第一章?總則

第1條為使集團文件管理工作科學化、規范化,確保文件在使用過程中不發生內容重復、遺漏等問題,便于文件的檢索、存檔,特制訂本辦法。

第2條本辦法適用于全集團范圍內的文件管理工作。

第3條本辦法的主要關聯制度有《公文管理辦法》、《檔案管理辦法》、《文件、法律法規要求控制程序》等。

第4條主要職責。

1.集團領導:負責集團文件體系的總體規劃和重要文件的審批。

2.集團企業管理中心:負責集團文件發文審核及文件體系的策劃和組織實施,包括管理手冊、程序文件、記錄格式和相關文件資料等的組織擬定、保管發放、管理控制;監督、指導集團各中心、各區域公司管理好相關文件、資料。

3.集團行政管理中心:負責公文、檔案類文件的整理、存檔、廢棄等工作。

4.集團各中心:負責編制、修訂、完善本部門承擔的各項文件,并對文件的執行進行進行監督,收集反饋信息,不斷完善文件管理。

5.集團監督審計中心:負責策劃文件管理的監督體系,并對文件的執行情況進行檢查、提出改進意見。

6.區域公司:負責執行集團下發的各項文件;收集所在地的相關法規與其他要求;建立健全本區域內部文件管理體系,并及時整理并反饋給集團企業管理中心。

第二章?文件的類別

第5條文件的分類方式很多,為便于管理,本辦法將文件分為公文、檔案、體系文件、制度文件四大類。同一文件可以同時歸屬兩個以上的文件類別,例如所有重要文件最終都歸并為檔案。

第6條公文。

1.定義:公文指公司在行政管理活動或處理公務活動中產生的,按照嚴格的、法定的生效程序和規范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。

2.分類:公文常見文種包括指示、決定、決議、通知、通告、布告、通報、報告、會議紀要、請示、申請、批復和函等。

3.公文管理:包括公文的收發、傳閱、督辦和歸檔等,詳見《公文管理辦法》。

第7條檔案。

1.定義:檔案是指集團各部門、區域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。

2.分類:檔案包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等。

3.檔案管理:包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等,詳見《檔案管理辦法》。

第8條體系文件。

1.定義:管理體系一般有質量、環境、職業健康安全等管理體系,俗稱三大體系,是現代法定企業行業管理制度中的題中之義。

2.分類:體系文件包括手冊、程序文件、記錄和操作規程等。

3.體系文件管理:包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等,具體管理辦法及文件內容,詳見公司“三合一”管理體系。

第9條制度文件。

1.定義:指為了維護正常的工作秩序,保證公司各項政策的順利執行和各項工作的正常開展,依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的文件,是各種行政法規、章程、規劃、管理制度、工作文件等的總稱。

2.分類:本辦法將制度文件分為指令文件(規劃、策劃等)、管理文件(綜合型管理辦法)、流程文件(各類流程及其規范)、作業文件(說明書、工作操作手冊等)和表圖文件(各類統計圖表、分析圖表)。

3.制度文件管理:包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等。

第三章?文件的管理

第10條企業管理中心為集團文件的歸口管理部門,負責建立健全文件管理制度,加強集團文件的統一協調與管理,保證集團文件管理工作高效運轉。

第11條集團各類發文在有效期內均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執行的指導和安排公司工作的文件。

第12條對于公司以文本打印的形式下發的文件,只有蓋有受控章的文件在受控范圍內,簽收人不得復印,如因復印導致的執行非受控文件,造成的問題由執行人負責。

第13條文件的使用部門應編制識別文件更改和現行修訂狀態的控制清單,以確保在使用場所能得到有效版本的適用文件。

第14條管理手冊和程序文件由企業管理中心統一編目、登記和管理。管理手冊和程序文件屬集團的機密文件,任何人不得外泄。

第15條工程類文件由工程管理中心(區域公司工程部)控制。

第16條集團企業技術中心負責及時核查(每半年一次)法律法規、標準、規范、圖集等外來文件是否為現行有效版本,并及時將變更情況通知各有關部門和區域公司。地方性法規、規范、標準、圖集等由區域公司技術部進行核查,并將變更情況通知集團及所屬項目部。

