公司管理規章制度范本

一、遵紀守法,忠于職守,愛崗敬業。

二、維護公司聲譽,保護公司利益。

三、服從領導,關心下屬,團結互助。

四、愛護公物,勤儉節約,杜絕浪費。

五、不斷學習,提高水平,精通業務。

六、積極進取,勇于開拓,求實創新。

管理制度排版格式

頁面設置:用A4紙型,縱向單面打印;“文檔網格”使用“無網格”;頁邊距為上:2.5cm,下:2.0cm,左:2.5cm,右:2.0cm;左側裝訂

段落:題目居中;段首縮進兩個漢字;1.25倍行距。

字體字號:標題用黑體、小二號字居中;正文一般用宋體小四號字。

文中的小標題用黑體、四號字。

大部分規章制度的格式是這樣的

標題2號體,正文3號宋體。

A4紙一頁22行,一行28字。

3.7上下邊距,2.8左右邊距。

《國家行政機關公文格式》釋義

本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規則。

本標準適用于國家各級行政機關制發的公文。

其他機關公文可參照執行。

使用少數民族文字印制的公文,其格式可參照本標準按有關規定執行。

本章規定了標準的內容范圍、適用范圍和特定范圍。

(1)內容范圍

內容范圍只涵蓋國家行政機關公文(以下簡稱“公文”)格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標識規則,并不是公文格式的全部范圍。

對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標準結合起來學習。

(2)適用范圍

本標準適用于國家各級行政機關的公文,其他機關、企事業單位的公文可參照執行。

所謂參照執行的含義是可以結合自己的實際執行。

(3)特定范圍

《辦法》規定,少數民族自治地區公文可以同時使用少數民族文字。

由于少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同,執行本標準在某些地方可參照本標準另行規定。

2引用標準

GB/T148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

在本標準中引用的國家標準GB/T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》,主要規定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸,在一般的公文用紙中,主要是采用印刷紙和書寫紙。

由于該標準是根據國際標準ISO218等同采用過來的,因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標準一致。

在A系列紙型中,公文用紙的紙型為A4型,即幅面尺寸為210mm×297mm,并規定各裁邊的誤差為土3mm。

因此GB/T9704一1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的依據就是GB/T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。

3定義

本標準采用下列定義。

3.1字Word

標識公文中橫向距離的長度單位。

一個字指一個漢字所占空間。

3.2行line

標識公文中縱向距離的長度單位。

本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行;公文標題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。

在本標準中為確定公文中各項要素的位置,就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統一的規定。

為此,對于公文的橫向描述形式就是“字”,縱向描述就是“行”。

在這兩項定義中,“字”指的就是漢字的橫向距離。

一“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7/8倍的距離。

因此在標準中所指的一行就是一個固定的數量單位。

由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準確地將公文中的任何一個要素加以定位。

4公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m一80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。

紙張白度為85%一90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值為7.5—9.5。

由于公文的特殊地位,一方面要考慮其外觀嚴肅、莊重,另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求,因此對公文用紙的技術指標必須作出相應的規定。

公文用紙的質量為60g/M2—80g/m2的膠版印刷紙或復印紙,是綜合考慮了公文用紙的經濟性和美觀性。

經濟條件相對差一些的單位可以采用紙張質量不低于60g/m2的膠版印刷紙,一般公文用紙可以采用70g/m2的膠版印刷紙。

對于一些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高于80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。

這種相對靈活的規定避免了一刀切的做法,各使用單位可根據自己的情況具體掌握,只要不低于下限或不高于上限均是符合標準的。

公文用紙紙張白度是根據與A等書寫紙和膠版印刷紙相關的國家標準和行業標準關于紙張白度的指標,進行分析總結得來的。

紙張白度如果過低,看上去紙張較黑,如同報紙一般,很不莊重;紙張白度過高,反光度加大,看上去晃眼,特別是在晚間,紙張白度過高,對視力影響很大,時間長了很不舒服。

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橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆,必須保證一定的柔韌性。

因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉,如果公文用紙過脆,沒看幾次紙張就發生斷裂,使公文不能完整地保存,將直接影響公文效力的發揮。

