E地產(chǎn)開發(fā)項目成本檔案管理作業(yè)指引

一、目的

為規(guī)范成本檔案管理,現(xiàn)結(jié)合成本管理的實際情況,制定本管理辦法。

二、范圍

本管理辦法適用于E地產(chǎn)**區(qū)域事業(yè)部下屬各開發(fā)項目成本管理部。

三、職責(zé)

3.1事業(yè)部經(jīng)濟合同部負責(zé)本管理辦法的制訂、修改、指導(dǎo)、解釋與檢查。

3.2項目成本管理部負責(zé)本管理辦法的貫徹執(zhí)行。

四、方法與過程控制

4.1總則

4.1.1成本檔案是指各項目在開發(fā)過程中形成的與工程成本有關(guān)的且有保存價值的工程預(yù)算、工程合同、工程變更及現(xiàn)場簽證、招投標、相關(guān)管理制度、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件內(nèi)容、付款臺帳、圖紙等應(yīng)歸檔保存的各種紙張介質(zhì)文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關(guān)的圖表、照片、錄相錄音、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r定額、造價信息等資料的總稱;成本檔案管理的工作內(nèi)容包括對成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理。

4.1.2成本檔案必須具備真實性、統(tǒng)一性。成本檔案必須真實、準確地記載項目成本管理活動過程中形成的內(nèi)容;成本檔案的各組成部分必須統(tǒng)一,不同載體(紙質(zhì)資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔)上的同一文件資料的名稱、編號、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致。

4.1.3成本檔案(書面紙張資料)分為三類,即工程成本類、規(guī)范制度類、其他文件資料類;其中工程成本類又分為工程合同類、工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標類;工程成本類在分類時,還要按不同的竣工項目、在建項目、以及不同的建設(shè)項目開發(fā)期數(shù)進行區(qū)分。

4.1.4成本檔案必須具備可復(fù)查性,對每項工程,以合同為主線進行存檔。首先,對于每份《工程合同本》,必須把其《定標簽報》(或《采購委員會會議紀要》)、《工程合同審批表》、《工程預(yù)、結(jié)算審批表》直接作為其附件,并合在一起存檔,同時做好相互對應(yīng)的編號鏈接標識;而后,將隸屬該合同的其他有關(guān)工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標類文件資料也依次附后存檔。

4.1.5成本檔案必須具備安全性及對外保密性。成本檔案實行統(tǒng)一歸檔、集中存放、不得將集團公司、部門的成本檔案以個人名義保存在個人手中;嚴禁任何人未經(jīng)公司、部門的批準,就以個人名義私自外借(復(fù)印或郵件發(fā)送等方式)集團或公司的成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為;如有關(guān)人員的換崗或離職,則必須及時做好資料的移交、回收及登記工作。

4.1.6成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件的內(nèi)容也是成本檔案的重要組成部分,不斷充實和完善成本數(shù)據(jù)庫以及持續(xù)應(yīng)用和改進成本管理軟件是成本管理部日常的重要工作。

4.1.7成本管理應(yīng)設(shè)一兼職檔案管理員,該人員應(yīng)具備檔案基礎(chǔ)理論知識,熟練掌握自己所負責(zé)的檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù),對工作認真負責(zé)、細致耐心。

4.2主要成本檔案的組成及其管理辦法

4.2.1工程合同資料

4.2.1.1資料組成

A已竣工項目的完整的合同文本,包括前期類合同、建安類合同、基礎(chǔ)設(shè)施類合同、配套設(shè)施類合同。

B正在開發(fā)項目的合同文本。

C成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的各類合同內(nèi)容。

4.2.1.2資料管理

A使用專用檔案盒,按不同建設(shè)項目、不同開發(fā)期的單項工程的合同進行分類存檔,檔案盒上須注明編號并粘貼資料目錄清單。

B對每項工程,以合同為主線進行存檔,每項工程的《工程合同文本》必須把其《定標簽報》(或《采購委員會會議紀要》)、《工程合同審批表》、《工程預(yù)、結(jié)算審批表》作為附件,合在一起存檔,同時作好相互對應(yīng)的編號鏈接標識,以便于工作快速復(fù)查。

