1.0目的

1.1本規程規范備用金的管理程序,確保備用金借支、沖減的合理及安全。

2.0適用范圍

2.1本規程適用于公司的備用金管理工作。

3.0職責

3.1備用金借支人負責備用金的保管工作。

3.2備用金領用部門主管負責備用金的管理工作。

3.3出納員負責按照本規程進行備用金借支、沖減工作。

3.4財務部會計負責備用金的核算工作。

3.5財務部經理負責備用金管理的監督工作。

4.0工作要點

4.1備用金的借支范圍

4.1.1為方便公司日常零星開支的需要而借支的備用款項。

4.1.2為方便經常出差人員必須攜帶現金而借支的款項。

4.2備用金的借支規定

4.2.1借支備用金人員應及時沖減備用金。

4.2.2備用金借支人不得擅自挪用備用金。

4.3備用金的借支標準

4.3.1在日常零星開支平均全額的基礎上上浮20%,但最高不超過2000元。

4.3.2出差人員按出差地點的長短決定。

4.3.3采購人員憑《采購計劃表》上匯總金額借支。

4.4備用金的分類

4.4.1定額備用金:是為了滿足公司有關部門日常零星開支需要的備用金,定額備用金經核定后,一般不得隨意增減;

4.4.2非定額備用金:是用款部門根據某次實際需要向財務部門領取的備用金。

4.5備用金的申請、支付程序

4.5.1申請領用備用金的部門或個人,應填制《現金借款單》,借款單包括:借款人、借款理由、借款金額、還款期限等內容。

4.5.2業務費備用金憑總經理審批后的《業務費申請表》辦理借款。

4.5.3旅差費備用金憑審批后的《出差申請表》辦理借款。

4.5.4申請人將《現金借款單》交其所在部門負責人簽名確認后,送財務部經理審核。

4.5.5財務部經理經審核后認為符合借支規定的,應在財務審核欄內簽署姓名及審核日期報總經理審批(屬管理處備倉或日常采購的,經管理處主任簽名即可);如經審核不符合借支規定的,財務部經理應在《現金借款單》上簽署具體意見后退回借款人。

4.5.6總經理或管理處主任審批后,借款人到財務部出納處領取備用金。

4.5.7出納員按照《現金管理標準作業規程》中的有關規定支付現金。

4.5.8員工非工作原因需借支備用金的,應按照《現金管理標準作業規程》中的相關規定進行處理。

4.6備用金的沖減程序

4.6.1領用定額備用金的部門或個人,原則上應在費用發生后的五日內按照《費用報銷標準作業規程》到財務部辦理費用報銷手續;因特殊情況無法在規定期限內報銷的,須事先經財務部經理同意后可適當延遲,但最長不超過一個月。

4.6.2借支定額備用金的報銷費用由出納員按照《現金管理標準作業規程》支付借支人,以便補足備用金定額。

4.6.3領用非定額備用金的部門和個人原則上應在費用發生后的五日內按照《費用報銷標準作業規程》到財務部辦理費用報銷手續;如因故不能在規定期限內報銷的,應事先經財務部經理同意后可適當延遲,但最長不超過一個月。

4.6.4財務部出納沖減備用金。

4.6.5如借支金額大于支出的報銷金額,借支人應按規定交回備用余金額;如借支金額小于報銷金額的,出納員應補回差額部分。

4.6.6非定額備用金的借支人如不能在規定的期限內歸還,又無正當理由的,公司財務部將在其當月工資中扣除;情節嚴重的除追收滯納金外,還將按公司獎罰制度中的相關規定處罰。

4.6.7財務部負責人應于每月末對備用金借支財政部進行核查,如發現違反了備用金管理規定,財務部將視其情節輕重收回備用金,嚴重的還將按公司獎罰制度中的有關規定予以處罰。

4.7備用金資料的保管

4.7.1每月末,財務部會計應將當月備用金憑據匯總編制記賬憑證登記賬簿,并進行相應的賬務處理。

4.7.2財務部經理對當月發生的備用金借支、沖減資料進行審核無誤后,加密在財務

部長期保存。

4.8本規程的執行情況將作為財務部相關人員的考評依據之一。

5.0引用文件和記錄表格

5.1《現金借款單》

5.2《采購計劃表》

5.3《業務費申請表》

5.4《出差申請表》

篇2:工貿油品調運分公司備用金管理辦法

工貿油品調運分公司備用金管理辦法

第一章總則

第一條為防止zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)現金流失,加強資金管理工作,提高工作效率,現就公司備用金管理特制定本辦法。

第二條備用金的分類及定義。

(一)備用金按性質不同分為長期備用金和臨時備用金。

(二)長期備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現金,具有時間長、比較固定的特點。

(三)臨時備用金是指因臨時性的需要而借支的現金,具有一次性、時間短的特點。

第三條長期備用金的使用對象、用途和金額限制規定,按照附件規定執行。定額標準由各部門經理擬定報總經理批準,原則上借款金額應該小于等于借款人2個月的工資。

第四條臨時借款一般不予借給,特殊情況經審批可借給。有借款尚未還清者,一律不準再借。臨時備用金的使用范圍規定如下:

(一)因企業業務需要暫支款,包括差旅費、臨時采購款、行政臨時事務借支等具有工作性質的一次性借支款。

(二)臨時性公務活動、職工活動借支。

(三)理賠等事故性質的借支。

(四)押金等性質的借支。

(五)其他經批準的暫支款。

第二章備用金的申請、審批與歸還

第五條備用金的借支程序如下所示:

(一)借款人填寫《借款單》并簽名。具體為:有費用預算申請業務的個人必須在費用預算申請單里填寫借款事宜和借款金額,并同時填寫借款單,借款單必須真實、詳細的注明借支事由、金額、歸還時間。

(二)借款人所在部門負責人就借支事由的真實性、必要性進行初審。

(三)部門主管領導對借支必要性進行復審,并對該部門的借支款進行總體監督。

(四)財務負責人對合理性負責審核,并根據前期現金使用作出分析,按現金管理制度做出是否借支判斷。

1.未轉正員工控制借支。

2.經常性違反結算紀律的員工控制借支。

3.根據事由控制借支金額的標準。

4.其他財務制度要求控制的事由。

(五)財務主管領導審批簽字。

(六)總經理審批簽字。

(七)會計確認借款審批是否完善,在審批完善后進行財務處理。

(八)出納根據財務憑證進行付款。

第六條備用金的歸還

(一)歸還備用金時,借款人以報銷費用沖抵,差額可歸還現款。

(二)出納員收到還款現款后,開具收款收據,寫清還款方式,并簽字蓋章交付還款人一聯作為對賬依據。

(三)報銷費用沖抵借款的,由會計開具收款收據并注明報銷沖賬字樣,并簽字確認交付還款人一聯作為對賬依據。

第三章備用金的日常管理

第七條長期備用金的額度需要根據支出業務變化,對使用對象和用途范圍每半年審定一次。

第八條長期備用金實行專人借支專人負責的辦法,不得全部或部分借支或以臨時備用金的性質借支他人。

第九條長期備用金的借款時間最長不超過半年,每半年清理一次,如需繼續借用的,重新辦理申請審批手續。

第十條臨時備用金要求一個事由一個專項借款和還款,不得以其他事由z借款周期。

第十一條臨時備用金的還款、報銷期限:

(一)對出差人員,在返回公司5天內報銷差旅費;

(二)臨時采購借款,使用后5天內報銷;

(三)沒有特殊原因臨時借款還款最長不超過2個月。

第十二條因人員調動或離職等原因造成備用金管理員更換的,必須辦理變更手續,變更方式采用借還兩條線,即原責任人辦理還款,新責任人辦理借款。

第十三條財務資產部會計必須于每月月末對編制月度備用金借款情況表交付部門負責人,做好備用金借款管理。

第四章違規操作罰則

第十四條出納員在審批手續不全情況下借支備用金的,負責追回,并在績效考核中給予減分。

第十五條若借款人拒不歸還所借的備用金(超過歸還時間一個星期),由財務資產部提出告知后,由其所屬部門負責人負責督促還款,如部門負責人未通知,造成損失的,應在績效考核中給予減分。

第十六條若借款人員發生人事異動或離職,綜合辦公室未及時書面通知財務資產部確認清賬,造成借款無法收回的,由綜合辦公室承擔借款損失。

第十七條財務資產部對于逾期還款或拒不還款的人員,嚴格控制后續借款甚至取消借款資格。對于沒有特殊事由有款未還借支款項的,財務資產部可拒付款項。

第五章附則

第十八條本辦法由財務資產部負責解釋。

第十九條本辦法未盡事宜,按照國家法規及工貿公司有關規定執行。

第二十條本辦法自發布之日起執行。

附件:油品調運分公司長期備用金使用對象及限額

使用對象用途限制金額

辦公室主任、副主任零星招待需要20000元/人

司機零星需要3000元/人

其他人員其他支出頻繁而需要定額備用金的人員5000元/人

篇3:石油銷售公司備用金管理辦法

石油銷售公司備用金管理辦法

第一章總則

第一條為了加強公司對有關部門備用金的管理,規范借款行為,提高資金利用效率,夯實成本費用核算,減少資金損失,特制定本辦法。

本制度適用于公司各部門。實行備用金管理辦法有利于各部門工作人員積極靈活地開展業務,從而提高工作效率,但必須做到?？顚Ｓ?不得挪用、轉借他人或用于其他用途,一經發現,將嚴肅處理。

第二條備用金的范圍與分類。

(1)備用金的范圍

1、采購員零星采購備用金;

2、個人因公出差零星開支備用;

3、經常性的零星開支備用金;

4、項目兼任財務人員備用金;

