某投資集團檔案管理辦法

第一章總則

第一條為做好某省某投資集團有限公司(以下簡稱“集團公司”)的檔案工作,實現檔案工作規范化、制度化,提高檔案管理水平,根據《中華人民共和國檔案法》和《檔案法實施辦法》的精神,結合集團公司的實際情況,制定本辦法。

第二條檔案是集團公司投資、經營和管理等各項工作的歷史見證和維護合法權益、經濟利益的重要依據,是集團公司的寶貴財富。必須確保檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

第三條集團公司檔案由文書檔案、建設工程檔案、科技檔案、會計檔案、聲像及電子檔案、安全生產檔案、治安綜合治理檔案等組成。

第四條對國家規定的應當立卷歸檔的材料必須按照規定,定期向檔案室移交,集中管理,任何人不得據為己有。禁止出賣屬于國家所有的檔案。

第二章檔案管理體制和職責

第五條集團公司檔案由綜合事務部負責管理,設立檔案室,業務上接受廣東省檔案局的監督和指導。其主要職責是:

(一)對集團公司各部門、所屬各企業的檔案工作進行檢查和業務指導,負責專業培訓的聯系工作;

(二)負責收集、鑒定、整理、保管集團公司本部的各類檔案資料,人事檔案資料由集團公司人力資源部負責管理;

(三)負責檢查、指導集團公司全資或控股的重點工程項目的竣工檔案編制、整理工作,協同檔案主管部門對集團公司全資或控股的工程項目竣工檔案進行專項驗收;

(四)開發利用檔案信息資源,編制檢索工具、專題資料,做好查(借)閱檔案和利用情況登記;

(五)嚴格執行保密和庫房管理制度,確保檔案的安全與完整;

(六)做好檔案的統計、初步鑒定工作。對保管期限已滿,經初步鑒定無保存價值的檔案,應編制清冊,報集團公司有關領導審批后銷毀;

(七)開展檔案宣傳工作,提高職工檔案管理意識,利用各種現代化管理設施和技術,完善檔案管理工作,開展集團公司檔案管理上等級工作,不斷提高檔案管理水平。

第六條集團公司各部門設兼職檔案員1名,其主要職責是:負責收集、整理本部門工作中所形成的文件、材料、聲像檔案等,并進行預立卷。兼職檔案員業務上接受檔案室的指導。

第三章歸檔制度

第七條檔案歸檔,是指文件材料在處理完畢之后,由集團公司各部門將有保存價值的文件、各種載體的資料和圖紙進行整理、立卷,按時移交檔案室。

第八條歸檔范圍和要求:

(一)各部門在工作中辦理完畢的具有存查、利用價值的各種材料,都必須按規定完整地收集保存好,按歸檔時間移交綜合事務部檔案室;

(二)歸檔的文件材料,應按照其自然形成規律,保持它們之間的歷史聯系,分類編號,整理立卷;

(三)歸檔的文件、材料必須是原件。要求線條、字跡、圖像清晰,書寫端正、紙質優良、格式統一。嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、易變色、褪色的墨水書寫;

(四)文書檔案,包括但不限于:

1、上級機關發來的與集團公司有關的決議、決定、指示、命令、條例、規定和計劃等文件材料,送集團公司的文件材料;

2、集團公司的請示和上級機關的批復,集團公司對外的正式發文和與有關單位往來的文書材料;

3、集團公司黨委會、董事會、總經理辦公會、司務會議、年度工作會議、專題業務會議形成的會議記錄,集團公司其他重要的會議材料,如會議通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;

4、集團公司主要經營、管理活動的報告、總結,各種工作計劃、總結、統計報表及簡報等;

5、集團公司簽署的合同、協議及其他各種法律文書;

6、集團公司人事任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料,集團公司職工勞動、工資、福利等方面的文件材料,信訪工作材料;

7、集團公司歷史沿革、大事記等材料。

文書檔案應完整地移交歸檔,不得由承辦部門或個人分散保管。各部門如因工作需要,可保存復印件;

(五)建設工程檔案,集團公司全資或控股的建設工程檔案應在工程竣工驗收后,由建設單位負責匯總,按《某省某投資集團有限公司建設工程檔案管理規定》歸檔;

(六)科技檔案,集團公司及所屬企業主持完成的科研技術開發項目,經鑒定后,須及時將提交鑒定的材料以及鑒定證書等送集團公司檔案室歸檔;

(七)會計檔案,應由財務部門按《某省某投資集團有限公司會計檔案管理規定》收集、整理、立卷后,按時歸檔。會計憑證、帳本、年度決算(報表)等必須裝訂成冊,按年度編制目錄,鑒定保管期限。交接手續應齊全;

(八)聲像及電子檔案,包括但不限于:反映集團公司重要活動的照片、錄音帶、錄像帶、VCD等,應分別由主辦人注明事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素后,按時歸檔;

(九)安全生產檔案、治安綜合治理檔案,包括但不限于:規章制度、監管機構、檢查及整改材料、事故及處理情況、現場及專題會議材料等;

(十)文件、材料檔案移交時,交接經辦人員要填寫移交清單,并在移交清單上簽字確認。

第九條歸檔時間:

(一)一般文書檔案,經辦部門和人員應在發出后十個工作日送檔案室歸檔;集團公司組織的重要會議形成的文件材料檔案,應于會后一個月內移交歸檔;集團公司簽署的合同、協議及其他法律文書,經辦人員和部門應在上述法律文書(原件)簽署生效后三個工作日內送集團公司檔案室歸檔;

