檔案工作是校學生會工作連續性，有序性的有力保障，為實現工作的正規化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。

2、校學生會檔案由辦公室分類統一管理;各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。

3,校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。

4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

5.檔案形式要求：對于各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質，向辦公室索取檔案帶，待總結完后一并上繳。

6.檔案上繳日期：在該項活動結束后一周內。

7.檔案上交時由辦公室簽收。

二,檔案內容要求：

(一)人事檔案包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關材料,由主席團負責考察記錄。

l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。

2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優秀學生會干部的依據之一。

3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業離校時對其總體工作的鑒定，由學校有關部門存入該學生檔案。

(二)工作檔案包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案，由辦公室整理保管。

l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。

2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。

(三)財務檔案包括賬目、現金收支表、各種有關票據、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務制度。

(四)活動檔案

1、活動檔案內容包括活動企劃書;活動籌備情況;活動及進程結果;活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

2、活動結束后由主辦部門及時寫出工作總結，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

1,查閱要求:

1)各部門可以根據工作所需向秘書要借閱有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。

2)各部門借閱文件后，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，主席團會做出相應的警告、批評。

3)查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。

篇2:安全生產文件檔案管理制度

一、目的

為了規范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

三、職責

1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。

2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；

3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

四、內容

1、文件資料的收集

安全生產文件檔案內容如下：

（1）國家有關安全生產法律法規、標準規范及其它要求；

（2）上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等；

（3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；

（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、

（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；

（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

（8）食品安全、職業衛生評價報告等；

2、立卷歸檔

（1）、文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；

（2）、應根據文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存；

（4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；

（5）、不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷；

3、檔案保管

（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

4、檔案借閱

（1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續；

（2）、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；

（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；

5、檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；

五、相關記錄

《文件檔案清單》

六、本制度由安保部制定并負解釋，自發布之日起實施。

篇3:檔案管理制度

檔案保管制度

第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密,任何人不得擅自進入檔案室,以保證維護檔案的完整性和安全性。

第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續托管業務能順利開展。

第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。

第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

檔案室管理實施細則

一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。

二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。

五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養，使庫房環境處于良好狀態。溫度基本保持在14-24℃，相對濕度40%-60%之間的規定要求。

六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。

七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。

八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。

檔案借（查）閱管理實施細則

為維護檔案的完整與安全性，更好地為后期各項工作服務，特制訂本細則。

一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經過相關審批流程后方可借閱。

四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經科長簽字批準，方可查閱。

五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批準。

六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。

八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。

九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。

對歸檔文件的基本要求

第一條歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。

第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

第三條歸檔文件應為原件。

第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統的不能通過鑒定、驗收。

第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續