檢驗檢疫局公文處理辦法

第一章總則

第一條為規(guī)范*出入境檢驗檢疫局(以下簡稱"*局")及所屬單位公文處理工作,提高公文處理效率和質(zhì)量,依據(jù)《國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局公文處理辦法》,結(jié)合*局實際,制定本辦法。

第二條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第三條公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡高效的原則,必須做到及時、準確、保密、安全,統(tǒng)一管理。

第四條*局辦公室是全系統(tǒng)公文處理的主管部門。

第二章公文種類、適用范圍及格式

第五條*局公文分為電子公文及紙質(zhì)公文。非密公文一般應(yīng)在辦公自動化系統(tǒng)中運轉(zhuǎn),涉密公文及聯(lián)合發(fā)文一般以紙質(zhì)公文形式運轉(zhuǎn)。

第六條*局公文種類確定為11種:

(一)決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

(二)公告

適用于向局內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

(三)通告

適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或周知的事項。

(四)通知

適用于發(fā)布一般行政管理辦法及規(guī)范性文件,批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,傳遞要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項,任免人員。

(五)通報

適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

(六)報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

(七)請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

(八)批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。

(九)意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(十)函

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求總局各司、局批準和答復(fù)下屬單位審批事項。

(十一)會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第七條根據(jù)行文規(guī)則,*局發(fā)文分為以下幾種:

(一)**出入境檢驗檢疫局黨組文件

適用于向國家質(zhì)檢總局黨組的請示、報告;向國家質(zhì)檢總局黨組報送*檢驗檢疫局黨組民主生活會情況、中心組學習情況及學習貫徹中央、總局黨組有關(guān)決定的情況;經(jīng)黨組研究決定需要貫徹執(zhí)行的重大事項;轉(zhuǎn)發(fā)黨的機關(guān)公文以及通知有關(guān)重要事項和黨的組織機構(gòu)干部任免以及其他需要以黨組名義辦理的有關(guān)事項。

(二)*出入境檢驗檢疫局文件

適用于向國家質(zhì)檢總局報送請示報告;發(fā)布一般性行政管理辦法及規(guī)范性文件;印發(fā)全局性工作綱要計劃、有關(guān)決定、政策性措施及其他重要工作安排;對全局性重要行政、業(yè)務(wù)工作的部署、通報等;*檢驗檢疫系統(tǒng)內(nèi)干部任免(聘任)和涉及內(nèi)部機構(gòu)、編制的通知;對*局所屬單位、個人的獎、懲決定;與省政府有關(guān)部門及其他部門聯(lián)合發(fā)文;撤銷所屬單位不適當?shù)臎Q定以及其他需要以*局名義行文的重要行政事務(wù)。

(三)*出入境檢驗檢疫局函

適用于向國家質(zhì)檢總局有關(guān)部門請示、匯報、答復(fù)有關(guān)工作,請求有關(guān)批準事項;向分支機構(gòu)、直屬單位布置專業(yè)性、執(zhí)行性業(yè)務(wù)工作等事項;對涉及面較小的有關(guān)工作方針、政策,請示事項的批復(fù);有關(guān)檢驗檢疫工作方針、政策及規(guī)章制度的解釋和答復(fù);與省市人民政府及有關(guān)部門聯(lián)系和洽談工作,答復(fù)有關(guān)問題;答復(fù)人大代表意見、建議,政協(xié)委員提案和來信以及其他需要以*局名義行文的一般行政事務(wù)。

(四)*出入境檢驗檢疫局辦公室文件

適用于與總局辦公廳聯(lián)系商洽有關(guān)工作;轉(zhuǎn)發(fā)國家質(zhì)檢總局及機關(guān)司局、國家認監(jiān)委、國家標準委、地方政府行政、業(yè)務(wù)文件;印發(fā)局領(lǐng)導(dǎo)在重要工作會議上的講話;部署一般性行政、業(yè)務(wù)工作事項;以*局名義召開的各類會議通知;例行性業(yè)務(wù)工作通報以及其他需要使用辦公室文件格式的行文。

