E物業文件控制程序

1目的

對與公司質量管理體系有關的文件進行控制,確保各相關場所使用文件為有效版本。

2范圍

適用于與質量管理體系有關的文件控制。

3職責

3.1總經理負責批準發布質量手冊、各部門工作手冊。

3.2管理者代表負責審核質量手冊、各部門工作手冊。

3.3各部門負責各自業務范圍內文件的編制、使用和保管。

3.4質管部負責組織對體系文件的管理、控制。

3.5管理部負責對公司行政管理性文件及與質量管理體系有關的外來文件的管理、控制。

3.6工程部負責工程技術類文件的管理、控制。

3.7各部門資料員負責本部門與質量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔。

4程序

4.1文件分類及保管

4.1.1質量手冊(包含了所有服務過程控制的程序文件),由質管部備案保存。

4.1.2公司第二級質量管理體系文件分為兩類:

a)部門工作手冊,作為各部門運行質量管理體系的常用實施細則:包括管理標準(部門管理制度等),工作標準(崗位責任制和任職要求等),技術標準(國家有關的法律法規、服務規范、服務提供規范、質量控制規范等),部門質量記錄文件等,由各相關部門自行保存并報質管部備案存檔;

b)其他質量文件:可以是針對特定服務、項目或合同編制的質量計劃、標準、規范等,文件的組成應適合于其特有的活動方式。由各相應的業務部門保存、使用。

4.1.3公司級管理性文件,如各種行政管理制度,物業、業主和住戶檔案,部分外來文件,包括政府主管部門發出的文件等,由管理部保存。

4.2文件的編號

4.2.1質量管理體系文件的編號

a)質量手冊:公司名稱代號-ZS-版次,手冊中各章以章節號區分;

例如:××-ZS-01,表示公司質量手冊第1版;

b)質量記錄:主管部門代號-質量手冊中的文件章節號-記錄編號,例如:ZG-5.4-01,表示質管部在質量手冊中第5.4章《管理評審控制程序》中的第1個質量記錄文件;

c)各部門其他質量文件:部門代號-文件順序號-年號,例如:GL-05-2000,表示管理部于2000年發放的第5號文件。

4.2.2各部門代號規定如下:

管理部:GL,質管部:ZG,工程部:GC,財務部:CW,保安部:BA,綠化部:LH,清潔部:QJ。

4.3文件的編寫、審核、批準、發放

文件發布前應得到批準,以確保文件是適宜的。

a)質量手冊由質管部負責組織編寫,由管理者代表審核,上報總經理批準發布,由質管部負責登記、發放;

b)各部門工作手冊由各部門經理組織編寫、匯總,由管理者代表審核,報總經理批準,質管部負責登記、發放;

c)各部門業務范圍內的文件由相關人員編寫,部門經理審批,由部門資料員登記、發放;

d)應確保文件使用的各場所都應得到相關文件的適用版本。文件的發放、回收要填寫《文件發放、回收記錄》。

4.4文件的受控狀況

文件分為:"受控"和"非受控"兩大類,凡與質量管理體系運行緊密相關的文件應為受控,由各主管部門按規定執行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態的印章,并注明分發號。

4.5文件的更改

a)質量手冊由質管部組織更改,填寫《文件更改申請單》,經管理者代表審核,上報總經理批準后更改,由質管部發放。質管部應保留文件更改內容的記錄;

b)其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請單》,經原審批部門審批,再由各相應部門指定人員進行更改、發放、處理。如果指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料;

c)所有被更改的原文件必須由其主管部門收回,以確保有效文件的唯一性。

4.6文件的領用

a)文件使用者應填寫《文件發放、回收記錄》,經相應主管部門負責人審批方可領用;

b)因破損而重新領用的新文件,分發號不變,并收回相應舊文件;丟失補發的文件,應給予新的分發號,并注明已丟失的文件的分發號失效,發放部門作好相應發放簽收記錄。

4.7文件的保存、作廢與銷毀

4.7.1文件的保存

a)與質量管理體系相關的文件都必須分類存放在干燥通風,安全的地方;

b)各部門文件由本部門資料員保管。質管部每季度對各部門文件保管情況進行檢查;

c)對受控文件,各部門資料員應及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每3個月應將清單副本報質管部備案,如內容沒有變化,應通知質管部;

d)任何人不得在受控文件上亂涂畫改,不準私自外借,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

4.7.2文件的作廢與銷毀

a)所有失效或作廢文件由相關部門資料員及時從所有發放或使用場所撤出,加蓋"作廢"印章,確保防止作廢文件的非預期使用;

b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應進行適當的標識;

c)對要銷毀的作廢文件,由相關部門填寫《文件銷毀申請》,經管理者代表批準后,由質管部授權相關部門銷毀。

4.7.3文件的借閱、復制

借閱、復制與質量管理體系有關的文件,應填寫《文件借閱、復制記錄》,由相關部門負責人按規定權限審批后向資料管理人借閱、復制。復制的受控文件必須由資料管理人登記編號。

4.8外來文件的控制

4.8.1收到外來文件的部門,需識別其適用性,并控制分發以確保其有效。

4.8.2質管部負責收集相關國家、行業法規或標準的最新版本,統一編號、加蓋受控印章,分發到相關部門使用,并把舊標準收回。

4.8.3各部門要把上述文件及其他與質量管理體系有關的外來文件填入《部門受控文件清單》,并報質管部備案。

4.9根據必要性,質管部組織對現有質量管理體系文件進行定期評審,各部門結合平時使用情況進行適時評審,必要時予以修改,執行4.5條款規定。

4.10對承載媒體不是紙張的文件的控制,也應參照上述規定執行。

4.11作為質量記錄的文件應執行《質量記錄控制程序》。

4.12檔案資料管理

a)檔案資料

管理包括物業資料和業主、住戶資料兩大項內容;

b)檔案資料管理由管理部文件管理員負責,編制《檔案資料管理規定》報管理部經理批準執行。

5相關文件

5.1《質量記錄控制程序》。

5.2《檔案資料管理規定》。

6質量記錄

6.1《文件發放、回收記錄》。

6.2《文件借閱、復制記錄》。

6.3《部門受控文件清單》。

6.4《文件更改申請》。

6.5《文件銷毀申請》。

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