集團公司行政公文處理辦法(九)

第一章總則

第一條為使部門行政公文(以下簡稱"公文")處理工作規范化、制度化、科學化,提高公文處理工作的效率和質量,根據行政公文處理的有關規定,結合我部門實際情況,特制定本辦法。

第二條本辦法適用于江蘇**管理部的行政公文管理。

第二章實施條例

第三條公文處理的定義:

行政公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條公司行政公文的種類主要有:

1、決定:適用于對重要事項或重要活動做出安排,對有關部門人員的獎懲,變更或者撤銷下級不適當的決定事項。

2、公告:適用于向公司外宣布重要事項或者法定事項。

3、通告:適用于公司各有關方面應當遵守或周知的事項。

4、通知:適用于批轉下級部門(科室)的公文,轉發上級和不相隸屬部門(科室)的公文,發布規章制度,要求各部門、各科室辦理和有關部門、科室需要周知或共同執行的事項,任免人員等。

5、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

6、報告:適用于向上級匯報工作、反映情況,提出意見或建議,答復上級的詢問或者上級交辦的事項。

7、請示:適用于向上級請求指示或批準。

8、批復:適用于答復下級部門(科室)的請示事項。

9、意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

10、函:適用于不相隸屬部門(科室)之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

11、會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

12、其它:計劃(規劃)、總結類,規章制度類,合同類,來往信函類。其中需要作出具體規定的,由有關部門依照公司的規定另行制訂規章。

第五條公文格式:

1、公文一般由文頭、文干和文尾等三大部分組成。

2、公文文頭部分包括:秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識(也稱公文版頭,一般套紅印制)、發文字號、簽發人等。

3、管理部經公司批準可印制自己的文件版頭,但是必須經過部門領導許可。

1、公文文干部分包括:標題,主送單位,正文,附件,落款(印章),成文日期等。公文落款和加蓋印章必須一致。

2、公文最后一頁不得只出現成文日期和印章,也不得標識"此頁無正文"。

6、公文文尾包括:附注,主題詞,抄送單位,印發單位,印發日期和印發份數等。

7、公文文字從左至右橫寫、橫排。公文中各組成部分的標識規則由公司行政部統一規范,管理部可以參照公司的標準格式進行處理。

1、公文用紙一律使用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。

第六條公文處理原則:

1、公文處理要堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全、保密。

2、公文處理必須嚴格執行公司的保密法律、法規和有關保密規定,確保國家和公司秘密安全。

3、管理部人員定期檢查部門對公司公文處理情況。

第七條行文規則

1、行文應當確有必要,注重實效。

2、公司及管理部的行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。

3、職能部門不得擅自下發有關方針、政策、行政規章類公文。

4、按規定應由主管部門審批或者先行審核的請示事項,應當直接報送主管部門處理。

5、部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。

6、部門向下級科室人員或者本系統的重要行文,應當同時抄送行政。

第八條收文辦理

收文辦理指收到公文的辦理過程,包括審核、簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第九條公文立卷、歸檔和銷毀

1、公文辦理完畢后,應根據公司的有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

2、公文立卷應以本部門形成的公文為重點,按照其相互聯系、自身特征和保存價值分類整理(立卷),要保證立卷歸檔公文的齊全、完整,正確反映本部門主要工作情況,便于文檔的保管和利用。

3、聯合辦理的公文,原則由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或者其他形式的公文副本。

4、公文復制件作為正式文件使用時,須加蓋復制機關證明章,視同正式文件妥善保管。

5、每年6月底以前應將上年度立卷的公文,按有關公司規定向行政部移交。

第十條公文管理

1、公文由管理部分管公文人員統一收發、登記、分辦、傳遞、審核、用印、歸檔和銷毀。

2、擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡必須符合存檔要求。

3、公司的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,管理部人員經部門負責人或行政部主任批準,可以翻印。翻印時,應注明翻印單位、日期、份數和印發范圍。