(五)*出入境檢驗檢疫局處(室)函

適用于向國家質(zhì)檢總局司(局)內(nèi)設(shè)機構(gòu)聯(lián)系、商洽工作和答復(fù)意見;根據(jù)*局發(fā)布的規(guī)章規(guī)定,在本部門工作職責權(quán)限內(nèi)與分支機構(gòu)就具體行政和業(yè)務(wù)問題進行商洽、征詢和答復(fù)意見,要求上報情況、材料、數(shù)據(jù)以及聯(lián)系工作,辦理一般性事項以及其他需要以處(室)函形式制發(fā)的非正式行文。

第八條*檢驗檢疫局機關(guān)黨委、團總支、工會等發(fā)文,分別按照有關(guān)規(guī)定辦理。

第九條處理緊急涉密公文應(yīng)使用密碼電報。

第十條*局公文應(yīng)按照《*檢驗檢疫局各處(室)規(guī)范簡稱及發(fā)文代字表》(見附件1)統(tǒng)一編號。

第十一條*局公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等部分組成。

第十二條有關(guān)公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家行政機關(guān)公文格式》(GB/T9704-1999)國家標準執(zhí)行。

第三章行文規(guī)則

第十三條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,下屬單位一般不得越級向國家質(zhì)檢總局或*省委、省政府行文,因特殊情況確需越級行文的要同時抄報*局。

第十四條*局制發(fā)的公文須履行簽批程序。由承辦部門起草、校對,辦公室統(tǒng)一核稿、編號、印發(fā)。承辦部門對文稿質(zhì)量負責。

第十五條*局各部門除辦公室外不得以處(室)文件形式對外行文。

第十六條*局機關(guān)各處(室)、直屬單位、各辦事處需要向*局領(lǐng)導(dǎo)書面請示和匯報工作事項,應(yīng)使用*出入境檢驗檢疫局局內(nèi)簽報。簽報在辦公自動化系統(tǒng)中擬稿,經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)審核,相關(guān)處室會簽后,由辦公室轉(zhuǎn)呈局領(lǐng)導(dǎo)閱批。各分支局向*局請示和匯報工作事項,應(yīng)使用正式公文上報。

第十七條局內(nèi)簽報和請示應(yīng)一文一事;不得幾事一報或一文多報。除領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項和必須直接報送的事項外,一般不得將公文直接報送給局領(lǐng)導(dǎo)個人。

第十八條*局所屬單位,未經(jīng)*局領(lǐng)導(dǎo)批準,均不得以*局名義對外行文。

第四章發(fā)文辦理

第十九條*局發(fā)文包括擬稿、審核、簽發(fā)、校對、繕印、用印、登記、封發(fā)等程序。

第二十條草擬的公文

須經(jīng)承辦部門領(lǐng)導(dǎo)核稿后送辦公室辦理。

第二十一條以*局名義制發(fā)的公文內(nèi)容涉及局內(nèi)兩個以上部門職能時,應(yīng)由一個處(室)主辦,部門之間對公文內(nèi)容未取得一致時,不得送辦公室核稿。

第二十二條*局各直屬單位需要發(fā)文,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及各部門職責分工,由主辦處(室)起草。

第二十三條凡涉及法律、行政法規(guī)、規(guī)章、辦法等公文須經(jīng)法綜處會簽;涉及外事的公文及各種會議通知須經(jīng)辦公室會簽;涉及培訓通知、因公因私出國請示須經(jīng)人事處會簽。其它公文根據(jù)內(nèi)容確定會簽單位。

第二十四條需要局外單位會簽的文稿或與局外單位聯(lián)合發(fā)文,主辦部門應(yīng)事先就文稿內(nèi)容同外單位協(xié)商一致。會簽的文稿經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽批后,由主辦部門送簽。

第二十五條外單位來本局會辦、會簽的文稿,由辦公室登記并根據(jù)職責分工或局領(lǐng)導(dǎo)批示分送主辦部門,主辦部門應(yīng)抓緊辦理。如文稿內(nèi)容涉及局內(nèi)兩個以上部門,由主辦部門協(xié)商有關(guān)部門會簽。

