物業管理費用收取程序
物業管理費用的收取程序
1、目的
本程序明確了公司定期對業主(客戶)進行物業管理各項費用收取的工作流程,以保證公司有效并及時地收取各項費用,并對收費過程中的服務質量進行控制。
2、適用范圍
本程序適用于財務部,經營部和各管理處關于物業管理各項費用的收取業務。
3、相關標準要素
GB/T19002-ISO90024.7,4.8,4.9
4、相關文件
4.1《質量手冊》
4.2《運作程序》物業的入伙管理
4.3《運作程序》物業租賃合同的簽訂
5職責
5.1財務部負責物業管理費、房租、水電費用和押金等費用的直接收取和維修費用的間接收取。
5.2經營部負責廠房或商住房的租賃,物業管理費、房租、水電費用的計算。
5.3各管理處負責對住戶的日常直接服務,包括抄報水電表讀數、下發通知等,并負責零星維修服務費用的收取和集中上繳以及客戶入伙時裝修保證金和清運費的控制和核收。
5.4其他部門負責對客戶提供勞務,勞務費用由提供勞務的部門收取后上繳財務部。
6實施程序
6.1入伙預交費用
6.1.1經營部應根據政策、法規及發展商或業主管理委員會的規定,制定《入伙預交費用標準》。
6.1.2經營部在審查并接收業主(客戶)提交的文件后,應通知業主(客戶)到財務部交納相關的預交費用。(或由管理處代收繳后再轉交財務部)。
6.1.3財務部根據入伙預交費用標準向業主(客戶)收取各項費用,并開立相應票據給業主(客戶)。費用項目包括:預交管理費押金、水電增容費等。
6.1.4財務部應負責通知物業管理部已交納預交費用業主(客戶)的姓名或單位,并由物業管理部在入伙登記冊中注明。
6.2向簽訂租賃合同的客戶首次收繳費用
6.2.1客戶與經營部簽訂房產或住房租賃合同。當月使用期不足半月的,經營部按半月收取房租,超過半月則按全月收費。
6.2.2經營部開出繳費通知單及未蓋章發票給顧客,財務部負責押金及當月房租的收取。
6.2.3財務部收款后,將房租發票加蓋財務章。另開押金發票一式四聯:發票、通知單、財務聯及存根,并作相應帳務記錄。
6.2.4經營部根據發票給客戶辦理合同交接事宜。
6.3業主(客戶)每月費用的收繳
6.3.1經營部根據租賃合同和各管理處上報的水電費讀數,于上月25日左右將當月費用收繳的電腦發票、通知單、財務聯,送交財務部。
6.3.2財務部核單、分類,并將通知單分送各管理處,再由各管理處送至客戶手中。
6.3.3如果客戶對通知單上的物業管理費、房租和水電費的金額有疑問,應到經營部查詢,經營部應即刻查表核對,如果確屬公司工作疏忽,應盡快通知財務部按正確金額收款。
6.3.4每月客戶到財務部交款時,出納清點現金或審核支票無誤后,將發票交給客戶。
6.3.5如果客戶以支票方式支付,出納應讓客戶留下電話號碼并用專門的支票登記簿逐筆登記所有支票。
6.3.6如果租用廠房的客戶要求開水電費增值稅發票,財務部應收回原發票注銷,并新開增值稅發票及時送交客戶。
6.4拖欠費用的催繳
6.4.1客戶如果由于自身原因延遲至下月交款,財務部應按當月銀行借貸利率加收資金占用費。
6.4.2財務部應于當月下旬統計客戶未繳款情況,于下月5日之前送經營部備查。催款按如下方式和順序進行:財務部電話提醒、經營部書面通知或管理處公告等等。
6.4.3經營部根據財務部送來的客戶拖欠費用備忘錄,對拖欠費用兩個月以上的客戶,作停電停水通知書,報總經理批準后,由機電工程部執行停電停水等措施,或按相應的法律及制度處理。
6.5委托銀行收款
6.5.1客戶愿意采用委托銀行收款的方式交納物業管理費、房租、水電費的,財務部辦理特種委托收款合同一式四份,財務部、公司開戶行、客戶、客戶開戶行各領一份。