不透明度≥85%是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。

如果公文用紙的透明度過高,在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透,看上去文字很花很亂,導致印制質量不高,影響公文的閱示傳看。

這也是公文用紙的一項重要指標。

pH值為7.5—9.5是根據國家檔案局制定的行業標準DA/T11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關規定確定的。

這項行業標準規定,存檔時間在200年以上的一般耐久紙,其用紙的pH值應為7.5—9.5。

出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要,因此有必要對此項指標加以規定。

5公文用紙幅面及版面尺寸5.1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙,其成品幅面尺寸為:210mm×297mm,尺寸的允許偏差見GB/T148。

5.2公文頁邊與版心足寸

公文用紙天頭(上白邊)為:37mm±lmm

公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm

版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)

本標準改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型,而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標準紙型A4型。

作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。

作出這項重大改變主要是基于以下三方面的考慮:

(1)采用國際標準已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢

國際標準化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規格標準,即ISO262:1975,其主要內容就是規定了書寫用紙的規格為A4型(2l0mm×297mm)。

這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用,即可容納較多的信息,又大小適中,讓使用者感覺比較舒適。

目前常用的復印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標準作為基本紙型的。

鑒于A4型紙是國際標準的紙型,因此得到各國和各國際組織的廣泛應用,其公文用紙大多是采用A4型紙。

國際會議也無一不是采用A4型紙作為會議文件用紙。

在修訂該標準的過程中,修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調查,在所收集到的公文范例中,無一不是采用A4型紙作為公文用紙。

(2)我國已基本具備采用國際標準A4型公文用紙的條件

我國在1987年和1988年分別等效ISO6716和ISO216制定了我國國家標準GB/T788和GB/T148。

但考慮到我國的實際情況,在這兩項標準中,還規定了我國自己的標準16開型。

隨著國際標準A4型的普及,各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙,同時各種辦公自動化設備具備處理A4型紙的功能,使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。

為此GB/T148和GB/T788已作了修訂,明確規定國際標準A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸,這也為我國公文用紙采用國際標準A4型,使我國公文用紙與國際標準接軌奠定了基矗

(3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析

長期以來,我國在公文用紙方面一直沿用16開型。

這種紙型標準實際是日本早期用的標準。

現今日本已不再使用該種紙型。

用這種紙型印制的公文承載有效信息量小,不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。

16開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統一規格,還有用B5型紙與l6開型紙混用的。

紙型規格的不一,導致有的政府文件的前后頁大小不一,公文質量受到影響,也不嚴肅。

而國際標準A4型規格比較嚴格,無論在哪里買到的A4型紙其誤差不會超過lmm,可保證文件用紙紙型的統一。

因此淘汰l6開型公文用紙紙型,采用國際標準A4型作為公文用紙是十分必要的。

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將公文用紙由l6開型改為國際標準A4型,是我國公文用紙的一場革命性轉變。

從目前了解到的情況看,我國的印刷設備制造企業已完全能夠生產制造符合國際標準A系列的印刷設備,并將逐步淘汰舊式生產設備。

而且目前使用中的復印機、打印機、輕印刷機,絕大部分都是以A4型作為基本紙型,很多政府部門的文印設備也逐步進行了更新,可以印制A4型公文。

目前,淘汰16開型紙,采用A4型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。

所以在《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》國家標準中都明確規定公文用紙規格一般采用國際標準A4型。

6公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

公文在一般情況下,除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外,其余部分均為黑色。

為避免在本標準后面各章條的敘述重復,在此作總體規定。

7排版規格與印制裝訂要求

7.1排版規格

正文用3號仿宋體字,文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字,一般每面排22行,每行排28個字。

7.2制版要求

版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過lmm。

7.3印刷要求

雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm。

黑色油墨應達到色譜所標BLl00%,紅色油墨應達到色譜所標Y80%,M80%。

印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

7.4裝訂要求

公文應左側裝訂,不掉頁。

包本公文的封面與書芯不脫落,后背平整、不空。

兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。

騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l/4處,允許誤差±4mm。

平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm;無壞釘、漏釘、重釘,釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。

