公司文書管理工作制度5

第一章目的

第一條為使公司的文書處理建立科學、合理、規范的程序,使文書處理準確、及時,提高文書處理的工作效率和文書的質量,特制訂本辦法。

第二章組織管理

第二條公司各部門與外界來往文書的收發由行政管理部門統一辦理。各分公司(工廠)的文書收發由其所屬部門辦理,行政部門負責文書的收受及發送。

第三條管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發、拆封、登記、分發、稽催、校對、監印、檔案管理等事宜。

第三章文書的種類

第四條公司的通用文書有以下幾種。

(1)請示:向上級部門請求、請示、批準的事項。

(2)報告:向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議、答復下級的請示事項。

(3)決定:對公司重要事項或重大活動作出安排。

(4)決議:經過會議討論或議定,要求貫徹執行的事項。

(5)批復:上級答復下級的請示事項。

(6)通告:在公司范圍內公布應當遵守或周知的事項。

(7)通知:傳達、批轉上級、同級、不相屬部門的公文;傳達要求下級部門協助或需要周知或共同執行的事項;發布規章、任免、聘用事項。

(8)通報:表彰先進,批評錯誤,傳達重要情況。

(9)信函:對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些問題,請有關部門批準。

(10)會議紀要:記載和表達會議重要精神及議定事項,要求與會單位共同遵守執行。

第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。

第六條文書的類別。

(1)絕密:指極為重要并且不得向無關人員泄漏內容的文書。

(2)秘密:指次重要并且所涉及內容不能向無關人員透露的文書。

(3)機密:指不宜向公司以外人員透露內容的文書。

(4)普通:指非機密文書。如果附有調查問卷之類的重要東西,則另當別論。

(5)傳閱:指在本公司內部傳閱或傳達的文書。

第四章文書制作要領

第七條文書內容(以公文為例)包括以下幾方面。

(1)發文號:由公司的代字、發文年度、發文順序號組成,位于文頭與界欄線上。

(2)收文機關:向上級的請示、報告,一般只寫一個主送單位;需同時報送另一個上級部門的,用“抄報”;對同級或下級則用“抄送”。

(3)標題:對公文主要內容的概括和反映,是公文的眉目。

(4)正文:公文的主體部分。

(5)發文機關:制發文的單位,位于正文的右下側,應寫全稱或通用簡稱。

(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準,重要公文以簽發日期為準。

(7)公文印章:加印在發文日期中間。

(8)密級:保密文件注明密級。

(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標題。

第八條用紙格式。

(1)國內公文用紙用16K型(26cm×18.4cm),涉外公文用A4型(29.7cm×21.0cm)。

(2)圖文區:國內用16K型(23.3cm×14.9cm),國際標準用A4型(27cm×17.5cm)。

第九條印裝格式。

(1)公文均采用橫書橫排。

(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。

(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。

第十條版面格式:首頁采用文頭。

第十一條公文行文原則。

(1)上行文原則。

①逐級行文,即下一級行文給直接上級。

②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。

③越級行文,遇特殊、緊急情況,或對直接上級的檢舉、控告。

(2)下行文原則。

①逐級行文。

②多級同時行文。

③直貫到底行文。

(3)平行文原則:相互沒有隸屬關系的部門之間可以行文。

第十二條文書的署名。

(1)公司內文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名,或者署有關部門的主管姓名與職務。

(2)對外文書,如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執、公告等重要文書,一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規定以外的文書,也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。

第十三條文書的蓋章。

(1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。

(2)如果文書署名者不在,可加蓋職務或代理者印章,并加蓋具體執行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。

