的,或不屬于干部檔案內容和重復多余的材料,應清理出來。

對其中有保存價值的文件、資料,可交文書檔案或轉有關部門保存。

不屬于干部檔案內容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。

無保存價值又不宜退回本人的,應登記報主管領導批準銷毀;

(二)審查材料是否齊全、完整。

政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。

處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等。

上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。

對頭尾不清、來源和時間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或對象不明確的材料,不能歸檔;

(三)審查材料是否手續完備。

凡規定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。

審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應有本人的簽署意見或由組織注明經過本人見面。

任免呈報表須注明任免職務的批準機關、批注時間和文號。

出國、出境審批表,須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。

凡不符合歸檔要求,手續不完備的檔案材料,須補辦完手續后再歸檔;

(四)鑒別中發現涉及干部政治歷史問題或其它重要問題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸人干部檔案,應交有關組織處理;

(五)鑒別時,發現檔案中缺少的有關材料,要及時進行登記并收集補充。

第四章檔案材料的分類

第十一條對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關于正、副本十類內容的劃分進行分類。

第十二條干部檔案正本,由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成。

其內容分類:

第一類履歷材料;干部履歷表(書)、簡歷表,干部、職工、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員登記表,個人簡歷材料,更改姓名的材料。

第二類自傳及屬于自傳性質的材料。

第三類鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料:以鑒定為主要內容的各類人員登記表,組織正式出具的鑒定性的干部表現情況材料;作為干部任免、調動依據的正式考察綜合材料;考核登記表,干部考核和民主評議的綜合材料。

第四類學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料:報考高等學校學生登記表、審查表,畢業登記表,學習(培訓結業)成績表,學歷證明材料,選拔留學生審查登記表;專業技術職務任職資格申報表,專業技術職務考績材料,聘任專業技術職務的審批表,套改和晉升專業技術職務(職稱)審批表;干部的創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發表的)等目錄。

第五類政審材料:審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交待或說明情況的材料,主要證明材料;甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的依據材料;入黨、入團、參軍、出國等政審材料;更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見,上級批復以及所依據的證明材料。

第六類加入黨團的材料:中國共產黨入黨志愿書,入黨申請書(l-2份全面系統的)和轉正申請書,中國共產黨黨員登記表,不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料;民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;中國共產主義青年團入團志愿書、申請書,團員登記表、退團材料;加人民主黨派的有關材料。

第七類獎勵(包括科技和業務獎勵)材料:各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。

第八類干部違犯黨紀;政紀、國法等材料:處分決定(免予處分的處理意見),查證核實報告,上級批復,本人對處分的意見和檢查、交待材料;通報批評材料;甄別、復查報告、決定,上級批復及本人意見;法院審判工作形成的判決書等。

第九類干部工資級別登記表、職務工資變動登記表、干部調資審批表,定級和解決待遇的審批材料;干部任免呈報表(包括附件),錄用和聘用審批表,聘用干部合同書,續聘審批表,解聘、辭退材料;退(離)休審批表;軍銜審批表、軍隊轉業干部審批表;出國、出境人員審批表;黨*會、人代會、政協會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。

第十類其他可供組織參考有保存價值的材料:有殘疾的體檢表、殘疾等級材料;干部逝世后報紙報道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等,

第十三條干部檔案副本內容,是由正本中以下類別主要材料的重復件或復制件構成:

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定,干部考核材料。

第四類的學歷、學位,評聘專業技術職務的材料。

第五類的政治歷史情況的審查結論(包括甄別、復查結論)材料。

第七類的獎勵材料。

第八類的處分決定(包括甄別、復查結論)材料。

第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。

其它類別多余的重要材料,也可歸人副本。

第十四條內容交叉的材料,可根據材料的主要內容或用途確定類別。

(一)帶自傳的履歷或簡歷表,以自傳為主,歸第二類。

(二)履歷表和簡歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。

(三)有任免職務內容的干部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類。

(四)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料,一律歸第八類;凡未給予處分,以政治歷史問題為主的,歸第五類,以違紀錯誤為主的歸第八類。

第五章檔案材料的排序與編目

第十五條每類干部檔案材料,都要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序,并在每份材料的右上角編上類號和順序號,在其右下角編寫頁數。

第十六條檔案材料排序的基本方式:

(一)按檔案材料形成時間排序的:第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料;

(二)按檔案材料內容的主次關系進行排序的:第五類、第六類、第八類材料。

其中第五類、第八類材料的排列順序為:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等,其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。

第六類材料,入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應書應排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序;

(三)第九類材料可根據不同層次干部的檔案材料情況,采用按時間順序或按材料性質相對集中排序。

按材料性質相對集中排序的方法是:1、工資情況的材料;2、任免材料;3、出國、出境材料;4、其它材料。

每種材料再根據形成材料的時間順序排列。

第十七條每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。

目錄是查閱檔案內容的索引,要認真進行編寫。

具體要求:

(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項地進行填寫;

(二)根據材料題目填寫"材料名稱"。

無題目的材料,應擬定題目。

材料的題目過長,可適當簡化。

擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點。

凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

(三)"材料形成時間",一般采用材料落款標明的最后時間。

復制的檔案材料,采用原材料形成時間;

(四)填寫"材料份數",以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁數的計算,采用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應如數填寫;

(五)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得使用圓珠筆、鉛筆,紅色及純藍墨水書寫目錄。

填寫目錄后,要檢查核對,做到準確無誤;

(六)書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用。

第六章復制與技術加工

第十八條檔案材料載體變質或字跡退色不清時,須進行搶救。

搶救材料,一般可采用修復、打印、抄寫、復印等方法。

凡打印、秒寫的材料,必須認真細致、核對無誤,注明復制單位和日期。

第十九條建立檔案副本的材料不夠時,可選擇正本中的材料進行復制,將復制件存副本,其原件必須存入正本。

第二十條為便于裝訂、保管和利用,延長檔案材料的壽命,對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料,應進行技術加工。

其主要方法:

(一)對超出16開規格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行剪執不能購的材料,須進行折疊。

折疊時,要根據材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。

折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字、照片不得損壞;便于展開閱讀;

(二)對破損、卷角、折皺和小于16開規格的檔案材料,要進行裱糊。

主要方法有:單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。

裱糊用的襯紙,必須采用白紙。

漿糊和膠水必須能防蟲蛀、不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要涼干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤;

(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須進行加邊。

打眼裝訂,不得壓字和損傷材料內容;

(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品,以防止氧化銹毀材料。

第七章裝訂與驗收入庫

第二十一條每個干部的檔案材料,必須裝訂成卷。

裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結實實用,具體做法:

(一)將目錄與材料核對無誤;

(二)把全卷材料理齊。

材料條件好的應做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊j

(三)在材料左側豎直打上統一的裝訂孔。

孔距規格應符合《條例》附件一的規定;

(四)一律使用《條例》附件一規定的標準干部檔案卷皮。

檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。

書寫姓名不得用同音字或不規范的簡化字。

第二十二條干部檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查,經驗收合格后,方能入庫。

第八章整理工作的注意事項

第二十三條干部檔案整理工作人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關規定,嚴格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。

(一)在整理檔案時,嚴禁吸煙,以確保檔案的安全;

(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;

(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。

整理中按規定剔出的檔案材料,須進行登記,經主管領導審查批準后分別情況予以處理。

(四)在整理檔案過程中,要加強對檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露干部檔案內容。

第九章附則

第二十四條本細則由中央組織部干部檔案工作部門負責解釋。