裁切成品尺寸誤差±lmm,四角成90度,無毛茬或缺損。

長期以來,我們的公文缺乏一個較為系統的印刷和裝訂規范。

因此一些公文在印制和裝訂時由于不知道或不清楚有哪些統一要求,使得公文印制和裝訂不規范,質量差,也不嚴肅。

所以在修訂標準時將公文印制和裝訂的要求規定下來,主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業標準的。

(1)在標準中給出排版規格是保證公文行數和字數的統一。

此規定,是為解決上述經常出現的問題而采取的必要措施。

在正常一面滿排公文正文的情況下,應按照這一規定執行。

但如果遇到下一面將有可能出現空白頁時,就需要調整某一面的字數和行數,以保證下一面有公文的正文內容。

這種情況就屬特殊情況。

所以在標準中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。

(2)在標準中給出制版要求,是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規定,以保證公文印制質量,減少不合格公文的出現。

(3)在標準中給出印刷要求,是保證公文在印刷過程中的質量控制。

關于印刷制品的質量標準是有很多指標的,在此標準中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術指標;這些指標只要認真對待

是很容易實現的。

值得提出的是,為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致,在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標,只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文,就可以基本保證公文的顏色的相對一致。

(4)在標準中給出裝訂要求,是保證公文在裝訂過程中的質量控制。

由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存,對公文在裝訂方面作出統一規定是十分必要的。

在我們的調查中發現,一些公文在裝訂時不規范,散頁明訂的現象普遍,壞釘現象時有發生,釘鋸的釘位也很不規范,因而導致公文掉頁現象出現,直接影響公文的完整性。

本標準將公文的裝訂要求加以規定,就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關,以保證公文的質量。

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8公文中各要素標識規則

本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

置于公文首頁紅色反線(寬度同版心,即156mm)以上的各要素統稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置于主題詞以下的各要素統稱版記。

本標準將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分,是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經驗的同志的建議而確定的。

其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業已多年使用,“主體”是本標準提出的新概念。

之所以這樣劃分,是為敘述方便,更重要的是這三個部分各有其特點,具有相對的獨立性,界限比較明顯。

眉首的特點是位置相對固定,掌握了本標準對眉首所合各要素位置的規定,就可以設計文件的“紅頭”部分(具體設計方法后文介紹)。

主體的特點是位置經常變動,依公文內容的長短而定。

由于公文實質性的內容均在此部分,稱之為“主體”有其道理。

版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。

由于按本標準的規定公文要雙面印刷,版記的位置有一個位于哪一面的問題;如果公文有附件,版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。

因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。

用一個形象的比喻,眉首可稱之為公文的“頭”,主體稱之為公文的“身”,版記稱之為公文的“腳”。

把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分,既便于從總體上掌握其聯系,又便于對其進行“解剖”,掌握其區別。

這是本標準對公文結構劃分提出的新觀點,也是本標準在結構上的最大特點。

8.1眉首

8.1.1公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。

如需標識公文份數序號,用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。

并不是所有的公文都需要編制份數序號。

《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。

如果發文機關認為有必要,也可對不帶密級的公文編制份數序號,如國務院文件都編有份數序號。

編份數序號的目的是準確掌握公文的印制份數和分發范圍和對象。

當文件需要收回保管或銷毀的時候,就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失。

發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。

因此,發文機關在發文和收文機關在收文時,都要登記份數序號。

本標準規定編制份數序號用阿拉伯數碼,對編幾位未作規定。

一般來說,應根據公文的份數來決定編幾位,但至少應不少于兩位,即“1”編為“01”,如果單編“l”,會使人不知其意,以為是誤印上去的。

對份數序號,有的是用印號機手工在成文上加蓋,有的印刷設備帶有印號功能,可以與成文同時印刷,對此本標準不作統一規定,公文印發機夫可自行掌握。

本標準規定份數序號的位置在版心左上角頂格第1行。

8.1.2秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第l行,兩字之間空l字;如需同時標識秘密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第l行,秘密等級和保密期限之間用“*”隔開。

秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。

根據《辦法》的規定,涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍的規定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。

“絕密”是最重要的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害;“機密”是重要的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害;“秘密”是一般的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受損害。

在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。

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保密期限是對公文密級的時效加以規定的說明。

如公文針發單位能夠知道保密期限,可按照國家保密局的要求在密級程度后標注保密期限,在秘密等級和保密期限間用“*”隔開。

如:絕

密*3個月,意味著該公文屬于絕密等級,保密的期限為3個月,過期即可解密。

在此需要說明的是,如不標識保密期限,秘密等級兩字之間應空l字距離,如需標注保密期限,則秘密等級的兩字間則不空l字距離,以使該字段不致過長。

8.1.3緊急程度

如需標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

緊急程度是對公文送達時限的要求。

根據《辦法》規定,緊

急公文應當分別標明“特急”、“急件”。

具體“特急”和“急件”的時間要求是多少,由各地行政機關主管自行確定。

在標準中只規定緊急程度的標識位置是居于版心右上角頂格第l行。

如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標識時,按照秘密等級

在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。

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br>8.1.4發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成;對一些特

定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。

友文機關標識上

邊緣至版心上邊緣為25mm。

對于上報的公文,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度,可在發文機關標識上空2行向下依次標識(見圖三)。

發文機關標識推薦使用小標宋體字,用紅色標識。

字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定,但一般應小于22mm×15mm(高×寬)。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前,“文件”二字置于發文機關名稱右側,上下居中排布;如聯合行文機關過多,必須保證公文首頁顯示正文。

發文機關標識即人們通常所稱的“紅頭”。

它是由發文機關

全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成的。

發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準。

規范化簡稱應由該機關的上級機關規定。

有一些特定的公文在發文機關名稱后面不加“文件”二字,如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式,本標準給這類“紅頭”留了余地,未規定一律要加“文件”二字,但只限于特定的公文。

一般來說,行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加“文件”二字。

發文機關標識的字體,本標準推薦使用小標宋體字,是因為小標宋體字顯得莊重,其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術的成分,應該說不適于標識具有執法職能的國家行政機關的公文。

發文機關標識的字號,本標準以22mm×15mm為高限,現行“國務院文件”的字號即是22mm×15mm。

本標準以此為高限,就是要求除“國務院文件”以外,其他各級行政機關標識的字號要小于“國務院文件”,以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位,具體字號各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。

關于發文機關標識的位置,本標準提出了兩種。

第一種是用于平行文或下行文,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm,也就是留出25mm(約2行)位置用于標識上述的份數序號、密級和緊急程度。

要注意,即使上述3項要素均不需要標識,也要留出這段空白,也就是說,在設計文件紅頭時,發文機關位置應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm=62mm的距離。

第二種僅限于上行文,凡上報的公文發文機關標識上邊緣至

版心上邊緣為80mm,即要留出80mm一25mm=55mm的空白供上級機關批示文件用,也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm=117mm。

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各行政機關在設計文件“紅頭”時,兩種形式均應具備,即

平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為62mm,上行文發文機關標識距上頁邊為117mm。

關于聯合行文,本標準規定“文件”兩字居于發文機關名稱

右側上下居中。

本標準還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這

一明確要求。

如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯

合行文),就可能出現把正文擠出首頁的情況,而公文如果首頁沒有正文,使人一看首頁還不知道文件內容是什么,是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。

因此公文首頁必須顯示正文,發文機關過多只能擠發文機關,不能擠正文,可將發文機關字號縮小,行距縮小,直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。

8,1.5發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。

發文機關標識

下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角括號“〔]”括入;序號不編虛

位(即1不編為O01),不加“第”字。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

發文字號由發文機關代字、年份和發文序號組成。

機關代字一般由兩個層次組成。

第一個層次是發文機關代字,第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。

如鐵道部文件的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等,“鐵”代鐵道部,“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。

讀懂機關代字很重要,特別是知道了文件的主辦部門是誰,可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。

