***人事檔案管理辦法(試行)

各分子公司、本部各部門：

為了規范公司勞動人事檔案管理工作，對人事檔案進行妥善保管，維護人事檔案材料的完整性，防止材料損壞和遺失，以及便于人事檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據，特制定本管理辦法。

一、適用范圍

員工人事檔案日常管理。

二、管理原則

安全、保密、清晰、完整。

三、管理職責

由人力資源部(行政人事部)負責按本管理辦法對公司所有員工的人事檔案進行管理。

四、管理程序

(一)人事檔案建立

新員工入職之日，由人力資源部(行政人事部)為其建立一個獨立的人事檔案。人力資源部(行政人事部)首先對檔案材料進行收集和整理，若收集的是復印件必須與原件對照審驗，且由員工本人在復印件空白處標注“此為本人真實***證之復印件”，并簽字確認大母指用印，準確無誤后進行歸檔。人事檔案包括但不限于以下資料：

1.身份證復印件(正反面復印在同一張A4紙上)、戶口本復印件(戶口本主頁及本人頁)。

2.證書復印件。證書包括職業資格證書、職稱證書、學歷及學位證等。

3.管理及技術關鍵崗位的員工，應有其原工作單位出具的解除或終止勞動關系證明。

4.近期免冠1寸彩照1張。

5.應聘人員登記表(包括附帶的個人簡歷)以及員工信息采集表。

6.縣區級以上醫院體驗合格證明。體檢項目包括但不限于：血常規、胸部透視、心電圖、肝功能(禁查乙肝)。

7.從事保衛等重要崗位的，應有戶籍所在地公安部門開具的“無犯罪記錄證明”。

8.法規規定的特殊崗位，應有職業資格或從業資格證書復印件(原件應審驗)。

9.《勞動合同》或《勞務協議》，以及《保密協議》和《承諾函》正本各一份。

10、背景調查表(主管及以上崗位，出納及關鍵核心崗位)及錄用審批表。

11、員工手冊簽收單。

(二)人事檔案資料的添加

以下類別信息，由人力資源部檔案保管專員在收到資料后添加到其本人人事檔案中：

1、人員轉正申請審批表及相關轉正材料及考核資料。

2、員工與公司補充簽訂的各種重要的個人申請、承諾、協議、保險等材料。

3、員工崗位(職務)變動調整通知書。

4、員工晉升、各種處分、處罰材料和通報批評等獎懲類相關資料。

5、員工變更的個人資料。

6、員工勞動合同續簽意見征詢單。

7、員工離職申請、離職審批表、離職交接手續等記錄。

8、終止勞動關系通知書員工簽收回執。

9、其他需添加的資料。

(三)人事檔案的其他專項保管

考慮部分專項工作特殊情況，以下類別由各業務負責人對相關人事檔案材料作專項保管。

1、員工考勤類材料。

2、員工薪資變動資料。

3、員工考核考察資料，包括月度考核、年度考核、晉升考察等資料。

4、員工培訓申請、培訓記錄、培訓心得、培訓效果評估等與培訓相關的資料及考核相關資料。

5、按相關食品安全管理法規須持有的健康證相關資料。

6、其他需單項保管材料。

(四)人事檔案編號

1、公司人事檔案統一按SAPHR系統員工工號編號。

2、員工離職后，其檔案從在職檔案中取出歸入離職人員檔案，但檔案編號保持不變，仍采用原工號編號。

(五)人事資料的定期更新與維護

1、員工有調動、考評、獎懲等人事動態時，及個人資料有變化時，人事檔案管理人員應及時進行記錄或修改，確保人事檔案的正確性。

2、為確保員工人事資料的有效性，可由員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案，員工一旦有個人信息資料(身份證號、聯系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位等)更新，則按最新個人信息更新人事和人事數據系統，并統一在規定時間前以電子文檔和紙質材料同時報送所在公司人力資源部(行政人事部)。

(六)人事檔案的查閱

1、人事檔案為公司密件，也是員工個人的私隱資料，人力資源部(行政人事部)必須合理存放，嚴格執行程序。員工檔案資料是保密的，原則上只有公司領導及人事保管人員方可查閱，員工不能查閱其他人員的檔案，各級管理人員只可查閱其部門下屬員工的人事檔案，特殊情況經審批后方可調閱。

