新時期交通運輸檔案管理方案分析

　　近年來，隨著社會主義市場經濟體制的不斷深入發展，為我國交通運輸行業的創新和管理帶來了重大的機遇。交通運輸行業作為得以有效支撐地區經濟蓬勃發展的基礎部門，具有較高的經濟帶動力，更是逐漸成為有效促進國民經濟發展的重要產業。鑒于此，本文主要分析研究了新時期交通運輸檔案管理過程中存在的問題，并對此提出了幾點有效的解決策略，旨在為新時期交通運輸檔案管理水平的提升獻力。

　　對于交通運輸行業來講，科學且完善的檔案管理可以有效的提升交通運輸行業檔案管理水平，并有效的帶動區域的經濟發展。以往的檔案管理經常會出現弊端從而致使整個交通運輸行業在發展的過程中受到了一定的阻礙。因此，只有更好的順應新時期的發展，并提升交通運輸檔案管理水平，才能精準的反映出交通運輸業的經濟業務能力，從而有效的帶動當地區域經濟的蓬勃發展。

　　一、新?r期交通運輸檔案管理的重要性

　　隨著時代的發展和科技的進步，市場經濟的新時期已經到來，這一發展趨勢更是為我國的交通運輸行業的產業結構轉型和優化升級帶來了重大的機遇。我國的交通運輸行業緊隨時代的發展以及新時期的需要，積極的把握時機，并轉變以往的管理方式，調整交通運輸行業的結構，從而在一定程度上促進了我國國民經濟的整體水平。與此同時，交通運輸行業的檔案管理卻存在一定的滯后性，甚至影響著交通運輸行業的進一步發展。目前，我國交通運輸行業在發展的過程中逐漸的認識到這一點，并加強了檔案管理工作，這一工作的革新更是轉變了以往檔案管理方式，有效的彌補了以往的不足，并借助了信息化技術，利用科學且高效的管理模式來應用到交通運輸檔案管理過程中，從而有效的實現檔案管理的科學化，精準化和信息化，在降低檔案管理成本的基礎上促進我國交通運輸行業經濟業務能力的蓬勃發展。

　　二、新時期交通運輸檔案管理存在的問題

　　當前我國交通運輸行業的檔案管理水平較以往已經有效極大的進步，但在實際的管理過程中仍存在一定的差距，主要體現在以下幾點。首先，當前的檔案管理模式較為落后，很多檔案管理者并沒有對這份工作給予積極且正確的工作態度，甚至認為這份工作并不會起到實質性的作用，在這種心態下的工作會產生一定懈怠性和滯后性，長此以往，相關的工作人員會有意識弱化甚至是漠視檔案工作。其次，當前我國交通運輸檔案管理過程中出現的又一問題便是檔案管理方式過于落后，主要體現在檔案管理水平與現代化社會的發展模式不相匹配，由于我國已經逐漸成為信息化現代化的國家，這一發展趨勢更是影響著我國眾多行業及領域，但我國很多交通運輸行業內部的檔案管理水平仍處于初級階段，大量的交通運輸的檔案管理仍通留在紙質檔案以及手工檢索階段，這一階段更是證明了當前我國交通運輸檔案管理的滯后性和不專業性，檔案管理模式較為落后，相關工作人員仍需要翻閱大量的資料才能查閱到需要的信息，在這過程中更是加速了紙質檔案老化的情況。最后，當前我國及哦啊通運輸行業的方案管理工作整體的利用效率不高，主要體現在不科學的管理方式造成了檔案的丟失或是涂改，很多檔案的真實性更是有待考量，且當前我國交通運輸行業大多都是對檔案進行了管理，但實際的利用率不高，甚至處于一種靜態且封閉的資源。這更是一種高積累低附加值的表現。