C《工程合同審批表》統(tǒng)一采用NC審批打印稿。

D合同文本原件(包括合同文本、相關(guān)補充協(xié)議、合同審批表等)是由公司辦公室保管,成本管理部應(yīng)備有合同文本等資料的原件或復(fù)印件(復(fù)印件存檔,需加蓋辦公室的專用章以示確認)。

E其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《合同管理辦法》執(zhí)行。

4.2.2工程預(yù)結(jié)算資料

4.2.2.1資料組成

A已竣工項目的完整的決算書、結(jié)算書、預(yù)算書、估算書、預(yù)結(jié)算審批表、工程結(jié)算協(xié)議清單(或承包方確認書)、付款臺帳、項目后評估報告等。

B正在開發(fā)項目的估算書、預(yù)算書、結(jié)算資料、付款臺帳等。

C成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件所包括的目標成本、動態(tài)成本、預(yù)結(jié)算等內(nèi)容。

4.2.2.2資料管理

A以合同為主線進行每項工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的預(yù)結(jié)算資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。

B《工程預(yù)、結(jié)算審批表》統(tǒng)一印制成固定格式(可手寫復(fù)印的),一式三聯(lián),第一聯(lián)辦公室存檔,第二聯(lián)成本管理部存檔,第三聯(lián)工程管理部存檔。

C一份完整的工程預(yù)結(jié)算書應(yīng)包括編制說明、分部分項工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計算表、計價依據(jù)。

D其中的計價依據(jù)又包括:材料價格(政府指導(dǎo)價格、市場價格、甲供材料、限價材料通知書)、施(竣)工圖、圖紙會審記錄、工程變更簽證的預(yù)算書、工程竣工驗收資料、其他與工程結(jié)算相關(guān)的甲乙雙方確認的協(xié)議等。

E編制說明、分部分項工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計算表合訂成冊;計價依據(jù)作為附件,可分職能部門、分類別進行保管,但計價依據(jù)資料也必須具備全面、快速復(fù)查的條件。

F使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程預(yù)結(jié)算補充資料目錄備注清單。

G不同載體(各局面資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務(wù)器)的同一工程預(yù)結(jié)算資料的名稱、編號、內(nèi)容數(shù)據(jù)等必須完全一致。

H對于項目竣工結(jié)、決算書,在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時,還須將其電子文檔該錄成光盤,或者在成本管理軟件的基礎(chǔ)資料設(shè)置中把項目竣工結(jié)、決算書的電子文檔"打包"并上傳至服務(wù)器,以方便保存與使用。

I其他有相關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程預(yù)、結(jié)算管理辦法》執(zhí)行

4.2.3工程變更與現(xiàn)場簽證資料

4.2.3.1資料組成

A已竣工項目的完整的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。

B正在開發(fā)項目的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。

C成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程變更、現(xiàn)場簽證內(nèi)容。

4.2.3.2資料管理

A以合同為主線進行每項工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程變更及現(xiàn)場簽證的資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。

B《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一印制成固定格式(可手寫復(fù)印的),一式四聯(lián),第一聯(lián)項目部存檔,第二聯(lián)施工單位存檔,第三聯(lián)成本管理部存檔,第四工程管理部聯(lián)存檔(四聯(lián)皆須蓋有甲方的工程變更及現(xiàn)場簽證專用章);《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一進行編號。

C使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場簽證的補充資料目錄備注清單。

4.2.3.3其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程變更與現(xiàn)場簽證管理辦法》執(zhí)行。

4.2.4工程招投標資料

4.2.4.1資料組成

A已竣工項目的完整工程招標資料(評定標評審表、招標文件、答疑記錄、開標評標記錄等)、工程投標資料(主要是中標單位的)。

B正在開發(fā)項目的工程招投標資料。

C成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程招標內(nèi)容。

4.2.4.2資料管理

A以合同為主線進行每項工程招投標資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程招投標資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。

