小區樓宇檔案資料管理措施

樓宇檔案資料管理的要點:

1、完善建檔流程,嚴格檔案管理制度;

2、明確建檔內容,實行系統收集、集中管理;

3、對使用率高的檔案實行檔案室、管理處雙檔管理制;

4、推行現代化、系統化、科學化、多元化、規范化、經常化等"六化"管理。

樓宇檔案是住宅區財產的重要組成部分,管理好住宅區檔案是物業管理工作的重要內容。為此,我公司將特別設立檔案室,配備專業管理人員,建立較完善的檔案管理體系等。使檔案管理工作在住宅樓宇的使用、維修、改造、擴建以及住戶裝修等方面發揮重要作用。對進德小區的檔案資料管理,將沿用我公司的經驗做法如下:

一、樓宇檔案的建立

1、檔案的建立執行以下流程:

收集-整理-分類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查

2、明確檔案內容,實行系統收集、集中管理

(1)設施、設備檔案:建筑工程資料、圖紙,公用設施資料、圖紙,竣工驗收資料,房屋墻體竣工圖,室外管網資料、圖紙,安裝、維修、運行、改造、擴建等項目資料、圖紙。

(2)住戶檔案:業主登記表,購(租)房合同,入伙通知書,證件,業主公約,裝修責任書、圖紙,維修檔案等資料。

(3)管理檔案:文秘檔案、從事檔案、財務檔案和榮譽檔案、管理活動記錄及檔案,樓宇巡視、門衛情況、投訴與回訪等資料。

3、建檔要求:制度化、標準化、電腦化。

二、樓宇檔案管理

1、檔案室、管理處管理制:為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久性保存,而又方便經常使用,對使用頻率較高的檔案實行檔案室管理,對重要原始檔案進行嚴格管理,管理處則保存復印件的存檔管理制度。

2、檔案室檔案

(1)按照檔案對溫度、濕度和照明的要求,建立標準化的檔案資料室,配備檔案專業人員,實行電腦化系統管理;

(2)采用多種形式的信息貯存方式,如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片圖表等,并采用適當的保存方式;

(3)貫徹國家保密法,確保檔案在使用過程中的安全,不丟失、不泄密;

(4)實行檔案管理手段的現代化,運用計算機檢索手段,開發多媒體信息查詢系統;

(5)堅持檔案資料收集的系統化;

(6)做到檔案組卷分類科學化,檔案組卷按內容分類,逐一編號、登記造冊、編輯目錄,按工作部門分柜保存;

(7)實行檔案管理工作檢查經常化,每季對檔案文件的形成、積累、整理和歸類要進行一次全面的檢查。

篇2:某市場檔案資料管理措施

市場檔案資料管理措施

1檔案管理運作環節

1.1資料的收集

1.1.1建立檔案室,采取系統化、科學化、電腦化的先進手段,實施現代化、系統化、科學化、多元化、規范化、經常化等"六化"管理,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。

1.1.2資料的收集堅持系統、完整的原則,根據實體資料和信息資料的內容,從實際需要出發,擴大信息資料的來源,從時間上講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指市場物業構成的方方面面,大到房屋本體、公共設施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。

1.2資料分類整理

1.3資料歸檔管理

歸檔就是按照資料自身規律、聯系進行分類保存。根據實際需要,**的管理應擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。

檔案的出、入室都有嚴格的規定:出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出,入室時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。

檔案的管理環境必須做到"三防",即防火、防潮、防變質。

1.4檔案的運用

采用先進的檢索軟件,逐步建立電腦網絡系統,充分發揮檔案的貯存和使用價值。

1.4.1外部網:與廣大經營者及業主、主管部門進行聯網,所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務狀況等,隨時可以查閱調用,便于工作監督和檢查。

1.4.2內部網:管理處內部聯網,運用現代化辦公手段和設施,對文件進行分級管理、分層使用。

2檔案資料的類別

2.1檔案資料大體分為市場物業管理政策、法規資料,竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、經營者及住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務活動記錄及檔案。

2.2管理檔案資料(含經營者及業主檔案、裝修管理檔案巡視記錄)

名稱資料內容

物業資料小區基本資料、分區資料、環境文化設施資料

住戶資料

A:住戶遷入資料,經營者遷入資料

B:經營者,住戶人員檔案

C:經營者,住戶維修檔案

事務資料

A:事務值班表B:事務交接記錄表

C:經營者及業主搬出(入)物品登記表D:日常事務巡視記錄

E:經營者及業主回訪登記表

合格分承

其他資料

A:維修申請表(附圖紙)B:維修工程隊安全責任書

C:臨時施工人員登記表D:施工單位營業執照

2.3投訴與回訪及其他管理服務

名稱資料內容

維修資料

A:維修申報表B:維修服務派工單

C:維修回訪記錄表D:公共設施維修記錄

治安交通

管理資料

A:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

B:查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶

C:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄

D:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協議

設備管理

資料A:公用

設施保養維修記錄

B:各項機電設備保養維修運行記錄

C:設備維修保養記錄

D:設備檢查記錄

市場社區文化

資料A:活動計劃實施方案、總結記錄

B:文化活動圖片及錄像記錄

C:傳媒報導

員工管理

資料A:員工個人資料、聘用表B:員工業績考核及獎懲記錄

C:員工培訓計劃及實施記錄D:員工培訓考核記錄

E:員工外出考評及參加演練記錄F:員工住房及內務管理記錄

業主反饋

資料A:服務質量回訪記錄表B:業主意見調查、統計記錄

C:經營者及業主投訴及處理記錄表

行政文件

資料A:市場管理處主管值班及督察記錄

B:政府部門文件

C:市場物業公司及主管領導部門文件

D:市場管理處規章制度、通知、通報等文件

E:市場管理處榮譽一覽表

F:市場管理處接待來訪參觀記錄表

經營者及業主管委會

資料A:籌備成立文件B:成立后運行文件