物業質量體系工作程序文件
一、質量體系程序文件的概念
質量體系程序文件是指為完成質量管理和質量保證活動,而對影響質量活動所作的規定。
1.質量體系程序文件是質量手冊的支持性文件。
2.質量體系程序文件應包括質量體系中所采用的全部要素的要求和規定。
3.每一質量體系程序文件應對應于質量體系的一個邏輯上獨立的活動。
二、質量體系程序文件的作用
1.對影響質量的各項活動作出規定,并規定各項活動的方法、評定的準則,使各項活動處于受控之中。
2.闡明與質量活動有關人員的責任,即職責、權限、相互關系。
3.作為執行、驗證、評審質量活動的依據。
三、質量體系程序文件的結構與內容
1.質量體系::程序文件的結構:封面;刊頭;刊尾;修改控制頁;正文說明。
2.質量體系程序文件的內容:
①封面:組織的標志、名稱;文件編號、文件名;擬制人、審核人、批準人及日期;頒布、生效日期;修改狀態/版號;受控狀態/保密登記;發文登記號等。
②刊頭:組織標志、名稱;文件編號、文件名;生效日期;修改狀態;發文登記號等。
③修改控制頁:修改單標號;修改人/日期;審批人/日期;修改內容簡述。
④程序的目的:說明所涉及到的有關部門的活動及控制目的。
⑤適用范圍:程序所涉及到的有關部門的活動;程序所涉及到的相關人員和產品。
⑥職責:規定負責實施該項程序的部門、人員及其責任和權限;規定與實施該項程序相關的部門、人員及其責任和權限。
⑦工作程序:按活動的邏輯順序寫出開展該項活動的各個細節;規定應做什么;明確每一項活動的實施者、時間、地點、辦法;闡述如何進行質量控制;保留記錄字樣等。
⑧引用相關文件的記錄。
四、質量體系程序文件的類別
物業管理企業由于涉及到的面相當廣,因此,所需要的程序文件的種類較多,一般包括以下類型:
(1)管理評審程序;
(2)物業管理方案編制程序;
(3)合同評審程序;
(4)文件和資料控制程序;
(5)物資的采購控制程序;
(6)分供方的選擇及評審程序;
(7)業主/住戶提供維修產品的控制程序;
(8)產品識別與可追溯性控制程序;
(9)過程控制程序;
(10)設備管理控制程序;
(11)進貨檢驗程序;
(12)服務質量的評價控制程序;
(13)物業驗收程序;
(14)檢驗、測量和試驗設備的控制程序;
(15)檢驗狀態的控制程序;
(16)不合格品控制程序;
(17)糾正和預防控制程序;
(18)業主/住戶投訴處理程序;
(19)物品搬運、儲存、防護控制程序;
(20)質量記錄控制程序;
(21)內部質量審核程序;
(22)培訓控制程序;
(23)服務控制程序;
(24)統計技術應用程序。
程序的分類可根據物業管理企業質量活動的需要而設置。
篇2:物業質量體系文件編碼規定
1.0目的
1.1本指導書確保每一個質量體系文件都有唯一的編碼。便于文件的識別、追溯和控制。
2.0適用范圍
2.1本指導書適用于本公司質量體系文件的編碼。
3.0職責
3.1行政人事部負責對公司質量體系文件統一編碼和登記。
4.0編碼規定
4.1質量體系文件在編寫完成后,由行政人事部按照規定的要求進行登記、編碼。
4.2代號
4.2.1公司內各級部門代號從該部門名稱中取三個漢語拼音字母來表示,如:
*ZB――行政人事部CWB――財務部JYB――經營部
GCB――工程部BAB――保安部YLB――園林清潔部
YCG――怡翠花園管理處DLG――電力大樓管理處N*G――能興大樓管理處
YDG――移動通信管理處FYG――法院管理處RJG――軟件科技園管理處
KTB――怡翠花園康體部(其他依次類推)
4.2.2文件類別代號取兩個漢語拼音字母表示:
ZL――質量手冊C*――程序文件ZY――作業指導書JL――質量記錄
4.2.3順序號用四位數表示,從左到右前二位表示文件所屬內容,后二位代表順序。程序文件前二位的編號是―00,作業指導書前二位的編號如下:
a)按職能部門、管理處區分
10―行政人事部管理20―工程部管理30―保安部管理
40―經營部管理50―財務部管理60―園林清潔部管理
70―其他部管理90―社區中心康體部管理(其他依次類推)
b)按管理處內部專業管理區分
80―接管驗收管理81―公共場地管理82―設備設施管理
83―清潔綠化管理84―消防管理85―保安隊管理
86―綜合管理(其他依次類推)
4.3質量體系文件的編碼方法
4.3.1程序文件的編碼由文件類別代號、順序號組成,表達形式如下圖:
C*――□□□□
順序號
程序文件代號
4.3.2作業指導書的編碼由文件類別號、執行文件主要部門代號、順序號組成表達形式如下圖:
ZY――□□□――□□□□
順序號
部門代號
&
nbsp;作業指導書代號
4.3.3質量記錄表格編碼由文件類別號、填寫表格主要部門代號、順序號組成,表達形式如下圖:
JL――□□□――□□□□
順序號
部門代號
質量記錄代號
4.4文件的版號和修改編號
4.4.1質量手冊、程序文件、作業指導書的版本號用英文字母A、B、C、……表示,當文件換版,則依次更換,質量記錄的版號與其支持的文件版號一致。
4.4.2質量手冊、程序文件、作業指導書文件每頁均設“修改狀態”欄,其后的修改編號用阿拉伯數字表示,從0開始,每修改一次某章節,遞加1,依次順序為0、1、2、3、……;質量記錄表格如發生修改在表格右上角的質量表格編碼后增加修改編號,從1開始,每修改一次遞加,依次順序號是1、2、3……
4.4.3質量記錄表格在未修改前不標注修改狀態,修改后的修改狀態在表格右上角編碼下用(1)、(2)、(3)、表示,每修改一次均應換頁。
4.5質量體系文件的發放號由2位阿拉伯數字表示,每一個部門(或人員)用一個2位阿拉伯數字表示。
5.0引用文件和記錄表格
篇3:某某物業分公司質量體系文件管理辦法
某物業分公司質量體系文件管理辦法
1目的
運用科學有效的管理方法,規范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制,從而保證質量體系的有效運行。
2適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。
3職責
