1目的

對文件實施控制,確保對管理體系有效運行起重要作用的各個場所都得到相應(yīng)文件的有效版本,確保與管理體系有關(guān)的所有文件處于受控狀態(tài),防止使用作廢的文件,制定本程序。

2適用范圍

適用于云南文山電力股份有限公司(以下簡稱“公司”)的質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全管理體系運行要求的文件及與公司電能質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、職業(yè)健康安全績效有關(guān)的文件。即管理體系所要求的文件的控制。

3職責(zé)

3.1最高管理者

a)批準(zhǔn)管理手冊的發(fā)布和更改;

b)負(fù)責(zé)所管業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件審批。

3.2管理者代表

a)審核管理手冊;

b)負(fù)責(zé)所管業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件審批;

c)負(fù)責(zé)本程序文件的制定、修改和執(zhí)行監(jiān)控。

3.3其他公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)所管業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件審批。

3.4安全生產(chǎn)技術(shù)部

a)歸口管理文件,組織管理手冊、程序文件和第二層次文件的編制、更改、分級監(jiān)控、發(fā)放與管理;

b)組織編寫管理手冊、管理體系程序;

c)組織制定質(zhì)量、職業(yè)健康安全目標(biāo);

d)組織制定質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理方案;

e)保存與質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理有關(guān)的文件和記錄。

3.5辦公室負(fù)責(zé)其他支持性管理文件和外來文件的管理。

3.6規(guī)劃建設(shè)部負(fù)責(zé)公司程技術(shù)文件的監(jiān)督、管理。

3.7市場營銷部信息中心負(fù)責(zé)電腦應(yīng)用軟件的控制。

3.8其他有關(guān)部門

a)負(fù)責(zé)本部門有關(guān)程序文件和管理制度的編制與更改;

b)識別、分發(fā)并控制相關(guān)方提供的文件。

3.9下屬分公司

負(fù)責(zé)國家現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、圖集、地方性法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等文件的購買、發(fā)放和使用管理。

4術(shù)語和縮寫

a)文件:是組織指導(dǎo)生產(chǎn)和管理活動的依據(jù)。它包括信息和承載這些信息的媒體兩部分。

b)規(guī)范:是闡述要求的文件。

c)管理手冊:是闡明一個組織的質(zhì)量、職業(yè)健康安全方針,并描述其體系的文件,它是企業(yè)管理的法規(guī)性文件。

5工作程序

5.1工作流程圖

5.2文件分類

a)技術(shù)文件:由公司制定執(zhí)行的指導(dǎo)、規(guī)范或說明技術(shù)活動的文件,如作業(yè)規(guī)范、現(xiàn)場運行規(guī)程、施工技術(shù)文件(施工圖紙、施工組織設(shè)計等)、設(shè)計技術(shù)文件(設(shè)計預(yù)算書、計算清單等);

b)行政性管理體系文件:由公司制定執(zhí)行的規(guī)范非技術(shù)活動的文件,如管理手冊、管理體系程序、方針、目標(biāo)、管理方案、規(guī)程、規(guī)定、通知、會議紀(jì)要、本月動態(tài)等;

c)外來文件:非公司制定的文件,如國際、國家、行業(yè)(包括質(zhì)量、職業(yè)健康安全政府主管部門及上級組織)法律與標(biāo)準(zhǔn)(包括規(guī)范、規(guī)定、文件)和規(guī)程以及有關(guān)部門相關(guān)文件;(注:法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程控制具體執(zhí)行《法律法規(guī)及其它要求識別獲取控制程序》)

d)建設(shè)工程設(shè)計和施工產(chǎn)品實現(xiàn)過程的有關(guān)記錄,質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)所要求的記錄。(注:記錄控制具體執(zhí)行《記錄控制程序》)

e)銷售合同、采購合同、與顧客和經(jīng)營合作方來往文電等經(jīng)營文件:不作為外來文件而作為記錄管理,按WSDL/P02-2006《記錄控制程序》執(zhí)行。

5.3文件形式

5.3.1文件分為以紙為載體的文件、電子版文件兩種形式。

5.3.2同一文件,當(dāng)以紙為載體的文件與電子版的文件同時存在時,將以紙為載體的文件作為正本。

5.4文件的編號規(guī)定

編號以結(jié)構(gòu)簡練、含義明確,便于管理檢索和避免重復(fù)為原則。文件的編號按WSDL/GDO1-2006《文件和記錄編號規(guī)定》執(zhí)行。