　　三、新時期提升交通運輸檔案管理的幾點重要舉措

　　(一)提升檔案管理水平的重視程度

　　提升檔案管理水平的重視程度是新時期下提升交通運輸檔案管理水平的重要舉措，在這過程中，相關的管理者需要給予檔案管理一定的重視程度，并轉變以往的檔案管理模式，提升檔案管理者的效率和業務能力，管理者可以對交通運輸行業的檔案管理者進行專業技能的培訓，其中包括基本的檔案管理方法以及現代化的檔案管理方式，在進行階段性的培訓后，對相關的工作人員進行考核，從而考察其培訓成果，將實際的考核結果與員工的績效相掛鉤，以此來提升相關工作人員的工作效率。與此同時，還要完善交通運輸檔案管理的考核激勵制度，并在明確實際的責任和基礎上，采取多種高效且專業的方式，確保檔案管理制度可以落到實處，將考核的職能部門作為主要內容來開展檔案管理份工作的專項定期以及不定期的檢查，以此來徹底轉變以往交通運輸管理檔案流于形式且不能充分的發揮出應有的作用的現狀。

　　(二)加強檔案管理的信息化建設

　　加強檔案管理的信息化建設是新時期下提升交通運輸檔案管理水平的又一重要舉措，在這一過程中，交通運輸行業的相關管理者需要了解當前各領域的檔案管理方式，并借助計算機技術來引進先進的現代化、信息化檔案管理方式來完善檔案管理水平，從而促使交通運輸行業的檔案管理朝著信息化和現代化的方向發展。交通運輸企業可以嘗試使用并搭建檔案信息管理的信息化數據平臺，并充分利用大數據以及物聯網技術來網羅更多關于交通運輸等相關的資料，還要規范整理交通運輸的電子檔案，依照檔案信息化管理與統一的規定來進一步優化檔案管理水平。

　　(三)提升檔案管理的開發利用率

　　提升檔案管理的開發利用率是新時期下提升交通運輸檔案管理水平的又一重要舉措，以往的檔案會因為管理不當而出現閑置，并的造成資源的浪費。因此，提升檔案管理的開發利用率是具有一定現實意義的。在這過程中，相關的管理者需要綜合分析研究企業檔案材料的基礎上，有效的提煉出更多適合企業自身發展的相關的內容，對外宣傳交通用能是企業的知名度作為實際的切入點，從而進一步提升交通運輸檔案的開發利用率，并在發揮檔案最大作用的同時，提升企業的影響力和知名度。

　　總而言之，檔案管理水平對整個交通運輸行業的發展所起到的重要性不言而喻，只有進一步提升檔案管理水平，才能為交通運輸行業提供更為精準的數據并促進企業的蓬勃發展。因此，提升檔案管理的重視程度、加強檔案管理的信息化建設、提升檔案管理的開發利用率是新時期提升交通運輸檔案管理水平的重要舉措，更是必經之路。

篇2:規劃部檔案管理制度

　　規劃部檔案管理制度

一、文書檔案立卷歸檔制度

　　(一)總則

　　第一條為加強規劃部資料檔案管理工作，特制定本制度。

　　第二條歸檔的圖紙、文件材料必須按年度立卷，本部門內部在工作中形成的各種有保存價值的文件材料以及根據工作需要購買或收集的書籍、資料等，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

　　第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交資料員歸檔。工作變動或因故離職時應將借閱的圖紙、資料向資料員辦理歸還手續，經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　(二)文件材料的收集管理

　　第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。資料員應為部門專職管理人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。

　　第五條凡本部門繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律交資料員統一收集管理;圖紙及變更應由相關責任人驗收后交資料員統一管理。

　　第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　第七條資料員的職責：

　　1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向公司檔案室辦好交接簽收手續。

　　3.承辦人員借用圖紙、資料及其他文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

　　(三)歸檔范圍

　　第八條部門接收的設計文本、圖紙、變更等。

　　第九條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、會議所用方案文本及圖紙、會議決議、總結、會議簡報、會議記錄等。

　　第十條公司下發來的與本部門有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

　　第十一條本部門對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　第十二條本部門的請示與上級機關的批復。

　　第十三條本部門反映主要職能活動的報告、總結(如審圖意見等)。

　　第十四條本部門的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　第十五條本部門負責辦理的公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　(四)平時歸卷

　　第十九條部門內要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職資料員集中統一保管。

　　第二十條部門內資料員根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目“。“案卷類目“的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職資料員歸卷。

