某商業物業檔案建立與管理

科學的、規范化的檔案管理能有效地為M*Y商業物業公共設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。我們擬采取系統化、科學化、電腦化的手段,配備專職檔案管理人員,抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環節,對現有檔案資料進行嚴格、科學、集中的管理。

1、檔案資料的分類簡索

1)開發建設單位移交檔案資料

產權資料

A、項目批準文件

B、用地批準文件

C、投資許可證

D、規劃許可證

E、開工許可證

F、拆遷安置資料

技術資料

A、物業規劃圖

B、建筑施工圖

C、竣工圖

a)總平面圖

b)單體建筑、結構、設備竣工圖

c)消防、附屬工程及地下管網竣工圖

D、地質勘測報告

E、工程合同

F、開、竣工報告

G、工程預決算

H、圖紙會審記錄

I、工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

J、隱蔽工程驗收簽證

K、沉降觀察驗收簽證

L、竣工驗收證明書

M、鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

N、新材料、構配件的鑒定合格證書

O、水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

P、砂漿、混凝土試塊試壓報告

Q、供水的試壓報告

R、綠化工程竣工圖紙及相關資料

S、消防系統驗收證明

T、房地產權屬關系的有關資料

U、公共設施檢查驗收證明

V、機電設備使用說明書

W、用水、用電、用氣指標批文

*、水、電、氣表、校驗報告

Y、智能系統、通訊、電視等交驗證明及相關資料

物業資料

A、大廈基本資料

B、分區資料

2)管理單位自建檔案資料

(1)顧客資料

A、入住業主資料

a)入住業主通知書

b)入住業主協議書

c)顧客公約

d)其它

B、人員檔案

a)企業情況登記表

b)身份證

(2)日常管理資料

A、環境管理記錄

a)日常巡查記錄

b)垃圾清運記錄

c)消殺記錄

d)噪音檢測記錄

B、保安管理記錄

a)日常巡查記錄

b)交接班記錄

c)值班記錄

d)物資搬運放行記錄

e)緊急事件處理記錄

f)車輛管理記錄

g)夜間查崗記錄

h)閉路監控系統錄相帶

B、出租檔案

a)入住認定書

b)承租人員資料

D、車輛檔案

a)車輛詳細資料

b)車位使用協議

C、裝修管理檔案

a)裝修申請表

b)裝修工程隊安全責任書

c)臨時施工人員登記表

d)施工單位營業執照

e)消防審批資料

D、維修服務檔案

a)維修委托單

b)維修服務回訪記錄

E、收費管理檔案

a)月收費明細表及匯總表

b)管理費收支公布表

c)管理處與外單位簽訂的各類合同

d)其它

F、設備管理檔案

a)公用設施保養維修記錄

b)機電設備保養維修及運行記錄

c)設備分承包方維修保養記錄

d)智能系統值班記錄

e)設備設施巡視檢查記錄

f)水箱清洗記錄

g)二次供水設施衛生合格證

h)水質抽樣檢查報告

i)設備臺帳

G、大廈文化檔案

a)各項活動計劃及實施記錄

b)圖片及錄像

c)新聞媒介報導剪集

d)大廈文化活動總結

H、顧客意見調查、統計記錄

I、顧客訪問記錄

J、顧客投訴及處理記錄

K、員工管理檔案

a)員工個人詳細資料

b)員工培訓考核記錄

c)員工業績考核記錄

d)員工內務管理檢查記錄

L、培訓檔案

a)培訓計劃及實施記錄

b)培訓考核及跟查記錄

c)軍事訓練及消防演習記錄

M、行政文件

a)政府部門文件

b)函件

c)物業公司及集團公司文件

d)管理處規章制度、通知、通報等文件

e)管理處榮譽資料

N、其它

2、檔案、資料的管理辦法

1)檔案、資料建立及管理運作流程示意圖

2)檔案資料收、發管理程序

A、管理處重要資料(如開發商提供的資料)接收必須經過管理處經理或其指定負責人驗收,完善交接手續后方能分卷歸檔。

B、管理處日常管理文件按照本公司制定的文件管理程序進行發放及接收,并分卷歸檔。

3、檔案資料管理要求

1)采用各種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。

2)盡可能把其它形式的檔案資料轉

化為電腦儲存,便于查找和利用。

3)電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期失效文件。

4)原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。

5)檔案的鑒定必須由管理處主任或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。

6)檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業務部門分柜保存。為工作方便可設置部門開架檔案。

7)檔案保管必須有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案出室必須由具備資格的人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止管理疏忽所導致的文件流失和泄密。檔案室內保管環境要求達到防火、防潮、防變質等,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

篇2:小區分項物業管理方案:檔案建立

華庭小區分項物業管理方案:檔案建立

14.小區檔案建立與管理

建立j華庭的資料檔案,加強資料檔案的管理,對于保存小區的歷史信息,維護管理的連續性和規范化,便于樓宇及設備設施的檢查、維護、更新和住戶的溝通、聯系,作用不可低估。

(1)管理內容

A.工程檔案:從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施資料等;

