酒店采購供應(yīng)制度

一、總則

酒店批量物資(廚房每日采購的非儲備食品材料除外)和酒店零星物品的采購計劃(含分店)必須執(zhí)行分管副總會簽制度。

相關(guān)人員在采購、收貨過程中,須遵從商業(yè)道德、努力提高業(yè)務(wù)水平,講究文明禮貌;以酒店利益為重,相互監(jiān)督,相互配合,共同把好進貨關(guān),維護酒店的社會形象。

中心倉庫負責物資的保管和收發(fā),各使用部門指定專人憑本部門負責人簽字的領(lǐng)料單到中心倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。

二、部門物品領(lǐng)用和采購審批存放簽批負責人:

1.總經(jīng)理:(黃世賢、朱玉貴)

2.水療部:(李林)

3.人力資源部:(胡詩琴)

4.財務(wù)部:(方娟)

5.保安部:(韓正亞)

6.工程部:(徐建武)

7.營銷部:(周晨)

8.前臺部:(李國賢)

9.客房部:(羅旭東、楊攀)

10.采購部:(王松來)

11.餐飲部前廳:(楊昌球)

12.餐飲部中餐廚房:(楊昌球)

13.餐飲部西餐廚房:(楊昌球)

三、采購項目的申請審批

凡是中心倉庫儲備的各類食品物料均由倉庫根據(jù)庫存及各部門使用情況填寫申購單,經(jīng)總經(jīng)理確認后,交采購部執(zhí)行。

各廚房每日所需之非儲備食品材料由各廚房填寫一式三聯(lián)的零星食品、物品采購申請單,經(jīng)廚師長簽字確認,于16:00前提交采購部,特殊情況下可推遲至17:30分前,填寫清楚后提交采購部。

各部門所需非倉儲之外的物品,由各部門填寫采購申請單一式三聯(lián)、附以申購說明,寫明用途,并經(jīng)部門經(jīng)理簽字提交總經(jīng)理簽批后轉(zhuǎn)采購部。

本地采購的營業(yè)應(yīng)急用品和工程所需設(shè)備及零配件應(yīng)提前三天提交采購計劃;需異地購買的物品,至少需提前七天將采購計劃提交采購部。

所有采購項目經(jīng)審批成為有效訂單后,方能實施購買。

附:采購項目申請審批程序:

申請部門填寫采購申請單——部門負責人簽字確認——分管副總簽字——總經(jīng)理批準——中心倉庫確認無庫存——提交采購部

四、采購項目的購買

1、采購部是酒店采購工作的專業(yè)部門,酒店所需物品及各類原材料原則上均由其統(tǒng)一采購,其他部門有參與監(jiān)督,支持配合的權(quán)利和義務(wù),但一般不準自行采購。

2、所有采購訂單由采購部經(jīng)理直接落實到采購員實施購買,所有購買活動必須依據(jù)有效訂單規(guī)定的項目、數(shù)量、價格、時限及其他要求進行,并在貨到后交總庫房及相關(guān)部門。

3、對于長期使用餐飲、工程物品,一次需5000元以上;對雖長期使用數(shù)量小,金額大于2000元以上的產(chǎn)品,需先期詢價后,方可實施采購。

4、供方的優(yōu)惠、折扣、贈送等須歸酒店所有,嚴禁私拿回扣,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),按雙倍罰款,并按情節(jié)輕重給予解聘、辭退直至開除。

5、對于有特殊要求或需特殊加工的采購項目,需方要作詳細的圖解說明或提供實樣,采購部根據(jù)需方要求按規(guī)定程序選擇合適的供應(yīng)商實施采購。

6、采購部對內(nèi)要主動與使用部門保持密切聯(lián)系,樹立服務(wù)意識,熟知酒店物品的標準與使用情況;經(jīng)常做好市場調(diào)查,掌握市場信息;主動向使用部門推薦適路新產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價廉的代用品,積極主動向酒店高級管理層提供市場情況及購買策略。使用部門在工作中要主動與采購部門溝通配合,對掌握供方及購物意向須主動通報采購部,由其進行考核、評定、擇優(yōu)錄用。