(二)建設工程的文件材料的收集整理應與工程建設同步進行,在工程項目竣工驗收后,三個月內移交歸檔;

(三)會計檔案由財務部門歸檔保管,兩年后移交檔案室;

(四)科研文件材料應在成果鑒定后一個月內歸檔;

(五)聲像及電子檔案,經辦部門和人員應在有關活動完成后二個月內歸檔;

(六)安全生產檔案、治安綜合治理檔案,經辦部門和人員應在十個工作日內送檔案室歸檔。

第四章檔案的利用與保密

第十條檔案室應積極、主動地開展檔案的利用,根據實際情況和工作需要,編制各種檢索工具,編輯專題匯編和參考資料,充分發揮檔案的作用。

第十一條凡集團公司本部員工及持有單位合法證明的所屬企業員工,說明查閱檔案(非密件)的正當理由,經綜合事務部主要負責人同意,可查閱有關檔案。集團公司會計檔案的查閱,按照集團公司財務會計檔案管理規定處理。復

印檔案材料須經集團公司分管領導批準,并由檔案室負責辦理。未經集團公司有關領導批準,任何組織和個人不得公布檔案。

第十二條借閱檔案必須按《某省某投資集團有限公司檔案借閱利用管理規定》辦理手續。

第十三條嚴格執行檔案保密制度,確保檔案的完整與安全。檔案材料中凡涉及黨和國家秘密、專利和技術秘密,個人隱私或形成部門規定限制的,一般不宜提供。確因工作需要查閱、復印、借閱密件檔案的,按《某省某投資集團有限公司保密工作管理暫行辦法》有關規定辦理。

第五章檔案保管與統計

第十四條檔案室按有關要求設專用檔案庫房,加強對檔案的保護。案卷經過系統整理后,應存放在專用鐵質檔案柜內。檔案庫房應符合“三鐵一器”和“七防”(防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫)的要求。

第十五條檔案室應建立健全各項登記和統計制度。對檔案的收進、移出、復印、保管、利用等情況,必須履行登記手續,準確統計,定期編制檔案工作報告。

第六章檔案的鑒定、銷毀

第十六條根據國家和省檔案部門規定,檔案期限分為永久、長期、短期三種,為檔案的鑒定提供依據。

第十七條由檔案室檔案人員與各部門的有關人員共同組成集團公司檔案鑒定小組,每三年對已經超過保管期限的檔案進行一次鑒定,準確判斷并確定檔案材料的保存或銷毀。

第十八條對確認失去保管價值,確定銷毀的檔案,由鑒定小組提出銷毀意見,檔案人員編制“檔案銷毀目錄清冊”,經集團公司分管領導批準,指定2人監銷,并在銷毀清冊上簽字。

第七章獎勵與處罰

第十九條凡對檔案工作作出貢獻,并有下列事跡之一者,給予精神和物質獎勵:

(一)熱愛檔案事業,刻苦鉆研業務,工作成績優異者;

(二)在維護國家檔案完整與安全中表現突出者。

第二十條凡有下列行為之一者,根據情節輕重,給予行政處分,構成犯罪的要移交司法機關處理:

(一)損壞、丟失、自行轉借、擅自帶出單位或未經批準擅自銷毀國家檔案者;

(二)涂改、偽造、抽取檔案者;

(三)泄露檔案機密,玩忽職守造成檔案損失者。

第八章附則

第二十一條集團公司所屬企業應根據法律有關規定和本辦法的要求,制定本企業的檔案管理辦法,并應報集團公司備案。

第二十二條本辦法經集團公司總經理辦公會議通過后執行,由綜合事務部負責解釋。

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發展的歷史記錄,是公司管理基礎工作的重要組成部分,是維護公司經濟利益、合法權益一項重要工作。

第二章檔案工作機構及職責

第四條?公司綜合部設立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監督檢查。

第五條?公司綜合部負責制定公司檔案工作的規章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應借助先進的信息技術手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務,采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設、經營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領導體系,成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組,明確檔案工作分管領導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網絡體系,建立健全檔案工作各項規章制度。

第八條?根據國家集中統一、分級管理的規定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應齊全、完整、系統,準確地反映公司科研、工程建設、經營、財務管理等各項活動的真實內容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質優良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應按規定對需歸檔文件材料進行系統、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業務部門設專人負責整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業案卷質量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發文、會議文件、電報、申請、企業章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業技術職務評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環境評價方面的文件材料,有關業務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續、初驗等文件材料。

(四)安質部:預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。

(五)物設部:甲供物資及設備招標等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎,按照文件之間的歷史聯系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-20**)執行;

基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執行;

會計檔案按《鐵路系統會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統會計檔案管理實施細則補充規定》(辦檔〔1999〕22號)執行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執行。

第十六條?立卷、歸檔應做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構的主要業務工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應按規定的范圍歸檔,并根據公文內容確定保管期限。

(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統,編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設檔案:業務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應在每個項目招標結束后歸檔。

科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設備儀器檔案:應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經公司有關人員鑒別和分管領導人批準,在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文,在收發文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應根據檔案的保存價值,從范圍(政治、經濟、文化)、從時間(現實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經綜合部負責人審核同意,報公司分管領導批準后實施。

第二十條?工程建設所有檔案資料原則上不得外借,如需調閱、復印,必須經公司領導批準。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存備查。

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負責解釋。

第二十三條?本辦法自發布之日起施行。

篇3:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養、操作規程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。