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中建某局信息溝通程序

2024-07-12 閱讀 3627

中國(guó)建筑第三工程局程序文件

信息溝通程序

1目的

為了促進(jìn)工程局內(nèi)各職能和層次間的信息交流,建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄟ^程,

從而增進(jìn)理解和提高質(zhì)量管理體系的有效性。

2適用范圍

適用于工程局內(nèi)部信息的溝通與處理,以及與外部各方的信息交流。

3引用文件

3.1中建三局ZJS.QM101《質(zhì)量手冊(cè)》

3.1中建三局ZJS.QM202《文件控制程序》

3.2中建三局ZJS.QM203《記錄控制程序》

3.3中建三局ZJS.QM217《糾正措施控制程序》

3.4中建三局ZJS.QM218《預(yù)防措施控制程序》

4術(shù)語

本程序采用GB/T19000-2000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》中有關(guān)的術(shù)語和定義。

5職責(zé)

5.1工程局領(lǐng)導(dǎo)層按分工負(fù)責(zé)制對(duì)其分管的職能部門和聯(lián)系點(diǎn)(局屬單位)的信息溝通過程進(jìn)行控制,以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)各職能和層次間的信息交流,從而增進(jìn)理解和提高質(zhì)量管理體系的有效性。

5.2局企管部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌工程局對(duì)內(nèi)、對(duì)外相關(guān)信息的傳遞與處理,負(fù)責(zé)建立信息庫、保存和管理相關(guān)的信息。

5.3局人力資源部、市場(chǎng)商務(wù)部、工程部、科技部等部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)相關(guān)方信息的收集、傳遞及反饋有關(guān)信息,建立與本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的信息庫,保存和管理有關(guān)的信息。

5.4各公司、分公司、項(xiàng)目經(jīng)理部與工程局對(duì)口的部門或責(zé)任人員履行上述的對(duì)應(yīng)的職責(zé),及時(shí)向上一級(jí)對(duì)應(yīng)的部門和分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送有關(guān)的信息。

6工作程序

6.1信息的分類

6.1.1外部信息包括:(但不限于此)

a)國(guó)家、地方政府行業(yè)主管部門、認(rèn)證機(jī)構(gòu)監(jiān)測(cè)或檢查(審核)的結(jié)果及反饋的信息;

b)適用法律、法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)類信息,如質(zhì)量法律、法規(guī)、條例、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)等;

c)相關(guān)方(顧客、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)方供方、媒體、計(jì)量測(cè)試部門等)反饋的信息及其投訴等;

d)其他外部信息,如各部門從各種權(quán)威報(bào)刊、雜志上獲取的有關(guān)技術(shù)創(chuàng)新、質(zhì)量管理改進(jìn)技術(shù)等方面的信息。

6.1.2內(nèi)部信息包括:

a)正常信息,如質(zhì)量方針、目標(biāo)的實(shí)施及完成情況、過程(產(chǎn)品)的監(jiān)視和測(cè)量記錄、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告以及工程局公司、分公司職能部門對(duì)下屬單位的質(zhì)量管理體系運(yùn)行檢查記錄等;

b)不合格(潛在不合格)信息,如施工過程中出現(xiàn)的(潛在的)不合格品,內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)、以及為防止再發(fā)生(發(fā)生)而采取的糾正措施或預(yù)防措施的實(shí)施及效果等方面的信息;

c)緊急信息,如出現(xiàn)重大的質(zhì)量、安全事故的信息與記錄,以及發(fā)生

重大的顧客投訴案例等;

d)其它內(nèi)部信息(如各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、員工的建議等)。

6.2信息的收集、處理與溝通方式

6.2.1信息溝通方式可以是多種多樣的,如質(zhì)量安全例會(huì)、生產(chǎn)例會(huì)、貫標(biāo)

例會(huì)、會(huì)議紀(jì)要、布告欄、內(nèi)部刊物、各種記錄、電子媒體、通訊工具、

互聯(lián)網(wǎng)等。

6.2.2外部信息的收集與處理

6.2.2.1工程局各級(jí)企管質(zhì)量部門負(fù)責(zé)國(guó)家、地方政府行業(yè)主管部門、認(rèn)證

機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查(審核)的結(jié)果及反饋信息的收集并傳遞到分管領(lǐng)導(dǎo)及

相關(guān)部門,當(dāng)監(jiān)測(cè)或檢查(審核)結(jié)果出現(xiàn)不合格(潛在不合格)時(shí),按

照《糾正措施控制程序》、《預(yù)防措施控制程序》的要求進(jìn)行處理。

6.2.2.2適用法律、法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)類信息由工程局各級(jí)辦公室、企管質(zhì)量、

