為了方便有信譽的企業、團體、機關及等機構性質的客人在本酒店內所屬場所消費的結算,同時為防范信貸風險,制定本辦法。

一、信貸客戶的開立

1、申請。企業、團體、機關等單位要在酒店采用掛賬結算方式的,須填寫掛賬結算申請表,清楚注明申請單位名稱、地址、電話、銀行賬號、授權簽單人及其簽名式樣,并加蓋公章。對于個人申請掛賬結算的,必須預先交納保證金,或由部門經理以上人員負責擔保并承擔全部風險,除酒店總經理或集團公司總經理以上人員外,擔保金額不得超過5000元。掛賬客戶須與酒店簽訂掛賬結算合約。

2、審批。所有掛賬申請先經酒店公關銷售部審核申請單位所填列資料,確保其準確性,并提出信貸限額、信貸期限和信用等級,并由財務部進行復核和風險評估后,提出意見,交總經理審批。

3、旅行社的結算合同。在與旅行社簽訂結算合同時,除須規定房租及其他優惠價格外,還必須規定掛賬累計限額、結算期限、結算幣種和結算方式等內容,對于信譽不好的旅行社,則須要求交納一定數額的保證金。

4、備案。掛賬結算申請書按規定程序審核并由總經理最后審批后,財務部負責信貸人員需為申請單位開設掛賬賬戶,并發信正式通知申請單位。同時,將被批準單位的有關資料整理好編入掛賬結算名冊,發給酒店各收銀點及有關部門,以備查對。

二、信用等級的評定

掛賬客戶信用等級分為A、B兩級。客戶分級的評定依據主要根據該掛賬單位規模的大小、市場信譽的好壞、合作時間的長短、單位背景等條件進行評審。對于規模大、市場信譽好、合作時間長、背景好的定為A級信用,對于以上條件較差的公司則列為B級信用。A級客戶可免交保證金,價格上給予比B級客戶更大的優惠。財務部根據銷售部門提出的意,進行復查并提出意見,報總經理審批。掛賬信用等級可根據合作時期的表現及實際情況進行調整。A級信用單位兩次逾期付款后應降為B級信用單位,如持續逾期付款,應考慮是否要求期繳納保證金。

三、保證金的收取和信用限額的管理

B級信用單位必須預交與信用限額相同金額的保證金,保證金不能計算利息。財務部負責信貸人員在掛賬公司消費達到上限前通知對方支付前期款項,否則在滿額后必須現付

結算。若掛賬公司單筆消費額超過信用限而又需要掛賬結算時,必須由營業部門負責人簽名擔保,擔保金額不能超過5000元,擔保人負責賬款追收并承擔風險。

四、結算期限的規定及優惠條件

掛賬公司的結算期一般定為15天(上半月消費必須在月底前結清,下半月消費款必須在下月15日前結清)或30天(當月消費款必須在下月內結清)兩種。為了鼓勵掛賬單位按期結算消費款,銷售部在制定價格時可考慮給予按時結算的客戶適當的折扣優惠,但須在合約中注明。

五、逾期結算的處理

掛賬公司未能按時支付款項時,財務部應及時發出催收信并做好存檔,同時向、上級匯報并知會銷售部門,銷售部門有責任協助追收。

六、掛賬資格的終止

應收賬款逾期九十天未能結清時,或者掛賬消費額超過信用限額而尚未收回賬款時,財務部負責信貸人員應該提出終止客戶掛賬消費的報告書,銷售部門、財務部經理根據具體情況提出意見,經過總經理審批后生效。信貸負責人除通知對方公司外,同時通知各收

銀點和有關部門。

七、壞賬的處理

1、責任:壞賬發生后,業務經辦經員必須承擔相關的責任。

2、轉銷程序:

(1)財務部對于每一筆欠款,經查確實不能收回時,須填寫壞賬轉銷報告,列明賬款發生日期、數額、追收的經過、不能收回的原因及認定壞賬的證據等。

(2)財務部經理審核壞賬轉銷報告,對造成損失的責任歸屬提出追究、處理的意見。

(3)總經理對壞賬的轉銷、責任人的處理意見進行審核。

(4)財務部在接到壞賬轉銷的批準后,方能辦理轉銷的賬務處理。

(5)作為壞賬轉銷后的應收款,財務部仍應積極與客戶保持聯系,隨時跟蹤有無收回賬款的可能性。

八、掛賬記錄存檔

為每一個掛賬客戶開立獨立的掛賬賬戶,保存掛賬檔案,包括掛結算申請表、客戶相關資料、授權書、往來信函、對賬單等。

九、舉行掛賬分析會議

財務部經理應每月組織一次掛賬分析會議,由總經理、銷售經理、各營業部門經理及

信貸負責人員參加。財務部提供應收款報告(包括累計應收款余額、賬齡情況、應收款周轉天數、逾期未結賬情況及呆賬情況等),通報客戶的信用情況,提出賬款結算過程中存在的問題,商議解決辦法。

篇2:前臺臨時掛賬操作規定

為進一步完善前臺臨時掛賬(以下簡稱S賬)的操作,現將有關操作規定如下:

1.

只有以下情況可先掛S帳再結賬:(1)押金足額或協議簽單掛賬單位(個人)因故未能按時到前臺退房;(2)旅行社或商務公司匯款不清或不足但有酒店有權擔保人給予擔保。

2.