　　第二十二條專(兼)職資料員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目“條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座“，并在收發文登記薄上注明。

　　(五)立卷(案卷質量要求)

　　第二十三條為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室專(兼)值資料員在公司檔案室檔案人員指導下組卷、編目。

　　第二十四條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　第二十六條歸檔的圖紙、文本，應分項目、階段、專業分別歸類，圖紙按順序整理后整體歸檔，不得分拆借閱，歸還時資料員應查證圖紙的完整性。在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

　　第二十八條卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　第二十九條卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

　　第三十條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

　　第三十一條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

　　第三十二條案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

　　第三十五條本制度自印發之日起實施。

二、電子檔案管理辦法

　　(一)總則

　　第一條為加強本部門電子文檔的管理，特制定本辦法。

　　第二條本部門的電子檔案是指本部門工作中各種成果的電子文檔的表現形態。

　　第三條電子檔案是本公司全宗的組成部分，必須由實行集中統一管理。部門資料員是專職檔案管理人。

　　(二)電子檔案資料的收集

　　第四條收集范圍

　　1.公司各項目方案、施工圖、變更、設計任務書、建設和裝修標準、交底記錄、各種原始設計條件圖紙審查意見等所有與設計工作相關的文件的電子版本。

　　2.其它具有保存價值的電子文件資料。

　　第五條收集時間

　　1.電子檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態的檔案同時歸檔;如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。

　　2.檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的電子資料。

　　第六條收集要求

　　1.圖紙、文本和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失;

　　2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件;

　　3.電子資料的內容要完整，版本更新要及時且要求版本編號明確區分。

　　第七條電子檔案資料的征集

　　1.檔案部門有責任隨時征集重要電子資料;

　　2.在征集的電子資料中，凡涉及國家和行業重大變化，或將對公司運營發展產生重大影響的，應向公司檔案主管領導報送目錄和樣本。

　　第八條電子檔案費用的報銷

　　本部門按本辦法第四條形成電子檔案的發生費用，責任人將檔案資料按要求向檔案管理人歸檔，經檔案管理人簽字認可，部門主管領導簽字批準，財務部門應給予核報費用。

　　(三)電子檔案的整理

　　第九條電子檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統起來，便于保管和利用。

　　第十條電子檔案的整理由相關各專業設計師負責，資料員協助。

　　第十一條分類、編號

　　1.圖紙、文本檔案按項目、階段、專業、版次、時間分類、編號，變更加編流水號和日期。

　　2.格式：(例)**(項目)-BG(變更)-JG(專業)-000-20**/10/20

　　第十二條保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

　　第十三條文字說明的編寫

　　1.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、記錄者等。

　　2.編寫文字說明的要求：

　　(1)準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全;

　　(2)按資料的自然張編寫文字說明。

　　(3)文字簡潔、語言通順;

　　(4)時間用阿拉伯數字表示。

　　(四)電子檔案的保管

　　第十四條電子檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。

　　第十五條保管條件

　　磁盤、光盤應在室溫下存放保管，并避免存放在潮濕的環境中。磁盤庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁盤盒與盒的間距不小于3mm;存放磁盤最好不用鐵皮柜。磁盤及光盤應立放存放。

　　第十六條對庫存的電子檔案，要兩年檢查一次。

　　第十七條歸檔保存的電子檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀電子檔案必須經過鑒定，須經主管領導審批，登記造冊。

　　第十八條建立健全電子檔案統計制度，做好電子檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。

　　(五)電子檔案的開發利用

　　第十九條編制電子檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

　　第二十條建立電子檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續，根據電子檔案的機密程度，確定利用范圍。

　　第二十一條具有專利的電子檔案，外單位利用時，應按《中華人民共和國專利法》的有關規定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應撥給原移交單位，檔案館收取保管費。

　　第二十二條電子檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經主管領導批準后，方可限期外借。利用率高的電子檔案可將復制件外借;外單位借用或復制電子檔案，由檔案室負責辦理，并按有關規定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。

　　第二十三條在不影響保密的前提下，各單位可利用電子檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用現在的電子檔案。