5.5文件內(nèi)容、格式與其他要求

5.5.1文件格式、內(nèi)容應(yīng)符合國家、行業(yè)和公司有關(guān)規(guī)定。

5.5.2文件頁面應(yīng)保持清晰、字跡應(yīng)清楚,以易于識別。

5.5.3文件應(yīng)注明唯一性的編號。

5.5.4文件應(yīng)注明生效日期、版次號及修改狀態(tài)。

5.5.5文件應(yīng)注明引用文件和支持文件的編號、版次號及文件名稱。

5.6文件編寫、審核和批準(zhǔn)

5.6.1公司編寫并發(fā)布實施的文件,由各部室負(fù)責(zé)本部室職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)文件的編制,并嚴(yán)格按規(guī)定的審批程序,由對文件實施負(fù)有責(zé)任的各級管理者對文件的適用性和充分性進(jìn)行審核批準(zhǔn)后才能發(fā)布,確保其充分性、適宜性、有效性。未經(jīng)批準(zhǔn)的文件不得發(fā)布和使用。

5.6.2編制和批準(zhǔn)程序

a)管理手冊由安全生產(chǎn)技術(shù)管理部編制,公司總經(jīng)理審批后印發(fā)執(zhí)行;

b)技術(shù)文件、管理文件由其主管部室編制,相應(yīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)執(zhí)行;

c)外來文件由接收者移交相應(yīng)主管部門,經(jīng)相應(yīng)主管部門識別確認(rèn)其有效性和適用性后,控制發(fā)放;

d)文件審批發(fā)放填寫《文件審批/發(fā)放通知單》;

e)質(zhì)量、職業(yè)健康安全文件以紅頭文件形式下發(fā)時,按WSDL/GD02-2006《紅頭文件審批管理規(guī)定》執(zhí)行;

5.7文件評審

5.7.1為保持質(zhì)量管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件的適宜性、充分性,應(yīng)適時評審。

5.7.2評審時機(jī)

5.7.2.1質(zhì)量職業(yè)健康安全管理手冊和質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理體系程序每二年評審一次。

5.7.2.2質(zhì)量和職業(yè)健康安全方針每年評審一次。

5.7.2.3通用的管理文件、技術(shù)文件每二年評審一次。

5.7.2.4在一個部門內(nèi)使用的管理文件、技術(shù)文件和作業(yè)文件每三年評審一次。

5.6.2.5當(dāng)文件使用職業(yè)健康安全發(fā)生變化、文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)明顯不合理或不全面時,應(yīng)在5.7.2.1、5.7.2.2、5.7.2.3條款規(guī)定時間間隔以內(nèi)增加評審次數(shù)適時對相應(yīng)文件實施評審。

5.7.2.6當(dāng)質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理手冊或程序中另有規(guī)定時,按其規(guī)定執(zhí)行。

5.7.2.7其他文件由安全生產(chǎn)技術(shù)部經(jīng)理確定其評審時機(jī)。

5.7.3評審形式、程序

5.7.3.1質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理手冊和質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理體系程序的評審,通常在管理評審時實施。安全生產(chǎn)技術(shù)部會前應(yīng)就上述文件的適宜性、充分性有關(guān)信息及修改意見予以收集、匯總,并在需要時整理成文經(jīng)安全生產(chǎn)技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn),提交管理評審會議評審。

5.7.3.2通用的管理文件、技術(shù)文件,由安全生產(chǎn)技術(shù)部或其授權(quán)人組織有關(guān)部門主管人員,通過文件會簽的形式進(jìn)行評審,并填寫《文件評審記錄表》(R4.2.3-01)。

5.7.3.3在一個部門內(nèi)使用的管理文件、技術(shù)文件,由部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人組織本部門有關(guān)人員、職能部門代表以文件會簽形式評審。

5.7.3.4質(zhì)量職業(yè)健康安全管理手冊或程序中另有規(guī)定時,按其規(guī)定確定文件評審形式、程序進(jìn)行。

5.7.3.5其他文件由安全生產(chǎn)技術(shù)部經(jīng)理確定其文件評審形式和評審程序。

5.7.3.6當(dāng)文件評審發(fā)生較大分歧或文件歸口管理部門認(rèn)為必要時,可由文件歸口管理部門組織有關(guān)部門代表和有關(guān)人員,通過會議討論的形式就文件評審統(tǒng)一認(rèn)識,作為文件評審的準(zhǔn)備工作。