第二十六條*局發(fā)文須經(jīng)辦公室核稿。辦公室負責審核是否需要行文;行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則;應(yīng)會簽的是否與有關(guān)部門協(xié)商一致;文種使用是否得當;確定的秘密等級和緊急程度是否合理;文體是否得當,格式是否正確、規(guī)范。未經(jīng)辦公室審核的公文,不得自行送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。辦公室審核未通過的公文應(yīng)退回擬稿部門修改或補辦。

第二十七條以*局名義制發(fā)的公文,涉及全局工作的重要決定、通知、人事任免等,由局長簽發(fā);涉及具體業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的,由分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。與其它部門的聯(lián)合發(fā)文由局長或分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。會議紀要由會議主持人簽發(fā)。處(室)函由分管局領(lǐng)導(dǎo)或部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

第二十八條各級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件時,應(yīng)當簽署明確意見、姓名和審批時間。

第二十九條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文原則上不允許改動。如必須改動,應(yīng)由提出改動的部門請示簽發(fā)人同意。因故需推遲或取消發(fā)文時,需由擬稿人寫出文字說明,經(jīng)處(室)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后,報文件簽發(fā)人批準后送辦公室注銷文號和備案。

第五章收文辦理

第三十條*局辦公室統(tǒng)一負責公文的簽收、登記、分辦、催辦、查辦。公文承辦部門應(yīng)根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)的批示意見,按規(guī)定的時限要求對公文及時辦理。

第三十一條局領(lǐng)導(dǎo)批示或交承辦部門辦理的公文,辦公室要按照有關(guān)規(guī)定負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。

第三十二條所有紙質(zhì)公文須經(jīng)辦公室傳遞,不得橫傳,不得壓誤。

第六章公文歸檔

第三十三條局內(nèi)各處(室)、各辦事處、直屬單位收到電子公文應(yīng)在收文后的五個工作日內(nèi)將文件標記結(jié)束,紙質(zhì)公文應(yīng)按時返回辦公室,個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。各分支局應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局機關(guān)文書立卷歸檔辦法》的規(guī)定,將公文整理(立卷)、歸檔,并于次年4月底前完成歸檔工作。

第三十四條歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷)。

第三十五條聯(lián)合辦理的公文,屬我局主辦的由主辦部門提供領(lǐng)導(dǎo)簽批的原件及正文;其他單位主辦的由我局主辦部門負責提供領(lǐng)導(dǎo)簽批的復(fù)印件或其他形式的公文副本,統(tǒng)一交辦公室存檔。

第三十六條局領(lǐng)導(dǎo)兼任其他單位職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責過程中形成的公文,由辦公室整理(立卷)、歸檔。

第三十七條歸檔范圍內(nèi)的公文,按有關(guān)規(guī)定確定保管期限。

第三十八條擬制、修改和簽批紙質(zhì)公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。嚴禁使用純蘭色筆、圓珠筆、鉛筆、彩色筆等草擬、修改和簽批公文。所有電子公文要打印出紙質(zhì)公文存檔。

第七章公文管理

第三十九條公文應(yīng)嚴格按規(guī)定時限辦理。主辦部門對急件、特急件要隨到隨辦。特急件應(yīng)2個小時內(nèi)辦結(jié),急件應(yīng)半個工作日內(nèi)辦結(jié)。

第四十條公文辦理中遇有涉及兩個以上部門職能的事項,承辦部門應(yīng)當主動協(xié)商,不能取得一致時,可報請局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

第四十一條公文被撤消,視作該公文自印制之日起不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作該公文自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第四十二條工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第八章附則

第四十三條行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文,按照外交部印發(fā)的《對外文書處理辦法》和國家質(zhì)檢總局印發(fā)的《質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局對外文書處理辦法》處理。

