**物業管理有限公司程序

--參觀交流接待工作程序

1.目的

規范公司參觀交流接待工作,體現規范化的管理與良好的企業形象。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責

3.1總經理辦公室為公司接待工作負責部門,并指定、協調相關人員負責各類參觀、交流活動。

3.2各部門經理為本部門交流接待工作的第一責任人;

3.3各部門指定接待人員負責本部門各項接待工作的落實。

4.方法和過程控制

4.1接待級別

4.1.1總經理辦公室主任負責根據參觀、交流或外來人員實習的具體情況確定接待級別。接待級別分為一級、二級、三級,各部門可根據參觀接待所確定的接待級別安排具體接待工作。

4.1.2一級接待

4.1.2.1公司本部一級接待

A.總經理辦公室負責提前知會公司全體人員做好準備;

B.總經理辦公室負責提前準備迎賓接待牌、公司簡介、禮品等相關物品資料;

C.房產后勤管理部負責公司現場環境的檢查和整理;

D.總經理(助理)及相關人員在正門進行迎接和指引。

4.1.2.2業務部門一級接待

A.提前通知各崗位負責人做好現場環境清潔,秩序維持(包括車輛停放),并根據情況確定設立臨時崗位做好安全防范措施;

B.提前準備迎賓接待牌、貴賓卡、公司簡介、禮品等相關物品資料;

C.接待現場最高負責人及相關人員在正門進行迎接和指引;

D.部門各崗位負責人在接待現場予以待命,負責協調處理各項臨時事務;

E.接待完畢后,由現場最高負責人及相關人員歡送離開。

4.1.3二級接待

二級接待須由部門經理(助理)向來賓發放貴賓卡,介紹管理服務區域的基本情況,回答來賓提問。接待時須著公司工作服,做到熱情、大方,宣傳公司管理方法和理念等。

4.1.4三級接待

由部門接待負責人向來賓介紹所轄小區(或大廈)的基本情況,回答來賓提問。接待時須著公司工作服,做到熱情、大方,宣傳公司管理方法和理念等。

4.2接待流程

4.2.1各部門如接到其它機構或人員的參觀、工作交流要求時,應統一轉公司總經理辦公室具體聯系處理。

4.2.2總經理辦公室在接到接待要求后,在三個工作日內根據實際情況確定是否予以接待。

4.2.3各業務部門接待責任人在收到接待信息后,須通知部門經理,作好相應的接待準備。

4.2.4外來參觀接待流程

4.2.4.1參觀安排部門包括集團各部門和系統內各兄弟公司、住宅局、其他公司等。集團內和住宅局安排的參觀一般應予以安排,其他房地產公司和物業公司提出參觀要求時,應根據其對公司是否有影響和未來是否有聯系等情況酌情考慮是否接待。

4.2.4.2總辦負責接待人員接到來電、來函、上門要求參觀時,應了解參觀小區名稱、人數、參觀時間、路線、聯系人及聯系方式等,根據來訪人員的職位、重要性確定參觀級別,確定是否予以安排參觀。

4.2.4.3總經理辦公室參觀接待負責人應將參觀人員情況在《參觀接待登記表》中予以登記,并及時與參觀小區接待負責人聯系,通知各參觀小區作好參觀接待準備。

4.2.4.4各小區管理處應制定參觀路線和參觀介紹詞,并報總經理辦公室備案。管理處應對參觀接待負責人或臨時負責人進行培訓,熟悉小區的基本情況和物業管理基本知識。

4.2.4.5各參觀接待管理處接待負責人在接到總經理辦公室參觀通知時,應填寫《參觀接待登記表》。如遇其他公司臨時要求參觀時,應及時與總辦接待人員聯系,總辦與安排部門予以核實后,再進行安排。

4.2.5工作交流接待流程

4.2.5.1工作交流安排部門包括集團各部門和系統內各兄弟公司、住宅局、其他公司等。集團系統和住宅局安排的參觀一般應予以安排,其他房地產公司和物業公司提出工作交流要求時,原則上不安排,但可根據其對公司是否有影響和未來是否有聯系等情況酌情考慮是否接待。

4.2.5.2總辦負責接待人員接到來電、來函、上門要求進行工作交流時,應了解工作交流內容、交流部門名稱、人數、時間、聯系人及聯系方式等,確定是否予以安排參觀。

4.2.5.3填寫《工作交流安排表》,發郵件至接待管理處,通知其作好接待準備,同時抄送要求工作交流部門或公司。

4.2.5.4各小區管理處接待負責人應根據工作交流內容,確定各崗位引導人。正式實習開始前,部門經理應先向交流人員介紹小區總體管理情況,接待負責人負責監督和控制交流過程,各崗位引導人對交流人員進行具體實習內容的培訓與交流。