4、經批準公開發布的公文,同公司或者部門正式的公文具有同等效力。

5、工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

6、公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。

7、不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經行政部主任批準,可以銷毀。銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

8、違反本辦法規定,情節輕微的,管理部可責成有關人員改正;錯誤較多的公文,可以退回。違反上述有關條款擅自行文的,或者與上級規定和要求相抵觸的公文,公司責令有關部門予以撤銷。

9、對于拖延、推諉、丟失公文或者失密、泄密,公司或者部門將視后果輕重分別給予當事人和有關領導通報批評或紀律處分。

10、違反保密規定,造成重大損失的,公司將依據國家和公司的有關規定追究當事人的法律責任。

第三章附則

第十一條本辦法由管理部負責解釋,與公司行文有沖突之處,以公司行政部頒發的標準為準。

第十二條本辦法自頒發之日起施行。管理原有相關規定同時廢止。

附件:制度標準格式規定

第一章總則

第一條為保證公司制度的嚴肅性,統

一發放格式,特制訂本規定。

第二條本規定中的制度格式適用于集團公司所有制度。

第二章格式要求

第三條頁眉格式

(一)在每頁眉頭的最左角統一為地華標識。

(二)地華標識后加注"江蘇**置業制度"字樣。

"江蘇**置業制度"統指集團公司頒發的制度,分公司可將本公司簡稱。字號為四號,字體為宋體加粗。

(三)"版號"以阿拉伯數字表示,首次頒布的制度版號為"1",制度更新依次類推。字號為五號,字體為楷體-GB2312加粗。

(四)"文件編號",按制度編號規則進行。字號為五號,字體為楷體-GB2312

加粗。

(五)"分發號"是為了制度受控而在制度發放時給定的編號,發放時用黑水筆

工整填寫。"分發號"字號為五號,字體為楷體-GB2312加粗。除制度首頁外,"分發號"可免去。

(六)眉頭與正文間以橫劃線分隔,從Word工具欄選用繪圖中的直線。

第四條正文格式(字體一律為宋體)

(一)標題:位于正文頂部正中,二號宋體加粗。

(二)"第×章××":位于行正中,四號宋體加粗。

(三)"第×條":抬頭間兩格,若條款一行未寫完,另起一行時頂格書寫;"第×條"為小四號宋體加粗,條款文字則為小四號宋體。不論章節多少,條款一律依次順延。

(五)"(一)、(二)""1.、2."為條款的細分順序號,抬頭空兩格,若條款一行未寫完,另起一行時頂格書寫。

(六)"頒發日期":日期用中文數字,字體為小四號宋體;制度頒布日期位于制度正文結尾的右下方,制度專用章加蓋其上,方有效。

第五條頁腳格式

頁腳為"第×頁共×頁",字號為五號,字體為楷體-GB2312加粗。

第三章附則

第六條本規定解釋權、監督權歸集團公司管理部。

第七條本規定自頒發之日起生效,前期相關規定自行廢止。

頒發日期:二OO四年十一月十日

附2:

制度標準格式

江蘇**置業制度版號:×文件編號:分發號:

標題

第一章總則

第一條目的

第二條適用范圍

第二章×××

第三條×××××××××××××××××

(一)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

1.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

(二)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

第×章附則

第×條×××××××××××××××××

第×條×××××××××××××××××

頒發日期:××年××月××日

第×頁共×頁

附3:

制度編號規則

一、集團制度編號:集團制度代碼(YRDH)+當年年號+順序號(按流水號編號,取三位數)。

二、集團各部門體系管理制度編號:集團制度代碼(YRDH)+各行業制度類別代碼+當年年號+順序號(按流水號編號,取三位數);各行業制度類別代碼如下(英文大寫):