7、確屬疑難采購項目,采購部和使用部門雙方須及時聯(lián)系、溝通、研究對策,無力解決的須及時請求酒店領(lǐng)導,不得耽誤。

五、采購項目的結(jié)算

需預(yù)付貨款的采購項目,在交易前無論金額大小都必須簽訂供銷合同,付款前采購員憑手續(xù)完備的供銷合同填寫付款申請單或支票領(lǐng)用申請單,經(jīng)總經(jīng)理批準確認,向財務(wù)部申請付款。

實時付款的供應(yīng)項目,采購員必須憑有效采購申請?zhí)顚懼鳖I(lǐng)用單或付款申請單報總經(jīng)理簽批,向財務(wù)部申請付款。

以現(xiàn)金支付,金額較低的采購項目,先由采購員以核發(fā)的備用金支付,貨到各項手續(xù)辦理完結(jié)后向財務(wù)部申請作領(lǐng)備用金。

延時付款的供應(yīng)項目,其付款單據(jù)統(tǒng)一由采購部管理,定時核發(fā)無誤后由財務(wù)部付款。對不能提供有效入庫,驗收單據(jù)的貨款結(jié)算,財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。

六、采購數(shù)據(jù)文件

采購文件必須說明所訂購產(chǎn)品的資料,包含下列內(nèi)容:

1.采購計劃,包括《酒店零星食品/物品材料訂購單》、《采購申請表》。

2.《酒店食品、物品直撥驗收單》、《酒店食品、物品入庫驗收單》

3.采購資料在工作結(jié)束后由采購部辦公室妥善登記保存。

七、物品的領(lǐng)用手續(xù)

1.廚房所需之非儲備食品材料庫房驗收后,開具《直撥單》,通知各廚房領(lǐng)用并辦理簽字手續(xù)。

2.維修材料由工程部負責驗收并建帳保管,每月憑《維修工作單》的部門聯(lián)出庫,財務(wù)聯(lián)辦理部門費用轉(zhuǎn)移手續(xù)。

3、部門零星專用物品,由采購部采購后入中心庫,部門根據(jù)需要領(lǐng)用。

4、所有食品及物品材料均通過中心倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。

5、各廚房需根據(jù)酒店菜譜上所列菜品,提供本部門貴重原材料清單,建帳登記使用,財務(wù)部每周根據(jù)實際銷售數(shù)量進行核對。

6、餐飲部、客房部應(yīng)建立二級倉庫保管帳,使用《內(nèi)部調(diào)撥單》辦理各餐廳、樓層的物品領(lǐng)用手續(xù),周末將《內(nèi)部調(diào)撥單》轉(zhuǎn)財務(wù)部進行成本和費用的分配和考核。

7、供應(yīng)商贈送的酒水和其他酒店所需物品等必須通過驗貨主辦理出入庫手續(xù),視同購入商品進行消耗核算。

8、中心庫須建立辦公用品保管帳,各部門憑領(lǐng)料單辦理領(lǐng)用手續(xù)。

9、客房部、餐飲部、工程部須在每月月底前,向財務(wù)部報送各部材料的消耗表,財務(wù)部以辦理費用結(jié)轉(zhuǎn)手續(xù)。

10、非經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理特批,嚴禁各部門領(lǐng)用非本部門日常消耗用品。

篇2:供應(yīng)采購員安全責任制

一、認真學習國家、部門及礦有關(guān)物資管理制度、規(guī)定,樹立“急生產(chǎn)所急,想生產(chǎn)所想”,服務(wù)一、二線的思想。負責礦井安全生產(chǎn)所需物資、材料、設(shè)備的采購工作。