技術(shù)等部門負(fù)責(zé)收集、評(píng)審與更新,按《文件控制程序》的要求進(jìn)行處理

6.2.2.3工程局各級(jí)工程(物資)、市場(chǎng)商務(wù)、人力資源、質(zhì)量安全、技術(shù)(試

驗(yàn))等部門分別負(fù)責(zé)與原材料、零部件、外協(xié)件、安裝設(shè)備、分部(分項(xiàng))

工程、勞務(wù)等供方、運(yùn)輸公司、計(jì)量測(cè)試等服務(wù)供方進(jìn)行信息溝通,對(duì)其

提供的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量施加影響。市場(chǎng)商務(wù)部門負(fù)責(zé)與顧客或其代表的信

息溝通,以確保與產(chǎn)品有關(guān)信息的真實(shí)性,滿足顧客各方面的要求。其溝

通的方式可以是向顧客發(fā)送宣傳畫冊(cè)、安排接待顧客來工程局、公司的考

察活動(dòng)、按顧客招標(biāo)文件的要求組織相關(guān)部門進(jìn)行投標(biāo)與洽談、答復(fù)顧客

的問詢、與顧客簽定合同(必要時(shí)進(jìn)行修改與補(bǔ)充)等。工程局各級(jí)辦公

室負(fù)責(zé)與地方政府主管部門和新聞媒體的溝通,了解相關(guān)的信息。對(duì)來自

上述相關(guān)方的投訴,由工程局各級(jí)職能部門按《糾正措施控制程序》、《預(yù)

防措施控制程序》的要求進(jìn)行處理。當(dāng)相關(guān)方有要求時(shí),在一至二周內(nèi)給

予解決或答復(fù)。上述相關(guān)方反饋的其它信息,可由對(duì)應(yīng)部門以《信息聯(lián)絡(luò)

處理單》的形式傳遞給辦公室、企管部或質(zhì)量管理部門,由其組織有關(guān)部

門進(jìn)行處理。

6.2.2.4工程局各級(jí)各部門直接從權(quán)威報(bào)刊、雜志上獲取的有關(guān)技術(shù)創(chuàng)新,

質(zhì)量管理等信息,在一周內(nèi)以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋到企管部門或質(zhì)量

管理部門,由其負(fù)責(zé)分類、整理,根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。

6.2.3內(nèi)部信息的收集與處理

6.2.3.1正常信息的收集與處理:工程局各級(jí)各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直

接收集并傳遞日常信息(見6.1.2.a)),工程局各級(jí)企管部門或質(zhì)量管理部

門按相關(guān)程序文件的規(guī)定向有關(guān)部門傳遞質(zhì)量方針、目標(biāo)的實(shí)施及其完成

情況,內(nèi)部審核、質(zhì)量管理體系運(yùn)行檢查結(jié)果、更新的法律、法規(guī)和產(chǎn)品

標(biāo)準(zhǔn)等信息。

6.2.3

.2不合格(潛在不合格)信息的收集與處理見《糾正措施控制程序》

和《預(yù)防措施控制程序》。

6.2.3.3緊急信息(如出現(xiàn)重大的質(zhì)量安全事故或發(fā)生重大的顧客投訴案例)

的收集與處理:由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給辦公室、工程部、質(zhì)量、安全等部

門,由工程局、公司、分公司分管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門進(jìn)行處理,可采用電

話傳真、電腦互聯(lián)網(wǎng)等方式緊急溝通。

6.2.3.4其它內(nèi)部信息,提供者應(yīng)以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋給辦公室,企

管部門或質(zhì)量管理部門進(jìn)行處理。

6.3信息庫的建立和應(yīng)用

6.3.1工程局、公司、分公司企業(yè)管理部門或質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)建立工程局

公司、分公司綜合信息庫,不斷匯集各方面反饋的信息,按照信息載體的

不同(如紙張、磁盤、光碟、膠片、聲像制品等),提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分

別存放,統(tǒng)一保存,并參照文件分類的方式進(jìn)行整理、制成索引,確保已

獲取信息的完整性和可用性。

工程局、公司、分公司相關(guān)部門按相應(yīng)程序文件的要求建立和應(yīng)用與

本部門相關(guān)的信息庫,各公司、分公司按工程局的文件規(guī)定逐級(jí)報(bào)送各職

能部門需要的相關(guān)信息,確保各種信息溝通及時(shí)、準(zhǔn)確。

6.3.2工程局、公司、分公司企業(yè)管理部門或質(zhì)量管理部門根據(jù)合同評(píng)審、生產(chǎn)和服務(wù)提供、采購、監(jiān)視和測(cè)量等過程的需要,提供各職能部門所需的信息,各部門也可根據(jù)企業(yè)管理部門或質(zhì)量管理部門建立的綜合信息庫索引,調(diào)閱所需的信息,企業(yè)管理部門或質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)組織各部門對(duì)上述各類信息進(jìn)行歸納、分析,尋找質(zhì)量管理體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)。