*Z-行政管理體系RZ-人資管理體系ZS-裝飾管理體系

CW-財務管理體系SJ-設計管理體系Y*-營銷管理體系

GL-管理管理體系ZL-質量管理體系GC-工程管理體系

YL-園林管理體系CG-采購管理體系QQ-前期管理體系

TZ-投資管理體系

三、各分(子)公司內部管理制度編號:各分(子)公司內部制度類別代碼+當年年號+順序號(按流水號編號,取三位數);各分(子)公司內部制度類別代碼如下(英文小寫):

篇2:工程建設指揮部公文處理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規范化、制度化、科學化,并結合工程建設實際,特制定本辦法。

第二條公文處理必須做到及時、準確、安全、保密。公文由辦公室統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二章行文規則

第三條行文要注重實效,少而精。可發可不發的公文不發,可長可短的公文要簡短。

第四條向上級機關行文,報送的公文應當主送一個上級機關;如需其他相關上級機關閱知,可以抄送。不得越級向上級機關行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應當同時抄送被越級的上級機關。報表、總結材料、情況說明、特殊書信等各類文件須經處主要領導人審定后,方可報送上級機關或上級領導人。

第五條向上級機關請示問題,應一文一事,不在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他處室業務范圍時,應當經過協商并取得一致意見后上報。

第三章公文處理程序

第六條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條收文辦理

(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,::領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文,有關領導和科室人員通過會議等渠道接收的公文,返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收。

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦。

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報。按其內容分別送有關領導和業務部門閱知。

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負責人按領導人分工或科室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關科室辦理,并提出辦理時限,原件呈處領導閱示。對需要幾個科室承辦的公文,應明確一個科室牽頭。對篇幅較大的文件,可擬請有關科室摘錄提要后送有關領導批辦。

(五)批辦。辦公室按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。對需貫徹執行的文件,要批示貫徹執行的具體方案與意見,對需辦理和答復的要注明承辦部門及承辦時限,經領導同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時發送有關業務科室或部門辦理。

(六)承辦。有關業務科室或部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按批示注明的時限辦結。未注明時限的一般公文應在7日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在當天退回辦公室并說明理由。

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導批示要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況。

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報。

第八條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負責撰擬文稿。重要文件應由部門負責人或處領導親自起草,或列出提綱、論點,由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭取時間。

草擬公文應當做到:

1、符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。

2、情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。

3、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

4、結構層次序數,第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。

5、必須使用國家法定計量單位。

6、用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。

(二)審核。擬文科室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發。文稿應由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據、目的。在辦理過程中的發文文稿應做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。

審核的重點是:是否需要行文,有無行文依據,批件是否返還辦公室,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

文稿送審過

程中,擬稿人應當與核稿人保持聯系,以便及時說明情況。對內容比較簡單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對重要件、急件或有重大問題要修改的,應同擬稿人共同研究修改。

對內容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回擬稿科室。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發

經會簽、審核后的文稿,由處主要負責同志或授權分管領導簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,::領導人一般不接收和簽收未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應按照緩急度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改動公文內容。

(七)裝訂。由承辦部門提供附件復印件后,辦公室裝訂。附件應采用16開型紙張,圖紙等A3型的附件應在右下邊緣折疊對齊。

(八)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(九)分發傳遞。由辦公室負責封裝、郵寄,并分送公文交換站,機要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必須及時,準確、安全、保密。

第九條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。工程項目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。

第十條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失,不漏銷。

第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水,嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水,不得在文稿左側裝訂線外簽批和修改。

第十二條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長期保存,凡需存檔的,須用復印件送領導批示。

第十三條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。其他機關人員需要查閱本機關公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經處領導批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。

第四章附則

第十四條本辦法由辦公室負責解釋。

第十五條本辦法自印發之日施行。

篇3:某工程監理公司機關公文處理辦法

工程監理公司機關公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成:

(一)發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱;聯合行文,主辦機關應當排列在前;

(二)秘密公文應當分別標以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機密”,公文應當標明份數、序號,緊急公文應分別標明份數序號;還應分別標明“特急”、“急件”;緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發文字號,包括機關代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯合行文,只標明主辦機關發文字號;