有的機關代字還包合其他的層次,如國務院發文的機關代字有“國發”、“國函”,“國”代國務院,而“發”和“函”則代“國務院文件”和“國務院函”這兩種發文形式。

有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多,可能各有所代的層次,但盡量以簡化為好。

年份要用全稱,不應簡化,如“87”、“93”等均屬標識不正確。

年份應用六角括號“〔〕”括起。

注意六角括號不是數學公式的中括號,因為當引用公文時,標題后面的發文字號要用圓括號“()”括起,如果年份用中括號括起,就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。

因此稱之為“六角括號”是基于與數學的中括號相區別。

另外,二者形狀也略有不同。

有的文件把年份用圓括號括起,今后也要按本標準的規定使用六角括號。

序號是發文的流水號。

一般都是按文件的形式統一編,即是哪個部門主辦的,只要是同一發文形式,就要統一按順序編號。

有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號,是一種較繁瑣的辦法。

本標準規定序號不編虛位,不加“第”(有的單位加“字”)等虛字,主要是講究實用,盡量減少公文的字數。

發文字號的位置,本標準規定在發文機關標識下空2行,規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線,這樣就明確了發

文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置,發文字號應標在第3行,并且不要緊貼紅色反線,空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。

發文字號應居中。

8,1.6簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名,平行排列于發文字號右側。

發文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人后標全角冒號,冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人,主辦單位簽發人姓名置于第l行,其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排,下移紅色反線,應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

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簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。

在上報的公文中標識簽發人姓名,主要目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。

因此上報的公文需要標注簽發人。

本標準規定應平行排列于發文字號右側,也就是要和發文字號同處在第3行,不過此時發文字號便不要居中了,要居左空1字,簽發人則右空1字,這樣排列起來對稱、美觀。

還要注意“簽發人(會簽人)”

三字用仿宋體,簽發人(會簽人)姓名用楷體。

這樣規定是使簽發人(會簽人)的姓名突出、醒目。

如果有多個簽發人,或者有的文件按規定還需要標注會簽人,這時的標識方法是,發文字號應始終放在紅色反線之上的最后一行,文件主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位置;其他簽發人或會簽人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列,最后的簽發人或會簽人要與發文字號同處一行平行排列;如果3行位置放不下,將紅色反線下移,但排列順序和原則不變,發文字號居左空1字和簽發人.姓名居右空l字的要求不變。

8,2主體

8.2.1公文標題

紅色反線下空2行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。

本標準規定公文標題在紅色反線之下空2行標識,居中排布。

應該說,在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下,居中排列不難做到,按“居中”鍵即可。

但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開,則需要動些腦筋。

在特殊情況下可以在不違背標準規定原則的前提下適當變通。

例如,本標準規定公文首頁必須顯示正文,這就是原則,任何情況下不能違反。

在不違反這個原則的情況下,必要時可作適當變通,如前所述發文機關多、簽發人會簽人多,本節所講的標題長以及下面講到的主送機關多,都可以采取變通的方法。

但在變通中還要遵守基本規定,如發文機關多但主辦機關排列在前是基本規定,簽發人或會簽人多但最后一個簽發人或會簽人要與發文字號同處最后一行是基本規定;標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規定。

這樣,在執行本標準時便不會出現機械執行而不顧公文實際的做法,因為格式畢竟是為公文的內容服務的,是為公文的辦理服務的。

8.2.2主送機關

標題下空l行,左側頂格用3專仿宋體字標識,回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標識方法同抄送。

本標準規定主送機關在標題下空l行頂格標識,回行時仍頂格。

本標準又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法

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篇2:工貿油品調運分公司增值稅發票管理制度

工貿油品調運分公司增值稅發票管理制度

第一章總則

第一條為了加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)對增值稅專用發票和普通發票的使用管理,確保增值稅專用發票和普通發票的使用管理的合法性、真實性、安全性,結合本公司實際,制定本制度。

第二章組織機構及職責

第二條財務資產部門負責本制度的執行,公司其他部門協助實施。

第三章范圍

第三條公司在生產經營過程中收到及發出的增值稅發票(包含普通發票)

