物業公司質量/環境/職業安全管理手冊

--質量/環境/安全管理體系文件

1.0總則

公司根據ISO9001:2000、ISO14001:1996、OHSAS18001:1999標準的要求,結合公司內部管理的實際情況,建立和維持文件化的質量/環境/安全管理體系,以保證公司物業管理服務能有效滿足規定的要求,向顧客提供滿意的服務,除ISO9001:2000標準中的7.3"設計和/或開發"條款外,其它要求將全部適用于本公司的業務并在管理體系文件中體現。

2.0文件結構

2.1質量/環境/安全體系文件是其管理體系的書面描述,體系文件規定了對影響服務質量、環境因素、安全風險的各個環節實施控制。

2.2體系文件和資料分以下五個層次:

第一層:質量/環境/安全管理手冊

第二層:程序文件(包括通用程序文件、質量管理程序文件、

環境管理程序文件、職業安全衛生管理程序文件)

第三層:作業指導書(保安、消防、機電,清潔、綠化等)

第四層:質量記錄、表格

第五層:相關法律、法規、國家標準、行業標準、工程圖紙圖樣、技術資料等

3.0職責

總經理批準管理手冊、物業管理方案與程序文件,并保證其有效運行;管理者代表全面負責體系建立、運行與維持,并批準作業指導書;部門經理審核作業指導書,并完成管理體系所規定的相關職責。

4.0程序概況

4.1本公司按ISO9001:2000、ISO14001:1996、OHSAS18001:1999標準建立了符合本公司實際情況的文件化質量/環境/安全體系并規定各級組織結構與各部門職責及對應各體系要素的支持性程序。

A、質量/環境/安全管理手冊

是公司各項質量/環境/安全活動必須遵循的總綱,是管理體系運行中長期遵

循的綱領性文件。

B、程序文件

公司對所有影響管理的活動都編制了工作程序,是管理手冊中活動要求的具體體現,也是公司質量/環境/安全管理活動涉及的過程的控制和管理文件。

C、作業指導書

作業指導書是描述具體服務的過程、方法、服務規范。是運作程序文件的補充和支持性文件。

D、質量/環境/安全管理記錄表格

用于記錄質量/環境/安全管理活動的文件

4.2管理者代表確保體系文件的準確性與完整性,而且使之處于有效的控制中。

4.3各部門經理應使本部門員工理解與實施文件中的相應內容,保證管理體系的有效運行。

5.0支持性文件

5.1《外來文件控制程序》(***-TP-04)

5.2《體系文件資料控制程序》(***-TP-01)

5.3《法律法規管理程序》(***-TP-03)

篇2:質量環境安全一體化綜合管理體系建立

隨著IS09000貫標認證的廣泛開展,管理體系的概念已深入人心,然而按ISO9000系列標準建立的質量管理體系無法涵蓋企業管理的每個方面,如:如何處理現場文明施工管理和安全管理與質量管理體系的關系,對企業管理者時有困擾。

除IS09000標準之外,國際標準化組織(1SO)又頒布了第二套管理體系標準ISO14000.面對目前國內外正在掀起的ISO14000認證熱潮,施工企業應該持何態度?企業是否應該建立多套管理體系,以及如何避免多套管理體系運行所帶來的工作重復和效率低下?這是企業面臨的一個新課題。

本文結合國際標準化組織推行管理體系標準化的發展趨勢和建筑企業的特點,提出建立質量、環境、安全一體化綜合管理體系的觀點,為解決上述問題提供一點思路。

一、質量、環境、安全三種管理體系的發展和聯系

ISO9000系列標準的頒布和實施。打破了ISO以往單一制定技術標準的格局,不僅把標準化活動同國際貿易緊密地結合起來,引起產業界乃至政府對標準的重視,而且把系統理論引進了標準化,提出了建立文件化管理體系和管理體系認證等一系列概念。這不僅是標準化發展史上的一個創舉,而且在管理領域也引起了極大反響。

1993年6月,把國際標準的目標指向了人類最為關切的環境問題,開始制定ISO14000環境管理體系標準,到1996年10月ISO已頒布了ISO14000系列主要的5個標準。

ISO14000頒布后,引起世界各國工業界的重視和廣泛興趣,抓起了環境管理體系認證的熱潮。我國早在1997年2月即等同采用為國際GB/T24000-1SO14000,目前我國電子、化工等行業約有50多家的企業已獲得了ISO14000證書。

除已頒布的ISO9000和ISO14000標準外,ISO下一步還要制定和頒布一套職業安全與衛生管理體系標準(暫稱為ISO15000),該標準將參照英國1996年頒布的職業安全與衛生管理體系標準BBS98800,要求企業建立職業安全與衛生管理體系(OHSMS),改善生產條件,加強安全管理,保證職工健康和安全。