(3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側加蓋有關責任者印章。

第十四條文書制作注意事項。

(1)文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準確規范。

(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關資料與文件。

(3)必須明確起草文書的責任者,并署上請示審批提案者姓名。

(4)對請示提案文書進行修改時,修改者必須認真審閱原件,修改者須署名。

(5)可行可不行的堅決不行文,減少行文數量,提高行文權威性和質量。

(6)減少聯合行文,避免聯合簽審過程中時間延誤和扯皮。

(7)行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負擔。

(8)不輕易越級行文。

第五章文書制作流程

第十五條對外行文操作流程。

(1)擬稿。

①由具體承辦人員起草,并由部門負責人審核。

②對外發文一般以公司名義發文。各分公司、子公司有必要發文時,在公司后加下屬企業全稱。

③發文稿必須符合公文種類、格式使用規范。

(2)核稿。

①擬稿完畢后,填寫發文擬稿單,一并送各級領導審核。

②審核有問題時與有關當事人溝通,統一意見后進行修改。

(3)簽發。有關領導審核簽發,明確簽署意見、姓名、日期。

(4)編號。由行政部統一編排發文字號。

(5)繕印、校對。

①急件應先行處理。

②保密件應由專人打印。

③打印后的校樣、廢紙等應妥善處理。

④應專人校對,以原稿為準,重要文件需多人校對。

⑤打印、校對責任人簽名。

(6)在無誤、規范的文件上統一蓋印章。

(7)填寫登記簿。

(8)封發。

①發文工作由行政部門負責。

②查驗無誤后信件封口,填寫準確,注明急件、密級。

第十六條對內行文處理程序。

(1)對內行文一般按對外行文處理程序參照執行。

(2)特殊情況下,各級部門、下屬企業對公司行文可不必經繕印程序。

(3)對內行文,由各部門、下屬企業負責人、公司領導簽發。

第六章文書的發送

一些需要郵寄或專人遞交的文書,按下列要點進行發送,必要時還需給文秘室回復或回執,調查報告不受本條規定限制。

第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉交等字樣。

第十八條公司內部文書原則上不封緘。

第十九條各部門的郵寄文書,必須于發送前,在“發信登記本”與“郵資明細賬”上填寫相關內容。

第七章文書的處理

第二十條普通文書的處理原則。

(1)部門經理以上級別的主管負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進行具體處理。

(2)如果遇到重要或異常事項,必須及時與上級主管取得聯系,按上級指示辦理。

(3)各種有關聯的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。

第二十一條機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。

第八章文書的閱覽原則

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第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉給或交還文書的主管。

第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規定欄目填寫,并最終交還文書主管。

第九章收文操作流程

第二十四條簽收。一切外來信件、電報、傳真,統一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統一由行政部拆封處理。

第二十五條寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應主動送行政部登記處理。

第二十六條分發。

(1)行政部根據公文性質、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。

(2)分發去向。

①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領導批示(批辦)。

②一般文件,直轉有關職能部門處理(承辦)。具體承辦務求實效,分清主辦、協辦、復文與不復文。

③參閱性文件,直接組織傳閱。

④范圍不明的文件,送領導審閱。

第二十七條催辦。

分對內催辦與對外催辦,包括發函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。

第二十八條結辦。

文件傳閱完畢,已答復發文單位,有處理意見的文件,均視為結辦。

第十章文書的整理與保存

第二十九條全部完結的文書,在結辦后三天內,交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。

第三十條公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應及時交行政部登記保管,調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。

第三十一條分公司或分支機構的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。

第十一章文書的保存年限

第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定;重要的合同書、協議書、登記注冊文書;股票關系文書、重要的訴訟關系文書;重要的政府許可證件;有關公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。

第三十三條保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關文書;財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。

第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。

第三十五條保存1年文書,指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。

第十二章注意事項

第三十六條重要的機密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。

第三十七條保存期滿及沒必要繼續保存的文書,經主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報公司領導批準后銷毀。

第三十八條銷毀秘密級以上文件要進行登記,有專人監督,保證不丟失、不遺漏。

第三十九條必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。

第十三章附則

第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業的公文管理。

第四十一條本辦法由行政部解釋、補充,由公司總經理批準頒行。

篇2:附五醫院護理文書管理制度

第五醫院護理文書管理制度

護理文書描述了病員住院的全過程,是正確分析診斷,治療和護理的第一首重要依據,它直接地反映了治療及護理質量。每位護理人員應認真、細致地觀察和了解病情,運用醫學理論知識進行綜合分析,及時準確地為醫療、護理提供依據。為了提高我院護理文書質量,做如下規定:

一、要求

1、護理病歷書寫嚴格按照江西省《病歷書寫基本規范(試行)》實施細則的基本要求進行書寫。

2、進一步提高全體護理人員對護理文書重要意義的認識,要求護士長組織學習,全面落實。

3、各種記錄規格項目符合護理文書書寫檢查內容及評價標準。

4、記錄內容真實、準確、及時、客觀,項目齊全,字跡工整,清晰,無錯別字,格式正確,無漏記,統一用藍黑墨水書寫。

5、書寫要實事求是,對患者負責,能提供必要的法律依據。

6、對于護理觀察病情描述時,應突出重點,簡明扼要,使用醫學術語,各項記錄內容與記錄時間相互對應,能客觀地反映病情變化,護理措施,執行醫囑情況,治療和護理效果等。

7、因搶救急?；颊?未能及時書寫病歷時,護理人員應在搶救結束后6小時內據實補記,并加以說明。

8、每份病歷要求90分以上,全院護理文書書寫合格率≥95%。

二、檢查方法

1、要求各科護士長或質控小組成員,對本科室護理病歷進行質控檢查,每周一次,有記錄。

2、護理部組織每季度抽查歸檔病歷(每個科室10份)進行集中檢查,檢查中發現問題及時反饋病區護士長,并做好記錄,提出改進措施。

3、每月院護理文書質控小組到病區檢查運行病歷抽查的結果,有記錄,評價及反饋措施。

篇3:X房地產公司文書管理制度

房地產開發有限公司文書管理制度

第一章總則

第一條為使公司文書管理制度化、規范化,以增進文書處理的品質及效率,特制定本制度。

第二條范圍

本公司各部門與外界往來文書的收發均由行政管理部負責。

第二章收文

第三條簽收文件時,要確認收文單位或收件人姓名無誤后再進行簽收。

第四條簽收文件時,要對文件的分數、標題等內容逐分清查核對,如發現其中一項不對口,應及時報告主管領導。

第五條簽收文件應簽寫姓名并注明時間。

第六條文件的登記編號:對收到的文件,要分類逐件在《收文登記簿》上詳細登記或通過電子掃描建立《電子收文登記簿》。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發文字號和文件標題。參加各種會議帶回的文件、材料,在傳達、匯報結束后應交行政管理部保管,個人不得存放。

第七條內部制發文件流轉,由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第三章發文

第八條公司的文件由行政管理部負責起草和審核,由總經理簽發;公司文件由各部門負責起草的,應報辦公室審核,由總經理簽發。

第九條以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發。

第十條在公司日常項目開發和經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項應按有關制度辦理,經分管領導批準后,由主管業務部門書面或口頭通知執行,一般不用公司文件的形式發布。

第四章分文

第十一條外來文件由行政管理部登記收文后,根據業務性質分送各有關部門處理。

第十二條內部制發文件流轉時,由發文部門登記簽發后,直接送收文部門登記簽收。

第五章會簽

第十三條許多部門或多人會簽處理的文件應附上《收文處理單》。

第十四條各部門收到需參與會簽的文件時,須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。

第十五條文件收文后,再依《收文處理單》內所指定的會簽順序,轉送其他會簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個會簽單位,則處理后見本文件轉送行政管理部。

第十六條重要文件的審核、批示與執行涉及公司總體協調或應由總經理審核的文件,由行政管理部匯總簽署意見,呈總經理或交其他授權者做最終的審核、批示,并下發相關部門予以執行。

第六章立檔

第十七條經辦理歸檔后的文件應立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理,業務文件由相關業務部門立檔管理,次年移交檔案室管理。

第十八條立檔按年度、機構、問題分類立卷,卷中按規定編頁碼號,卷首有案卷目錄。

第十九條文件檔案用卷宗按規定裝訂保存。

第七章文書日常管理

第二十條借閱

1、凡因工作需要借閱文件時,必須履行手續,一般文件經部門經理簽字同意,重要文件經總經理同意方可借閱。

2、文件借出室外需登記,借閱期間應保證文件的完整與安全,閱后在規定時間內歸還。

3、翻印(復印)如需復印文件,應經領導同意方可復印。

第二十一條保管

1、文件應妥善保管,防蟲、防霉、防丟失,保證文件的安全。

2、所有文件應有專柜存放,枷鎖,定期清理翻動、通風、防潮。

3、機密文件按密級保管,不得隨便放置于公共場所,不得私自摘錄或對外泄露。

第二十二條文件的銷毀

文件的銷毀應請示領導簽字同意,并建賬登記,經兩人以上監督銷毀,任何人不得私自銷毀文件。

第八章附則

第二十三條本制度報總經理批準后頒布實施,由行政管理部負責解釋。