基建規劃處檔案資料管理辦法

檔案管理是我處工作的重要組成部分,為了充分發揮檔案的作用,使之更好地服務于工作,特制訂本辦法。

一、文件材料歸檔范圍:

1、院外文件:按規定需要保存的中央、省、市各類正式文件。

2、學院下發的有關文件以及制定的各種制度、規定、辦法、條例。

3、我處形成下達的各類規章制度、正式文件和會議記錄等資料。

4、我處代表學院與外單位簽訂的有關合同、協議(基建檔案除外)。

5、學院總體規劃、基建計劃、招投標記錄等資料。

6、按學院檔案館規定要求歸檔的有關資料。

二、檔案的使用與管理:

1、根據學院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統一管理,以維護檔案資料的完整和安全。

2、工作需要借閱檔案,根據相關規定辦理手續。檔案借出后,、借閱者應對檔案負責,不得遺失、泄密和污損,也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。

3、各級領導應將各類會議、大事的有關材料及時交檔案,負責檔案管理應經常檢查、收集檔案資料、材料,及時整理歸檔。

4、凡是需要銷毀的檔案資料,必須造具清冊,經主管檔案工作負責人批準后報學院審批后執行。

三、文件傳閱和處理:

收到文件,要根據文件的內容、密級、傳閱范圍等要求,及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。

2、分發到有關科室的文件必須登記在案。

3、文件一般不外借,如確需借閱,應進行詳細登記,并限期歸還。

4、文件閱后(文件精神傳達貫徹后)應及時立卷歸檔按有關規定理。

四、組織

1、處成立檔案管理領導小組,負責對檔案工作的領導并指定專人負責對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。

2、各科室應明確專人負責檔案工作。

五、其他

1、未盡事宜由處負責解釋。

2、本辦法自公布之日起執行。

z醫學院基建規劃處

篇2:基建檔案資料管理規定

基建檔案資料管理辦法

為使基本建設檔案資料管理工作規范化,科學化,收集、整理和歸檔有據可依,做到檔案工作有序、安全、規范、科學,特制定有關基本建建工程建設項目檔案資料管理辦法。凡借閱、領取基本建設工程的資料及圖紙,基建檔案管理員必須予以登記,借閱、領取人必須簽字,辦理借閱移交手續。在資料及圖紙歸還時,基建檔案管理員應進行核對,確認完整后才可予以核銷;若不完整,則不予接收

*基本建設工程前期資料,有關人員在辦完相關手續后,必須及時將文件、資料原件移交給基建檔案管理員,不得拖延或不移交,移交時需移交2份(如只有1份原件,同審批部門協商在復印件上加蓋印章)。原則上文件、資料原件不再借出,只提供復印件。

*在簽訂“施工合同”和“監理合同”時,應有工程資料的整理、歸檔條款,明確報送套數及時間,待施工單位、監理單位所交資料達到檔案移送標準時,由基建檔案管理員簽字,財務處予以結帳。

*在工程竣工驗收前應做好基建檔案資料的驗收準備工作,由基建檔案管理員通知市城建檔案館和院檔案館人員對該工程竣工檔案資料進行專項驗收,合格后方可組織工程竣工驗收。竣工驗收必須通知基建檔案管理員參加。

由施工技術科負責催促施工單位在工程竣工驗收合格后,在規定時間內報送規定數量的完整竣工資料。如遇特殊情況,應向建設單位說明情況,經同意后可在延長的期限內報送。

*施工技術科項目負責人負責施工期資料及竣工圖的驗收審查工作,對不符合要求的應予以退回整改,直到符合要求。施工技術科在移交資料前,需將所有資料和圖紙認真核對,在資料移交表(清單)上簽名,并及時把工程資料移交給基建檔案管理員。

*歸檔的施工期資料、圖紙均應為2套,必須是原件,且滿足以下要求:

*資料必須真實、完整,準確、清潔、整齊。紙張大小不一的,需進行粘貼等處理使之一致。若是復印件需加蓋單位公章。

*文字資料須裝訂成冊,頁面尺寸為A4,卷面應清潔,無撕破,對破損材料要裱糊,用鉛筆編頁碼,不可用號碼機編頁碼,技術文件材料的蓋章,簽字手續須完備。

*報送資料按專業分:A、土建B、給排水C、電氣D、暖通E、裝飾等

*竣工圖須裝訂成冊,規格尺寸為A4。圖面須整潔、無破損,字跡工整。變更內容要蓋變更圖章,設計圖簽折在右下角。如有破損,要裱糊整齊,避免隨意切破圖紙,要保證竣工圖的完整。

*歸檔順序嚴格按《建設工程檔案審核意見表》中的相關內容報送。

*歸檔的監理資料應為2套,要求裝訂成冊,一套必須是原件,另一套可為復印件(但必須加蓋圖章),要清楚、整齊。具體要求同第7條,順序嚴格按《z市檔案館歸檔內容及排列順序》報送。

*對于移交的工程資料,凡不符合檔案資料歸檔內容和要求的,基建檔案管理員有權拒收,并要求限期整改。

審核人員在交還基建檔案資料時,應使資料及圖紙完整,如不完整,應補齊后再返還。基建檔案管理員要查看圖紙是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齊。基建檔案管理員需提醒審核人員審核結算時,不要把圖紙撕破或自行拆除裝訂線,使圖紙遺失,要注意保護圖紙的安全性,完整性。

*其它

(1)未盡事宜應由基建處負責解釋。

(2)本辦法自公布之日起執行。

篇3:基建處工程檔案資料管理實施規定

基建處工程檔案資料管理實施辦法

一.認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》,以及黨和國家關于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。

二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴建的房屋,從設計資料,上級部門對項目建議書、可行性研究報告及擴初設計的批復,地質鉆探資料,小區規劃、土方平衡,室外標高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設計,擴大初步設計,施工預算,招投標工作文件,開工報告,測量定位記錄,各類合同及附件,工程協議書,圖紙會審記錄,修改設計資料,設計變更與工程洽商資料,監理文件,施工日志,審計結論及相關財務資料,各種驗收證件,檢測報告,材料設備的合格證及說明書,竣工圖,隱蔽工程圖,室內設備安裝資料和圖紙,竣工結算,財產移交手續及其它需要存檔的文件資料。

三.檔案資料統一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經辦人都必須主動將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內部還是外部人員來查閱時,均必須辦理手續,隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時,由處領導批準,限期交還。若有丟失,除須作出書面檢討外,還視其情節處以100-500元賠償。

四.凡屬訂購、采購各類書籍資料,由基建處統一辦理,所需數量由處領導審批決定。需借閱使用,或因工作需要長期使用者,統一由資料室編目登記,使用者應及時歸還或辦理移交手續。若有丟失損壞,視其情節處以賠償。

五.資料室管理人員,要認真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統計和利用工作,為領導決策提供依據。

六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對已竣工項目的基建檔案資料,項目負責人協調有關部門辦理竣工驗收手續,各種資料應及時歸檔。經資料員收集、整理并按規定裝訂成冊后,送交檔案館內存檔。

七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長保管時間的黑色、蘭黑繪圖書寫墨水,而不應用紅色墨水、復寫紙、鉛筆、圓珠筆等。

八.檔案管理工作人員應努力收集歸檔文件、資料,工作人員應積極協助,主動配合,做到基建檔案完整、準確、無遺失。