1.目的

為全面加強物業集團系統檔案管理工作,確保物業集團各類檔案資料(材料)的充分、有效利用,特制定本制度。

2.范圍

本規定適用于物業系統所有檔案的管理。

3.職責

物業集團行政管理總部是物業系統檔案管理的職能部門,所屬各單位及各部門是檔案管理的執行部門。

4.0工作內容

4.1定義:物業集團檔案是指物業系統在企業發展過程中形成的具有查閱利用價值的、各種形式(紙質、電子、聲像、實物等)的行政文書、資質證件、經濟合約函件、業戶資料以及音像圖表等檔案資料(材料)。

4.2機構設置

4.2.1物業集團本部設立專門的檔案室,隸屬于行政管理總部。

4.2.2物業集團所屬各物業公司(管理處)經報批可設立自己的檔案室,隸屬于行政管理部。

4.2.3物業集團本部各部(室)不設立專門的檔案室。

4.3管理體制

4.3.1物業集團本部檔案室接受恒大集團檔案管理中心的業務指導;負責指導所屬各物業公司(管理處)檔案室的工作;負責物業集團本部檔案的具體管理工作。

4.3.2各物業公司(管理處)檔案室接受所在單位行政管理部的行政領導和管理,業務上接受檔案管理部門監督和指導。

4.3.3物業集團全質辦為檔案管理的督察機構。

4.3.4為保證檔案管理的實效性,物業集團根據實際需要,可成立檔案鑒定小組。

4.4人員配備及要求:

4.4.1各級檔案管理機構根據檔案的數量、工作量,本著精簡、高效的原則,配備相應的檔案管理人員。物業集團檔案室專職1人,所屬物業公司(管理處)檔案室為兼職1人。

4.4.2檔案管理(兼職)人員要由工作認真、責任心強、具有本專業知識和相應工作經驗的大專以上人員擔任。

4.4.3各級檔案管理人員應保持相對穩定。如因工作變動或離職,必須在相應行政管理部門負責人的監督下做好交接手續的辦理工作。

4.5物業集團檔案室的工作職責

4.5.1參照國家有關標準和規定,結合集團公司有關規定,制定物業集團的檔案管理辦法,制定物業集團本部檔案管理的實施細則,并組織實施;

4.5.2收集、整理、保管物業集團本部的檔案::,并做好檔案鑒定、統計和利用工作;

4.5.3監督和指導所屬各單位檔案室的檔案管理工作;

4.5.4根據需要組織開展業務知識培訓,開展經驗交流;

4.5.5承辦有關檔案管理工作的其他事宜。

4.6下屬單位檔案室的職責

4.6.1認真落實和執行物業集團檔案室和本單位有關檔案管理的規定和辦法,制定本單位檔案管理實施細則,并組織實施;

4.6.2收集、整理、保管本單位的檔案,并做好檔案鑒定、統計和利用工作;

4.6.3根據需要組織相關人員的業務培訓;

4.6.4承辦有關檔案管理工作的其他事宜。

4.7歸檔范圍:凡物業系統在生產經營活動中產生的有備查和持續利用的檔案資料(見定義)均應歸檔。

4.8檔案管理

4.8.1歸檔要求:

1)檔案管理人員應及時督促文秘人員,對已辦理完畢、有留存價值、使用頻率趨低的檔案資料(材料)向檔案室移交;

2)各類檔案原則上要求在辦理完畢后兩個月內及時組織歸檔。個別檔案已辦理完畢而使用頻率較高者,可適當延期歸檔,但必須由所在(使用)部門知會檔案室,并嚴加保管。

3)歸檔的文件材料應當完整、準確,按照實際情況進行科學分類,組成保管單位(卷、冊、袋、夾等),填寫保管單位封面和目錄;

4)歸檔的文件材料應當質地優良,字跡工整,規格統一。填寫歸檔文件材料應當使用毛筆或不褪色鋼筆,使用標準簡化字。

5)歸檔的文件以“件”為單位,正文與原稿、正件與附件、請示與批復、來函與復函要同時存檔;文件前附有領導及相

關人員批辦意見、簽名的公文處理單,要正確裝訂后,隨同文件一同存檔。

6)行政文書歸檔數量為一式三份,其他檔案材料根據實際情況確定留存份數。

收歸的檔案要確保原件歸檔。個別確實難以追回原件的檔案資料(材料),要及時保留復印(制)件;對于十分重要、珍貴、奇缺的檔案資料(材料)要及時備份,將復印件或復制品一同歸檔。

4.8.2管理要求:

1)檔案室按照規范,并提出初步意見,將移交的檔案資料(材料)或需要鑒定的現有檔案交由行政管理部門、檔案移交部門、全質辦以及公司領導組成的鑒定小組進行鑒定,確定保存期限,決定解、降密級的事項,并確保檔案管理內容的有效性等。

2)編制檔案目錄和檢索工具應以便于查找為原則,力求科學簡便,規范標準。

3)檔案室內要做到庫房布局合理、清潔、整齊。

4)除檔案室工作人員外,其他人員不得隨意進入檔案庫房。確須進入庫房,經集團主管領導批準后方可進入。

5)存放檔案必須有適宜的設備和庫房,采用防盜、防火、防潮、防光、防有害生物和污染等必要的防護措施,使檔案庫房溫濕度符合規定標準,以維護檔案的完整和安全。

6)庫房內嚴禁吸煙和存放易燃品及其它雜物。

7)每年應對庫存檔案的數量、質量和保管情況進行一次檢查,發現問題時向主管領導匯報,采取積極有效措施,保護檔案安全。

8)檔案管理工作要在提升傳統管理方法的基礎上,應用現代管理手段和方法,即采用計算機管理,便于檢索、利用。

4.9檔案的利用與銷毀

4.9.1檔案查閱必須在檔案管理人員指定的位置進行查閱,查閱須有檔案管理人員在場;

4.9.2檔案的借用或查閱,以復印件優先為原則,即復印件能夠利用者,盡量使用復印件,但對復印件同樣要加強管理;

4.9.3檔案借用必須嚴格按照規定辦理借用手續。

4.9.3.1普通檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單),并經本單位(部門)負責人簽字,檔案室負責人審批后,方可借出。

4.9.3.2秘密、機密檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單),并經本單位(部門)負責人簽字,檔案室負責人審核,所在單位(部門)主管領導審批后,由借用單位(部門)助理級以上人員借出。

4.9.3.3絕密檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單),并經本單位(部門)負責人簽字,檔案室負責人審核后,所在單位(部門)主要領導審批,由借用單位(部門)負責人借出。

4.9.4外借檔案的歸還時間,由各級檔案管理機構在檔案借用單中予以明確,原則上在三天內及時歸還。個別特殊原因需延期歸還者::,須在檔案借用最后期限(借用第三天)辦理延期歸還手續,并說明延期使用理由,否則公司要給予相關責任人一定的經濟處罰和紀律處分。

4.9.5延期歸還手續按照借用檔案的密級和程序進行辦理。

4.9.6檔案歸還時,檔案管理人員要認真對歸還檔案進行檢查,如發現檔案被轉借、拆撕、抽換、污損和散失,應及時報告,采取補救措施,并予以追查。

4.9.7檔案銷毀,物業集團本部檔案由行政管理總部提出銷毀意見并附上銷毀清單,經鑒定確無保管價值的檔案,應登記造冊,領導審查批準后,予以銷毀;下屬單位檔案室檔案的銷毀,必須向物業集團行政管理總部專題報告,核查確認后,方可在指定地點銷毀。

4.9.8銷毀檔案時,應由物業集團全質辦人員在場監銷。檔案銷毀后,監銷人在清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并簽名蓋章,銷毀清冊由檔案室留存。

4.10檔案室保密規定

4.10.1檔案工作人員要嚴格遵守公司有關保密規定,維護檔案的完整和安全。

4.10.2按照檔案文件密級劃分范圍,控制借閱范圍。

4.10.3查閱檔案人員,未經許可,不準私自抄錄和復制,不準攜帶外出,更不準擅自將檔案轉借他人。一旦發現有違反規定者,公司將對相關責任人進行嚴肅查處。

4.10.4查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱。

4.10.5檔案室內檔案柜應做到隨開隨鎖。

4.10.6檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發現失密、竊密情況,應及時報告主管領導,查明情況嚴肅處理。

4.11檔案密級劃分

4.11.1集團各類已注明密級的行政文書,按照已劃定保密級別進行管理;

4.11.2尚未明確的各種檔案資料(材料::)按照以下劃分

進行管理:

a.絕密文檔,包括集團董事局重要的決議、決定,董事局有關股權與人事組成情況,中層以上人員人事檔案、極其重要的經營報表和財務報表、極其重要的合作協議,上級重要批示、公司章程。

b.機密文檔,包括公司重要的證照、公司合同,商洽性文件、呈請性文件、函、證明、業戶資料、工程合同、行政合同、申報表、審核書、規劃資料、各種協議、規劃設計圖、施工圖紙(含變更資料)、預算書、結算審核表、施工方案、各類測試報告、竣工驗收資料、會計憑證、會計帳簿、人才履歷材料、員工登記表、晉升審批表、調資審批表、各類契約、銀行按揭資料、住戶資料、音像資料、照片資料。