6.5.2客戶可分為單位和個人兩類。對單位客戶,財務部應于上月末前填寫委托收款憑證一式五聯交給銀行,并即收回經銀行蓋章后的回單。
6.5.3財務部在收到公司開戶行的單位客戶收款通知聯后,財務部依據通知聯作帳務處理。
6.5.4財務部應于當月上旬,將個人客戶代收物業管理費、房租、水電費明細單一式兩份,送交銀行。
6.5.5財務部于下旬收到銀行的個人托收電腦單及進帳單后,審核、統計個人客戶交款情況,并作相應帳務處理。
6.5.6如果單位客戶或個人客戶的存款不足,財務部將比照6.4拖欠費用的催繳程序處理。
6.6合同中止結清費用
6.6.1客戶辦理退房手續之前,管理處必須先驗收查房。
6.6.2經營部通知財務部退還客戶押金,客戶當月未交房租,截止退房日已用水、電費等款項應沖減押金數額。
6.6.3財務部查明細帳上"其他往來--押金"科目下的客戶條款,對租房日、房號及押金額核對后予以注銷,并退還剩余款項。
7質量記錄
7.1財務記錄:記帳憑證、憑證銷號單、日記帳、明細帳、報表
7.2支票登記簿
7.3托收登記簿、代收費用明細單
7.4繳費通知單(1)、(2)
7.5客戶拖欠費用備忘錄
7.6停電停水通知書
篇2:房屋租賃費用收取工作制度
資產管理部工作手冊文件
――房屋租賃費用收取工作制度
一、目的:
為規范公司在管樓宇的租金、水電費、停車費、垃圾費等相關費用的收取工作,確保相關費用收繳率目標達成,特制定本制度;
二、適用范圍:
適用于公司在管樓宇的租金、水電費、停車費、垃圾費等相關費用的收取工作。
三、職責:
1.片區經理負責每月水電表抄表,編制《租金收繳臺帳表》按時提交至公司財務部會計;
2.財務部會計負責片區經理提交的《租金收繳臺帳表》進行審核,并按時生成和打印《收費通知單》;
3.片區經理協同客服專員負責《收費通知單》的復核和蓋章;
4.片區經理負責《收費通知單》的派發到戶;
5.營運部負責租戶在平臺繳費的數據導出和提供繳費數據至片區經理;
6.片區經理負責租戶費用的催繳工作并及時更新《租金收繳臺帳表》相關數據,財務部負責《租金收繳臺帳表》人復核工作。
四、工作程序:
1.公司在管樓宇租費收取標準為"二押一租",每月1-5日為租戶繳納當月租金的繳費期,片區經理根據租賃情況保持《租金收繳臺帳表》與《房屋租賃信息檔案表》數據的同步更新;
2.片區經理每月24-25日完成水電表的抄表工作,并將抄表數據錄入《租金收繳臺帳表》,并將核對無誤的《租金收繳臺帳表》于每月25日下班前提交至財務部會計;
3.財務部會計每月26-28日將《租金收繳臺帳表》數據導入《租金收繳制單表》內,經審核無誤后生成和打印《收費通知單》并于29日10:00前交所屬片區經理;
4.片區經理領取所管轄樓宇的《收費通知單》后,協同客服專員核對單據的數據、金額是否準確,是否有缺漏,在核對無誤后統一蓋章,由片區經理于每月最后一天下班前完成派發至租戶房內;
5.派單完成后,次月1-5日為租戶繳費期,片區經理每月1日前通過微信群發一次《租戶繳費溫馨提示》至各租戶,并在現場工作過程中溫馨提示相關租客及時繳費;
6.在每月1-10日為在管樓宇租金費用的集中繳納與催收期,在每月5日/9日下班前及每月6/7/8日每天10:00前營運部配合于平臺上導出提供繳費數據至相關片區經理(轉賬數據由財務部出納發至收租對接群,片區經理自行核對和更新數據并及時反饋至財務部出納);
7.片區經理每月6日10:00前核對營運部導出的繳費數據,更新《租金收繳臺帳表》,針對未繳費租客填寫《催繳通知單》派發至租戶房內,同時將《催繳通知單》拍照通過微信發送至租戶,向租客說明7日前仍未繳費的將予以停水電處理;