5、其他備用金。

(2)備用金按性質不同分為長期備用金、臨時備用金和出納備用金。

長期備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現金,具有時間長、比較固定的特點。

臨時備用金是指因臨時性的需要而借支的現金,具有一次性、時間短的特點。

出納備用近是指因結算需要而準備的庫存現金,具有金額交大、流轉快的特點,一般不超過規定限額。

第三條長期備用金的使用對象、用途和金額限制規定,如下表所示。定額標準由各部門經理擬定報總經理批準,原則上借款金額應該小于等于借款人2個月的工資。

第四條臨時借款一般不予借給,特殊情況經審批可借給。有借款尚未還清者,一律不準再借。臨時備用金的使用范圍規定如下:

(一)因企業業務需要暫支款,包括差旅費、臨時采購款、行政臨時事務借支等具有工作性質的一次性借支款。

(二)臨時性公務活動、職工活動借支。

(三)理賠等事故性質的借支。

(四)押金等性質的借支。

(五)其他經批準的暫支款。

第二章備用金的申請、審批與歸還

第五條備用金的借支程序如下所示:

(一)借款人填寫《借款單》并簽名。具體為:有費用預算申請業務的個人必須在費用預算申請單里填寫借款事宜和借款金額,并同時填寫借款單,借款單必須真實、詳細的注明借支事由、金額、歸還時間。

(二)借款人所在部門負責人就借支事由的真實性、必要性進行初審。

(三)部門主管領導對借支必要性進行復審,并對該部門的借支款進行總體監督。

(四)財務負責人對合理性負責審核,并根據前期現金使用作出分析,按現金管理制度做出是否借支判斷。

1.未轉正員工控制借支。

2.經常性違反結算紀律的員工控制借支。

3.根據事由控制借支金額的標準。

4.其他財務制度要求控制的事由。

(五)財務主管領導審批簽字。

(六)總經理審批簽字。

(七)會計確認借款審批是否完善,在審批完善后進行財務處理。

(八)出納根據財務憑證進行付款。

第六條備用金的歸還

(一)歸還備用金時,借款人以報銷費用沖抵,差額可歸還現款。

(二)出納員收到還款現款后,開具收款收據,寫清還款方式,并簽字蓋章交付還款人一聯作為對賬依據。

(三)報銷費用沖抵借款的,由會計開具收款收據并注明報銷沖賬字樣,并簽字確認交付還款人一聯作為對賬依據。

第三章備用金的日常管理

第七條長期備用金的額度需要根據支出業務變化,對使用對象和用途范圍每半年審定一次。

第八條長期備用金實行專人借支專人負責的辦法,不得全部或部分借支或以臨時備用金的性質借支他人。

第九條長期備用金的借款時間最長不超過半年,每半年清理一次,如需繼續借用的,重新辦理申請審批手續。

第十條臨時備用金要求一個事由一個專項借款和還款,不得以其他事由**借款周期。

臨時備用金的還款、報銷期限:

(一)對出差人員,在返回公司5天內報銷差旅費;

(二)臨時采購借款,使用后5天內報銷;

(三)沒有特殊原因臨時借款還款最長不超過2個月。

第十一條出納備用金的管理:

(一)出納備用金的使用者只能是財務部門出納員。

(二)出納領取備用金要求開具基本戶銀行支票(或網上銀行轉帳提現),不得以收坐支。

(三)出納備用金必須注意安全第一原則,有專用保險柜存放現金,并且存放地點符合公安、公司安全管理原則。

(四)保險柜隔夜存放現金額不得超過控制金額,特殊情況下的大額存放,必須及時向財務經理報告,以便采取相應的安全措施。

(五)出納備用金必須日清月結,每天核對帳實數據。

(六)出納備用金的直接責任人為當事現金出納員,財務部經理及總會計師負管理責任。

第十二條因人員調動或離職等原因造成備用金管理員更換的,必須辦理變更手續,變更方式采用借還兩條線,即原責任人辦理還款,新責任人辦理借款。

第十三條財務部會計必須于每月月末對編制月度備用金借款情況表交付部門負責人,做好備用金借款管理。

第四章違規操作罰則

第十四條出納員在審批手續不全情況下借支備用金的,負責追回,并在績效考核中給予減分。

第十五條若借款人拒不歸還所借的備用金(超過歸還時間一個星期),由財務部提出告知后,由其所屬部門負責人負責督促還款,如部門負責人未通知,造成損失的,應在績效考核中給予減分。

第十六條若借款人員發生人事異動或離職,綜合辦公室未及時書面通知財務部確認清賬,造成借款無法收回的,由綜合辦公室承擔借款損失。

第十七條財務部對于逾期還款或拒不還款的人員,嚴格控制后續借款甚至取消借款資格。對于沒有特殊事由有款未還借支款項的,財務部可拒付款項。

第五章附則

第十八條本辦法由公司財務部負責解釋、制定、修訂。

第十九條本辦法自發布之日起執行。