二、嚴格按計劃采購,嚴禁盲目采購或無計劃采購。嚴格執(zhí)行各項物資財務(wù)管理制度,及時入庫、報帳,努力做到日清月結(jié)。

三、嚴把物資質(zhì)量、價格關(guān),力求公開采購、比價采購,保證采購物資質(zhì)優(yōu)價廉。

四、安全生產(chǎn)方面的物資,保證按質(zhì)、按量及時供應(yīng)。

五、認真學習業(yè)務(wù)知識,熟悉生產(chǎn)環(huán)節(jié),掌握物資的性能、型號、質(zhì)量、用途、產(chǎn)地。熟悉市場行情,嚴防質(zhì)次價高物資進庫,避免差錯失誤。采購中要防盜、防丟失,搞好自身保安。

六、遵紀守法,廉潔清正,杜絕采購回扣。

篇3:某水泥廠采購與供應(yīng)商評審程序

水泥廠采購與供應(yīng)商評審程序

1.目的

評審選擇合格供應(yīng)商,確保采購的物資符合規(guī)定要求。

2.范圍

適用于提供原輔材料、檢測/試驗設(shè)備、備品備件或服務(wù)的供應(yīng)商及相應(yīng)物資的采購。

3.定義(無)

4.職責

4.1供應(yīng)商評審小組負責:評審新供應(yīng)商;供應(yīng)商的平時考核。

4.2管理部負責:提供供應(yīng)商來貨交貨期及質(zhì)量表現(xiàn);保持合格供應(yīng)商名單并及時更新。需要時,要求供應(yīng)商對供貨質(zhì)量改進;對供應(yīng)廠商基本情況及產(chǎn)品類型進行評審。

4.3品管部負責:對供應(yīng)商的技術(shù)/專業(yè)能力、質(zhì)量保證能力/專業(yè)經(jīng)營資格的評審;向管理部提供來貨檢驗情況。

4.4生產(chǎn)部負責:對供應(yīng)商的服務(wù)/設(shè)備能力進行評審。

4.5總經(jīng)理或其授權(quán)代表負責:對供應(yīng)商評審結(jié)果的最終確認。

4.6采購組負責:

4.6.1采購計劃的制訂;依需求采購,確定"采購合同(購銷合同/傳真/電話等)"內(nèi)容,并明確產(chǎn)品要求。

4.6.2協(xié)調(diào)品管部在供應(yīng)商處驗貨。

4.6.3與供應(yīng)商溝通,落實供貨、退貨、改進及采購條款,需要時,要求供應(yīng)商對產(chǎn)品質(zhì)量的改進。

4.7總經(jīng)理或其授權(quán)代表負責原材料采購合同的批準;采購組主管負責對五金配件采購的批準。

5.供應(yīng)商評審要求

5.1總則

5.1.1管理部應(yīng)對生產(chǎn)所需的材料供應(yīng)商按照本程序的要求進行評審(5.1.2所出現(xiàn)的情況可除外),并進行持續(xù)的監(jiān)督,確保采購的產(chǎn)品符合公司規(guī)定的要求。

5.1.2特殊的供應(yīng)商可不經(jīng)評審直接列為合格供應(yīng)商。

A.國家法定的部門或機構(gòu):如計量部門、海關(guān)、商檢等。

B.獨家經(jīng)營的供應(yīng)商;客戶指定的供應(yīng)商。

C.取得質(zhì)量體系認證或產(chǎn)品認證(僅購買該產(chǎn)品時使用)的公司。

D.海外或市外供應(yīng)商,經(jīng)樣品承認合格而能提供出貨質(zhì)量保證者。

5.2成立供應(yīng)商評審小組

5.2.1供應(yīng)商評審小組由總經(jīng)理或授權(quán)代表、管理部、品管部和生產(chǎn)部組成。

5.2.2供應(yīng)商評審小組運作:

A.由管理部主管負責按需要定期、不定期召開會議,對新供應(yīng)商評審。

B.由管理部主管負責在每年年底組織一次對合格供應(yīng)商進行復審。

C.按需要及供貨質(zhì)量情況,復審會議可經(jīng)常進行。

D.評審小組可以因供貨質(zhì)量隨時召開復審會議。

E.評審/復審方式可以是召集評審小組成員開會討論,也可以是以文件傳遞,由各評審成員根據(jù)資料對供應(yīng)商評審。

5.3供應(yīng)商評審程序:

5.3.1由管理部主管負責收集新供應(yīng)商的資料:

A.收集資料方法可以是查詢、問卷、實地到訪、公司小冊、商業(yè)登記、業(yè)績報告,第三者資料或委托驗證等;

B.評審之前,管理部提供"供應(yīng)商調(diào)查評審表"作為供應(yīng)商評審的基本資料和供應(yīng)商質(zhì)量體系保證依據(jù)。

5.3.2評審由供應(yīng)商評審小組依據(jù)"供應(yīng)商調(diào)查評審表"對供應(yīng)商的供貨能力,技術(shù)能力,產(chǎn)品質(zhì)量,質(zhì)量保證能力進行評審。

5.3.3供應(yīng)商須經(jīng)"評審小組"確認通過,方可列為合格供應(yīng)商,評審結(jié)果有以下幾種:

A.通過--新供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名單;

B.不通過--新供應(yīng)商除非作出改善及再提交評審,否則不被采用;

C.待決定--資料不足,證據(jù)有猜疑,改善觀察中,必要時,待決定可交由總經(jīng)理或其授權(quán)代表作最終審批。

5.3.4管理部負責登錄及更新"合格供應(yīng)商名單"。

5.4供應(yīng)商持續(xù)監(jiān)察

5.4.1供應(yīng)商評審小組應(yīng)持續(xù)對供應(yīng)商供貨質(zhì)量進行監(jiān)察,每年依據(jù)管理部提供的有關(guān)交貨質(zhì)量和交貨期方面的資料,組織一次對供應(yīng)商的復審,監(jiān)察的目的是確保供貨質(zhì)量,若有異常時,應(yīng)提出相應(yīng)的糾正改善要求。

5.4.2考核評分:

每年由管理部根據(jù)供應(yīng)商交貨質(zhì)量情況,依據(jù)供應(yīng)商交貨期對供應(yīng)商進行考核評分,計算如下:

A.每年依據(jù)供應(yīng)商交貨期表現(xiàn)由采購人員對供應(yīng)商進行核算評分,交貨期評分按照下列方法計算:交貨期得分=100-累計扣分

交貨情況延遲供貨1至3天延遲供貨4至5天延遲供貨6天以上

評分標準每延遲一天扣0.5分每延遲一天扣1分每延遲一天扣1.5分

注:由于本公司的原因和不可抗拒的原因?qū)е卵舆t的除外。

B.管理部依據(jù)供應(yīng)商每年的交貨質(zhì)量情況,對供應(yīng)商供貨質(zhì)量進行核算評分,計算方法如下:到貨質(zhì)量得分=(一次檢驗合格率×200)-100

C.綜合考核評分:綜合考核得分=到貨質(zhì)量得分×60%+交貨期得分×40%

D.根據(jù)考核評分及總體評定,供應(yīng)商評審小組可按照下表作出決定。

分供方級別

分數(shù)評價復審結(jié)論

>95很好增加采購不須附加條件

80-95好采購不須附加條件

65-80良好限量采購,須督導改善

50-65差僅緊急時采購,須另擇供應(yīng)商

<50不接受不采購,取消供應(yīng)商資格,選擇新的供應(yīng)商

5.4.3評審結(jié)果

A.對評價為良好(含良好)以上供應(yīng)商繼續(xù)選用,名單保留于合格供應(yīng)商名單中;

B.對需改進供應(yīng)商,管理部主管負責對供應(yīng)商提出改善要求,供應(yīng)商名單保留于合格供應(yīng)商名單;