第四十四條所有加蓋印章與電子印章的紙制公文及電子公文具有同等的法律效力。

第四十五條本辦法自下發(fā)之日起施行,由*局辦公室負責解釋。

附件:1、*檢驗檢疫局各處(室)規(guī)范簡稱及發(fā)文代字表

2、*檢驗檢疫局公文格式

篇2:工程建設(shè)指揮部公文處理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,并結(jié)合工程建設(shè)實際,特制定本辦法。

第二條公文處理必須做到及時、準確、安全、保密。公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二章行文規(guī)則

第三條行文要注重實效,少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā),可長可短的公文要簡短。

第四條向上級機關(guān)行文,報送的公文應(yīng)當主送一個上級機關(guān);如需其他相關(guān)上級機關(guān)閱知,可以抄送。不得越級向上級機關(guān)行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應(yīng)當同時抄送被越級的上級機關(guān)。報表、總結(jié)材料、情況說明、特殊書信等各類文件須經(jīng)處主要領(lǐng)導(dǎo)人審定后,方可報送上級機關(guān)或上級領(lǐng)導(dǎo)人。

第五條向上級機關(guān)請示問題,應(yīng)一文一事,不在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他處室業(yè)務(wù)范圍時,應(yīng)當經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報。

第三章公文處理程序

第六條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條收文辦理

(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)同志個人,::領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室人員通過會議等渠道接收的公文,返回單位后,應(yīng)及時送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收。

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區(qū)分急件與平件,注意區(qū)分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦。

(三)分發(fā)。對不需辦理的閱件和簡報。按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門閱知。

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負責人按領(lǐng)導(dǎo)人分工或科室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應(yīng)力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)科室辦理,并提出辦理時限,原件呈處領(lǐng)導(dǎo)閱示。對需要幾個科室承辦的公文,應(yīng)明確一個科室牽頭。對篇幅較大的文件,可擬請有關(guān)科室摘錄提要后送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。

(五)批辦。辦公室按照擬辦意見及時將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。對需貫徹執(zhí)行的文件,要批示貫徹執(zhí)行的具體方案與意見,對需辦理和答復(fù)的要注明承辦部門及承辦時限,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時發(fā)送有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門辦理。

(六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)科室或部門接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按批示注明的時限辦結(jié)。未注明時限的一般公文應(yīng)在7日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的,應(yīng)在當天退回辦公室并說明理由。

(七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)批示要求限期辦理的公文,應(yīng)重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據(jù)催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況。

(八)查辦。查辦是催辦的繼續(xù)和深入。對辦文拖拉、落實領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結(jié)果予以通報。

第八條發(fā)文辦理:

(一)擬稿。應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負責撰擬文稿。重要文件應(yīng)由部門負責人或處領(lǐng)導(dǎo)親自起草,或列出提綱、論點,由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭取時間。

草擬公文應(yīng)當做到:

1、符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。

2、情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。

3、人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題,后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當寫具體的年、月、日。

4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。

5、必須使用國家法定計量單位。

6、用詞用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)當先用全稱,并注明簡稱。

(二)審核。擬文科室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文稿應(yīng)由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據(jù)、目的。在辦理過程中的發(fā)文文稿應(yīng)做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。

審核的重點是:是否需要行文,有無行文依據(jù),批件是否返還辦公室,是否符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。

文稿送審過

程中,擬稿人應(yīng)當與核稿人保持聯(lián)系,以便及時說明情況。對內(nèi)容比較簡單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對重要件、急件或有重大問題要修改的,應(yīng)同擬稿人共同研究修改。

對內(nèi)容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回擬稿科室。

經(jīng)過終審的文稿,如內(nèi)容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)簽發(fā)

經(jīng)會簽、審核后的文稿,由處主要負責同志或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

審批公文,主批人應(yīng)當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,::領(lǐng)導(dǎo)人一般不接收和簽收未經(jīng)辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號、確定印制份數(shù)以及對不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應(yīng)按照緩急度排列,一般不超過2天。急件應(yīng)立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改動公文內(nèi)容。