B.住戶檔案:所有住戶購(租)房合同(復印件),住戶基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;

C.商場檔案:商場名稱、經營范圍、審批手續、交費情況、經營情況等;

D.管理檔案:綠化資料、日常巡查、(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄、車輛管理記錄、監控記錄、監控錄像、各類活動的照片資料、維修記錄、設備運行記錄、有償服務記錄、會議記錄、榮譽資料等;

E.財務檔案:逐年形成的小區財務收支報表、物業維修基金使用報表等;

F.文件檔案:有關物業管理法規政策、公司文件等。

(2)管理措施

A.制訂檔案管理制度,并嚴格執行;

B.按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊,方便查閱,利于管理;

C.專人管理,責任到人,存放有序,管理規范;

D.配置專門的檔案管理用房和必要的設備設施,以滿足檔案管理要求;

E.根據檔案資料的形式、性質,采取不同的管理手段,科學管理,確保檔案資料完整、安全;

F.實現電腦化管理,提高管理水平。

篇3:美術館物業管理制度檔案建立管理

美術館物業管理制度和檔案的建立與管理

檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的物業管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實記錄,計算機系統對原始文件資料進行管理,完善檔案管理工作,從物業管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。

(一)檔案制度建立與管理

1、主要思路

檔案資料分類:依據美術館的具體情況,管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中,注重對原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進行重新的分類和補充,使其符合對美術館細致管理的需求。

檔案建立抓住重新接管這一契機,整理住戶全面的原始資料,并對陳舊部分進行及時的修正,最大限度的明確現有物業狀況和業主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎,以方便接管后日常管理。

檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統;做到各種檔案資料并重,互相補充,形成美術館管理的無盲點網絡。

區內各項管理工作必須建立檔案資料,依照"采取的管理方式"中制定的規范程序,逐一建檔,形成標準化、制度化的檔案管理體系。

2、建立檔案、資料的分類檢索

1)業主提供的資料

a、項目批準文件

b、用地批準文件

c、建筑執照

d、拆遷安置資料

2)技術資料

a.總平面圖

b.單體建筑、結構、設備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖

d.地質勘測報告

e.工程合同開

f.竣工報告

g.工程預決算

h.圖紙會審記錄

i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

j.隱蔽工程驗收簽證

k.沉降觀察記錄

l.竣工驗收證明書

m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

n/新材料、構配件的鑒定合格證書

o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

q.供水的試壓報告

r.綠化工程竣工圖紙及相關資料

s.其他技術資料

3)管理處建立的資料

a.住宅區基本資料

b.住宅區分區資料

c.商業網點資料

d.娛樂設施資料

4)住戶資料

a.住戶入住資料

入住通知書

入住協議書

b.家庭人員檔案

住戶情況登記表

(二)管理處各項管理制度目錄

序號文件名稱文件編碼

1管理處內部崗位設置、標準**.00.01

2職業安全健康職責**.00.02

3物料管理辦法**.00.03

4停電停水應急預案**.00.04

5水浸應急預案**.00.05

6治安應急預案**.00.06

7文件質量記錄管理辦法**.00.07

8犬類管理辦法**.00.08

9保安崗位架構圖**.01.01

10保安運作規程**.01.02

11人員出入管理辦法**.01.03

12監控中心管理辦法**.01.04

13車輛管理辦法**.01.05

14保安崗位操作規程**.01.06

15安保崗位標準**.01.07

16燃放煙花爆竹管理規定**.01.08

17保潔崗位監管規程**.02.01

18綠化(地)養護監管規程**.03.01

19消防安全管理辦法**.04.01

20火警應急預案**.04.02

21消防設備(設施)運行管理辦法**.04.03

22消防設備(設施)操作規程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防設備(設施)維修保養規程**.04.06

25弱電設備(設施)運行管理規定**.04.07

26弱電設備(設施)操作規程**.04.08

27弱電設備(設施)維修保養規程**.04.09

28弱電設備(設施)安全管理制度**.04.10

29電梯設備監管辦法**.05.01

30電梯故障緊急預案**.05.02

31供配電設備(設施)安全管理制度**.06.01

32供配電設備(設施)運行管理規程**.06.02

33供配電設備(設施)操作規程**.06.03

34供配電設備(設施)維修保養規程**.06.04

35電工安全操作守則**.06.05

36給排水設備(設施)安全管理制度**.07.01

37給排水設備(設施)運行管理規程**.07.02

38給排水設備(設施)操作規程**.07.03

39給排水設備(設施)維修保養規程**.07.04

40管道維修工作規程**.07.05

41房屋設備(設施)安全管理制度**.09.01

42房屋設備(設施)運行管理規程**.09.02

43房屋設備(設施)操作規程**.09.03

44房屋設備(設施)維修保養規程**.09.04

45房屋、設備設施巡視內容與要求**.09.05

46設備完好率標準**.09.06

47房屋、設施維修保養規程**.09.07

48服務供方質量監管規程**.10.01

49雨

天防滑管理辦法**.10.02

50業戶管理辦法**.11.01

51空房管理辦法**.11.02

收貨部制度