篇3:信息公開條例頒布對檔案工作的影響

　　《政府信息公開條例》頒布對檔案工作的影響

　　從1999年中國社會科學院成立專門機構就政府信息公開的立法問題著手進行調研，到20**年4月5日國務院第492號令的頒布，《政府信息公開條例》(以下簡稱《條例》)前后歷經八年時間終于問世了。眾所周知，我國信息資源80%由政府掌握且多數不向公眾開放，如今《條例》的問世，被各界人士視為中國建立陽光、透明政府的重要里程碑。而對于承擔法定公開責任的單位――各級檔案部門而言，《條例》的頒布既可以說是促其實現為民所知、為民所用，真正發揮信息服務職能的機遇，但同時也給這一機構在傳統理論內涵、工作方法以及管理機制等方面帶來新的挑戰。

　　一、《條例》的頒布給檔案工作帶來機遇

　　1.《條例》為檔案工作中現行文件的公開利用提供重要法律依據。據有關方面的統計，中國信息資源約80%由政府掌控，這80%的信息資源中又有80%未被利用。毫無疑問，這一狀況無論對于經濟社會的發展還是科學研究，都是一種巨大的損失。究其原因，很大程度上是由于缺乏信息公開方面的相關法律依據。

　　《條例》第二條指出，本條例所稱政府信息，是指行政機關在履行職責過程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息，明確了現行文件公開的客體;第十六條指出，行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息，各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利?！稐l例》明確了現行文件的公開是檔案館的一項重要業務，也就是說，在檔案館(室)施行現行文件公開是有法可依的;同時，從行政機關角度予以規定，也在一定程度上保障了公開工作的順利開展。因此，《條例》不但為檔案信息開發利用提供了堅強的法律后盾，實現了我國檔案信息管理水平與世界的接軌，而且也為現行文件公開利用提供了重要法律依據。

　　2.《條例》促使檔案館更好地提供“文化服務”并展示“人文關懷”。一個國家檔案工作水平和檔案事業發達程囊的標志之一就是檔案的開放程度。過去，利用檔案大多是政府行為，人們的檔案利用意識也相對較弱?！稐l例》的頒布促使檔案館提升了文化服務性、公共性和親民性，充分展示自身的“人文關懷”，并極大地提高了檔案的開放程度。

　　在國外，政府信息公開的立法只是規定了不公開的內容，他們認為不公開之外的都應該公開，即所謂以公開為原則、以不公開為例外的原則。相比之下，我國也從兩方面體現了這一原則，而且更具中國特色：一方面，《條例》規定了主動公開的基本要求和公開的內容、各級政府主動公開政府信息的重點內容及公民、法人和其他組織可以依法申請公開的信息;另一方面，也規定了政府公開信息涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的不能公開，除此之外，都可以公開。這樣，第～，可以防止行政機關把一些重要的信息不予公布，或隨意公布，或由于認識差異對本應公布的而未公布，在增加政府信息公開的主動陛、時效性和針對性的同時，刺激了相關歷史檔案的開放和文件歸檔后的及時開放利用。第二，把群眾關注的社會熱點問題，及時地予以公布，可以方便群眾知曉政府信息，迎合群眾進行“文化休閑”活動的趨勢。目前，許多檔案館在節假日也開館服務，正成為公眾一種新興的時尚休閑場所，還在固定的時間、地點發班車，往返接送利用者，充分發揚了檔案館作為文化部門的“人文關懷”精神。檔案館已不再是讓人敬而遠之的圣地，取而代之的必將是親民、開放的公共服務機構的形象。

　　3.《條例》促進檔案館信息資源的建設與共享。在我國推行電子政務的背景下，不僅有行政機關主動提供的紙質文件，更有大量的電子文件以網絡傳輸或通過拷貝的方式傳人檔案館內。《條例》明確規定各級人民政府應當向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的信息，設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。由于事物的聯系性和繼承性，研究一些現行文件必然需要檔案的支持，為此檔案館就可乘著現行文件的“東風”，在做好本職工作的同時，加強信息資原網絡建設。例如，加強檔案資源的整理、促進檔案的數字化、與政府網站聯網、與國內外優秀檔案網站聯網等，使利用者可以在任何時候、任何地點方便地獲得所需售皂，促進信息資源的建設與共享。