(七)裝訂。由承辦部門提供附件復(fù)印件后,辦公室裝訂。附件應(yīng)采用16開型紙張,圖紙等A3型的附件應(yīng)在右下邊緣折疊對齊。

(八)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(九)分發(fā)傳遞。由辦公室負責封裝、郵寄,并分送公文交換站,機要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必須及時,準確、安全、保密。

第九條立卷。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定對具有查考和保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進行分類整理立卷。工程項目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。

第十條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經(jīng)鑒別清點后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應(yīng)登記造冊,由2人監(jiān)銷,確保不丟失,不漏銷。

第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水,嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水,不得在文稿左側(cè)裝訂線外簽批和修改。

第十二條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長期保存,凡需存檔的,須用復(fù)印件送領(lǐng)導(dǎo)批示。

第十三條機關(guān)工作人員查閱檔案必須經(jīng)本機關(guān)文秘人員同意,并做好登記。其他機關(guān)人員需要查閱本機關(guān)公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。

第四章附則

第十四條本辦法由辦公室負責解釋。

第十五條本辦法自印發(fā)之日施行。

篇3:某工程監(jiān)理公司機關(guān)公文處理辦法

工程監(jiān)理公司機關(guān)公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成:

(一)發(fā)文機關(guān)應(yīng)當寫全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦機關(guān)應(yīng)當排列在前;

(二)秘密公文應(yīng)當分別標以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機密”,公文應(yīng)當標明份數(shù)、序號,緊急公文應(yīng)分別標明份數(shù)序號;還應(yīng)分別標明“特急”、“急件”;緊急電報應(yīng)當分別標明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發(fā)文字號,包括機關(guān)代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯(lián)合行文,只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號;

(四)公文標題,應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,并準確標明公文文種。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號;轉(zhuǎn)發(fā)文件時,在原文件標題前加轉(zhuǎn)發(fā)字樣;連續(xù)轉(zhuǎn)發(fā)可沿用原轉(zhuǎn)發(fā)標題,在正文中說明行文機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)過程;

(五)主送單位應(yīng)用全稱或規(guī)范簡稱;

(六)公文如有附件,應(yīng)當在正文之后,成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、批轉(zhuǎn)件不作為附件處理;

(七)公文除會議紀要外,應(yīng)當加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文時,聯(lián)合發(fā)文機關(guān)應(yīng)按順序加蓋印章;

(八)成文時間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準:聯(lián)合下文,以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準;

(九)上報的公文,應(yīng)當按照上級機關(guān)的公文主題詞表標注主題詞。上報其他部門和下發(fā)的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標注。主題詞標注在抄送欄上左側(cè),詞目之前要有適當?shù)脑~目間隔;

第二條公文用紙一般采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側(cè)裝訂,右下緣對齊;

第二章行文規(guī)則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機關(guān)各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機關(guān)行文;

第五條請示應(yīng)逐級上報,無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時,應(yīng)抄報越過的上級機關(guān)。對越級請示的公文,除特殊情況外,收文機關(guān)有權(quán)退回;

第六條“請示”應(yīng)一文一事,只報一個主送機關(guān),如需同時送其他機關(guān),應(yīng)用抄報或抄送形式,但不得同時抄送下級機關(guān)。對一文數(shù)事的請示公文,收文機關(guān)有權(quán)退回重辦。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個人;

第七條“報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示的公文,收文機關(guān)只按報告處理,不予答復(fù);

第八條上行的公文必須按規(guī)定的份數(shù)報送。份數(shù)不足的,收文機關(guān)可要求發(fā)文機關(guān)補足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報總公司的公文,屬于營運管理處職責范圍的(包括收費、養(yǎng)護、路政、稽查、中控等),直接報營運管理處,由營運管理處負責處理。需總公司領(lǐng)導(dǎo)批示的,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批閱。涉及財務(wù)方面的,要抄送總公司財務(wù)處。屬于總公司機關(guān)其他各處室職責范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀檢及行政事務(wù)等),主送有關(guān)處室的,直接送各有關(guān)處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批示或有關(guān)處室辦理;