2、員工人事檔案屬保密級文件，原則上不允許借閱(借出)，一般采取在人力資源部(行政人事部)人事檔案保管人員的陪同下查閱的方式。各級管理人員查閱本部門下屬員工的個人檔案時，必須為員工個人資料情況保密。

3、如有特殊原因需借閱員工檔案時，遵循以下規定執行：

(1)必須填寫《人事借閱登記表》，按審批權限批準后，辦理借閱登記手續才可借出。

(2)借閱時間以規定時間為限，不得轉借，拆卸、調換、復印。

(3)歸還時，由人力資源部(行政人事部)核對檔案資料歸還是否完整。

(七)人事檔案資料的復印

1、如因公司業務需要復印員工的身份證、學歷證明、職業資格證明等個人證照復印件，由辦理人員填寫《人事檔案復印登記表》，按借閱人事審批權限批準后方可調用。

2、如因員工要求復印個人人事檔案資料，除屬于由員工本人提供的原始人事檔案資料外，其他由人力資源部(行政人事部)添加的人事檔案資料不得復印、查閱或借閱。

(八)人事檔案的保存

1、人力資源部必須對人事檔案的保存地點、環境等作出評估，以確保人事檔案的存放安全。

2、無論在職員工或離職員工，已建立的人事檔案任何資料不得退還員工本人。

3、在職員工的人事檔案將一直保存;離職員工的人事檔案原則上保存期自離職日起至少兩年備查。

4、屬于公司解除(終止)勞動合同、辭退、自動離職等類別員工，其人事檔案(應注意考勤、獎懲、考核、情況說明等資料)應特別審查后特別重點保存。

5、按規定銷毀的檔案由人事檔案保管人填寫銷毀申請單，經人力總監審核批準，并指定人員執行銷毀。審核、批準、執行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔案。

(九)人事檔案管理信息化

1、為提高人事管理工作效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統。人事檔案數據庫嚴格按管理權限進行提交和使用。人事檔案數據庫為公司商業機密，公司任何人員不得私自竊取、拷貝系統。

2、人力資源部(行政人事部)必須根據人事變動情況隨時更新人事數據信息。人事檔案數據庫為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。人力資源部(行政人事部)應認真做好人事檔案數據庫的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發揮人事檔案數據信息的作用。

五、處罰

(一)人事檔案保管人員必須嚴格遵守本管理辦法，以高度的責任感，嚴肅、認真地處理好公司人事檔案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，導致保密資料外泄，則視其情節，按公司獎懲管理辦法執行處罰。

(二)公司員工有義務向公司提供詳盡真實的人個資料，并保證所提供的人事資料的真實性。如有提供虛假資料情況出現，屬嚴重違紀行為，一經查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。員工因提供虛假資料對公司造成經濟損失的，公司將保留追究其法律責任的權力。員工在職期間個人資料有變化的，應及時準確地向人力資源部(行政人事部)報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更新，確保人事檔案資料正確無誤。

(三)人事數據庫屬于公司商業機密和員工個人私隱，公司任何人員不得利用任何手段非法或私自竊取、拷貝、偷閱，否則一經查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。

六、附則

(一)本管理辦法自下發之月起執行。

(二)公司保留對本規定隨時或定期作出修訂的權利。最終解釋權為公司人力資源部(行政人事部)。*****股份有限公司

二***年二月二日

篇2:局干部人事檔案管理辦法

為加強我局干部人事檔案管理工作，提高檔案業務科學管理水平，有效地保護和利用干部人事檔案，更好地為干部工作服務，根據《出入境檢驗檢疫系統干部人事檔案管理辦法》，結合我局實際情況，制定本辦法。

