某建筑公司信息溝通程序

為確保公司內部各部門及外部相關方之間及時地溝通信息,由公司辦公室編制《信息交流與協商控制程序》并組織實施。以便及時、準確的收集、接收、答復、傳遞及反饋有關信息。

信息包括外部信息如:顧客要求、相關方反饋的信息及其抱怨和投訴、法律法規和標準規范其他要求等。內部信息如:公司的方針、目標、管理者代表與員工代表的任命、管理體系的有效性、監視和測量記錄、內審和管理評審報告及體系正常運行時的監視和測量結果記錄、非正常信息及不符合信息、異常或突發信息、員工的建議和員工代表協商與溝通的信息等。應確保在不同層次職能之間建立有效的溝通渠道,對發生的重大事故、環境影響應急事件及時溝通。

5.5.3.1辦公室是公司信息溝通管理的綜合管理部門,負責內、外部信息的交流與管理,并向管理者代表匯報。

5.5.3.2其他各部室負責相應業務范圍內信息的交流,并配合辦公室做好信息交流工作。

5.5.3.3信息的溝通方式主要有:會議討論交流、電腦網絡、板報、通知、書面文件等形式。

5.5.3.4內部信息交流

(1)辦公室應通過召開會議、簡報、畫冊、電子網絡、板報、文件傳達等各種形式將信息傳達到全體員工,以增強員工的質量、環保和勞保意識。

(2)管理體系運行中產生的信息由其產生的部門及時傳遞到相關部門和人員,并記錄其內容和處理結果,內審和管理評審的結果應及時傳遞。重大質量、環境和職業健康安全事件應在當天上報至管理者代表。

(3)公司各級管理人員及內部員工按照相關文件的規定收集并傳遞日常正常信息,包括建議、改進措施等意見。辦公室應每季末進行收集整理,并對其中的合理化建議、措施等進行匯總記錄,報管理者代表審閱。

(4)總經理每季召開辦公例會,公司領導及各部門負責人參加,辦公室組織,就管理體系運行情況進行溝通,形成會議記要,并通過中層管理人員向下級人員溝通。

(5)公司各部室、項目部應配合辦公室按照相關文件的規定傳遞方針與管理方案、內審、管理評審等信息。

(6)管理體系運行中所產生的突發的、異常的信息,由其產生部門及時傳遞到主管部門或領導,可采用電話、傳真等方式,并記錄其內容和處理結果。

(7)員工代表參加公司方針、程序文件制定和評審,參與事故、事件的調查和處理工作。

5.5.3.5外部信息交流

(1)公司的管理方針及有關要求應及時傳達給顧客及相關方。

(2)各部門從國家有關行政主管部門、書刊、網絡等方面獲取最新法律法規及其他要求變更信息,并將信息通報給辦公室。

(3)收到相關方信息的單位,要認真做好記錄,并傳遞到有關單位,由有關單位制定措施,進行處理,并將處理結果及時通報給相關方。

(4)相關方要求提供質量、環境和職業健康安全信息時,公司應及時提供。

(5)相關部室隨時獲取的環境法律、法規和其他要求更改的信息及上級主管部門下發的相關文件。及時傳遞到生產安全處,具體按<法律法規與其他要求管理程序》和《文件控制程序》進行控制。

(6)顧客及相關方的意見、報告、要求等信息由各主管部門及時收集,并按有關規定予以確認處理,記錄其處理結果。

5.5.3.6辦公室負責建立公司的信息交流記錄,并組織各部門對收集的各類信息進行歸納和分析,尋找管理體系持續改進的機會。

5.5.3.7各部門對收集、傳遞的信息予以記錄,并按《記錄控制程序》進行控制。

5.5.3.8相關文件

《信息交流與協商控制程序》

篇2:某酒店培訓信息溝通反饋制度

酒店培訓信息溝通反饋制度

培訓活動要真正產生培訓效果,對經營起到推動作用,其首要前提就是把握經營思路,找準經營中的薄弱環節,以及時提供最需要的培訓服務。而這一切必須建立在迅捷有效的信息溝通反饋渠道的基礎上,因此,行而有效的信息溝通反饋制度就成為培訓工作成功的重要保障。