第十條聯(lián)合上報的公文,主辦機關(guān)應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商一致,并交有關(guān)部門會簽;如有關(guān)方面意見不一致,應(yīng)當在會簽欄如實反映;

第十一條減少重復(fù)行文。對需貫徹執(zhí)行的上級行政機關(guān)公文,凡上級文件已有明確規(guī)定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復(fù)印件上加蓋復(fù)制單位或部門印章后下發(fā)。凡能面對面協(xié)商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題,應(yīng)當不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發(fā)文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發(fā)人員簽收,按程序辦理。除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)同志個人,領(lǐng)導(dǎo)同志不受理未經(jīng)文秘收發(fā)人員簽收的公文。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后,應(yīng)及時送交辦公室文秘收發(fā)人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發(fā)人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區(qū)分急件與平件,注意區(qū)分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦;

(三)分發(fā)。對不需辦理的閱件和簡報,按其內(nèi)容分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)按領(lǐng)導(dǎo)人分工或各部室職權(quán)范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應(yīng)力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復(fù)印后,直接批給有關(guān)部室辦理,并提出辦理時限,原件呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱示。對需要多個部室承辦的公文,應(yīng)明確一個部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發(fā)送有關(guān)部門處理;

(六)承辦。有關(guān)業(yè)務(wù)部門接到交辦的公文,應(yīng)抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應(yīng)按規(guī)定時限辦結(jié),一般公文在15日內(nèi)辦結(jié),不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的,應(yīng)在2日內(nèi)退回公司辦公室并說明理由;

下級機關(guān)請示上級機關(guān)或主管部門的公文,上級機關(guān)或主管部門應(yīng)認真負責地研究,及時處理和答復(fù)。問題重大或協(xié)調(diào)處理復(fù)雜,不能按時辦結(jié)的,應(yīng)主動將辦理情況告知呈報機關(guān);

(七)催辦。公文處理應(yīng)建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,由辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領(lǐng)導(dǎo)同志要求限期辦理的公文,應(yīng)重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據(jù)催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續(xù)和深入。對辦文拖拉、落實領(lǐng)導(dǎo)批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書可直接登門查辦,將查辦結(jié)果予以通報;

第十四條發(fā)文辦理:

(一)擬稿。應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭

指示,由辦公室或有關(guān)部室工作人員負責撰擬。

草擬公文應(yīng)做到:

1.符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定;

2.情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅簡短;

3.人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題,后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當寫具體的年、月、日;

4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國家法定計量單位;

6.用詞用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)當先用全稱,并注明簡稱;

(二)審核。擬文部室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),各部門不得越級直送。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定,是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)定。

經(jīng)過終審的文稿,如內(nèi)容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)簽發(fā)。文頭為“安徽省高等級公路工程監(jiān)理有限公司文件”的,由公司領(lǐng)導(dǎo)按工作分工簽發(fā)。

審批公文,主批人應(yīng)當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,領(lǐng)導(dǎo)人一般不要接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由辦公室文秘收發(fā)人員統(tǒng)一編制發(fā)文字號、確定印制份數(shù)以及對不符合公文格式規(guī)定的文稿作技術(shù)處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦?？樣?yīng)按照緩急程度排列,一般不超過2天。急件應(yīng)立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經(jīng)簽發(fā)人或終審人同意,不得擅自改印公文內(nèi)容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(八)分發(fā)?？樣『玫墓挠赊k公室統(tǒng)一裝訂、分發(fā)、封裝。

(九)傳遞。報送總公司機關(guān)的文件,應(yīng)送總公司公文交換站交換。對于急件、機要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準確、安全、保密。

第十五條立卷。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定對具有查考和保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等進行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結(jié)束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項目結(jié)束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經(jīng)鑒別清點后,由文秘收發(fā)人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應(yīng)登記造冊,由2人監(jiān)銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水。嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水。不得在文稿左側(cè)裝訂線外簽批或修改。

第十八條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機關(guān)工作人員查閱檔案必須經(jīng)本機關(guān)文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負責人批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。