1.0程序目的

通過對與管理處質量有關的文件(包括外來文件,如適用的國家、行業、地方標準、業主提供文件和上級發文等)的管理控制,確保其有嚴格的分類編號、編制、審核、批準、發放管理、有效控制、保管和更改的規定,使管理處的各項工作依據正確的指示進行。

2.0適用范圍

適用于管理處所有與管理工作有關的文件的管理與控制。

3.0主要職責和權限

3.1管理處客服中心文員負責公司管理體系文件和其它相關文件的收集、分類編號、整理存檔保管、發放及其它相關工作。

3.2各部門負責人負責本部門文件的管理和控制。

4.0程序內容

4.1文件的編制、審核、批準

文件的編制、審核和批準按下述規定執行:

文件類別編制審核批準

4.2文件的歸屬、分類、編號

4.2.1管量處所有的已審批生效的程序文件、工作手冊、質量記錄表格均應歸檔、分類,由管理處統一編號。

4.2.2管理處所有已審批的外來文件,根據類別交管理處客服中心文員和各部門負責人進行歸檔、分類。

編號方法如下:

(1)JYHT-QP-□□(程序文件)

(2)JYHT-□□-□□(工作手冊)

(3)QR-□□-□□(操作表格)

4.3管理文件的有效性控制

4.3.1為確保管理處管理體系的有效性能夠得到控制,對所有文件及表格采用版次來控制最新有效版次。版本采用英文字母如:A、B、C表示第一版本、第二版本、第三版本;改次采用兩位阿拉伯數字如00、01、02表示未經修改、第一次修改、第二次修改。

4.4管理體系文件發放

4.4.1程序文件的發放由管理處客服中心文員將程序文件復印,讓部門責任人在《文件發放/回收記錄表》上簽字后發放。

4.4.2部門工作手冊的發放,由管理處客服中心文員復印后,讓部門責任人在《文件發放/回收記錄表》上簽字后發放。

4.4.3操作記錄空白表格作為規范填寫方式的文件,其發放由各部門責任人制定《操作記錄表格一覽表》,進行統一管理和控制。

4.5管量體系文件的保管和借閱

4.5.1管理體系文件由各部門責任人負責統一歸檔保管,嚴禁復印。

4.5.2如管理處內部員工需要暫借閱某種管理體系文件和資料,應到相關部門辦理借閱和歸還手續,并填寫在《管理體系文件借閱登記表》。

4.6管理體系文件的更改

4.6.1在管理處管理體系運作過程中,各種因素均可導致管理體系文件和資料的更改,其原因、內容由申請更改的相關部門提出,并填寫《管理體系文件更改申請表》交管理處,由管理處與原文件編寫部門/人進行更改。

4.6.2管理體系文件的更改一般由其原審批部門/人審批,如因某種特殊原因必須指定其他部門/人審批時,該部門/人需獲得審批所需依據的背景資料,以保證修改之適宜性。文件編寫部門/人應將審批后的更改文件交與管理處。

4.6.3管理處客服中心文員接到已審批《質量體系文件更改申請表》和更改文件后,應更新文件原版,復印更改的管理體系文件后,按《文件發放/回收記錄表》發給文件相關部門及換回作廢質量體系文件和資料。

4.7管理體系文件的作廢

4.7.1對于已作廢的管量體系文件,由管理處客服中心文員或相關部門文件管理員統一保管,其上應注明“作廢”字樣,并在《管理處保留作廢管理體系文件登記表》上登記。

4.8外來文件的管理

本程序所提及外來文件指適用的國家、行業、地方標準、法律法規、業主提供的文件和上級發文等。

4.8.1編號由收文部門對外來文件進行編號,編號方法為:

1)發文單位有統一的原編號時,保持原編號。

2)單位無統一編號時,由收文單位按收文時間先后編號。

4.8.2外來文件的有效性控制

1)外來文件如適用的國家、行業、地方標準、法律法規、業主提供的文件和上級發文等,由文件歸口部門填寫《外來文件登記表》。對國家、行業、地方的標準、法律法規等對物業服務有強制性的外來文件,并經審批后生效。

2)文件歸口部門對有更新要求的外來文件應每年跟蹤一次最新有效版本,填寫在《外來文件登記表》中,及時獲取、更新和發放最新版本外來文件,確保公司使用的外來文件為最新有效版本。

4.8.3外來文件的發放

1)與物業服務質量有關的、有強制性要求的外來文件,由歸口部門發放,同時,讓接收人在《文件發放/回收記錄表》上簽收。

2)理性文件由行政人事部按公司領導批示傳閱,不需編制文件控制清單。

5.8.4外來文件的保管

外來文件由歸口部門分類造冊,歸檔保管,借閱文件時應填寫《管理體系文件借閱登記表》

5.0支持性文件

《操作記錄控制程序》

6.0質量記錄

6

.1《外來文件登記表》

6.2《管理體系文件借閱登記表》

6.3《管理體系文件更改申請表》

6.4《管理處保留作廢質量體系文件登記表》

6.5《文件發放/回收記錄表

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