(四)公文標題,應當準確簡要地概括公文的主要內容,并準確標明公文文種。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號;轉發文件時,在原文件標題前加轉發字樣;連續轉發可沿用原轉發標題,在正文中說明行文機關轉發過程;

(五)主送單位應用全稱或規范簡稱;

(六)公文如有附件,應當在正文之后,成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉發、印發、批轉件不作為附件處理;

(七)公文除會議紀要外,應當加蓋印章。聯合發文時,聯合發文機關應按順序加蓋印章;

(八)成文時間以領導人簽發的日期為準:聯合下文,以最后簽發機關領導人的簽發日期為準;

(九)上報的公文,應當按照上級機關的公文主題詞表標注主題詞。上報其他部門和下發的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標注。主題詞標注在抄送欄上左側,詞目之前要有適當的詞目間隔;

第二條公文用紙一般采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側裝訂,右下緣對齊;

第二章行文規則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機關各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機關行文;

第五條請示應逐級上報,無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時,應抄報越過的上級機關。對越級請示的公文,除特殊情況外,收文機關有權退回;

第六條“請示”應一文一事,只報一個主送機關,如需同時送其他機關,應用抄報或抄送形式,但不得同時抄送下級機關。對一文數事的請示公文,收文機關有權退回重辦。除領導直接交辦的事項外,請示不得直接送領導個人;

第七條“報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示的公文,收文機關只按報告處理,不予答復;

第八條上行的公文必須按規定的份數報送。份數不足的,收文機關可要求發文機關補足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報總公司的公文,屬于營運管理處職責范圍的(包括收費、養護、路政、稽查、中控等),直接報營運管理處,由營運管理處負責處理。需總公司領導批示的,由總公司辦公室送領導批閱。涉及財務方面的,要抄送總公司財務處。屬于總公司機關其他各處室職責范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀檢及行政事務等),主送有關處室的,直接送各有關處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領導批示或有關處室辦理;

第十條聯合上報的公文,主辦機關應當主動與有關部門協商一致,并交有關部門會簽;如有關方面意見不一致,應當在會簽欄如實反映;

第十一條減少重復行文。對需貫徹執行的上級行政機關公文,凡上級文件已有明確規定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復印件上加蓋復制單位或部門印章后下發。凡能面對面協商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題,應當不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文。有關領導和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦;

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報,按其內容分別送有關領導和業務部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領導按領導人分工或各部室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關部室辦理,并提出辦理時限,原件呈公司領導閱示。對需要多個部室承辦的公文,應明確一個部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。經領導現場批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發送有關部門處理;

(六)承辦。有關業務部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按規定時限辦結,一般公文在15日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在2日內退回公司辦公室并說明理由;

下級機關請示上級機關或主管部門的公文,上級機關或主管部門應認真負責地研究,及時處理和答復。問題重大或協調處理復雜,不能按時辦結的,應主動將辦理情況告知呈報機關;

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室領導或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導同志要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領導或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報;

第十四條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭

指示,由辦公室或有關部室工作人員負責撰擬。

草擬公文應做到:

1.符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定;

2.情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅簡短;

3.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日;

4.結構層次序數,第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國家法定計量單位;

6.用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱;

(二)審核。擬文部室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發,各部門不得越級直送。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發。文頭為“安徽省高等級公路工程監理有限公司文件”的,由公司領導按工作分工簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,領導人一般不要接收和簽發未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦。繕印應按照緩急程度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改印公文內容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(八)分發。繕印好的公文由辦公室統一裝訂、分發、封裝。

(九)傳遞。報送總公司機關的文件,應送總公司公文交換站交換。對于急件、機要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準確、安全、保密。

第十五條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項目結束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水。嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水。不得在文稿左側裝訂線外簽批或修改。

第十八條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經公司領導或辦公室負責人批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。