6.4對(duì)于質(zhì)量管理體系運(yùn)行過程中形成的記錄,按《記錄控制程序》的規(guī)定予以控制。

6.5工程局各級(jí)各部門對(duì)接受、傳遞的信息應(yīng)做好收、發(fā)文登記。

7支持性文件(無)

8記錄

8.1表204-01信息聯(lián)絡(luò)處理單

篇2:酒店?duì)I銷部各部門溝通協(xié)調(diào)操作程序

酒店?duì)I銷部與各部門溝通協(xié)調(diào)操作程序與標(biāo)準(zhǔn)序

一、與各部門溝通協(xié)調(diào)的操作程序:

(一)市場(chǎng)營(yíng)銷部與前廳部

1、市場(chǎng)營(yíng)銷部對(duì)收到的每份客戶訂房傳真、已確認(rèn)的團(tuán)隊(duì)訂房、已確認(rèn)的會(huì)議、已確認(rèn)的長(zhǎng)包房,應(yīng)及時(shí)填寫相關(guān)表單交前廳部客房預(yù)訂。

2、市場(chǎng)營(yíng)銷部應(yīng)將所接待的重點(diǎn)賓客客人等級(jí)及餐飲、住房安排標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容及時(shí)填寫相關(guān)表單交前廳部客房預(yù)訂,由前廳部客房預(yù)訂負(fù)責(zé)通知其他相關(guān)部門。

3、預(yù)訂單上有關(guān)旅游團(tuán)隊(duì)、散客餐飲標(biāo)準(zhǔn)信息的,市場(chǎng)營(yíng)銷部應(yīng)根據(jù)規(guī)定及時(shí)通知前廳預(yù)訂組。

4、市場(chǎng)營(yíng)銷部應(yīng)將所有海內(nèi)外客戶的詳細(xì)地址、郵政編號(hào)、電話、傳真、聯(lián)系人名單及酒店給予該公司的折扣標(biāo)準(zhǔn)等信息以表格形式遞交前廳部客房預(yù)訂。

5、關(guān)于旅游團(tuán)隊(duì)延長(zhǎng)住房的房?jī)r(jià),市場(chǎng)營(yíng)銷部應(yīng)與前廳部協(xié)商,并由市場(chǎng)營(yíng)銷部將協(xié)商后的價(jià)格通知團(tuán)隊(duì)領(lǐng)隊(duì)。

6、市場(chǎng)營(yíng)銷部應(yīng)將海外訂房中心及網(wǎng)絡(luò)的銷售價(jià)格、產(chǎn)品組合、訂房情況和流量報(bào)告及進(jìn)程報(bào)告通知前廳部。

7、市場(chǎng)營(yíng)銷部應(yīng)及時(shí)向前廳部反饋賓客意見,并與前廳部共同安排好來酒店參觀者的有關(guān)工作。

(二)市場(chǎng)營(yíng)銷部與餐飲部

1、市場(chǎng)營(yíng)銷部接到海內(nèi)外客戶有關(guān)餐飲預(yù)訂內(nèi)容的電話、傳真時(shí),應(yīng)填寫有關(guān)通知單送交餐飲部。

2、市場(chǎng)營(yíng)銷部對(duì)特殊團(tuán)隊(duì)、散客需要免費(fèi)、優(yōu)惠用餐的,經(jīng)報(bào)營(yíng)銷總監(jiān)審批同意后送交餐飲部執(zhí)行。

3、涉及在餐飲場(chǎng)所進(jìn)行的重大促銷活動(dòng)或經(jīng)營(yíng)活動(dòng),市場(chǎng)營(yíng)銷部應(yīng)事先向餐飲部送達(dá)任務(wù)通知單,并就任務(wù)落實(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)、擬寫備忘錄。

4、將接到的訂餐、酒會(huì)、宴會(huì)及其他有關(guān)任務(wù)及時(shí)通知餐飲部。

5、市場(chǎng)營(yíng)銷部負(fù)責(zé)協(xié)助餐飲公司進(jìn)行營(yíng)業(yè)場(chǎng)所內(nèi)所需的廣告、橫幅、裝飾設(shè)計(jì)及各項(xiàng)餐飲促銷活動(dòng)宣傳單片的設(shè)計(jì)、制作工作。

