金苑閣物業管理處檔案管理

檔案的建立與管理要做到(1)檔案資料標準化;(2)檔案管理員專業化;(3)檔案管理科學化;(4)實行計算機貯存與原始資料雙檔制。檔案的建立與管理是物業管理的重要內容。科學化、現代化、規范化的檔案管理將更有力地促進物業管理工作,提高物業管理水平,最終達到更好地為住戶服務的目的。

一、檔案的建立

1、辦公室設專人負責“金苑閣”檔案的建立與管理工作。按照各種檔案對溫度、濕度和照明的要求,建立標準的檔案資料室;檔案管理員必須經培訓并合格后才能上崗。

2、制度檔案建立與管理的工作流程,檔案資料管理規章制度,檔案管理員崗位責任制。

3、系統地收集“金苑閣”工程檔案資料,住戶資料、管理檔案及其他檔案,具體內容見附表。

二、檔案的管理

1、充分運用計算機管理

在現代信息社會,廣泛地應用計算機,參與各行業、各方面的工作,已成為現代化管理的重要手段,在檔案管理上,充分發揮計算機具有的數據處理功能,貯存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等優勢,實現檔案管理的科學化和現代化。

計算機的應用主要體現在:

運用計算機查詢住戶資料。采用目前最先進的物業管理軟件,經錄入住戶資料后可以很方便地查詢有關住戶資料。我們可以清楚地查到樓房名稱、業主姓名、住戶人數、面積、房屋類型、結構、家庭成員。如果想知道家庭成員的情況。可進一步查詢其姓名、性別、出生年月、籍貫、關系、工作單位、職務、戶籍等情況,這將為我們的工作帶來極大的方便。

2、采用計算貯存與原始檔案雙檔制,實現檔案資料貯存方式多元化,盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦磁盤貯存,以利于保存、查找和利用。

3、做到檔案組卷分類科學化

編制統一的檔案組卷分類說明書,規定應按部分類,以內容分類、按同一年度、同一保存期限,同一保存程度的順序進行組卷,逐一編號、登記造冊、編緝目錄、分柜保存。住戶檔案資料分類原則,每組按柜、每棟按位、每單位按盒、每戶按冊建檔。

4、加強檔案的安全、保密工作

在設計建立標準化檔案室之前,考慮了加強檔案的安全管理,配置消防器材和防盜門、網、檔案柜,符合防盜、防火、防蟲、鼠、防潮的要求。貫徹執行國家保密法,管理處部分檔案按其保存程度有重要之分,并以其泄露、遺失會使住戶、管理處利益受到重大、較大損失和不良影響分為絕密、機密、秘密三級,其他資料檔案,不同密級的檔案在保管和運用方面將會區別對待。

三、檔案的運程

1、建立電腦網絡系統,由一臺主機網上聯系多臺終端機,分布在各個辦公室中,常用的檔案應用編制計算機系統軟件并將檔案資料輸入計算機,方便于查閱,密級檔案設置密碼口令,經主任授予口令后方能使用。

2、員工因工作需要借閱檔案,應辦理借閱登記手續,并規定借閱期限。

3、檔案的銷毀,應填寫銷毀單,并經管理處主任批準后方可執行,銷毀單由檔案員保存。

附表項目內容

建筑與工程檔案

1、社區規劃圖,竣工總平面圖

2、單體建筑、結構、設備竣工圖

3、地下管理網竣工圖

4、地質勘察報告

5、工程合同及開、竣工報告

6、工程預結算

7、圖紙會審記錄

8、工程設計變更通知及技術核定單

9、竣工驗收書

10、主要材料、質量保證書

11、水電、氣等設備的檢驗合格書

12、綠化工程竣工圖

13、社區各類房屋清單

14、出售房屋的產權范圍

15、社區公共設施、設備及公共場所地清單

16、社區未完工的房屋、公用設施、設備及公共場地的竣工日期

住戶檔案

1、購房合同書

2、入伙通知書

3、夫妻雙方身份證、工作證復印件

4、商、住戶詳細資料登記表

5、前期物業管理服務協議

6、家庭人員登記表

7、管理費銀行托收檔案

裝修檔案

1、裝修申報表

2、裝修管理協議

3、裝修人員登記表

4、室內裝修設計圖

管理資料

1、管理規章制度

2、管理處文件、通知、資料、歷次活動記錄

3、部長值班工作記錄

4、商、住戶投訴與回訪記錄

5、員工培訓與考核記錄

6、員工個人檔案

7、治安、交通管理記錄

8、綠化管養記錄

9、財務表及其公布方案

10、業行會的文件、通知、資料、歷次活動記錄

11、其它有關管理資料

維修檔案

1、機電設備管理維修記錄

2、維修申報、派工記錄

3、維修回訪記錄

4、重大完善、配套工程記錄

篇2:Z大學物業合同檔案管理辦法

N大學物業公司合同檔案管理辦法

為進一步規范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化,特制定本辦法。

一、本辦法所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本(不包含勞動合同)。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實行公司辦公室集中統一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、辦公室應指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負責監督指導各部門的合同管理工作。