第17條企業管理中心負責及時評審(每年不少于一次)集團公司管理手冊、程序文件、目標、指標和公司下發文件的有效性,并將變更情況及時以書面形式通知相關部門。

第18條體系文件在實施中發現由于組織結構、產品、工作流程、法律法規等發生改變而變化時,由企業管理中心組織有關部門對原文件進行評審,以確定是否需要更新,文件若發生修改,則須經再次批準。

第四章?文件的編制與審批

第19條文件格式要求。

1.文件要有名稱、編號、版本、實施日期、編修/審核/批準人等。

2.文件的內容包括:目的、適用范圍、職責、程序內容、相關記錄等。

3.文件應字跡清楚,標示明確。

第20條管理手冊由管理者代表組織編寫,交企業管理中心復核,由行政副總審核,集團總裁批準。

第21條體系文件由有關職能部門編寫,部門負責人審核,交企業管理中心復核,行政副總批準。

第22條施工組織設計和管理方案的編寫與批準執行參照《施工組織設計、方案管理辦法》、《施工組織設計編寫與定期評審控制程序》和《管理方案編制及定期評價控制程序》。

第23條工程管理文件由集團工程管理中心負責組織編寫,交企業管理中心復核,集團總裁批準。

第24條制度文件由各職能部門編寫,部門負責人審核,相關部門會簽,集團領導批準。

第25條文件的審批人應對文件的適宜性和充分性進行審批。

第五章?文件的編號

第26條公文的編號。公文由行政管理中心按文種統一進行編號,編號包括文種類別、順序號和年份等信息,具體編號規則參見《公文管理辦法》和《公司公文編號規則》。

第27條檔案的編號。檔案采用多種方式進行編號,具體編號規則參見《檔案管理辦法》。

第28條體系文件的編號。主要包括整合程序文件、質量管理體系文件、環境管理體系文件、職業健康安全管理體系文件、環境管理體系與職業健康安全管理體系整合的程序文件等,具體編號規則參見《文件、法律法規要求控制程序》。

第29條制度文件的編號。

1.編號規則:

WYJS-□□□□-*□□-□□□□

部門代號?順序號?發布年號

2.部門代號:以集團部門名稱的前四個字拼音首大寫字母表示。經營管理中心、工程管理中心、企業技術中心、財務管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業管理中心、監督審計中心的的代號依次為“JYGL”、“GCGL”、“QYJS”、“CWGL”、“*ZGL”、“RLZY”、“QYGL”、“JDSJ”。

3.文種代號:*表示文種代號,其中A代表“指令文件”、B代表“管理文件”、C代表“流程文件”、D代表“作業文件”、E代表“表圖文件”。

4.順序號:以兩位或三位阿拉伯數字表示,如01,02等,可按邏輯順序排布,也可按時間順序排布。

5.發布年號:以公元紀年的四位阿拉伯數字表示,如2011,視情況可省略。

第六章?文件的發放與簽收

第30條文件發放前由文件發放部門提出文件發放范圍,根據文件性質由相應一級負責人批準后方可發放,其中管理手冊和程序文件由企業管理中心擬訂分發名單,經管理者代表批準后分發,同時做好文件發放記錄。

第31條外來行政文件統一由行政管理中心負責控制,集團領導批示后進行傳閱或轉發。其他外來的管理性文件由行政副總批準發放范圍,行政管理中心執行發放,或由行政管理中心把法規、標準等文件的名稱、代號書面或在OA辦公平臺上通知有關部門、單位,由有關部門和單位自行購買收集。