4.2.6工作實習接待流程

4.2.6.1**物業發展公司聯系工作實習時,總辦參觀接待安排人員根據實習計劃與實習安排與實習部門對接,并根據實際情況進行適當的調整。

4.2.6.2經與發展公司總經理辦公室培訓組對接,確定顧問項目實習安排后,填寫《工作交流安排表》,報辦公室主任審批。辦公室主任審批后,參觀接待安排人員將郵件發至各實習管理處,同時抄送發展公司總辦培訓對接人。

4.2.6.3實習管理處根據顧問項目實習崗位對各人員進行引導和培訓,并將實習過程中出現的問題及時反饋總辦,以便能及時與發展公司保持聯系。

4.2.6.4實習完畢,各實習管理處負責結算實習人員餐費,并根據實際實習情況填寫《實習費用結算單》報總辦,總辦匯總后與發展公司總辦培訓組進行確認,同時抄送財務部。

4.2.6.5發展公司總辦培訓組確認后,財務部與發展公司財務部對接和劃拔實習費用,費用到帳后劃入各實習部門。

4.3公司接待人員在接待工作中應注意依據公司相關規定,做好保密工作。

4.4各部門接待人員負責保留工作交流、參觀接待人員名片,并將原件或復印件交總經理辦公室存檔,建立參觀信息庫。

5.質量記錄表格

*WY7.5.1-Z01-F1《參觀接待登記表》

*WY7.5.1-Z01-F2《工作交流安排表》

*WY7.5.1-Z01-F3《實習費用結算單》

篇2:H公司來賓參觀接待制度

(一)茲為促進公共關系擴大宣傳效果兼顧公司機密特訂定本辦法。

(二)參觀種類:

1.定時參觀:先以公文或電話預先約定參觀時間與范圍。

(1)團體參觀:機關學校或社會團體約定來廠參觀者。

(2)貴賓參觀:政府首長社會名流以及國內外各大企業負責人經公司允準來廠參觀者。

(3)普通參觀:一般客戶或業務有關人員來廠參觀者。

2.臨時參觀:因業務需要臨時決定來廠參觀者。

(三)接待方式:

1.團體參觀:凡參觀人數能在會客室容納者,均以煙茶招待,否則一律免于招待,至于陪同人員由管理部協調有關單位決定。

2.貴賓參觀:按公司通知以咖啡、西點、冷飲、煙茶或其他方式招待的,并由公司高級人員陪同或由有關單位簡報。

3.普通參觀:以煙茶招待的,由管理部或有關部門派員陪同。

4.臨時參觀:同普通參觀。

(四)參觀規則:

1.貴賓參觀及團體參觀:由公司核準并于參觀前三日將參觀通知單填送各工地管理部門,以憑辦理接待,如事出至急先以電話通知后補通知單。

2.普通參觀:由各部經理核準,并于參觀前一日將參觀通知單填送工地,以利接待,但參觀涉及兩個部以上者,應比照團體參觀辦理。

3.臨時參觀:由各部經(副)理核定,并于參觀前一小時以電話通知各工地管理部辦理接待,如參觀涉及兩個部以上者,應商請管理部協調辦理之。

4.未經核準的參觀人員,一律拒絕參觀,擅自率領參觀人員參觀者,得按泄露商業機密論。

5.參觀人員除特準者外,一律婉拒拍照,并由陪同參觀人員委婉說明。

(五)本辦法如有未盡事宜得隨時檢討修正。

(六)本辦法呈報公司核準后公布施行。

篇3:接待參觀考察活動管理規程

接待參觀考察活動管理規程

1.0目的

規范參觀考察活動接待的各項程序,樹立管理處整體形象。

2.0適用范圍

適用于**醫院管理處接待參觀考察活動的各項管理。

3.0職責

3.1保安部負責茶水、椅子等后勤保障工作。

3.2清潔部負責接待現場的清潔及物品擺放工作。

3.3管理處主管全面負責接待工作。

4.0相關規定

4.1管理處主管負責接待上級領導、同行朋友到**醫院視察、參觀、來訪等活動。

4.2保安部、清潔部接到通知后必須在20分鐘內完成所有準備工作。

4.3清潔部加強對廣場、門診大堂、通道等各公共部位的保潔。

4.4保安部各崗位提高警惕,隨時準備迎接工作,樹立良好的形象。

4.5負責接待的工作人員,必須做到服務規范、言行規范。

4.6接待活動結束,由管理處主管負責收集接待資料(包括照片、會議記錄等),并做好接待場地清理工作。事后在《管理處工作記錄表》上做好記錄。

4.7接待活動產生的資料由管理處負責統一保存。

5.0記錄

5.1《管理處工作記錄表》QR/27Z-001