質量、環境和安全三種管理體系標準的產生,是為了適應世界經濟市場一體化的格局,強調了企業組織的社會責任。質量管理體系(QMS)保證生產出的產品合格,使顧客滿意;環境管理體系(EMS)保證在生產過程中節約資源,保護環境,使社會滿意;職業安全和衛生管理體系(OHSMS)保證在企業內部文明組織生產,加強安全保障,使員工滿意。三種管理體系的對象不同,但目標一致。三種體系均作用于企業組織的生產過程,存在密不可分的內在聯系。在指導思想上,三種管理體系都遵循相同的管理思想:(1)從注重技術解決發展到從組織上和管理職責上解決;(2)從注重終端控制發展到全過程控制;(3)要求制定管理方針,針對管理體系的總目標做出承諾;(4)要求建立并保持分層次的文件化體系;(5)強調記錄和可追溯性;(6)強調“預防為主,不斷改進的思想”;(7)要求采用適當的管理技術;(8)體系的實用性和有效性原則;(9)自愿性原則等。在體系運行方式上,三種管理體系都按照:制定目標方針、計劃、實施和運行、檢查和糾正措施、審核及管理評價,即戴明模式(PDCA循環)來實現管理體系的持續改進。

二、建筑施工企業與三種管理體系

1.建筑施工企業與質量管理體系。建筑施工企業的生產特點和質量管理現狀使得ISO9000的作用在建筑企業中得到更加突出的體現。ISO9000標準于1994年被我國等同采用后,立即得到我國建筑施工企業的積極響應。如今,越來越多的建筑施工企業已通過ISO9000認證,這是企業提高質量管理水平和保證工程質量的現實需要。

2.建筑施工企業與環境管理體系。與ISO9000相比,建筑施工企業對悄然興起的ISO14000現象則表現出認識不足和熱情不夠。建筑施工企業應該認識到:

(1)環境保護涉及每個企業。當今環境保護已成為全球的主題,環境保護不只是意味著控制污染,而與節約資源和可持續發展聯系起來。因此,環境保護涉及所有行業,ISO14000認證并不只是電子、化工、造紙等“排污”企業的事,而是面向所有企業和組織。

(2)建筑施工企業面臨越來越大的環境壓力。隨著公眾環保意識的提高,建筑施工企業也面臨來自環保團體、業主、居民、社區和政府部門各方面的壓力。建筑污染已是人們關注的話題。事實上,目前在國內和國際工程的招投標中,已要求承包商的標書中包含環境保護的內容。

(3)防止環境認證成為新的“綠色貿易壁壘”。早在ISO14000頒布之初,ISO就宣布對這一新的認證標準只給予2-3年的緩沖期,緩沖期過后國際市場就可能會對未獲證企業和產品作出若干限制,發達國家就可能籍此對第三世界國家構筑“綠色貿易壁壘”。那時,國內的建筑企業要在國際市場上通行無阻,除要持有“1SO9000的通行證”外,可能還需要持有“ISO14000的綠卡”。

(4)建筑施工企業同樣可以享

受ISO14000的成果。在當前形勢下,按ISO14000建立EMS,對建筑業同樣具有重要的意義:樹立“綠色企業”形象,擴大CIS成果,增加無形資產;幫助企業樹立永續經營和可持續發展戰略;促使企業節約資源,降低成本,增加效益;促進企業進行技術創新,加快科技進步;規范程序,強化管理,提高企業管理整體水平;為企業創造良好的外部社會界面;可見,建筑施工也應該研究和關注ISO14000標準,甚至考慮建立環境管理體系,這不只是解決施工企業的現場文明施工問題,而且有可能給企業帶來巨大的市場機會和經濟效益。

3.建筑施工企業與職業安全管理體系。對于建筑施工企業,安全管理與質量管理具有同等重要的地位,安全保證甚至是企業進入市場的一項強制性條件,安全管理的復雜性和系統性決不亞于質量管理,已有一些企業曾償試按照質量管理體系的模式建立企業安全管理體系。因此,OHSMS標準一旦經ISO頒布,必將立即被政府和企業所采用,建筑施工企業更會以積極的態度接受OHSMS標準。

三、建立一體化綜合管理體系的必要性

質量、環境、安全是企業管理不可分割的三個方面,都有必要建立系統化、文件化和按照持續改進的戴明模式運行的管理體系來支持。然而,這并不意味企業要分別建立多套獨立的管理體系來平行運行。從ISO9000和ISO14000貫標認證的實踐和管理體系標準的發展趨勢看,企業建立一體化的綜合管理體系是可行和必要的。

1.一體化可避免工作重復和效率低下。按三套標準建立三套管理體系,意味著企業要設置三套組織機構,編制三套體系文件,勢必造成職責和權限的交叉和混淆,使得工作重復,資源浪費,也不利于文件的控制。這樣,實際上增大了企業管理系統的復雜性和無序性,降低了系統功能和管理效率。

2.一體化是管理的系統原理的要求。企業存在三個平行的相互獨立的管理體系,違背了管理的系統原理。根據系統的觀點,為達到組織的管理效果最佳,其所有管理活動必須納入一個整體考慮,這就意味著任何管理子系統都應該成為組織管理系統的一部分運作,從而達到節約管理資源,提高整體效益的目的。

