信訪,是指公民、法人或者其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪等形式,向各級人民政府、縣級以上人民政府工作部門反映情況,提出建議、意見或者投訴請求,依法由有關行政機關處理的活動,下面是小編為大家帶來的信訪檔案管理細則相關內容:

信訪檔案的歸檔范圍和原則

一、歸檔范圍。

信訪部門在工作中形成的文件、資料很多,要根據歷史價值,分為永久、長期、短期三類歸檔保存。

如果不加區別地全部歸檔保存,既不便于保存和利用,又會造成人力、物力浪費。

需要歸檔保存的主要是:

(一)中央和各級黨政機關下達的有關信訪方面的政策性文件、規定、指示、簡報、電話記錄、重要函件等。

(二)本單位整理編印上送的重要信訪摘報、綜合摘報、簡報、刊物(包括所附原信)和負責人的批示意見。

(三)黨政領導同志給群眾的復信、復制件。

(四)本單位直接辦理或聯合調查處理或向下交辦的重要案件材料,包括申訴材料,負責人或上級機關的批示、函件,交辦,催辦函件和電話記錄,查證材料,案情分析研究或聯合辦案會議紀錄,調查處理報告,結案報告,審理結案材料,領導批結件等。

(五)辦信和接待來訪的登記、記錄材料,如來信登記卡片或簿冊、接訪記錄等。

(六)信訪工作會議的通知、報告、講話、會議紀錄等、簡報、日程安排、參加人員名單及會議所發的典型材料。

(七)信訪部門的工作計劃、總結、請示報告、業務建設資料、規章制度、統計報表等。

(八)信訪機構、人事變動方面的有關資料。

二、歸檔原則。

信訪工作的文件、材料歸檔時,應掌握以下原則:

(一)歸檔的文件、材料,應當是具有一定查考利用價值的。

否則,不應歸檔保存。

(二)歸檔的文件、材料,必須是辦理完畢或告一段落的。

正在辦理的,應由承辦人暫時保存,待辦完后再歸檔。

(三)歸檔的文件、材料,必須按照文書立卷的原則和方法由文書處理人員整理立卷歸檔。

凡反映主要信訪活動需要永久保存的檔案,應收集、整理、保管,不使檔案原件分散。

立卷和歸檔的方法

立卷就是將有共同點和聯系密切的單份文件材料進行系統化的整理,按照它們在形成和處理過程中的聯系,編成各個案卷。

立卷是保存文件材料的必要措施,是文件材料轉化為檔案的前提條件。

立卷工作包括:組卷、擬寫案卷標題,卷內文件材料的排。

列卷與編號,填寫卷內目錄與備考表,案卷封面的編目與案卷裝訂。

一、立卷的要求。

立卷的基本要求是:按照信訪工作活動的規律,保持文件材料之間的歷史聯系,反映出信訪工作的歷史面貌,并便于保管和查找利用。

為方便保管,信訪檔案要劃分保管期限。

保管期限大體上可以分為永久、長期、和短期保存三個類型:

(一)永久保存的檔案,主要是領導機關的負責同志閱批的重要信訪材料;有關信訪方面的政策文件、規定、指示;信訪工作會議文件;上級黨政機關要報結果的案件;信訪部門直接派人調查處理的案件;重大的農田、水利、山林糾紛等涉及面較大的案件;信訪部門的規章制度、統計報表、簡報等。

(二)長期保存的檔案,一般是指保存十五年以上的材料。

主要有來信來訪登記薄;要查報結果的案件和已結案的信訪老戶材料。

(三)短期保存的檔案,主要是指不要報結果的信訪轉辦單、來往便函;各地各部門的抄報材料;來訪介紹信存根;不要下轉的信件等。

二、立卷的方法。

信記部門工作中形成的行政文件,按照國家檔案部門統一規定的立卷原則和方法立卷。

對于群眾來信來訪材料的立卷,一般采用以下方法:

(一)上送領導同志閱批的重要來信來訪,應將來信來訪的登記卡片、來信來訪摘要或綜合摘要(包括原稿、打印件)、領導人批示(如原件要發往承辦單位,要將批示復印或抄錄下來,如領導閱后退回存檔的,原信也要一起保存)一起裝訂立卷,承辦單位報來的調查處理報告,也要一起裝訂。

