物業管理公司合同管理標準作業規程(五)

1.0目的

規范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。

2.0適用范圍

適用于物業管理公司所有合同的管理工作。

3.0職責

3.1總經理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。

3.2行政部負責公司所有合同備案及歸檔(員工勞動合同除外)。

3.3部門負責人負責合同的履約執行。

4.0程序要點

4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。

4.1.1對外提供服務的合同,包括以下幾類:

a)開發/建設單位或業主委員會委托進行物業管理的合同;

b)投標書;

c)對外租賃合同;

d)公司承諾提供的常規服務和管理;

e)顧客(業主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養、清潔、搬運及其他有償服務的合同;

f)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;

g)其他對外提供服務的合同。

4.1.2對外委托服務的合同,包括以下幾類:

a)采購合同;

b)招標合同;

c)勞動合同;

d)公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養、清潔、搬運等合同;

e)其他須進行對外委托服務的合同。

4.2合同的形式包括以下幾種形式。

4.2.1書面的和非書面的。

4.2.2協議或其他法規性文件的規定和要求

4.2.3規范合同和格式合同。

4.2.4口頭承諾。

4.2.5招、投標書。

4.3合同的制定

4.3.1一般情況下由合同的執行部門負責制定,其內容包括以下條款:

a)標的;

b)數量和質量(或工作內容);

c)價款或酬金;

d)履約期限、地點方式及其他履約條件;

e)合同終止條件;

f)違約責任;

g)專用合同約定的其他必要條款。

4.3.2各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。

4.4合同的評審

4.4.1評審權限:

所有合同由總經理組織有關人員進行評審。

4.4.2評審內容

a)對外提供服務合同的評審內容:

--公司的履約能力;

--顧客提供的價格;

--合同的風險;

--合同的條款是否明確;

--合同是否合法;

--合同的社會效益;

--其他需要評審的內容。

b)對外委托服務合同的評審內容:

--分供方的履約能力;

--分供方提供的價格;

--分供方的信譽;

--分供方提供服務的售后服務;

--合同的條款是否明確;

--合同是否違法;

--合同的風險;

--合同履約監控能力;

--其他需要評審的內容。

4.5合同的簽署與生效。

4.5.1合同經評審合格,由總經理簽署或授權人簽署。非書面的合同除外。

4.5.2經簽署的合同按《印章管理標準作業規程》辦理蓋章審批手續。

4.5.3所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數在一頁以上的必須加蓋騎縫章。

4.5.4經簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經公證后生效。

4.5.5公司承諾提供常規服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。

4.5.6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關一份備案。

4.6合同的編號與歸檔。

4.6.1書面合同統一進行編號,編號的方法按《檔案管理標準作業規程》辦理。

4.6.2一般情況下書面合同由公司行政部統一歸檔(經總經理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標準作業規程》辦理。

4.6.3行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監督顧客履約的,按《檔案管理標準作業規程》辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。合同執行完畢后,須將合同返還歸檔。

4.6.4合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。

4.7合同的履約。

4.7.1對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經理或行政部監督履約。

4.7.2對外委托服務的合同,由合同執行部門監督分供方履約,重要的合同由總經理或行政部監督履約。

4.7.3合同執行部門須將合同履約階段性情況向總經理匯報,重要合同須以書面形式匯報。

4.7.4財務部監控所有書面合同的履約進度,對違反合同進度的及時向總經理匯報。

4.7.5合同履約完畢,對重要合同的執行效果再次進行評審。

4.8合同的變更與廢止。

合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現需進行合同條款變更或廢止時,由合同執行部門向辦公室提出合同變更申請,辦公室按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經理直接組織變更條款或廢止合同。

4.9合同的續約。

合同期滿且需辦理續約的,由合同執行部門按合同要求提前通知辦公室,由行政部主管按合同評審程序跟進評審.重要合同由總經理直接組織合同評審。

4.11記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。

5.0記錄

6.0相關支持文件

6.1《檔案管理標準作業規程》

篇2:營銷中心代理公司合同管理規程

營銷中心代理公司合同管理

1.《商品房買賣合同》以及銷售附件由開發商統一制作。

2.置業顧問領取《商品房買賣合同》須在銷售后臺處辦理領取手續,不得出現浪費現象,合同損耗率應控制在總額的10%以下,如發現浪費超出已定范圍,根據數量的多少對代理公司進行100-200元的罰款。

3.《商品房買賣合同》一式五份,銷售人員與客戶簽定《商品房買賣合同》不得單方面向客戶承諾任何條款以及刪改任何合同條款,如發現,代理公司自行承擔責任,并進行200-300元的處罰。

