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文件管理

工作程序標(biāo)準(zhǔn)核查媒介注意事項(xiàng)

1.成文1.內(nèi)部通啟(MEMO)成文:2.根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿;3.請經(jīng)理核查簽字;4.部門管理制度成文:5.根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿;6.審核通過后,在《發(fā)文本》上填寫的內(nèi)容包括:文件標(biāo)題、發(fā)文時(shí)間、擬稿部門、請求審批時(shí)間、主送及抄報(bào)、抄送部門、有附件的,應(yīng)列明名稱;7.審核通過后,送企業(yè)管理部審批;8.呈報(bào)總經(jīng)理審批。1.發(fā)文稿紙

2.發(fā)文1.將文件原件復(fù)印存檔;⒉在《發(fā)文登記簿》上登記下發(fā)文件的名稱、發(fā)文時(shí)間、接收部門名稱;⒊到相關(guān)部門下發(fā)文件;⒋請相關(guān)部門的文員以上管理人員在《發(fā)文登記簿》中“外收發(fā)簽字”一欄簽收。1.發(fā)文登記簿

⒊收文⒈收到各部門發(fā)出的酒店內(nèi)部文件后,簽收并上報(bào)經(jīng)理;⒉將VIP信息填寫在辦公室VIP信息欄上;⒊將報(bào)紙等需要張貼的材料,在規(guī)定版面張貼;⒋監(jiān)督部門人員在閱讀文件后,在文件上簽字。⒈對于重要的接待通知,要在十分鐘內(nèi)向經(jīng)理進(jìn)行匯報(bào);⒉對于收到的計(jì)劃、MEMO等文件,應(yīng)檢查有無部門有效簽字人的簽字。

⒋分類存放⒈對于時(shí)效性較強(qiáng)的文件,如《貴賓團(tuán)體接待服務(wù)計(jì)劃單》、MEMO等設(shè)專用表格夾存放;⒉對于本部門下發(fā)的文件原件設(shè)專用文件夾存放,規(guī)章制度存放于相應(yīng)的制度夾中;⒊對于酒店下發(fā)的規(guī)章制度根據(jù)發(fā)放的部門進(jìn)行分類存放;⒋在文件的每頁右上角用鉛筆標(biāo)明該文件在目錄中的序號、總頁數(shù)及當(dāng)前頁數(shù),如“1-3-1”指的是本制度夾中的第一份制度,本制度共有三頁,這是第一頁;⒌在存放新下發(fā)的制度時(shí),對于制度中已明確標(biāo)明作廢的舊制度要作出作廢標(biāo)志,同新下發(fā)的制度一并進(jìn)行存放,對于一些補(bǔ)充規(guī)定,要將原文件找出后,與新文件一并存放,同時(shí)在目錄上作出標(biāo)注;⒈規(guī)章制度明細(xì)表⒈對于標(biāo)明作廢的文件不能自行進(jìn)行處理,要做好統(tǒng)一保管。

⒌裝訂整理⒈每月月底將當(dāng)月的《貴賓團(tuán)隊(duì)接待通單》、MEMO等整理匯總,裝訂成冊,在封皮上寫明年、月、日以及保存期限;⒉每月月底要對存放的制度進(jìn)行整理,對于內(nèi)容有相互聯(lián)系的要進(jìn)行合并存放。

⒍借用⒈部門員工借用文件時(shí)要在《借用登記表》上登記,注明借用文件的名稱、借用日期、借用人及需借用的時(shí)間;⒉對于外部門借用文件的,要經(jīng)經(jīng)理同意后方可辦理借用手續(xù);⒊外部門辦理借用文件手續(xù)時(shí),要持對方負(fù)責(zé)人簽字的MEMO,注明借用的原因、借用的文件名稱及所需借用的時(shí)間,并在《借用登記表》上登記文件名稱、時(shí)間及借用人;⒋文件歸還后,要查看有無遺失、破損現(xiàn)象,并由借用人在《借用登記表》上簽字,記錄歸還時(shí)間。⒈借用登記表⒈對于到期沒有歸還的文件,要找該部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行跟催,對于需要延長使用時(shí)間的,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

⒎銷毀⒈對于到保存期限的《貴賓團(tuán)體接待服務(wù)計(jì)劃單》、MEMO等文件,請示是否銷毀;⒉同意后,以MEMO的形式,列明需銷毀文件的名稱、文件下發(fā)日期、保存的起止日期,上報(bào)審批簽字;⒊將審批簽字后的MEMO上報(bào)質(zhì)檢部進(jìn)行審批;⒋接到質(zhì)檢部同意銷毀的書面批復(fù)后,方可銷毀;⒌銷毀時(shí)根據(jù)表格數(shù)量的大小可采取到鍋爐房燒毀或用碎紙機(jī)粉碎等方式;⒈文件銷毀時(shí)要在現(xiàn)場,確保文件真正被銷毀,防止資料外流。

工作項(xiàng)目名稱:

篇2:化工辦公室文員崗位責(zé)任制

化工企業(yè)辦公室文員崗位責(zé)任制

1.負(fù)責(zé)主管辦公室日常具體工作。

2.做好內(nèi)勤服務(wù)與崗位協(xié)作和服務(wù)客戶的相關(guān)工作。

3.協(xié)助主管做好本部門日常管理與安全檢查機(jī)制和教育培訓(xùn)機(jī)制的實(shí)施與監(jiān)督記錄工作。

4.做好辦公用品、勞保用品、辦公設(shè)施的采購管理。

5.做好公司認(rèn)證體系審核具體工作、事項(xiàng)的辦理。

6.做好內(nèi)、外部文件管理與公司管理文件控制工作。

7.做好公司檔案管理與相關(guān)備案管理工作。

8.做好網(wǎng)站管理與推廣工作。

9.完成好領(lǐng)導(dǎo)交付的其他工作。

篇3:建筑公司辦公室文員崗位職責(zé)

建筑集團(tuán)公司辦公室文員崗位職責(zé)

1.辦公室文員受經(jīng)理辦公室主任領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)辦公室日常工作。努力完成項(xiàng)目經(jīng)理交辦的各項(xiàng)事務(wù),對公司內(nèi)部的通知、文件要及時(shí)上傳下達(dá),并做好歸檔管理工作。

2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目部辦公用具臺賬的管理。

3.負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)理辦公室的衛(wèi)生。

4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目部傳真件、電子郵件的及時(shí)準(zhǔn)確登記、收發(fā)和管理,負(fù)責(zé)郵寄和領(lǐng)取各種公務(wù)信箋。

5.參與會議服務(wù)和接待工作。

6.負(fù)責(zé)辦公室重要辦公用品和器材的使用管理。

7.負(fù)責(zé)項(xiàng)目項(xiàng)目部圖書管理。

8.認(rèn)真執(zhí)行《文印管理制度》。

9.完成項(xiàng)目部各種文件的打印、復(fù)印以及根據(jù)需要要求的資料備份。

10.負(fù)責(zé)項(xiàng)目部文印設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)。

11.負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)文印易耗品用量,并提前向職能上級報(bào)購買計(jì)劃。

12.負(fù)責(zé)逐次登記項(xiàng)目部各部門文印量,并統(tǒng)計(jì)各部門每月文印費(fèi)用。

13.完成職能上級布置的其他工作。