一、我局干部人事檔案工作由人事科負責，管理人員必須是政治可靠、作風正派、責任心強的*正式黨員。

二、干部人事檔案管理部門的主要職責：

(一)保管干部人事檔案，積累檔案材料：

(二)收集、鑒別和整理干部人事檔案材料：

(三)辦理干部人事檔案的查閱、借閱和轉遞：

(四)登記干部職務、工資變動情況：

(五)為有關部門提供干部情況：

(六)做好干部人事檔案的安全、保密、保護工作：

(七)調查研究干部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好干部人事檔案的業務建設和業務指導：

(八)推廣、應用干部人事檔案現代化建設管理技術：

(九)辦理其他有關事項。

三、干部人事檔案的內容和分類

干部人事檔案是出入境檢驗檢疫系統人事部門按照相館黨的干部政策，在培養、選撥和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。

其內容和分類如下：

第一類履歷材料

第二類自傳材料

第三類鑒定、考核、考察材料

第四類學歷和評聘專業技術職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、審批材料等)

第五類政治歷史情況的審查材料：

第六類參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料：

第七類獎勵材料(包括表彰獎勵活動中形成的有關材料)

第八類處分材料(包括紀律檢查、監察、法院和行政管理等部門工作中形成的有關材料)

第九類錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及參加各種代表會的代表登記表等材料：

第十類其他可供組織上參考的材料。

四、干部檔案管理范圍應與干部管理范圍相一致。其保管范圍如下：

(一)干部(科級以下)檔案正本，由本局保管，副處級以上干部建立檔案副本。

(二)干部辭職、退職、自動離職、被辭退(解聘)后，未就業的，其檔案仍由本局保管;另就業的，其檔案轉至有關的組織、人事部門保管，不具備保管條件的，裝人事部門所屬的人才流動服務中心保管。

(三)干部被開除公職后，未就業的，其檔案由本局保管;另就業的，其檔案轉至有關的人事部門保管。凡通過勞動部門就業的，其檔案由有關的勞動部門保管。

(四)干部出國不歸、失蹤、逃亡以后，其檔案由本局保管。

(五)干部死亡以后，按照《干部檔案工作條例》規定保管：

(六)干部退(離)休以后，檔案仍由本局保管。

五、干部檔案的收集、臨別及歸檔按規定執行。收集的材料必須經過認真鑒別。歸檔材料應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案。歸檔材料均按《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷，做到認真鑒別，分類準確，編排有序、編號、目錄清楚，裝訂整齊。

六、干部檔案應統一按國家檔案案卷標準規格制作。檔案材料按時間、內容、層次不同排序。編號歸檔材料統一保管，設專用庫房，按《庫房管理制度》做好管理工作。

七、干部檔案的保管原則應是安全保密、便于查找，建立登記和統計制度，嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應視情節輕重，予以嚴肅處理。對違反《檔案法》、《保密法》的，要依法處理。

八、因工作需要查閱和借用干部檔案，須遵守下列規定：

(一)查閱單位應填寫《查閱干部人事檔案審批表》，按照查閱干部人事檔案的規定辦理審批手續。不得憑借調查證明材料介紹信查閱干部人事檔案：

(二)人事科應根據規定，確定是否提供和提供什么材料：

(三)凡查閱干部人事檔案，利用單位應派中～員到人事科查閱：

(四)檔案一般不外借。對必須借出使用時，要說明理由，經過主管領導批準，要嚴格履行登記手續，限期借還，不得轉借他人：

(五)任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案：

(六)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者按有關規定給予處分以致追究刑事責任。

(七)借用、查閱檔案的單位和個人，不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須經主管領導審批，獲準后才能復制(拍攝)。復制的材料必須加蓋公章，否則無效。

九、干部調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的單位。轉遞檔案應遵守下列規定：

(一)干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶;

(二)轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出：

(三)轉遞檔案必須按統一規定的《干部人事檔案轉遞通知單》詳細登記，嚴密包封：

(四)收到的檔案，經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章立即返回。逾期一個月未返回，應催問，以防丟失

篇3:企業人事檔案管理辦法

第一章基本原則

第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據*中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號)，特制定本辦法。

第二條人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章體制、任務和人事檔案干部

第五條人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、***思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

第十二條人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第四章人事檔案的管理和利用

第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。

第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章檔案的轉遞

第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

附件

人事檔案材料收集歸檔范圍

1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。

4、黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表，專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復以及所依據的證明材料。

8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。

15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表，授于學位的材料，學歷證明書，學習鑒定材料。

16、學生學籍變動記錄材料。

17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18、畢業學生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價值的材料。