1.建立人力資源部與其他部室的碰頭會制度,定期與有關部室舉行座談,從中了解部門的經營情況和部門對培訓的真正需求,征求部門對培訓工作的意見。

2.定期與一線部室班組長及員工代表舉行座談,了解員工對培訓的真正需求及在實際工作中遇到的問題,從培訓角度加以分析和解決。

3.不定期深入部門,到員工實際工作中去調查研究,主動獲取第一手資料。

4.對經營管理中的突發性事件做好個案分析,對于典型案例要深入剖析,并編入教案,立案歸檔。

5.一線部室要定期將賓客意見匯總和部門培訓活動記錄送達人力資源部,保證人力資源部掌握賓客需求和部門培訓動態,不斷調整工作重點以適應形勢的發展變化。

篇3:工程管理信息溝通管理制度

第一章?總則

第1條為了促進工程管理信息在集團工程管理中心、區域公司、項目部以及集團總部各職能部門之間的溝通交流,同時加強與外部相關方的溝通,制定本辦法。

第2條本程序適用于工程管理方面信息的溝通與交流。

第3條本辦法主要依據《信息、溝通、協商控制程序》(出自五洋《管理體系程序匯編》)。

第4條主要職責。

1.集團工程管理中心:負責收集國家有關的規定、標準等,負責與集團公司領導、主管部門、甲方、各職能部門、區域公司之間的有效溝通。

2.區域公司:負責收集地方有關的規定、標準等,負責與集團工程管理中心、地方主管部門、甲方、項目部之間的有效溝通。

3.項目部:負責收集與工程相關的信息,負責與區域公司、甲方、監理之間的有效溝通。

第二章?外部溝通

第5條外部主管部門。溝通的內容包括:

1.國家頒布的關于工程質量、環境保護、職業健康安全方面的法律、法規、各類標準等。

2.安全標化工地、創優工程等創優指標的申報。

3.施工許可證、質監、安監等手續辦理。

4.協助做好上級的專項檢查、臨時檢查等迎檢工作。

第6條行業協會。溝通的內容包括行業主管部門(地方政府)關于工程質量、環境保護、職業健康安全方面的行業標準、有關文件及各種活動信息和通知等。

第7條客戶。溝通的內容包括客戶回訪、顧客投訴等。經營管理中心負責客戶回訪,顧客投訴可參看《客戶投訴管理辦法》。

第8條監理。溝通的內容包括工程進度、質量、安全等。

第三章?內部溝通

第9條與上級溝通。溝通的內容包括上級下達的指令、通知、文件等。

第10條與下級單位溝通。溝通的內容包括下達的計劃、任務、安排等。

第11條與平級溝通。溝通的內容包括協作的方案、事項、雜務等。

第12條單位內部溝通。溝通的內容包括工作的安排、組織、協調等。

第四章?溝通方式

第13條會議。包括定期會議和不定期會議,會議要做好會議記錄。

1.定期會議。包括年度質安會議、季度檢查總結會議、區域公司月度檢查會議、定期培訓會、項目部周例會等。

2.不定期會議。包括專項檢查會議、臨時協調會等。

第14條文字形式。包括制度文件、通知、報表、報告等。填寫《文件發放登記表》。

第15條通訊工具。包括信息平臺、網絡、電話、傳真、快遞等。

第16條走訪。包括定期走訪和不定期走訪。

1.定期走訪。包括客戶回訪、例行檢查等。

2.不定期走訪。包括客戶投訴調解、關系協調等。

第五章?工作方法

第17條信息溝通專員。集團公司與區域公司應落實信息溝通專員,促進建立信息溝通網絡。

第18條信息收集。由專人負責收集信息,填寫《文件收集列表》。集團工程管理中心負責收集國家、行業的法規、制度、標準等,區域公司負責收集地方的相關規定,項目部負責收集與工程相關的信息。區域公司與項目部將收集的內容定期上報到集團工程管理中心匯總存檔。

第19條信息分類。收集到的信息按照質量、安全、設備等進行分類,分發到各職能模塊,以便信息能得到及時的處理與執行,填寫《文件發放列表》,發放文件的同時填寫《文件發放登記表》。

第20條信息溝通。部門領導負責信息的溝通順暢,包括外部、內部的信息,建立信息發布、共享平臺,由專人負責信息的發布,確保發布的及時、準確性。

第21條信息反饋。信息接收方由專人負責確認信息的收到和反饋,反饋的信息由專人負責傳遞到相關職能人員,以便能得到及時的處理。

第22條信息存檔。由專人負責信息的整理和存檔,編訂成冊,制成統一目錄,以便查閱。

第六章?附則

第23條本辦法由集團工程管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。

第24條本辦法經集團高層經營班子會議審議通過,自下發之日起執行。

第25條附件:(1)文件收集列表;(2)文件發放列表;(3)文件發放登記表。