3、需以公司名義訂立各種履約性質的協議、文件的部門,為合同承辦部門,承辦部門應根據合同項目需要指定承辦人,試用期內員工不得作承辦人。

三、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。

2、合同編號規則:承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份(六位)-順序號(三位)。示例:JYKFB-201706-001(經營開發部2017年6月份第1號合同)

3、合同管理實行承辦部門負責制度,承辦部門對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門負責人為第一責任人,承辦人為直接責任人。

4、公司分管領導對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監督。

5、公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質的書面文件。

6、合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬,實行履行跟蹤報告責任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門只留存復印件。

7、保存的合同文檔每年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關人員責任;對超過兩年以上(包含本數)的已履行完畢的合同協議,由辦公室、財務部甄別并予以歸案。

8、辦公室要加強對合同檔案的統計工作,要以原始記錄為依據,編制合同統計清單,以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

9、各部門員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進行登記,由辦公室辦理相關借閱手續,以復印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。

11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節予以處罰。

12、合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節予以處罰。

13、已簽署的合同應明確支付方式及付款時間,并交予財務部及時催、付款。

四、合同文檔的移交

1、各部門在正式簽署合同后,須在一周內將合同正本原件移交辦公室存檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規律。倘若合同發生變更,則合同編號不予改變。

3、合同文檔移交時,必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續。

五、合同臺賬管理

1、凡以公司名義簽訂的合同,均應由合同經辦部門建立合同臺賬,并同時向辦公室備案,涉及到款項收付的還應同時向財務部備案。

備案是指合同經辦人將合同臺賬、經辦人簽字確認無誤的合同提交相關部門。

2、合同經辦人員及部門應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬并按規定履行備案、移交手續。

3、合同臺賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。

4合同臺帳應包括以下內容:

1)、合同名稱;

2)、合同主體;

3)、合同內容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯系人及聯系方式及其他須注明的事項);

4)、合同履行情況(合同履行的進度、合同履行完畢的時間);

5)、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)

6)、其他應當記載的重要內容。

5、合同臺賬應附以下資料:

1)、合同文本;

2)、對方加蓋公章的企業法人營業執照等對方應提供的資料的復印件;自然人身份證復印件;

3)、對方委托代理人授權委托書及代理人身份證明;

4)、補充合同、會議紀要、往來函電;

5)、其他與合同有關的重要資料。

6、合同履行過程中發生變更、中止等情形的,合同經辦人應及時在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的,同時報財務部備案。

7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務人員,有權對備案合同及所附資料進行審查,發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時,應及時要求合同經辦人員采取措施予以糾正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。

六、本辦法由公司辦公室負責解釋。

本辦法自頒布之日起執行。

篇3:物業資料業主檔案管理方案

物業資料與業主檔案管理方案

為了確保物業服務部及本單位物業管理所使用的常規服務文件的有效性,規范業主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次,業主入住、進行房間調配階段,業主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內容可以分類為以下幾類。

1.工程技術資料:包括住宅區規劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業主及各辦公部門檔案:包括業主及各辦公機構詳細資料登記表,進出小區人員登記表,業主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中,業主檔案內容具體包括有經業主簽署后的業主公約、經業主簽署后的消防安全責任書、業主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業主證領用登記表、業主入住驗房表以及業主的有關證件復印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

5.業主反饋信息:包括服務質量回訪記錄、業主意見和調查統計記錄、業主投訴及處理記錄、業主來訪紀錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

3.檔案應編制統一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據檔案盒規格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業主檔案目錄內,詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等內容。

6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應避免無關人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經授權,任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務的過程中應當充分發揮檔案資料的作用,內部員工可通過管理中心內部局域網,查閱文件檔案授權范圍。由于業主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經相關負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

五、業主檔案的跟蹤

當業主聯絡方式發生變化或業主發生更替時,服務中心應將變化情況記錄在業主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續使用。根據文檔的保存期限和性質,管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經主管領導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。