客戶提前前臺現付或刷卡預付房款的(盡量避免大額刷卡),前臺收銀應開具定金收據,一聯給客人,一聯投審計,前臺留存一聯,系統內先入預定房帳內并作總賬單,在電腦備注欄注明已預付金額,同時通知市場營銷部付款單位和金額,市場營銷部要及時注明消費哪一筆預定并預留房。

3.

所有需掛S賬的消費款,必須經前廳部經理(或前臺主管)同意并由負責擔保的市場營銷部有權限人簽字確認,也可電話通知后最遲于次日補簽。審計每天對S賬進行審核,發現無簽字手續掛S賬的,追究掛賬人的責任,每次違規操作罰款50元,前臺每周一出按擔保人匯總的S賬明細表,注明掛賬時間、入住和離店日期、掛賬金額、擔保人等內容,報至分管副總經理,抄送市場營銷部及財務部。

4.

市場營銷部必須將當天和第二天的預訂單和匯款憑證及時交給前臺(當日下班后的預訂可在次日補單),前臺簽收后退回一聯給市場營銷部,對未及時傳遞和遺失單據的,對經手人處罰為10元/單,前臺要在系統特殊要求欄準確選擇相關的缺單項目,如:預訂單、匯款單、或預訂單和匯款單。市場營銷部要時時查閱并根據系統匯總的特殊要求報表內缺單項目及時補單;前臺簽收補單后要在系統內及時更新信息。變更及更改單的傳遞時限為3個工作日。

5.

當客人已交足押金,但未到前臺辦理退房手續,前臺賬務也未進行結賬處理時,賬單暫時保留在前臺收銀處,保留時間最長不超過1個月。對1個月后仍未來辦理手續的,由前臺主管統一進行結賬處理,并將余款與當天營業款一起投到出納處,前臺主管同時作好相應的明細備忘記錄,并將一聯賬單及押金條留在前臺妥善保管。日后客人到前臺辦理退房結賬手續時,前臺收銀要認真核對押金條及客人消費賬單,核對無誤并經前臺主管審核后收回客人押金條開出支出單讓客人簽字后退相關余款,此退款不入前臺電腦賬,先用前臺備用金墊退客人,下班時當班收銀填寫一份請退還該客人押金的支出單,次日憑支出單從總出納處領取現金補足備用金。審計每月初匯總列出未退房結帳清單,給前廳部和市場營銷部各一份。該二部門適時聯系客人來結帳退押金。

6.

客人將辦理入住或在住但訂房單位的匯款暫未到帳或余款不足等情況時,必須由市場營銷部有擔保權限的人員擔保,擔保額度(見酒店折扣權限規定)嚴格按照酒店規定執行,除電腦備注擔保人外擔保人必須在前臺的擔保記錄上簽字確認,具體為:訂房單位匯款暫未到帳,客人已到前臺辦理入住手續時,擔保人需在RC單上簽字;客人在辦理退房手續時在賬單上簽字,若遇特殊情況,擔保人不能及時到前臺辦理簽字手續時,可委托部門其他有擔保權限的人員簽字擔保;若超額擔保需逐級上報,請求部門主管、經理、總監直至分管副總在權限內擔保。擔保掛賬時間不得超過二周,擔保人需密切跟催相關款項到位,否則將在次月工資中扣除,特殊情況需延期的需報請總經理批準。如因前臺收銀員結賬時漏收而造成收款不足,由當事人負責追回相關款項,期限一周,否則將在次月工資中扣除或由當事人補交現金。

7.

如果簽單掛賬單位(個人)離店時未在前臺辦理賬單確認手續,如入住時RC單上有有效簽單人簽字的可直接作清帳處理。如入住時RC單上無有效簽單人簽字的,先掛S賬,前臺主管應及時電話聯系對方,發傳真簽字確認(并注明:傳真視同原件)即可清帳。此掛賬期限為1周。1周后對方無回傳的,前臺需即通知日常負責此簽單掛賬單位(個人)的市場營銷部人員或此單預訂人,轉辦擔保S賬手續,此后視同擔保S賬。

8.

審計每月初抄送前廳部和市場銷部各一份簽單掛賬單位(個人)的掛賬余額表。如發現余額不足支付下一次基本消費(1晚1間房費)時需及時通知簽單掛賬單位(個人)并同時知會市場營銷部及前廳部。市場營銷部根據簽單掛賬單位(個人)協議及審計提供的月掛賬余額表準確接受或拒絕預訂;前廳部(及餐飲收銀)嚴格按各簽單掛賬單位(個人)協議給予或拒絕消費掛賬;前臺主管應每天查看客人的消費情況,如有超消費應及時通知簽單掛賬單位(個人)支付或請客人現付,同時知會審計和市場營銷部。

9.

前臺主管對以上期限內的各類掛賬要定期跟進,及時跟催相關部門、擔保人或掛賬單位等在規定期限內辦理清帳手續。

10.

審計主管每月底對前臺S帳進行匯總。并全面監督管理和檢查,杜絕異常情況的發生;如發現問題及時上報并在審計報告中反映。

11.

財務部經理全程監督前臺臨時掛賬的整體操作,負責酒店賬務清楚準確,保障收入和資金安全;一旦發現異常需及時上報酒店領導處理。