單位的人事檔案管理
單位的人事檔案管理
人事檔案具有以下特點：
全面性
人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評)、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。
現實性
由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事(勞動)部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。
真實性
這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。
動態性
人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。
流動性
人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。
機密性
人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的.是個人向組織匯報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。
3.存檔方式
目前國家對于畢業后尚未就業的大學生的檔案，一般采取三種管理辦法：
一是把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收。這種方式比較適合準
人事檔案
備在生源地范圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生，優點是在生源地就業后辦理手續簡單方便，而缺點是兩年內如離開生源地就業，需重新辦理改派手續。
二是把檔案留在學校，待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。這種方式適合有就業愿望但尚未就業的畢業生，優點是學校誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用，其缺點是畢業生檔案留校只是延長了擇業期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。
三是把檔案轉至就業代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創業、靈活就業的畢業生，優點是易于畢業生解決一些實際問題，缺點是如果畢業生與指導中心交流相對少，則容易造成信息不暢。
篇2:單位人事檔案的借閱制度
人事檔案的借閱制度
1、檔案屬公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案、材料,須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料,屬借閱部門經辦的,由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案、材料須經辦公室負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的.地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經辦公室負責人批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續借。過期由檔案員催還。需要長期借出的。須經辦公室負責人并報總經理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱部門或借閱人,以便查閱和催還。
6、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
7、借出檔案資料。因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
人事檔案的借閱制度
一、本校教師、職工利用檔案，必須持有學校辦公室負責人簽署意見，分管校長批準的閱檔單。
二、本校學生利用檔案，必須持有學生證及學生科的介紹信，在檔案室查閱，不能借出。
三、外單位人員利用檔案，必須持有本人單位介紹信，并學校辦公室負責人簽署意見，分管校長批準后，方可利用。
四、利用檔案人員一律在檔案室閱覽，如因工作需要必須借出，需經分管校長同意，并嚴格履行借閱登記手續且限期歸還。
五、借出期限一般不超過兩周，特殊情況，經檔案室主任同意，可辦理續借手續，并按期歸還。
六、利用檔案人員必須愛護檔案，嚴禁涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。
七、檔案管理人員應仔細檢查歸還的'檔案，如有破損、丟失、涂改等情況，立即追究責任，并向檔案室主任報告。
八、檔案管理人員提供證明材料，應以引述或節錄檔案原文為主要方法，并仔細校對、審查、加蓋公章，確保證明材料的準確性和真實性。
九、查(借)閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記;對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。
篇3:事業單位人事檔案管理
事業單位人事檔案管理
引言
現階段，我國大部分事業單位正推行各項改革，對原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰。如何提高人事檔案的真實性和可靠性，為用人單位提供可靠地人才資源，這是管理人事檔案需要注意的問題，而我國事業單位檔案管理工作存在著較多問題，人事檔案管理情況不甚樂觀。
1.人事檔案管理制度現存問題
1.1對人事檔案管理沒有足夠的認識
很多事業單位輕視人事檔案的管理，大部分管-理-員只認為員工其它方面的表現重于個人檔案的收集，所以不重視了人事檔案工作的開展，盡管有進行管理，也只是形式上的，沒有落到實處。在應付相關部門檢查和員工調動中能過得了關就行，因此，人事檔案管理自然而然就不能為事業單位的建設起到很好地推動作用。
1.2檔案管理人員水平有所欠缺
檔案工作是一項比較復雜繁瑣的管理整理工作。如果沒有一定的人力、物力、財力投入，檔案管理難以順利進行。我國目前檔案管理人員整體水平較低，在檔案管理事宜上保留著傳統的思想和落后的方法，沒有進行相對應的改革和創新。隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整、內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓就直接上崗，對檔案的重要性、管檔要求不太了解。大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作往往心有余而力不足，造成大部分員工檔案流失，嚴重地影響了事業單位檔案管理水平。
1.3檔案管理缺乏科學性和時代性
隨著時代的發展，信息化管理體系已經相當普及，人事檔案信息管理系統也得到了廣泛的`使用，但是由于一些先進的信息技術沒有充分的在人事檔案管理中使用，因此有些單位仍采用原始的辦法，將員工的個人信息，調動資料等人工錄入，沒有使用電腦進行資料檢索或閱讀檔案，而無紙化閱檔更是無法實施。這大大的降低了工作效率，也影響了人事檔案的管理。
1.4人事檔案利用率低
檔案管理者收集人員檔案，無非就是要給人事部門在決策時提供參考，一些檔案管-理-員對檔案的開發、利用僅停留在一些簡單信息的使用，例如職工的成長經歷、受教育情況、技術職稱、工作經歷等，檔案管理人員往往只是在有需要的人找上門來才提供人事檔案的服務，處于較被動的服務狀態，沒有真正的服務于人事。導致檔案沒有發揮出真正的作用。
2.人事檔案管理工作的對策
2.1提高對檔案管理工作的認識程度
不斷完善人事檔案管理的制度建設 為使檔案管理工作有章可循，確保人事檔案的安全保密、合理利用、規范整理，建立人事檔案收集、鑒別與歸檔、整理、查找、檢查與核對、查閱、轉遞、保密等各項制度，人事檔案管理領導小組，協調解決人事檔案工作中的困難和問題。完善人事處內部人事檔案管理的崗位、人員和工作職責，并將人事檔案工作列入工作計劃，定期提出任務要求，使人事檔案管理工作始終擺在重要的議事日程。
2.2提升檔案管理人員專業素養
首先加強人事檔案管理隊伍自身素質建設，各級在聘用檔案管理人員時需再三篩選，只有思想政治覺悟高、有較高職業道德、富有責任心、耐心、細心的人才能從事檔案管理工作。同時，要制定培訓計劃，讓檔案管理人員深入了解這項工作的性質和意義，并具備一定的現代教育技術及創新理念，各級還需要建立一定的激勵政策，提高檔案管-理-員的積極性和行動力。腳踏實地、做好各項工作，從而推動事業單位檔案事業的發展。
2.3充分發揮信息化技術作用
人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是提高檔案管理效率，實現人事檔案管理現代化的必由之路。因此，建立人事檔案數據庫系統，實施人事檔案動態管理。利用電腦、掃描儀、傳真機等現代設備和先進技術，將檔案資料整理、錄入，通過一番技術處理后，原來的文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，一旦檔案發生變化時，可以隨時更新信息，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性，最大限度地減輕檔案工作的工作量。不僅有利于檔案工作效率的提高，也提升了檔案的利用率。
2.4完善檔案信息量
為了使檔案發揮真正的作用，要重新界定檔案的功能。首先，對于機密、重要檔案加以保留;其次檔案的范圍要不斷擴大?？梢愿鶕枰鲈O一些如獎懲情況、獲得的技能證書、個人特長等材料，豐富的檔案資料有助于用人單位選拔人才;最后還可以針對一些用人單位以及求職者的特殊需要，不斷完善檔案的功能，從而提高檔案的利用率，盡可能減少廢檔現象。
3.結論
總之，人事制度改革的推行，既提供了創新和發展的新機遇，也給人事檔案事業帶來了新挑戰。我們應該抓住時機，不但要從制度上更新，選用具有高素質、高標準的專業人員來進行檔案的管理工作，而且還要從觀念上更新，按照人才市場發展的基本趨勢，積極探索檔案現代管理模式，才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。也才能確保人事檔案管理在人事體制改革浪潮下的升級轉型。