(三)市場(chǎng)營(yíng)銷部與財(cái)務(wù)部

1、市場(chǎng)營(yíng)銷部制定各項(xiàng)促銷價(jià)格需及時(shí)通知財(cái)務(wù)部。

2、市場(chǎng)營(yíng)銷部與相關(guān)單位簽定的應(yīng)收帳協(xié)議需符合財(cái)務(wù)部的有關(guān)規(guī)定,應(yīng)收帳協(xié)議文本應(yīng)交財(cái)務(wù)部留存。

3、市場(chǎng)營(yíng)銷部每月收到財(cái)務(wù)部開具的各類長(zhǎng)包房及應(yīng)收款帳單時(shí),應(yīng)積極配合做好催款工作。

(四)市場(chǎng)營(yíng)銷部與總經(jīng)理室

1、市場(chǎng)營(yíng)銷部將搜集的賓客意見和重大投訴及時(shí)以書面形式報(bào)告總經(jīng)理閱示,遵照指示妥善處理,并將處理結(jié)果反饋給賓客。

2、市場(chǎng)營(yíng)銷部須于每年的10月份將次年的市場(chǎng)計(jì)劃、重大活動(dòng)計(jì)劃、市場(chǎng)信息報(bào)告及各類預(yù)算上報(bào)總經(jīng)理室。

(五)市場(chǎng)營(yíng)銷部與工程部

1、市場(chǎng)營(yíng)銷部接到重要團(tuán)隊(duì)或重大接待任務(wù)需臨時(shí)增加設(shè)備、設(shè)施時(shí),應(yīng)至少提前三天將有關(guān)計(jì)劃和要求預(yù)先通知工程部。

2、市場(chǎng)營(yíng)銷部接到租用長(zhǎng)包房、租賃或承包酒店經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所等業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)至少提前三天將租用方需用的電器設(shè)備的情況及時(shí)通知工程部,由工程部負(fù)責(zé)對(duì)租用區(qū)域內(nèi)的電器容量進(jìn)行測(cè)定審核后方可使用。若承租方提出需對(duì)租用場(chǎng)所進(jìn)行必要的裝修改造時(shí),市場(chǎng)營(yíng)銷部應(yīng)與工程部共同研究提出實(shí)施方案,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由工程部落實(shí)實(shí)施。

(六)市場(chǎng)營(yíng)銷部與綜合部

1、根據(jù)本部門工作需要和綜合部安排,做好員工崗位調(diào)整工作和崗位培訓(xùn)工作。

2、根據(jù)工作需要向綜合部提出用工申請(qǐng),參與員工面試并做好新進(jìn)員工培訓(xùn)。

3、市場(chǎng)營(yíng)銷部除做好自身各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)外,應(yīng)積極配合綜合部做好本員工崗位資源培訓(xùn),提高員工的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。

4、市場(chǎng)營(yíng)銷部應(yīng)配合人力資源部做好考勤、業(yè)績(jī)考核和工資獎(jiǎng)金的評(píng)議和發(fā)放工作以及部門員工福利性待遇和醫(yī)療費(fèi)用的審核。

5、市場(chǎng)營(yíng)銷部應(yīng)做好長(zhǎng)包房的住宿登記管理,積極配合保安部做好長(zhǎng)包房承租人有效證件的查驗(yàn)和安全協(xié)議書的簽訂工作。

6、由市場(chǎng)營(yíng)銷部組織的大型活動(dòng)應(yīng)事先將活動(dòng)方案報(bào)人力資源部,請(qǐng)其協(xié)助維持治安秩序和現(xiàn)場(chǎng)安全檢查。

二、與各部門溝通協(xié)調(diào)的工作標(biāo)準(zhǔn):

1、所有的通知都必須以書面的形式發(fā)出,雙方需簽字認(rèn)可。

2、信息的傳遞與反饋必須及時(shí)準(zhǔn)確,最長(zhǎng)不可超過24小時(shí),急事急辦。

3、注意工作方式,杜絕用強(qiáng)硬、命令的口吻。

篇3:金屬制品公司內(nèi)部溝通控制程序

金屬制品公司程序文件:內(nèi)部溝通控制程序

1.目的:

為使本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過程中有關(guān)質(zhì)量信息的收集、整理、傳遞、管理得到有效控制,從而能迅速制訂糾正和預(yù)防措施,并付諸實(shí)施。

