雅居物業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則

為了加強(qiáng)公司檔案的綜合管理,有效地保護(hù)和利用檔案,充分發(fā)揮檔案資料的作用,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,特制定本實(shí)施細(xì)則。

一、公司檔案的立卷和歸檔

1、公司接收或下發(fā)行政公文、以公司名義簽屬的合同及協(xié)議等文件由綜合管理部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;

2、向各項(xiàng)目下發(fā)的各種規(guī)范、制度、流程等文件由品質(zhì)部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;

3、財(cái)務(wù)帳冊(cè)、財(cái)務(wù)單據(jù)及有關(guān)文件資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔;

4、各項(xiàng)目的主體及公共設(shè)施、配套設(shè)施的竣工圖紙,驗(yàn)收材料、批文報(bào)件由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔;

5、公司下發(fā)的各類公文及各項(xiàng)目向業(yè)主下發(fā)的各類通知等由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)歸檔。

二、歸檔文件材料要求

1、文件紙質(zhì)較好,紙大小規(guī)格統(tǒng)一,一般用標(biāo)準(zhǔn)的A4公文紙。

2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫要用碳素墨水寫,不能用圓珠筆、鉛筆。

3、文件要有明確的標(biāo)題、文號(hào)、主送、抄送、抄報(bào)、抄發(fā)單位。發(fā)文稿紙上各欄內(nèi)容應(yīng)填寫清楚。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件要用黑墨水或藍(lán)黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。

4、材料齊全、準(zhǔn)確。每項(xiàng)活動(dòng)要從開始到結(jié)束所形成的全套完整材料,統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確。

三、案卷質(zhì)量要求:

遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別管理和利用。

1、內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映公司管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容,手續(xù)完善,利于長(zhǎng)期保存。

2、管理內(nèi)容的檔案,按問題時(shí)間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。

3、專題性:成套性檔案(包括科研、基建、設(shè)備等)按階段、結(jié)構(gòu)、部分進(jìn)行歸檔。

4、確定文件材料的保存價(jià)值,分為永久、長(zhǎng)期、短期保存。

5、凡反映公司職能活動(dòng)和基本歷史面貌,對(duì)公司、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動(dòng),在長(zhǎng)期內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的,列為長(zhǎng)期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。

6、立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問題的文件多時(shí),可采用硬卷或單份裝訂。問題單一,文件較少,又不便一起歸類的,可立薄卷。

7、卷內(nèi)文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無(wú)論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,應(yīng)在裝訂線一側(cè)下角編號(hào),不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件數(shù)的受控章,并將檔號(hào)、件數(shù)填寫清楚。

8、每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。對(duì)文件材料有題名不要隨意更改或簡(jiǎn)化。題目無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題的要重新擬定,并在前后加[]。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)概括出主要內(nèi)容。

四、部門檔案員工作職責(zé)

1、設(shè)立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規(guī)定履行好本部門檔案工作。

2、根據(jù)本部門的歸檔內(nèi)容,收集、積累、整理本部門應(yīng)歸檔的文件材料。

五、歸檔時(shí)間及要求

(一)歸檔時(shí)間

1、各部門檔案應(yīng)在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。

2、基建材料和專題性檔案,在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月按要求進(jìn)行立卷歸檔。

3、財(cái)會(huì)類檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)部門整理,立卷在本部門保管兩年順次年四月份歸檔。

4、聲像類檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個(gè)月整理好,將檔案內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作人標(biāo)明,每張照片附上底片,登記造冊(cè)后歸檔。

(二)歸檔要求

1、歸檔文件材料由歸檔部門兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權(quán)拒絕簽收,并限期改正補(bǔ)交。

2、檔案管理人員調(diào)離時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。

六、檔案的借閱

1、公司各部門查閱或外借檔案,必須履行借閱手續(xù),公司外有關(guān)人員要查閱檔案,需經(jīng)分管總經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。

2、不屬于原文件規(guī)定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的安全、保密和完整負(fù)責(zé),不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉(zhuǎn)借他人,否則,除負(fù)責(zé)賠償損失外,應(yīng)報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門處理。

七、檔案的鑒定

1、為加強(qiáng)對(duì)有價(jià)值的文件材料的保護(hù)和管理,對(duì)保管期限已滿的各類檔案,應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的鑒定工作。

2、檔案的鑒定工作,必須堅(jiān)持全面的、歷史的觀點(diǎn),認(rèn)真估計(jì)檔案的價(jià)值程度,并根據(jù)保管期限的規(guī)定,對(duì)不再有保存價(jià)值的過期檔案進(jìn)行處理,原規(guī)定欠妥的,經(jīng)認(rèn)真研究后延長(zhǎng)保存年限。

3、對(duì)某些檔案材料是否銷毀沒有充分把握的,應(yīng)作保存處理,不能倉(cāng)促銷毀。

4、鑒定時(shí),應(yīng)將處理意見報(bào)分管總經(jīng)理審批,由兩人或兩人以上在指定地點(diǎn)銷毀,并在銷毀清冊(cè)上登記,銷毀清冊(cè)應(yīng)立卷長(zhǎng)期保存。