3.一體化反映了三種管理體系的內在聯系。質量、環境、安全三種管理體系具有相同的指導思想,在體系運行方式上也體現了相同的管理學原理。三套管理體系同時作用于產品的生產過程,三者相輔相成,相互促進,密不可分。如影響質量的因素5MIE中就有人員和環境的因素,在施工項目的現場管理中,管理者很難把質量、文明施工和安全生產割裂開來,建立一體化綜合管理體系,正體現了三者的內在聯系。

4.一體化也是管理體系標準的發展趨勢。ISO已認識到建立多套管理體系和實行多重認證會給企業帶來沉重負擔和管理上的不便。如果不是單純為了認證,完全可以把ISO9000和ISO14000標準結合起來實施,這樣既可以減輕企業負擔,又可以統一考慮企業質量和環境管理體系的一致性和完整性。也有國內學者提出制定綜合管理標準體系(GMS),也就是:QMS+EMS+OHSMS―GMS,對這樣的綜合管理體系,只須由綜合管理體系認證機構進行一次審核認證。事實上,ISO正積極為管理體系的一體化創造條件。即將頒布的新版ISO9001:2000把原ISO9901:1994的20個要素分布4個方面,使其與IS014000相兼容。在ISO9000標準2000新版的說明中也強調了與ISO14000的相容性。在今后頒布的其他管理體系標準,ISO也將使它們在結構、術語、技術和運作方式上都盡可能接近,以形成一致并共有的結構方式來實施不同標準要素的要求,從而為企業最終實現管理體系的一體化創造條件。

四、建立一體化綜合管理體系的途徑

建筑施工企業如何建立質量、環境、安全一體化的綜合管理體系,可以根據企業的不同情況,選擇不同途徑:

1.從頭開始,建立新一體化管理體系。如果原來的管理體系很不完善,或根本沒有,則可參照質量管理體系的成功模式,結合環境管理體系的標準和安全管理的要求,逐步建立適用的一體化管理體系。這種做法一次到位,為企業長遠發展打下良好的基礎,但缺點是過程復雜,難度很大,前期效果不明顯。

2.先分別建立單獨的管理體系,然后再一體化。例如,可以先建立質量管理體系并獲取ISO9000認證,運行一段時間后,再借鑒ISO9000貫標的成功經驗建立ISO14000環境管理體系,獲取ISO14000認證,然后再把二體系逐漸整合。這種做法的特點是先簡后繁,簡單易行,前期效應大,但缺點是費時較長,成本較大。

3.在成功管理體系中加入其他管理要素,逐步發展成為一體化的綜合管理體系。比如,已建立了ISO9000質量管理體系,并已成功運行的企業,則可在此基礎上納入環境和安全管理的要素,這樣可把質量體系的成功經驗運用于各種管理要素的運作之中,做到平穩過渡。這種做法切實可行,但要避免一體化深度不夠或出現主次體系。

無論采取何種一體化途徑,都是先通過體系文件的通用化和共享,來逐步達到一體化文件的形成。因為不同的管理體系都要通過程序文件進行運作,管理體系一體化的標志就是各層次體系文件的有機結合,做到體系手冊、程序文件和作業文件的一體化。然而,文件一體化并

非指一定要構成單一的一套金字塔文件結構。由于各體系的目標不同,也考慮到當前體系認證的現實,各體系手冊可以形式上分開,但要保證在結構形式、組織目標和運行模式上的一致。對于程序文件的一體化,可以通過用參考表格形式來說明程序文件與每個部門及要素之間的關系,并處理好接口的協調和優化;對于作業文件,則必須做到完全一體化,不但要做到文件內容、格式和編號的一致,而且要實現作業和執行過程的一體化。

盡管各體系目標存在相互促進的一面,整合不同因素在管理邏輯上是可行的,但在實際工作中,會有一些因素在特定條件下影響一體化的進行,如:

1.不同體系目標客觀上存在沖突的可能。例如,業主提高某項質量上的要求,則可能增加對公眾的環境影響;為了防止施工擾民而采取夜間施工,則增加了工人的安全風險。這是整合過程中面臨的基本問題。

2.不同體系要素實現各自目標的具體措施和技術手段存在各自的特點和差異。

3.各體系受不同的外界影響。如果相關方的團體或上級機關強加于某一體系的重要性,遠遠大于另一體系,企業受這種外來的壓力,甚至外部資源的影響,則可能會妨礙一體化的進行。

4.存在內部主觀上的影響。如果管理層主觀上對不同體系的優先性有要求,在不同階段有不同程度的考慮,那么,對體系的整合就存在一種人為影響的趨勢。

以上矛盾的存在,表明一體化過程并非一蹴而就,企業應把要素整合和管理體系一體化當作一個長期的目標。在具體工作中,應注意發揮促進整合的有利因素,想法避開或協調妨礙整合的不利因素,要注重實效,按計劃逐步推進。