B《定標簽報》及《采購委員會會議紀要》統(tǒng)一從EIP辦公平臺打印,辦公室、成本管理部及工程管理部各存一份。

C項目招投標資料(評定標評審表、招標文件、投標文件、承包商考察結(jié)果審批表、答疑記錄、開標和評標的記錄、相關(guān)會議紀要等)的收集、整理、歸檔、保管工作由工程管理部負責(zé)。

D但評定標評審表(或議標及直接委托審批表)、中標單位投標文件中報價書、招標文件等作為工程預(yù)結(jié)算必要依據(jù)的招投標資料,成本管理部則應(yīng)每項皆保存其原件或復(fù)印件。

E其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程招標管理辦法》執(zhí)行

4.2.5制度類文件

4.2.5.1文件組成

A國家及當(dāng)?shù)卣こ淘靸r管理等有關(guān)部門頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的

規(guī)章制度、管理規(guī)范、通知、決定等文件資料。

B集團總部頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、操作指引、操作流程通知、決定等文件資料。

C本公司及本部門制訂的與成本管理有關(guān)的管理辦法、實施細則、通知、決定、相關(guān)會議紀要等文件資料。

4.2.5.2文件管理

A成本管理制度要求在公司網(wǎng)站的相應(yīng)"管理制度"欄中或網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器中存放(政府有關(guān)部門頒發(fā)的法規(guī)文件可除外),以便網(wǎng)上查詢。

B主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份,裝訂成冊(活頁形式,可及時更新),以便書面查詢、使用。

4.2.6其他文件資料

其他文件資料包括目標成本、有關(guān)設(shè)計階段成本控制的資料、相關(guān)會議紀要、同行成本比較資料、工程造價分析、相關(guān)往來文件、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r定額、信息月刊、圖集等工程造價有關(guān)專業(yè)書強等。這類文件資料也是實行資料管理員專人負責(zé),分類保管。

4.3成本檔案管理的其他規(guī)定

4.3.1歸檔與立卷

4.3.1.1項目立項后,資料管理員即應(yīng)制定該項目文件資料的收集整理工作計劃,設(shè)定階段性歸檔的時間,按照邊工作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求,就每個環(huán)節(jié)上形成的技術(shù)經(jīng)濟文件資料,隨時加以收集,并存放于事先準備好檔案盒中,以備整理。

4.3.1.2對工程造價影響較大的文件資料需原件存檔,復(fù)印件存檔須加蓋公司相應(yīng)資料主管部門的印章以示確認。

4.3.1.3在項目開發(fā)的過程中形成的與成本有關(guān)的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷,以合同為主線、以項目為單位進行立卷,一個項目的文件資料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷,一卷即裝成一個檔案盒。

4.3.1.4對卷內(nèi)無頁號的文件資料應(yīng)逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫頁號,并在合適處標明案卷題名、案卷號、存檔人及時間等。

4.3.1.5卷內(nèi)文件資料的排列次序為;開發(fā)前擁準備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán)境工程、配套設(shè)施工程類。

4.3.1.6每卷成本檔案編號由部門統(tǒng)一擬定編號方案;各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi),排列方法為自左至右,從上到下。

4.3.1.7對立好的案卷,成本檔案管理員應(yīng)定時進行檢查,對不符合要求的應(yīng)及時予以完善或返工

4.3.2編目與裝訂

4.3.2.1卷內(nèi)文件資料目錄按卷內(nèi)文件資料的排列順序和內(nèi)容進行編寫。第一列順序號,以文件資料排列先后順序逐件填寫;第二列字號,填寫文件資料制發(fā)部門的發(fā)文字號;第三列責(zé)任者,填寫對文件資料的著名者,即對文件資料負有責(zé)任的部門和個人;第四列題名,即文件資料標題,一般應(yīng)照實抄錄:沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的文件,可自擬標題,外加"[]"以示區(qū)別:第五列日期,文件資料的形成時間;第六列頁號,填寫文件資料起止頁號。