2.適用范圍:

適用于本公司整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)品質(zhì)量形成及質(zhì)量體系改進(jìn)全過程的控制。

3.職責(zé):

3.1管理者代表負(fù)責(zé)檢查質(zhì)量信息控制、執(zhí)行、落實(shí)及考核;

3.2工程部負(fù)責(zé)質(zhì)量信息的整理、匯總并傳遞至相關(guān)部門,各相關(guān)部門處理后返回的質(zhì)量信息由工程部分類歸檔。

3.3各職能部門負(fù)責(zé)收集各自的質(zhì)量信息并及時(shí)報(bào)到工程部。

4.定義:無

5.工作程序

5.1質(zhì)量信息的收集:

5.1.1本公司外出人員每次出差回來要填寫《信息傳遞表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審閱后報(bào)工程部;

5.1.2各職能部門把收集到的本公司外部質(zhì)量信息,通過《信息傳遞表》報(bào)工程部;

5.1.3需要填寫《信息傳遞表》的內(nèi)容包括:

a.有關(guān)本公司產(chǎn)品質(zhì)量方面的信息;

b.有關(guān)本公司服務(wù)質(zhì)量方面的信息;

c.有關(guān)同類型產(chǎn)品市場(chǎng)需求信息;(如:市場(chǎng)暢銷品牌、規(guī)格、客戶對(duì)產(chǎn)品包裝及交付方式要求等)

d.有關(guān)國(guó)內(nèi)外產(chǎn)品技術(shù)信息,新產(chǎn)品發(fā)展方向等;

e.有關(guān)國(guó)家、地區(qū)的質(zhì)量、技術(shù)和貿(mào)易政策、法規(guī)等;

f.其它填寫人認(rèn)為有價(jià)值的信息。

5.2各生產(chǎn)車間及有關(guān)部門把收集到的本公司內(nèi)的質(zhì)量信息,通過《信息傳遞表》及時(shí)反饋到各有關(guān)職能部門和其它車間。

5.2.1需要填寫《信息傳遞表》的內(nèi)容包括:

a.生產(chǎn)設(shè)備發(fā)生故障,本部門不能解決時(shí);

b.生產(chǎn)人員不足,本部門不能解決時(shí);

c.生產(chǎn)工藝不適應(yīng)生產(chǎn)實(shí)際而嚴(yán)重影響生產(chǎn)時(shí);

d.生產(chǎn)材料不足或材料不合格,嚴(yán)重影響生產(chǎn)時(shí);

e.發(fā)現(xiàn)安全事故隱患,需有關(guān)部門解決時(shí);

f.產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重異常,需要有關(guān)部門解決時(shí);

g.其它填寫人員認(rèn)為需填報(bào)之事項(xiàng)。

5.3質(zhì)量信息的整理、匯總

5.3.1工程部負(fù)責(zé)把各部門、車間報(bào)上來的質(zhì)量信息及工程部本身收集到的質(zhì)量信息進(jìn)行分類、整理和匯總;

5.3.2整理后的質(zhì)量信息由工程部負(fù)責(zé)人審閱;

5.3.3審閱后的質(zhì)量信息經(jīng)傳遞返回后由工程部分類存檔、備查。

5.4質(zhì)量信息的傳遞

5.4.1經(jīng)審閱的質(zhì)量信息由工程部及時(shí)傳遞到各相關(guān)部門;

5.4.2重大信息要立即向管理者代表和總經(jīng)理匯報(bào)。工程部要跟蹤落實(shí)及考核。

5.5貫徹落實(shí)狀況

5.5.1各有關(guān)部門收到質(zhì)量信息傳遞后必要時(shí)應(yīng)制訂糾正與預(yù)防措施,按《糾正措施控制程序》和《預(yù)防措施控制程序》執(zhí)行;

5.5.2《信息傳遞表》傳遞到有關(guān)部門后,各部門應(yīng)在當(dāng)日進(jìn)行處理;

5.5.2工程部把收集到的糾正與預(yù)防措施執(zhí)行情況報(bào)管理者代表;

5.5.3管理者代表負(fù)責(zé)檢查質(zhì)量信息控制與落實(shí)執(zhí)行情況。

6.相關(guān)文件和記錄

6.1Q/BFB8.5.2-01-2003《糾正措施控制程序》

6.2Q/BFB8.5.3-01-2003《預(yù)防措施控制程序》

6.3Q/BFB4.2.3-01-2003《文件控制程序》

6.4BF/QJ-008《信息傳遞表》

批準(zhǔn)審核編制

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