第四章規定

第四條增值稅專用發票由基本聯次或者基本聯次附加其他聯次構成,基本聯次為三聯:發票聯、抵扣聯和記賬聯。

(一)發票聯,作為購買方核算采購成本和增值稅進項稅額的記賬憑證;

(二)抵扣聯,作為購買方報送主管稅務機關認證和留存備查的憑證;

(三)記賬聯,作為承運方核算承運收入和增值稅銷項稅額的記賬憑證。增值稅普通發票只有記賬聯與發票聯組成。

第五條發票的領購、保管

(一)領購發票時,必須由發票專管員向稅務機關辦理票領購。

(二)增值稅專用發票和普通發票必須按規定存放到財務資產部門保險柜。

(三)需開具時,必須將已開具好的發票妥善保管,未開具的增值稅專用發票和普通發票及時放到保險柜。

(四)對于開具的增值稅專用發票和普通發票存根及作廢的,月末必須按照規定裝訂成冊,并按照增值稅專用發票和普通發票存放時限存放,確保完整無損。

(五)嚴禁將公司領購的增值稅專用發票和普通發票向他人提供使用。

(六)嚴禁給未發生實際購銷和勞務業務的他人代開增值稅專用發票和普通發票。

(七)嚴禁向個人或稅務機關以外的單位買取增值稅專用發票和普通發票。

(八)發票管理員必須按規定及時到稅務機關辦理發票核銷手續。

(九)發票專管員因工作變動或調離必須按稅法和企業管理制度規定辦理移交手續。

第六條按增值稅專用發票和普通發票的開具范圍,開具發票。

公司承運油(氣),應稅勞務,根據細則規定應當征收增值稅的應稅勞務,必須向購買方開具專用發票。向小規模納稅人銷售應稅項目,應開具普通發票,未經稅務機關批準,不開具專用發票。

第七條對于公司購買商品接受勞務取得的增值稅專用發票應核對以下內容:

(一)字跡清楚。

(二)項目填寫齊全。

(三)票物相符,票面金額與實際收取的金額相符。

(四)公司開票信息內容無誤。

(五)發票聯和抵扣聯加蓋財務專用章或發票專用章。

(六)匯總開具專用發票的,同時提供防偽稅控系統開具《提供應稅勞務清單》,并加蓋財務專用章或者發票專用章。

第八條增值稅專用發票認證期自開票之日起180天,收到專用發票后,當月做請款處理的發票,與請款時將發票聯抵扣聯一并交財務資產部門做發票認證及賬務處理。交接時要填寫專用發票交接單以做備查(交接單附件)

第九條不丟失、損(撕)毀發票,不擅自銷毀專用發票的基本聯次。

第十條丟失專用發票,必須按規定程序及時向當地稅務機關、公安機關報告。

第十一條由于個人原因導致增值稅專用發票未在180天內認證,給公司造成經濟損失的,由責任人承擔。

第十二條增值稅進項抵扣聯按期裝訂成冊,按照水稅務機關要求的保存時限保存。

第十三條對不符合規定的專用發票,不得抵扣進項稅額。

第五章附則

第十四條本制度由財務資產部負責解釋。

第十五條本制度未盡事宜,按照國家法規及工貿公司相關規定執行。

第十六條本制度自頒布之日起開始實施。

篇3:工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動,根據《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財務資產部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章會計檔案管理范圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。

(四)經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計年度終了后,應采用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其它內容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;

(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。

會計報表裝訂要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中,需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

第十五條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務資產部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經總會計師批準。

第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見檔案管理相關規定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)會計檔案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。

(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告總會計師、經理。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。

第二十六條本制度自頒發之日起施行

附件一:

工貿有限公司油品調運分公司會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計賬簿類

2日記賬15年

其中:現金和銀行存款日記賬25年

3明細賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產卡片固定資產報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

7主要財務指標快報3年包括文字分析

8月、季度財務報告3年包括文字分析

9年度財務報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計移交清冊15年

11會計檔案保管清冊永久

12會計檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調節表5年

14銀行對賬單5年

15月度現金盤點表5年