4.3.2.2檔案案卷裝訂的基本要求:在建工程的檔案做活頁裝訂;己竣工工程的檔案做固定頁裝訂。裝訂時,去除文件上的金屬物;破損和褪色的文件材料,應(yīng)進行修補成復(fù)制;文件資料應(yīng)使用A4大小紙張,裝訂部分過窄或有字的,用紙加寬裝訂;紙面小的,加貼在標準的A4紙上;卷內(nèi)文件資料,一般不超過二百頁為宜,超過的可根據(jù)文件資料內(nèi)容的階段性分卷裝訂;裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時文件的右邊和下邊要取齊,不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀;文件資料字跡難以辨認的,應(yīng)附抄件并加以說明。

4.3.3保管與使用

4.3.3.1歸集、接收成本檔案,檔案管理員必需認真檢驗,并辦理好登記、交接手續(xù)。

4.3.3.2成本檔案要求集中存放于部門檔案柜,由檔案管理員管理,部門各職員手中只能持有正在處理的文件資料。

4.3.3.3成本檔案保管必須做到七防,即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。

4.3.3.4在現(xiàn)階段,保存期在十年之內(nèi)的成本檔案原則上皆不能作廢,須保存;保存期超過十年的成本檔案如需銷毀,須經(jīng)公司及總部的主管部門、領(lǐng)導(dǎo)的批準。

4.3.3.5對易褪色、易磨損的圖紙、材料等,檔案員要進行定期檢查,檔案的修補對借閱次數(shù)頻繁、易損的案卷,可制作副本借閱,以加強對正本的保存。

4.3.3.6為維護成本檔案的真實性與安全性,任何人未經(jīng)批準,不得擅自涂改成本檔案;每天下班要鎖好檔案柜。

4.3.3.7如因工作需要,公司內(nèi)有關(guān)部門或人員借用成本檔案時,須填寫《成本檔案借閱登記表》(見支持文件一),經(jīng)部門或公司負責(zé)人(一股由成本管理部經(jīng)理批準,重要檔案的借閱還應(yīng)得到成本管理部主管副總的批準)批準后方可借閱;檔案管理員負責(zé)檔案的借閱經(jīng)辦工作,辦理檔案借閱的登記手續(xù),在借閱人歸還檔案時,還應(yīng)負責(zé)檢查檔案的完好情況,借出的文件資料由檔案管理人員負責(zé)及時收回井檢查完整情況,如發(fā)現(xiàn)遺失,需在《成本檔案借閱登記表》的"備注"欄加以注明,追究借閱者責(zé)任。

4.3.3.8在與公司之外進行學(xué)習(xí)交流時,在維護成本檔案的機密性的同時,還要注意雙方應(yīng)進行對等交流。

4.3.3.9公司正常開展的審計、工作檢查,則成本管理部須全力配合,井做好資料借閱的登記、回收工作。

4.3.3.10應(yīng)建立成本檔案臺帳,以記載檔案收進、發(fā)出、保管、利用情況及兼職檔案管理人員的變動情況,檔案人員還要做好統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準,以便輸入計算機,充分利用計算機進行工程成本檔案的輔助管理。

4.3.3.11各項目成本管理部務(wù)必嚴格執(zhí)行本管理辦法,在執(zhí)行過程中,如與實際情況有不適合之處,各公司成本管理部可根據(jù)實際情況作修改之請示,報事業(yè)部經(jīng)濟合同部核實,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可實施。

5.文件

5.1《工程成本檔案借閱登記表》

借閱

日期借閱

部門/人文件資料名稱數(shù)量借閱期限借閱

用途檔案

管理員審批人簽名歸還

日期歸還人簽名備注

篇2:工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度

工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學(xué)管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項經(jīng)營活動,根據(jù)《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿(mào)有限公司會計檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財務(wù)資產(chǎn)部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機構(gòu)及職責(zé)

第四條公司財務(wù)資產(chǎn)部門負責(zé)會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機關(guān)綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章會計檔案管理范圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務(wù)指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務(wù)情況說明書等)。

(四)經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務(wù)資產(chǎn)部門進行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統(tǒng)一:一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;

(三)管理要求統(tǒng)一:建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)嫏n案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數(shù)字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數(shù)。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);