這類材料以信訪者立戶,一人一案進行立案。

領導人有批示的重要信訪,也可以信訪者立戶,按領導人姓名組卷,即把某領導人閱批的來信來訪材料,按時間順序排列編號,分年組卷,單獨存放。

(二)本單位函送各級各部門主要負責同志閱處和上級發函交辦的信訪案件,應將來信來訪的摘要卡片、函件底稿(包括打印件)、承辦單位主動報送的查處情況報告,收集在一起,按一人一案立戶,分年分地區組卷。

(三)本單位直接處理或立案交辦(包括上級立案)要求報處理結果的信訪案件,要將信訪者的申訴材料(或摘要)、談話記錄、領導人對該案的批示、立案交辦和催辦函件、查證材料、調查報告、處理意見或決定、結案報告等全部收集整理立卷,按一人一案組卷。

(四)一般信訪,大都采用卡片或薄冊登記,登記項目包括:信訪人姓名、地址、內容摘要、受信人、承辦單位、收信和轉辦日期、處理結果。

卡片按年度、按地區裝入卷盒保存,簿冊按年度裝訂成卷。

匿名信的立卷,一般采用收發信地點的省、市、地名稱作為案件當事人的立卷。

無名、無地址的,則以郵戳地址立卷。

如屬控告、揭發信,也可以按被告人姓名立卷,在姓名后面加括號注明系控告。

三、卷內文書材料排列和編號。

卷內文書材料的排列是對每個案卷材料的系統化,給每份材料以固定位置。

排列時要保持它們之間的聯系,有條理,便于查閱。

排列方法,可以按時間、問題性質、地區、作者名稱、重程度、人名的姓氏筆劃或拼音字母或四角號碼的順序等。

根據每個案卷的情況和利用率的高底,靈活選用其中一種或結合使用兩、三種方法進行排列。

通常是按時間先后順序或重要程序排列。

如按文件材料形成的時間先后排列,其順序是:來信來訪結案報告單、上級或本單位領導人批示立案的通知及附件(如調查報告及處理意見)、旁證材料。

登記卡片或登記簿,通常是按姓氏筆劃或拼音字母順序排列。

也有按姓名的四角號碼順序排列的,即取姓名的前兩字的左上角、右下角號碼編號。

卷內材料經過系統排列以后,凡屬永久、長期保存的案卷,都應編號張數,以固定排列順序,統計頁數,并便于保護文件和查閱。

編號的位置,一卷之內應當統一,左側裝訂的案卷編在右上角,右側裝訂的編在左上角。

雙面書面或筒子頁的材料兩都只編一個號。

四、案卷封皮、卷內目錄和備考表的填寫。

信訪案卷最好用專用卷皮裝訂。

信訪案件專用卷皮的封面共十二個項目。

第一項空白處填寫信訪部門名稱,第二項填寫立案時年代和發文號,第三項填寫案由。

填寫案由時要抓住立卷特征,用簡煉的文字加以準確的概括,力求字少意明,使人一看就知道案卷內容。

卷內目錄用以介紹卷內文件的成分與內容,放在卷內文件的前面,便于查閱。

長期、永久保存的案卷均應逐卷填寫卷內目錄。

卷內目錄除放入卷內一份外,還可以復制一份填上卷號,按案卷排列順序匯集裝訂成冊,作為查找文件的工具。

卷內目錄的項目有六個,順序號是按文件先后,一份文件編一號。

文件所在的頁數,前面的可只填寫起始的頁數,最后一份填寫起止兩個頁數。

備考表可以印在卷皮的封底上,用來說明卷內文件的狀況,又可以保護文件,并便于保管人員和利用者了解。

備考表內的全宗號、卷內目錄號、案卷號由檔案保管人員填寫。

日后卷內文件如有變動情況,由保管人員隨時在備考表上注明。

五、案卷裝訂。

案卷裝訂,是為固定和保護卷內文件材料,避免散失和損壞。

對某些特殊珍貴的手稿,不便裝訂時,可采用卷盒、卷袋保管。

案卷裝訂之前,必須去掉訂書針、別針等金屬物,以防年久銹蝕文件。