8.每月7-8日片區經理協同維修技工對未繳費租戶實施停水電催繳處理,停水電催繳后每天保持核對營運部導出的繳費數據,更新《租金收繳臺帳表》,針對未繳費租客填寫《再次催繳通知單》派發至租戶房內,同時將《再次催繳通知單》拍照通過微信發送至租戶,向租客說明9日前仍未繳費的將予以清退處理,在此期間須密切關注租戶的動態和保持催繳壓力;
9.每月10日片區經理10:00前核對營運部導出的繳費數據,更新《租金收繳臺帳表》,針對仍未繳費租客進行清退換鎖處理,清退前向轄區派出報備情況,清退過程中如房客不在場可采取手機錄像的方式拍攝清退過程,"清退錄像"導入服務站電腦保存;清退后的房源按《退租工作制度》進入待租狀態;
10.原則上所有在管樓宇于每月10日前完成費用收繳,對于特殊情況或存在其它原因,由片區經理書面報告總經辦,經審批同意后最遲不能超過每月15日收繳完該月度租賃費用,總經辦審批同意的書面報告抄送一份財務部備查;
五、相關記錄(表單):
1.ZC-QR-013《租金收繳臺帳表》
2.ZC-QR-014《收費通知單》/《租金收繳制單表》
3.ZC-QR-004《房屋租賃信息檔案表》
4.ZC-QR-015《租戶繳費溫馨提示》
5.ZC-QR-016《催繳通知單》
6.ZC-QR-017《再次催繳通知單》
六、支持文件
1.《退租工作制度》
篇3:小區商鋪水電使用費用收取辦法
小區一期商鋪水電使用及費用收取辦法
根據荊州電力公司及自來水公司相關規定,對商業用電用水不采用單獨報裝及計費收取方式,不接受單個商業用戶的報裝申請,經與兩專業公司協商,由**物業公司對****一期z公園商鋪用電用水進行集中管理。為了更好的服務于業主,**物業**管理中心對商鋪水電使用及收費采取如下辦法:
1、原交房標準中關于水電配套的約定為由業主自行報裝,經與電力和自來水公司協商,為方便業主,**房地產公司統一為業主進行了水電的報裝及入戶配套,其工程費用由業主分攤,水電設施維護及費用代收由物業公司進行。
2、根據電力公司關于商業用電的相關規定,電力公司采取高壓計量方式收取商業電費,即電表安裝于變壓器前10kv線路∏接桿處,收費標準基價為每kwh0.936元并另加收功率因數線損,每kwh0.936收費標準僅為基礎價格,未加收任何電損及功率因數損耗;由于高壓電源從線桿表后至變壓器之間存在高壓線路損耗、變壓器將10kv高壓變為380/220v低壓時存在電損、變壓器低壓側至用戶表間線路存在低壓線損,因此需要按用戶電表所示度數為基數另加計電損,**物業暫定加計電損后的電費標準為每kwh1.30元,此收費標準在目前是低于荊州其他商業電力費用收取標準的;由于用電量所占額定負荷的比例直接影響變壓器功率因素,電力公司將根據每抄表月度實際用電額計算功因損耗,因此該電費標準將根據電力公司實際收取標準進行調整,**物業將按月對帳目進行公示接受業主監督。
3、根據自來水公司關于商業用水的相關規定,商業用水采取總表計量收費方式,標準為每噸1.82元,由于從總表至用戶分表間存滲漏及用戶表讀數誤差損耗,**物業在此基礎上加計損耗分攤后暫定按照每噸2.00元標準收取,此標準將按照自來水公司實際收費情況核算后進行調整,**物業將按月對帳目進行公示接受業主監督。
4、如業主不需要使用水電或有能力自行報裝單獨計量水電表,**物業應業主要求可以對目前安裝好的水電配套管路和計量表進行拆除,業主即不需要交納水電配套工程分攤費用。
**物業管理中心
20**年5月**日