(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。

會計報表裝訂要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應(yīng)按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后,由財務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務(wù)資產(chǎn)部門負責(zé)人、綜合辦公室主任負責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

第十五條機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經(jīng)總會計師批準后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會計師批準。

第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

(二)會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。

(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。

第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務(wù)資產(chǎn)部負責(zé)解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行

附件一:

工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計賬簿類

2日記賬15年

其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年

3明細賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財務(wù)報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

7主要財務(wù)指標快報3年包括文字分析

8月、季度財務(wù)報告3年包括文字分析

9年度財務(wù)報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計移交清冊15年

11會計檔案保管清冊永久

12會計檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調(diào)節(jié)表5年

14銀行對賬單5年

15月度現(xiàn)金盤點表5年

篇3:駕駛員安全行車檔案管理制度

為規(guī)范駕駛員行車安全,進一步完善駕駛員行車安全檔案管理,結(jié)合實際,特制訂本管理制度。

一、駕駛員檔案的設(shè)置

駕駛員檔案設(shè)置一人一檔(內(nèi)含駕駛員檔案本一本、檔案袋一個),檔案管理人員要嚴格按照公司車輛駕駛員檔案管理要求,及時、正確、認真、如實填寫檔案資料,不得虛報、瞞報、錯誤填寫。

二、駕駛員檔案的使用目的

建立車輛駕駛員檔案的目的在于取得駕駛員的招聘、培訓(xùn)、管理、使用的主動權(quán),正確真實的掌握駕駛員日常動態(tài)及操作技能,合理運用科學(xué)管理手段,確保生產(chǎn)安全。同時,也是考核基層駕駛員管理工作的依據(jù)。

三、駕駛員檔案的使用說明

1、駕駛員檔案是由系統(tǒng)的記錄駕駛員自報名、應(yīng)聘、培訓(xùn)及投入使用起,至駕駛員離開本公司(不含內(nèi)部調(diào)動)為止的整個過程。

2、結(jié)合本公司的實際情況,有針對性地填寫駕駛員檔案資料,公司安全員必須要認真、如實地做好駕駛員資料的填寫工作;公司在做好駕駛員基礎(chǔ)檔案資料建設(shè)的同時,也要掌握駕駛員日常安全生產(chǎn)的第一手資料,對不符合公司要求的駕駛員,要及時予以辭退。

3、駕駛員求職審批表是記錄駕駛員的相關(guān)資料(如駕駛員的基本特征、家庭背景、工作簡歷等),為公司招聘、培訓(xùn)、使用、管理上提供科學(xué)、準確地依據(jù)。

4、駕駛員招聘、培訓(xùn)考試表是記錄駕駛員從招聘、培訓(xùn)至上崗的全過程,通過基礎(chǔ)操作的考核,準確地反映駕駛員的基本技能、特點、駕駛作風(fēng)等情況。

5、安全行車責(zé)任書是在駕駛員上崗前簽訂的,目的是是廣大駕駛員明確自己的崗位職責(zé)。

6、安全行車記錄表主要記錄駕駛員在日常工作中的安全行駛里程、累計里程等,目的在于考核駕駛員的工作積極性、安全駕駛情況等。

7、表揚、獎勵情況記錄表及違章、投訴記錄表是記錄駕駛員在日常工作中工作表現(xiàn)的差異而獲得的表揚、獎勵或批評、處罰等情況,目的在于準確地掌握駕駛員的工作作風(fēng)、駕駛技能,為安全生產(chǎn)管理提供準確地依據(jù)。

8、交通事故記錄表是記錄駕駛員在職期間發(fā)生交通事故的資料,目的在于考核駕駛員的駕駛技術(shù)水平及駕駛作風(fēng),杜絕事故苗頭,確保安全行車。

9、駕駛證、從業(yè)資格證在年審結(jié)束后要及時復(fù)印存檔,保證駕駛員證件的合法性、有效性。

10、駕駛員檔案資料的保存期為駕駛員在職期間的整個過程,即以駕駛員招聘、培訓(xùn)、錄用至離開本公司為止。

二公司

12-12-28