未留裝訂線的文件材料,應補貼加邊。

大張文件要折疊,以保持全卷文件大小整齊。

六、案卷的排列與編制案卷目錄。

案卷經過編目裝訂后,要將一個年度的案卷進行系統化排列。

排列的方法,首先按永久、長期、短期保管期限分別排列。

在每一種保管期限下再分類排列。

將系統排列的案卷逐一編號登記,就形成案卷目錄。

案卷目錄是案卷的名冊,可以作為查找利用檔案的最基本工具,又可以作為向檔案部門移交案卷的目錄。

七、案卷的歸檔。

整理好的信訪案卷,根據檔案部門的規定,有些要移交檔案部門統一保管。

歸檔期限,可與同級檔案部門商定。

根據信訪工作檔案利用率高的特點,為方便工作,又減少頻繁調閱給檔案室工作帶來的麻煩,信訪檔案的歸檔時限可適當延長一些。

有些信訪檔案如來信來訪登記卡片、登記簿冊等,則由信訪部門保存,若干年后自行處理。

管理和利用

信訪檔案建立后,必須加強管理,建立嚴密的保管、利用制度。

一、要有檔案設備和管理人員。

信訪檔案要固定存放并有專用柜櫥,以保證檔案的安全。

檔案保管工作不是為保管而保管,基最終目的是滿足工作需要,便于找利用。

因此,既要保護檔案,又要方便利用。

要配備專職或兼職信訪檔案員管理。

檔案管理人員不僅要熟悉本部門的檔案情況,而且要有一套科學的管理制度和方法,為利用提供方便。

要做到有檔能立即查到。

二、加強檔案保管。

對檔案要定期檢查整理,防止錯放、丟失,并做到“六防”,即防潮、防光、防火、防霉、防蟲和防腐變工作。

對應該銷毀的檔案,要及量報請領導批準,按規定予以銷毀。

三、嚴格執行保密制度。

凡屬機密檔案,必須嚴格控制借閱范圍,檔案人員不得泄露機密。

四、要建立健全借閱檔案資料制度。

信訪部門內借閱,要由借閱人登記簽字名,用完立即退回銷號。

信訪檔案室在一般情況下,一律不外借。

如確因工作需要到信訪部門查閱信訪檔案材料,必須持有單位證明,經有關上級黨、政組織批準。

如地方到中央信訪部門查閱信訪檔案資料,要持省委或省政府領導人簽名的介紹信。

是否給予查閱,中央信訪部門還要視其查閱的內容和原因來決定。

對控告、檢舉揭發和批評方面的材料,除已查明確屬誣告陷害者外,一律不予查閱,以保護來信人的正當民主權利。

篇2:附五醫院醫療設備檔案制度

第五醫院醫療設備檔案制度

1、醫院所有醫療設備必須建立檔案,檔案有醫院設備科統一建立,并設專人專職管理。大型精密儀器設備就萬元以上貴重設備必須單獨建檔。

2、檔案資料必須完整,不得外借、遺失;有關科室需借閱時,應事先征得有關領導同意。各科復印的資料應妥善保管,未征得有關部門和領導同意不得外借。

3、儀器設備檔案內容包括:科室申購報告、訂貨合同、發票復印件、出入庫憑證付聯、驗收記錄、產品樣本說明書、安裝調試記錄、維修保養記錄、零配件耗損及補充記錄以及其它有關的一切技術資料。

4、建立儀器設備管理卡,作為建立管理帳的依據。一式二份,一份由使用科室保存,作為清點和管理本科室儀器設備的依據;一份存放在設備檔案內。

5、保持檔案的完整,加強儀器設備使用管理,對于每一件貴重精密儀器均設立一本儀器設備使用維修記錄,每次換用新冊時,應將舊冊存入檔案。

篇3:醫院設備信息檔案人員職責5

醫院設備信息檔案人員職責5

(一)及時收集匯總有關醫療設備信息檔案資料.建立檔案目錄。

(二)合理地設置檔案類目體系,類目清楚。

(三)定期備份保存有關醫療設備信息管理系統數據。

(四)保證有關數據查詢、信息上報及數據準確無誤。