4.合同管理流程:代理公司當日完成簽約后(如遇集中簽約,合同于簽約完畢后2日內上交開發商合同組。),并派專人與第二日下午15:00之前提交開發商合同組進行初審(開發商銷售部審核內容包括:業主姓名、房號、面積、總價、付款方式、合同條款的增減。),審核完畢后,合同專員把合同送至財務處再次審核并加蓋公章,隨后送至房管局備案蓋章(正常情況下7個工作日內完善整個流程),備案完畢后返回銷售現場與代理公司所派專人辦理合同交接手續,待銷售人員返還完畢后,上交與代理公司,代理公司于第二日上合同組。如不能及時上交合同,應提前告知,如惡意不交,根據情節的輕重進行100-500元的處罰,并承擔由此造成的任何問題。

5、合同管理要求

代理公司應制定銷售合同管理制度,經開發商審核后執行。合同管理應確保做到:1)合同損耗的控制2)合同領取、歸還的備案登記

6、考核:開發商合同組在審核已簽約的《商品房買賣合同》時,如發現合同出現合同金額錯誤、書寫不規范、房號錯誤、姓名錯誤、亂涂亂改、合同填寫不完整等現象,開發商有權對代理公司每次進行200-500元的處罰。

篇3:商品采購合同管理規程

一、商場采購合同的內容

商場采購合同的條款構成了采購合同的內容,應當在力求具體明確,便于執行,避免發生糾紛的前下,具備以下主要條款:

1.商品的品種、規格和數量

商品的品種應具體,避免使用綜合品名;商品的規格應規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國寶統一的計量單位標出。必要時,可附上商品品種、規格、數量明細表。

2.商品的質量和包裝

合同中應規定商品所應符合的質量標準,注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規定出一定的比例,并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品,應寫明具體條款;對商品包裝材料、包裝式樣、規格、體積、重量、標志、及包裝物的處理等,均應有詳細規定。

3.商品的價格和結算方式

合同中對商品和價格的規定要具體,規定作價的辦法和變價處理等,以及規定對副品、次品的折扣辦法;規定結算方式和結算程序。

4.交貨期限、地點和發送方式

交(提)貨期限(日期)要按照有關規定,并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時,應明確商品的發送方式(送貨、代運、自提)。

5.商品驗收辦法

合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。

6.違約責任

簽約一方不履行合同,違約方應負物質責任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應明確規定,供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金:

(1)未近合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;

(2)未按合同規定的商品質量標準交貨;

(3)逾期發送商品。購買者有逾期結算貨款或提貨,臨時更改到貨地點等,應付違約金或賠償金。

7.合同的變更和解除條件

在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續來變更或解除合同等情況,都應在合同中予以規定。

除此之外,采購合同應視實際情況,增加若干具體的補充規定,使簽訂的合同更切實際,更有效力。

二、采購合同的簽訂

1.簽訂采購合同的原則

(1)合同的當事人必須具備法人資格。這里的法人,是指有一定的組織機構和獨立支配財產,能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動,享有權利和承擔義務,依照法定程序成立的企業。

(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。

(3)必須堅持平等互利,充分協商的原則簽訂合同。

(4)當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。

(5)采購合同應當采用書面形式。

2.簽訂采購合同的程序

簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商,取得一致意見,并簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟:

(1)訂約提議。訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議,也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等,以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾。

(2)接受提議。接受提議是指被對方接受,雙方對合同的主要內容表示同意,經過雙方簽署書面契約,合同即可成立,也稱承諾。承諾不能附帶任何條件,如果附帶其他條件,應認為是拒絕要約,而提出新的要約。新的要約提出后,原要約人變成接受新的要約的人,而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人,就合同的內容反復協商的過程,就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。

(3)填寫合同文本。

(4)履行簽約手續。

(5)報請簽約機關簽證,或報請公證機關公證。

有的經濟合同,法律規定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同,雙方可以協商決定是否簽證或公證。

三、商場采購合同的管理

采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作:

1.加強商場采購合同簽訂的管理

加強對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準備工作加強管理。在簽訂合同之前,應當認真研究市場需要的和貨源情況,掌握商場的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據本商場的購銷任務,收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據;二是對簽訂合同過程加強管理,在簽訂合同時,要按照有關的合同法規定的要求,嚴格審查,使簽訂的合同合理合法。

2.建立合同管理機制和管理制度,以保證合同的履行

商場應當設置專門機構或專職人員,建立合同登記、匯報檢查制度,以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況,及時發現問題,采取措施,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強與合同對方的聯系,密切雙方的協作,以利于合同的順利實現。

3.處理好合同糾紛

當經濟合同發生糾紛時,雙方當事人可協商解決。協商不成,可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁,也可以直接向法院起訴。

4.信守合同

合同的履行情況好壞,不僅關系到商場經營活動的順利進行,而且也關系本商場的聲譽和形象。