篇2:工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則

一、總則

1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GBT/50328-20**)的要求,特制定本規(guī)定。

2.各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

二、工程檔案管理規(guī)定

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項(xiàng)目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給監(jiān)理項(xiàng)目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國(guó)網(wǎng)項(xiàng)目部、集團(tuán)項(xiàng)目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項(xiàng)目部等下發(fā)的各項(xiàng)文件,做好接收記錄。

3.1.4信息管理員對(duì)接收的工程文件資料,必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

3.1.5信息管理員應(yīng)及時(shí)建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類文件的查詢檢索。

3.1.6對(duì)接收的密級(jí)文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。

3.1.7信息管理員僅對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類登記帳;

3.2工程文件資料發(fā)放

3.2.1上級(jí)下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會(huì)議紀(jì)要,由信息管理員按所指定的單位及時(shí)傳遞并建立發(fā)放記錄。

四、監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理職責(zé)

1、負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。

2、歸檔范圍:

1)負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

2)監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實(shí)施審查,對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。

3)對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項(xiàng)目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程檔案的鑒定和銷毀

1)對(duì)歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請(qǐng)銷毀的部門登記造冊(cè),再由檔案部門提出銷毀意見,報(bào)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2)對(duì)各單位修改替代后的檔案,檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊(cè),提出銷毀報(bào)告,經(jīng)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施,并對(duì)被銷毀檔案目錄進(jìn)行清除。

3)檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門確定銷毀地點(diǎn)。銷毀檔案時(shí),檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必須在銷毀清冊(cè)一簽字,檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)存檔。

4)在鑒定銷毀檔案時(shí),處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長(zhǎng)處理。

4、其它

(1)工程檔案的分類、編目、按國(guó)家電網(wǎng)辦[2010]250號(hào)《關(guān)于印發(fā)》規(guī)定執(zhí)行。

(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。

(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

五、聲像檔案管理辦法

5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。

5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求:

(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;

(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置;

(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片(照片);

(4)使用數(shù)碼相機(jī)拍攝,其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬(wàn)有效像素(不允許插值);

(5)符合國(guó)家電網(wǎng)項(xiàng)目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強(qiáng)輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[2007]25號(hào)及《關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國(guó)家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號(hào)要求。

篇3:工程公司光盤檔案管理細(xì)則

工程有限公司光盤檔案管理細(xì)則

一、光盤的整理:

1、光盤檔案的管理由信息管理員具體負(fù)責(zé)。

2、正確標(biāo)注每份預(yù)歸文件的日期、流水號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、分類、主題詞、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內(nèi)容并完成數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入和圖像掃描工作。(見附件五)

3、每年3月底前檢查和清理上一年的預(yù)歸文件,完成計(jì)算機(jī)自動(dòng)歸檔、立卷工作,也可自行調(diào)整立卷。

4、自動(dòng)生成案卷數(shù)據(jù)庫(kù),填寫數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容,包括編寫卷名和填制案卷有關(guān)內(nèi)容并打印出案卷封皮、卷內(nèi)目錄和全引目錄,系統(tǒng)提供各種報(bào)表。

5、按計(jì)算機(jī)分配的卷號(hào)貼制卷皮,按計(jì)算機(jī)分配的卷內(nèi)順序號(hào)往卷內(nèi)插放文件,在案卷首附卷內(nèi)文件目錄。

6、歸檔后,刻制光盤并填好備份光盤的備考文件

二、光盤的管理和保護(hù):

檔案建立初期先保存在硬盤上,便于檢查調(diào)整和使用,一旦形成規(guī)模,檢查無(wú)誤,就應(yīng)將數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像文件一并刻到光盤上加以保存。光盤上的檔案文件不得改動(dòng)。光盤的使用維護(hù)必須遵循以下規(guī)則:

1、光盤說明:錄制完的光盤應(yīng)制作相應(yīng)的盤片標(biāo)簽,內(nèi)容按規(guī)定填寫齊全、清楚,貼放在盤片盒正面,(見附件九)。

2、光盤檢測(cè):錄制完后,應(yīng)進(jìn)行外觀與載體內(nèi)容的質(zhì)量檢測(cè),確認(rèn)無(wú)污染、劃痕、病毒,保證內(nèi)容完整。

3、光盤保管:存有檔案的光盤要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開保管。

4、光盤保護(hù):錄制好的光盤要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴(yán)禁用手摸擦表面,嚴(yán)禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤。

5、數(shù)據(jù)檢查:每年進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)修補(bǔ)、及時(shí)復(fù)制。

三、光盤檔案的密級(jí)劃分和權(quán)限管理:

光盤的密級(jí)按光盤中文書檔案的最高密級(jí)確定。具體劃分同文書檔案密級(jí)劃分。

辦公室秘書按公司的保密規(guī)定事先設(shè)置權(quán)限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤內(nèi)容不被非法調(diào)用、刪除、修改、打印和拷貝。權(quán)限設(shè)定按光盤內(nèi)所存最高密級(jí)檔案確定。