　　二、《條例》的頒布給檔案工作帶來的挑戰及對策

　　1.檔案基本理論需要“與時俱進”。《條例》的頒布，從法律角度保障了檔案館公開現行文件的合法性，但關于現行文件公開的實踐，仍需要學術界重新思考一系列與之有關的檔案學理論問題。

　　(1)文件生命周期理論需要補充、完善和發展。文件生命周期理論認為，文件一般先由形成者產生、保管和利用，然后是半現行期在機關檔案室中度過，非現行時期在檔案館中保存。然而，根據《條例》規定，政府必須將主動公開的政府信息(一般都是現行文件)及時提供給檔案館等部門，為公眾提供利用服務，從而使文件運動階段與保存地點之間原始的對應關系被打破，文件生命周期理論受到挑戰。對于此現象，我們不能簡單地認為文件生命周期理論已經過時、失效，必須對其存在意義持肯定態度，從文件運動開始就對如何同時發揮文件的第一和第二價值進行研究。

　　20世紀90年代，澳大利亞檔案學者弗蘭克厄普沃德提出的文件連續體理論，構建了一個由文件形成者軸、業務活動軸、價值表現軸和文件保管形式軸組成的坐標體系，用以描述文件生成、管理、保存中的各種要素及其相互影響。其連續保管模型能更好地說明文件各階段的相互關聯、相互影響以及相互轉化的可能性，提示文件、檔案工作者以整體的、聯系的觀念管理文件。因此，用文件連續體理論及實踐對文件進行補充、完善和發展才是出路。

　　(2)回歸原著并從哲學角度重新把握檔案價值理論。我國檔案價值理論認為，檔案的第一價值(檔案對于形成者所具有的價值)與第二價值(檔案對社會即除檔案形成者之外的其他利用者所具有的價值)間呈現繼承性的線性關系，即隨著第一價值的逐漸消失，第二價值才顯現。這顯然與政府信息公開所呈現的現實情況是矛盾的?！稐l例》中對政府現行文件公開的規定，除了能實現其第一價值外，更加體現其對于公眾的社會價值，即第二價值，第一價值與第二價值在文件形成之初就同時發揮作用，檔案價值的作用擴展期由過去的幾十年時間縮短到幾周或者更短時間，且文件價值并j乍墟I著時間的推移而增大，相反可能是呈減小的趨勢。對于這個問題，也許我們應該回歸到謝倫伯格關于文件雙重價值理論的原著中去尋求解決方法。原著中關于第一價值和第二價值的原文是“Drimaryvalue“和“secondaryvalue”，即主要價值和從屬價值。在哲學中，矛盾的主要方面和次要方面是同時存在的，并且在一定條件下可以相互轉化。同樣，主要價值和從屬價值屬于價值的兩個方面，同時存在于某一階段和在各階段中相互轉化都是合理的。

　　(3)全面、準確地把握檔案開放問題，并注意優化館藏建設。我們都知道，根據《檔案法》的規定，一般自形成之日起滿30年的非涉密檔案即可分期、分批向社會開放，卻往往忽略了對于非涉密的、與生活和經濟建設密切相關的檔案可以隨時開放的規定，這對于現行文件歸檔后繼續發揮作用具有重要意義。此外，根據相關規定，文件一般都是在形成后的第二年歸檔保存。為此，必須注意在檔案館公開的現行文件與文件歸檔后形成的檔案相互重復問題。