C.對多次要求改善而沒答復、沒行動、沒有改善的供應(yīng)商,評審小組可將此供應(yīng)商從合格供應(yīng)商名單中刪除,管理部主管負責更新合格供應(yīng)商名單。

D.否決現(xiàn)有供應(yīng)商時應(yīng)考慮:同類行業(yè)所能提供的產(chǎn)品質(zhì)量、市場供求情況及對公司所帶來負擔:合同約束、物資政策、需貨情況、轉(zhuǎn)換時間/成本、質(zhì)量成本等。

6.采購要求

6.1采購作業(yè):

6.1.1采購組根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)的工藝要求、客戶的訂貨情況以及倉庫的庫存情況,制訂原材料、輔助材料的采購計劃。

6.1.2采購計劃的批準:采購組所制訂的采購計劃經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)代表批準后實施.

6.1.3采購合同的簽訂:采購人員在采購計劃經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)代表批準后負責與供應(yīng)商簽訂采購合同(采購合同可以是"合同、訂單、傳真、信函、電話"等),采購合同應(yīng)說明采購產(chǎn)品的名稱、型號/規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求/技術(shù)要求,所有原材料、輔助材料的采購合同應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)代表批準。

6.1.4采購組采購原輔材料或服務(wù)時應(yīng)遵循以下原則:

A.優(yōu)先采用合格供應(yīng)商。

B.采購人員已明確產(chǎn)品的需求(包括產(chǎn)品名稱、型號/規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求/技術(shù)要求或服務(wù))。

C.若以電話形式通知供應(yīng)商,則應(yīng)說明"品名、型號/規(guī)格、數(shù)量、交貨期以及質(zhì)量要求或服務(wù)",并記錄于電話記錄中。

6.1.5由于產(chǎn)品技術(shù)要求更改,計劃更改或供貨履行備用條款更改,導致已被采購產(chǎn)品要求或需求更改,采購組主管負責與供應(yīng)商溝通及落實采購條款的更改。

6.1.6采購人員應(yīng)將供應(yīng)商到貨日期及質(zhì)量檢驗結(jié)果填寫于"供應(yīng)商供貨質(zhì)量記錄表"。

6.2采購資料:

6.2.1品管部負責向采購組提供相關(guān)原料的技術(shù)標準或檢驗標準(如圖紙或樣品),并確認檢驗標準及技術(shù)標準的有效性;

6.2.2若提供與質(zhì)量或質(zhì)量體系有關(guān)的文件也應(yīng)明確說明文件的有效版本;

6.2.3如果供應(yīng)商需要,采購組負責提供給供應(yīng)商的技術(shù)標準、檢驗標準等受控文件的分發(fā),并控制其有效性,確保本公司提供給供應(yīng)商的技術(shù)標準、檢驗標準在有效范圍。

6.3采購驗證:

6.3.1若有需要在供應(yīng)商處對供貨進行驗證,采購組負責與供應(yīng)商協(xié)調(diào)并在相應(yīng)的訂貨合同上或以文件方式向供應(yīng)商說明驗證要求及接收條件。

6.3.2合同要求時,采購組主管負責協(xié)調(diào)客戶在供應(yīng)商處對供貨的驗證。

6.3.3客戶在對供應(yīng)商物料的驗證,不能免除公司提供合格產(chǎn)品的責任,即不可免除來料接收檢驗,也不能排除以后客戶的拒收。

6.4對于服務(wù)性行業(yè)(如運輸、維修服務(wù)等)對本公司提供的有償服務(wù),也應(yīng)遵照相應(yīng)的采購條款。

7報告和記錄

7.1供應(yīng)商調(diào)查評審表(FM740101)

7.2合格供應(yīng)商名單(FM740102)

7.3供應(yīng)商交貨質(zhì)量記錄(FM740103)

7.4采購計劃(FM740104)

7.5采購合同(FM740105)

7.6電話記錄(FM720106)

7.7物料質(zhì)量保證資料/證明

7.8供應(yīng)商供貨質(zhì)量記錄(FM740107)