4.11.3秘密文檔,包括需要保密的通知、決定、決議、會議紀要、年度計劃、總結、公司各種制度及條例等。

4.11.4其他普通檔案。

4.12監督和獎罰

4.12.1監督檢查:

4.12.1.1物業集團全質辦為公司檔案管理和利用的日常監督部門,接受所有員工對公司檔案管理和利用情況的監督投訴。

4.12.1.2每年3月初,由物業集團行政管理總部會同全質辦對各單位檔案管理情況進行全面檢查。

4.12.2獎罰:

4.12.2.1物業集團每年對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻的部門、個人給予表彰和獎勵;

4.12.2.2因檔案管理不當、使用不當,給單位造成損失的單位、部門及其責任人,公司要給予相應的經濟處罰和行政紀律處分;

4.12.2.3具體獎罰措施和標準在各級檔案管理機構制定的實施細則中予以明確。

4.13附則

4.13.1下屬單位檔案管理部門根據實際情況制定檔案管理實施辦法(細則),并報物業集團行政管理總部備案。

4.13.2本制度由行政管理總部負責解釋。

5.0相關文件

無

6.0記錄表格

無

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某酒店員工檔案管理工作程序

酒店員工檔案管理工作程序

員工檔案一般可以由員工的人事檔案、工作檔案和培訓檔案等3個主要內容組織合一個獨立的檔案宗卷。這種分類歸檔的方法,能夠將員工的歷史材料、員工在酒店服務期間的工作經歷與表現記錄、員工接受酒店人資質檢部或所在業務部門訓練記錄等3方面資料分類保存,使于檔案材料的查考利用。

(一)員工的人事檔案管理

員工的人事檔案,是由反映員工個人及有關方面歷史情況的人事材料所構成。人資質檢部轉遞而來的個人檔案宗卷為基礎發展建立的檔案材料。

員工的人事檔案主要包括:

(1)記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化過程的履歷、自傳材料;

(2)員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行鑒別和評價,對其學歷、專長業務及有關能力的評定與考核材料;

(3)對員工的政治歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;

(4)記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織材料;

(5)記載員工違*派組織紀律或獨犯國家法律而受到的處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

人資質檢部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。

員工入店后,由員工本人填寫的《錄用通知書》是員工人事檔案的新頁,它包括員工姓名(曾用名)、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。人資質檢部尖要求員工在上述個人資料內容有所變更時,例如,婚姻、子女、住址、聯系電話、個人學歷等變化時,及時填寫《員工個人資料變更通知》向人資質檢部報告,以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正,確保人資質檢部及時掌握正確無誤的資料。

(二)員工的工作檔案管理

員工的工作檔案是記載員工進入酒店工作的全過程中各方面的工作表現的綜合材料,是酒店人事或業務主管部門考察員工,對員工提職加薪、選派進修、人事調動等使用中,必不可缺的重要憑據。

員工的工作檔案內容,主要有以下幾個部分:

(1)文件材料:包括員工人事調動表、勞動合同書、員工身份證、專業文憑及證書的復印件等,其中勞動合同書是員工檔案中重要內容,萬一發生勞動爭議或合同糾紛時,員工勞動合同書就成為人資質檢部進行解釋的原始依據。

(2)考評記錄:以《員工工作表現評估表》為主要材料的員工考評記錄是員工工作檔案的主體部分,員工考評表是員工在酒店服務期間的工作形象縮影,比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用。

(3)出勤記錄。

(三)員工的培訓檔案管理

對員工的培訓檔案進行分類管理是酒店人資質檢部重視員工培訓工作的具體表現,有昨于發掘與調配人才。

員工檔案管理工作的程序:

(1)員工檔案材料的收集;

(2)員工檔案材料的鑒別:要按照一定的原則和規定,對收集的員工檔案資料進行審查、判斷和取舍,注意維護員工檔案內容的真實性與完整性。

(3)員工檔案材料的整理:在員工檔案資料的歸檔過程,要做到內容條理清楚,目錄明細、裝訂有序,便于檢索。

(4)員工檔案材料的保管:要求人資質檢部對員工檔案卷宗要妥善地存放,防止受到各種損毀。同時,有關人員有責任對員工檔案的保密、完整和安全作絕對的保證。

(5)員工檔案材料的利用:是員工檔案工作的最終目的。在利用員工檔案中必須堅持既要滿足查考員工表現的人事管理工作需要,又要確保員工檔案的安全的原則。利用員工檔案必須遵守有關范圍、方式和手續的規定,嚴格保守機密,防止出現員工檔案受損的各種事故。