3.1管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。
3.2分公司內部使用的作業指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業指導書由相關人員編制。
3.3管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。
3.4分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系文件的批準。
4實施程序
4.1質量體系文件的建立
4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統一編制發放,分公司管理處不得涂改。
4.1.2管理處作業指導書
4.1.2.1管理處作業指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。
4.1.2.2相關部門主管需要對作業指導書進行會審,分管副總經理負責復審,總經理負責審批。
4.1.2.3質量主管對文件進行編號及排版檢查,并辦理《作業指導書審批單》。
a.編號方法為:
WI-SH(***)-**-***
順序號
文件類別號
上海分公司***管理處代碼
作業指導書代碼
文件類別號有九類,分別為:FA(物業管理方案)、ZH(綜合管理)、GC(房屋、設施、設備)、AG(消防、安管、車輛管理)、HJ(環境管理)、KH(客戶服務、
社區文化)、JY(經營、財務管理)、BM(部門工作指導)、ST(食堂)。
b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場部,33-04為工程部,33-05為財務部,33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3物業管理方案
4.1.3.1《物業管理方案》由各項目管理處負責編寫。
4.1.3.2管理者分代表負責《物業管理方案》的審核,總經理復審后報總公司主管領導批準。
4.1.3.3質量主管對《物業管理方案》進行編號、排版和打印。
4.2質量體系文件的修改
4.2.1在質量體系文件的建立過程中,對審核和批準不通過的質量體系文件要進行修改或重新編寫。
4.2.2對投入使用的質量體系文件修改需經過審批,審批權限參照文件建立審批權限。
4.2.3文件修改時,由提出人填寫《體系文件修改申請單》,經原文件審批人員審批后,由質量主管將修改的內容加到正式文件中。
4.2.4文件內容修改后,對修改某頁要將修改狀態在《文件修改狀態頁》中注明。
4.2.5當文件修改超過5次或修改內容較多時,應換版。
4.3質量體系文件的使用
4.3.1作業指導書的編制人員負責向文件執行人員進行文件解讀和培訓,并對文件實施的情況進行檢查,質量主管負責建立《體系文件目錄》。
4.3.2所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4質量體系文件的發放
4.4.1質量體系文件發放方式:質量體系文件發放給相關業務部門時,質量主管先將質量體系文件目錄發放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質量主管將其選定的文件內容復印發放給相關部門。
4.4.2質量體系文件的發放需建立相應的《受控文件發放記錄表》,由領用人簽名登記。
4.4.3除外來文件以外,發放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色"受控文件章"。
4.5質量體系文件的借閱
4.5.1除公司領導外,其他人員借閱質量體系文件均需經過質量主管的批準,并填寫《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時,必須辦理清點手續,由質量主管和借閱者當面核對清楚。
4.5.3未經批準不得對質量體系文件進行復制。
4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應措施,并追究當事者責任。
4.6質量體系文件的保存
4.6.1管理處作業指導書保存一份原件,作業指導書的電子文檔要做備份。
4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業指導書原件存放于管理部文件架內,應排列整齊,以便查找。發放到各部門的質量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。
4.6.3文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
4.6.4作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部,不得自行銷毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業指導書因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,
但須保存一份加蓋"作廢"章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。
5質量要求
所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規定進行管理。管理處的作業指導書還需按照本文件的規定進行控制。
6監督檢查
總經理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監督和檢查。
7改進分析
本文件的使用過程中如發現不適用的應及時修改,以保證質量體系文件控制的有效性。
8記錄、標識
8.1《作業指導書審批單》
8.2《文件借閱登記表》
8.3《受控文件發放記錄表》
8.4《作廢文件保存清單》
8.5《文件修改狀態頁》
8.6《體系文件目錄》
8.7《體系文件修改申請單》