第32條國家、行業發布的有關建筑業法律法規、技術、質量標準、規范、圖集,由集團企業技術中心把標準、規范、圖集的名稱、代號書面或在OA辦公平臺上通知有關部門、單位,由有關部門和單位自行購買。地方發布的有關建筑業法規、技術、質量標準、規范、圖集等由區域公司收集,報企業技術中心備案。

第33條施工圖、施工圖會審紀要、工程變更設計聯系單,由區域公司技術部負責管理。

第34條新文件的發放如涉及到原有文件的作廢,應在新文件發放后立即廢止,且廢止日期須按廢止的相關程序予以保管或銷毀。

第35條集團發放的文件必須辦理簽收手續。由行政管理中心提供《文件發放登記表》(見附件1)和《文件回收登記表》(見附件2),交相關收文人簽收。

第七章?文件的保存

第36條文件的保存形式。文件可以以書面形式或電子版形式保存,以電子版形式保存應有備份。

第37條文件的原件由行政管理中心負責保存,副本由各部門負責保存。

第38條文件要分類保存,便于閱覽。查閱和借閱文件程序參見《檔案管理辦法》。

第39條當文件被毀壞、污染、脫色時,應重新領取新文件,同時交還原文件。文件丟失時,向文件發放部門重新申請領取新文件。

第八章?文件的更改

第40條文件需要更改時,應由更改提出人或更改提出部門負責人填寫《文件更改申請表》(見附件3),說明更改原因,對重要的更改還應附有充分的證據。

第41條文件更改的審批,應由原審批部門審批,當原審批人不在職時,可由接替其崗位的人員審批。

第42條文件更改批準后,由文件歸口部門實施更改。

第43條外來文件的更改應直接由相關文件的歸口管理部門,根據文件的有效性及時通知文件使用部門。

第44條文件的更改/修訂方式。

1.劃改:當更改內容不多時,由更改部門下達更改通知單,寫明更改內容,由文件使用部門(人)在相應位置上劃改。

2.換頁:當修改內容較多時,由文件發放部門對相應頁重新打印后,與所有在用文件的相應頁進行撤換,收回舊頁。

3.換版:當文件需多處更改時,并經多次更改,影響使用時,由發放部門重印新版,進行更換。

4.文件更改次數以換頁為準,局部劃改可不作統計。換版則指文件整體換版,程序文件可以在特殊情況下進行單個文件換版。管理手冊換版時,所有程序文件應隨之換版。

第45條文件版本修訂狀態。對于需要修訂的體系文件、制度文件等,應在文件標頭欄,按ISO9000標準標明文件的版本/修改狀態,例如初版未修改文件的“版本/修改狀態”為“A/0”,第4次修改后的“版本/修改狀態”為“A/4”,第5次修改則需換版,“版本/修改狀態”變為“B/0”。

第九章?文件的廢棄與銷毀

第46條作廢文件從各使用現場收回后,由歸口部門填寫《文件銷毀審批表》(見附件4),文件歸口部門負責人批準后,統一銷毀。作廢的管理手冊和程序文件經行政副總批準后銷毀。

第47條若因法律或積累知識等需要保存和參考而保留的失效或作廢文件,必須作好作廢或失效的標識。

第十章?附則

第48條本辦法由集團企業管理中心、行政管理中心負責起草、修訂與解釋與監督執行。

第49條本辦法經集團高層經營班子會議審議通過,自下發之日起執行。

第50條附件:(1)文件發放登記表;(2)文件回收登記表;(3)文件更改申請表;(4)文件銷毀審批表。

篇2:交工技術文件管理辦法

1范圍

本標準規定了交工技術文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。

本標準適用于工程項目交工技術文件的管理。

2總則

為明確交工技術文件形成的過程及各相關環節之間的關系,特制定本標準。

3規范性引用文件

《吉林省建筑工程施工技術資料標準》

煉油化工建設項目(工程)交工技術文件

《建筑安裝工程質量檢驗評定標準》

《工業安裝工程質量檢驗評定標準》

4術語和定義

本標準采用了下列術語:

4.1交工技術文件

交工技術文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預試車完成,移交給建設單位的技術文件。

4.2項目工程:指在一個總體設計或初步設計范圍內,由一個或若干個互相有內在聯系的單項工程所組成的建設項目。

4.3單項工程:是建設項目的組成部分,具有獨立設計文件,建成后能夠發揮生產能力或效益的生產裝置(車間)或獨立工程,也可稱為“裝置”。

4.4單位工程:指單項工程中,具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設項目中,“單位工程”與“單元名稱”相對應;在化工項目中與“工號”相對應。

4.5中間交接

中間交接是指單位工程按設計文件所規定的范圍完成,并經管道系統和設備的內部處理,電氣和儀表調試及單機試車合格后,與建設單位所做的交接。

4.6工程交接

工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設單位按規定內容所做的交接。

5管理內容與要求

5.1交工技術文件的管理流程(見附圖)

5.2交工技術文件的策劃

5.2.1明確交工技術文件的執行標準。由公司市場開發部在與建設單位簽定的工程承包合同中規定。當建設單位無明確表示時,應在合同中規定“交工技術文件按工程總承包單位的規定執行”。

5.2.2劃分工程項目的單位工程,規定施工單位,統一編號。該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎上,以文件形式下發給施工單位及有關部門,在工程開工后兩個月以內完成。

5.2.3下達立卷分冊的要求。根據單位工程的劃分,在征得建設單位同意的基礎上,項目部負責立卷分冊,正式打印下發。

5.2.4確定交工技術文件模式。根據合同規定,項目部從交工技術文件模式中選定本工程應用的交工技術文件標準,以文件形式下發。

5.3工程技術文件的形成和同步積累

5.3.1施工單位技術人員是交工資料形成的直接責任人,對交工基礎資料的形成和同步積累負直接責任。

5.3.2項目部工號技術負責人是交工技術文件的主要負責人員,對交工技術文件的形成和同步積累負主要責任。

5.3.3項目部施工經理是交工技術文件工作的直接領導者和組織者,對交工技術文件工作負全責。

5.3.4施工單位技術人員將分項工程質量自檢記錄做為技術交底的一部分下達施工班組和其它責任人員,他們按照各自的要求分別實施和簽證,完成后返回工號技術負責人。工號技術負責人進行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項目部工號技術負責人。

5.3.5設計變更和技術簽證(技術聯系單)由資料員領回建帳,發放到項目部工號技術負責人實施并下達到施工單位執行,同時收集作為交工技術文件。

5.3.6材料、零部件質量證明書由材料供應部門設專人管理,在材料進入施工現場的同時,向技術人員提供合格的足夠數量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應交項目部工號技術負責人放入交工技術文件正本,供應部門留復印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應部門,復印件交工,但復印件要標明原件在何處,并加蓋經手人印章和抄件專用章。

5.3.7設備和備品配件質量證明書由設備工程師提供,合格證原件放入交工技術文件正本。

5.3.8交工技術文件隨著工程進度逐步形成,資料必須與工程同步,各級簽證應在施工項目完成后隨即進行。工號技術負責人要注重工程隱蔽記錄和聯合簽證的及時性。

5.3.9分部分項工程質量檢驗評定完成后,由工號技術負責人存查或并入交工技術文件。單位工程質量評定經上級主管部門核定后,由項目部質檢工程師將工程質量評定表等送交交工技術文件相關卷冊的組卷責任人整理成冊。

5.3.10竣工圖由項目部組織編制,必須做到齊全準確?？⒐D要做到與設計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”,同時填寫竣工圖編制記錄。

5.4交工技術文件的整理

5.4.1項目部工號技術負責人負責交工技術文件的整理工作,凡屬交工技術文件范疇的各種資料,均由各有關部門和責任人員交工號技術負責人整理。

5.4.2為使技術文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項技術文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時將其名稱填在目錄中。

