1.0目的

1.1本指導書規定了編寫質量體系文件的程序、格式和內容,確保其規范性和協調性。

2.0適用范圍

2.1本指導書適用于指導本公司質量體系文件的編寫。

3.0職責

3.1管理者代表負責總體組織、協調質量體系文件的編寫工作。

3.2各職能部門、管理處負責組織本部門有關人員進行編寫工作。

4.0工作程序

4.1編寫要求

4.1.1質量體系文件的所有規定應與公司的其他管理制度、規定相協調,各級體系文件之間也要互相協調。

4.1.2質量體系文件編寫時力求“表達流程清晰、表達準確、涵蓋全面、簡單扼要、可操作性強”,實現唯一理解,不能針對某一事項有相互矛盾的不同文件同時出現和使用。

4.1.3遵循“現場、現實、現物”的原則編寫各類文件。所有文件的規定都應保證在實際工作中能完全做到,一旦發現文件不適用(合),應立即報擬制部門或人員按規定程序修改。

4.2文件編寫程序和格式

4.2.1文件編寫流程圖

4.2.2文件內容與格式

4.2.2.1版面一般統一采用A4紙版面,便于保管和使用。

4.2.2.2文件頁面

a)質量手冊

b)程序文件

C)作業指導書

4.2.2.3內頁

a)質量手冊(頁眉)

b)程序文件(頁眉)

c)作業指導書(頁眉)

4.2.2.4章節編號

a)文件章節編寫采用阿拉伯數字編排,如:1.;1.1;1.1.1……依次表示第一章;第一章第一節;第一章第一節第一條……。

b)章節以下內容是并列關系時,可采用英文的小寫加半括號編排,如a);b);c)……表示。

c)在a);b);c)……中如仍然需要分段敘述,則用“――”;①、②、③……表示。

4.2.2.5文件架構和內容

a)質量手冊:按GB/T19001―2000idtISO9001:2000標準描述質量體系。

b)程序文件:標題應說明開展活動的內容及其特點,一般由管理對象和業務特性兩部分組成。程序文件具體形式可參照下例:

1.目的

一般簡要說明為什么要開展這項活動(即描述為什么要制定此程序)。

2.適用范圍

本程序適用于那些范圍的活動,指出開展此項活動所涉及的有關部門、相關人員、產品等,必要時說明禁止事項。

3.術語和定義

一般是指本公司專用的或特殊(行業)的術語或對某些易發生歧義的詞語等的特別定義。

4.職責

規定負責實施該項程序的部門或人員的責任和權限(包括哪個部門協調配合)。

5.工作程序

按活動開展的順序一步一步地列出開展活動的具體步驟,明確5W1H:

Why:要達到什么效果;

What:做什么;

Who:由誰來執行;

When:在什么時候做;

Where:在什么地方做;

How:具體怎樣做;

應采用的材料、設備、文件等;

如何進行控制;

應保留的記錄;

應該注意的例外情況(必要時輔以流程圖等)。

6.引用文件和記錄表格

開展此項活動應形成的報告,必須應用的記錄、表格等,注明其編號和名稱,并附上表樣。

c)作業指導書(工作手冊):是對程序文件的支持補充,編寫時應堅持“最實際、最有效”的原則,使其具有良好的可操作性,內容上應滿足5WIH原則,實現“唯一理解”,表達出:

Where:在那里適用此份文件;

Who:什么樣的人使用該文件;

What:此項工作的名稱是什么;

Why:此項工作的目的是什么;

When:什么時候執行;

How:如何按步驟完成作業。

4.3符號說明:

編寫程序和作業指導書可采用下列含義的符號。

5.0引用文件和記錄表格

篇2:質量體系文件編寫方法

以編寫的順序來劃分,編寫質量體系文件的方法有下列三種:

一、自上而下(即:A→B→C)依次展開的方法

這種方法就是按質量方針、質量手冊、程序文件、作業程序、質量記錄的順序編寫,依A層、B層、C層的順序完成。

這種方法的特點:

(1)有利于上層次文件與下層次文件之間的銜接;

(2)對文件編寫人員,特別是質量手冊編寫人員在ISO9000族標準方面的知識和物業管理與服務的知識水平要求較高;

(3)文件編寫所需要的時間較長,一般需要4~6個月;

(4)這種編寫方法反復修改的次數較多。

二、自下而上(即:C→B→A)的編寫方法

按這種方法編寫質量體系文件即是按基礎文件、程序文件、質量手冊的順序進行編寫。這種方法適用于管理基礎較好的企業組織。

采用這種方法編寫質量體系文件若無文件總體方案設計的指導,將容易出現混亂。

三、從中間向兩邊(即:A←B→C)擴展的編寫方法

按這種方法編寫的順序是先編寫程序文件,再編寫質量手冊和基礎性文件。

這種方法的特點:

(1)文件的編寫是從對活動的分析入手,確定活動程序開始;

(2)該方法有利于ISO9000族國際標準的要求與企業組織的實際相結合;

(3)文件編寫的時間較短,一般為2~3個月。