　　一旦同內容的文件歸檔，則應隨時對其進行處理，無論是電子文件還是紙質文件，以免造成館藏重復，浪費資源。

　　2.檔案管理機制與體制需要“與時俱進”。

　　(1)關于文檔管理一體化的問題。《條例》的頒布對文檔管理一體化實施的迫切性要求主要體現在兩方面：首先是管理一體化，包括管理方法、管理手段、組織機構和管理體制的一體化，特別是組織機構、管理機制問題。在我國，文件是由國務院辦公廳為首的政府系統負責保管的，而檔案管理則由國家檔案局進行統一規劃、組織協調。檔案館開放現行文件，橫跨文件管理和檔案管理兩個系統，必將面臨管理體制的問題。因此，我們需要加強溝通和聯系，整合資源，真正實現文檔管理一體化。其次是信息利用的一體化，以往我們檔案工作更多關注的是檔案的利用，認為現行文件尚處于辦理階段不宜開放。但文件的管理最終是為了提供利用，只要現行文件不涉及國家、商業秘密和個人隱私，且現行文件和檔案只是價值形態不同，內容和載體完全相同，我們有什么理由阻止文件作用的及時發揮呢!可見，文檔管理一體化不僅適用于數字化的電子文件，對于傳統的紙質文件同樣有效，它必將加強文書工作和檔案工作的聯系，使其更好地服務于利用者。

　　(2)變“集中式”保管為“系統化”管理。隨著電子政務的推行，大量電子文件應運而生，傳統的“集中式”保管檔案實體的制度逐漸顯現出弊端。在實際工作中，“系統化”管理由于其共享性，往往采用邏輯歸檔，即不改變原存儲方式和位置而只是將管理權限向檔案部門移交，不再強調實體“集中”。同時，檔案部門為了文件的準確、真實、可靠和館藏的優化，也更加注重對文件實施前端控制和全程管理。因此，我們要變簡單的“集中式”管理為“系統化”管理，使現行文件與檔案、政府部門與檔案部門、管理者和利用者都發揮各自最大的作用，達到系統最優，創建和諧的文檔管理系統。

　　(3)關于開放與保密的1司題。中國法學會信息法研究會副會長、中國社會科學院法學研究所研究員周漢華表示：《條例》的公布會帶來牽一發而動全身的改革，必須關注法律文本背后的制度設計，完善、修改相關的法律法規，其中就包括《檔案法》的完善。長久以來，我國《檔案法》更注重于保密方面的規定，對國家機關、團體、企事業單位的文件和檔案的信息公開1司題沒有作出明確規定，造成重保密、輕開放的現實狀態。而且，與《條例》中對公開日期的詳細規定相比，《檔案法》中相關規定耍顯得籠統含糊得多，這是一個需要及時填補的法律空白?！稒n案法》立法機關、檔案行政機關和各專業主管機關，應積極配合，開展此項工作的研究。

　　(4)信息公開過程中的安全問題。在工作實踐中，電子版的現行文件公開比紙質現行文件的公開更具優勢，但在黑客無孔不入的網絡環境下，其帶來的安全隱患也讓人擔憂。盡管通過電子文件的加密技術、數字簽各技術、防火墻技術、數據庫安全技術、防病毒技術和網絡備份等等，對于信息的真實性、完整性、保密性、可控性和安全性有了一定的保證，但隨著技術的發展，由于數字信息的不穩定性，新的安全1司題仍會不斷出現。我們必須提高警惕，不斷開發新的安全技術策略來加強其安全性。當然，只有將安全技術策略與相關法律緊密結合，才能最終解決數字化的安全問題。

　　3.檔案工作者的素質需要“與時俱進”。檔案工作者是對外服務的直接執行者，特別是在現行文件到檔案部門“安家”的初級階段，服務態度、服務水平直接影響著檔案事業的長遠發展。為此，檔案工作者必須加強學習，提高自身素質。首先，檔案工作者應提高自身業務素質，保證現行文件收集的完整性、整理的有序性、網絡的安全性等，為提供利用工作的開展提供基礎條件。其次，要加強對文件利用工作的指導，參與到整個體系監控中。這就要求檔案工作者熟悉我國政府組織結構，即縱向層級制和橫向職能制的矩陣結構的運作模式，了解政府機構的相關業務，全面提高政策水平，才能答復查詢者的各種咨詢，起到參謀指導作用，并在對文件運轉的監控體系中，及時發現問題、反饋問題，使政府信息公開真正落到實處，為建立真正的陽光政府貢獻力量!