5.4.3交工技術文件的順序由公司技術質量部在交工技術文件的組成模式中加以規定。

5.5質量經理

5.5.1項目部質量經理組織本工程項目交工技術文件的審查工作,對交工技術文件的質量負責。

5.5.2交工技術文件的最終審查,在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項目經理統一組織終審。

5.6交工技術文件的送審和交接簽證

5.6.1交工技術文件經終審后,由項目部邀請建設單位和質量監督站進行予審。

5.6.2予審提出的問題由項目部整改,整改完成后項目部提出整改報告給建設單位、檢查部門。

5.6.3交工技術文件審查通過后,按規定進行正式裝訂。

5.6.4裝訂結束后,項目部將交工技術文件正式移交給建設單位驗收簽證。

5.7對于外包工程,根據“誰分包,誰負責”的原則,由發包的單位全權負責交工技術文件工作。

5.8交工技術文件的歸檔

項目部負責交工技術文件的外部簽證工作。簽證完成后,項目部負責將交工技術文件副本送公司檔案室存檔。

6本標準產生的質量記錄

a.交工技術文件;

b.存查資料;

c.交工技術文件立卷分冊目錄;

c.竣工圖編制記錄;

d.交工技術文件最終審查簽證表;

e.科技檔案移交清冊。

7附錄

a.交工技術文件立卷分冊目錄;

b.竣工圖編制記錄;

c.交工技術文件最終審查簽證表;

篇3:建筑工程質量安全文件管理辦法

建筑工程質量、安全文件管理辦法

工程文件包括施工合同;施工圖紙;甲方、乙方、監理公司、設計方來往文件;工程使用材料質量證明;施工過程中的各種質量、安全檢驗記錄;施工中執行的相關的國家規范、標準、技術規程;上級主管部門的規定和指令;公司質量體系文件等,這些文件是工程施工重要依據和質量情況的真實反映。

項目部指定經培訓合格的專職工程文件管理員(資料員、安全員),及時收集、記錄、歸類、登記發放、歸檔。

一、資料員對項目部使用的相關的國家規范、標準、技術規程,上級主管部門的規定、指令和公司質量體系文件進行統一管理和保管,執行使(借)用審批程序。

二、圖紙:在施工前應把所的修改變更在圖紙上進行標明或更換新改的施工圖,圖紙使用人員在施工圖紙出現因使用、保管不當造成模糊的,必須及時向資料員申請更新。

三、施工前的各種技術、安全交底,經各班組簽字確認后,由資料收集歸檔。

四、甲方、乙方、監理公司、設計公司來往文件,資料員經確認后,及時轉送到相關的管理人員手中,并做好文件發放登記。

五、采購資料:每批材料進場,資料員必須向廠家索取該產品的質量證明書。向監理公司申報,辦理準許使用手續。質檢員對進行材料進行取樣送檢,檢驗結果交由資料員保管。

六、施工過程中的各種檢查記錄,質檢員嚴格按GBJ301―98《建筑工程質量檢驗評定標準》如實對質量情況進行記錄,并交監理公司確認后,由資料員歸檔。

七、施工過程中安全監督部門、公司及項目部的各種安全檢查記錄,應歸時歸檔,并對存在問題的糾正和預防措施的處理進行歸檔。安全員嚴格按JGJ59―99《建筑施工安全檢查標準》定期對施工過程中的安全情況進行評定,并記錄歸檔。

八、工程滿足竣工要求時,由項目經理組織公司、項目部有關人員按GB50300―20**《建筑工程施工質量驗收統一標準》對工程進行最終評定,資料員對需歸檔的質量、安全文件進行整理,整理后送業主、質監站、監理公司核查。保證驗收前所有工程歸檔資料符合歸案要求,配合竣工驗收工作。