5.7.3.7文件評審應(yīng)就文件的適宜性、充分性及是否更新或重要更改(若存在時),有較一致的結(jié)論性意見。

5.7.3.9文件評審結(jié)論中有關(guān)文件的更新或重要更改(若存在時),應(yīng)由文件歸口管理部門分別按本程序5.7、5.8條款規(guī)定予以實施。

5.8文件更改

5.8.1文件更改需求

a)文件內(nèi)容不合理或不全面;

b)文件打印發(fā)生錯誤;

c)其他。

5.8.2文件更改程序

由申請更改部門提出申請,填寫《文件更改審批表》(R4.2.3-02),按本程序5.6.2條款規(guī)定的原審核、批準(zhǔn)程序,予以審批。

5.8.3文件更改形式

5.8.3.1以紙為載體的文件

a)文件更改應(yīng)盡可能采用換頁形式。由文件歸口管理部門,根據(jù)《文件更改審批表》(R4.2.3-02)制作更改后的文件,在其文件標(biāo)題欄或頁眉(頁腳)的“修改狀態(tài)欄”中,用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識其修改次數(shù)。然后,由文件歸口管理部門按原文件發(fā)放范圍發(fā)放,換回原未更改文件銷毀;

b)在不宜采用換頁形式更改時,以劃改原文件形式完成以紙為載體文件的更改,但應(yīng)在文件的更改前,按《文件更改審批表》(R4.2.3-02)規(guī)定的標(biāo)記予以標(biāo)識。

5.9文件更新

5.9.1更新時機(jī)

a)按本程序5.6條款規(guī)定評審結(jié)論為更新文件時;

b)文件經(jīng)多次更改,已影響其識別時;

c)其他文件歸口管理部門認(rèn)為需要時。

5.9.2文件更新應(yīng)按本程序5.6條款規(guī)定的原審批程序予以審核、批準(zhǔn)。

5.10文件發(fā)放

5.10.1文件形式、發(fā)放范圍和是否對其跟蹤更改的確定:

a)質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理手冊和質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理體系程序的文件形式、發(fā)放范圍和是否對其跟蹤更改,由安全生產(chǎn)技術(shù)部提出意見,經(jīng)安全生產(chǎn)技術(shù)部經(jīng)理審核,質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理者代表批準(zhǔn);

b)通用的管理文件、技術(shù)文件,由安全生產(chǎn)技術(shù)部經(jīng)理確定其文件形式、發(fā)放范圍和是否對其跟蹤更改,必要時可預(yù)先口頭請示管理者代表;

c)在一個部門內(nèi)使用的管理文件、技術(shù)文件,由部門負(fù)責(zé)人確定發(fā)放范圍。

5.10.2文件發(fā)放

5.10.2.1由文件歸口管理部門填寫《文件發(fā)放審批表》(R4.2.3-03),按本程序5.10.1條款規(guī)定程序?qū)徟浒l(fā)放范圍。

5.10.2.2由文件歸口管理部門按批準(zhǔn)的文件發(fā)放范圍發(fā)放文件。

5.10.2.3需跟蹤更改的文件,應(yīng)由文件歸口管理部門在文件封面上標(biāo)識其發(fā)放順序號,在《文件發(fā)放登記表》(R4.2.3-04)中,由領(lǐng)用人簽收,并按本程序5.7條款規(guī)定跟蹤更改。文件在網(wǎng)上發(fā)布時,領(lǐng)用人可以不簽收,而由文件歸口管理部門直接控制發(fā)放范圍。

5.10.2.4發(fā)放給顧客和其他組織的管理手冊、樣本等,不在其封面標(biāo)識發(fā)放順序號、不跟蹤更改。只由文件歸口管理部門在《文件發(fā)放登記表》(R4.2.3-04)中,登記其發(fā)放組織但不需要領(lǐng)用人簽收,不跟蹤更改。5.10.2.5電子版文件的網(wǎng)上發(fā)放,按WSDL/P04-2006《MIS系統(tǒng)控制程序》執(zhí)行。

5.10.2.6文件歸口管理部門發(fā)放文件應(yīng)確保使用單位能得到有關(guān)版本的適用文件。

5.11文件回收

5.11.1需跟蹤更改的文件更改、更新時,同時將作廢(失效)文件,從使用場所和發(fā)放場所回收,防止其非預(yù)期使用。

5.11.2因歸檔或法律規(guī)定需要保留的作廢(失效)文件,用“作廢文件”藍(lán)色印章標(biāo)識。

5.11.3電子版文件作廢時,按WSDL/P04-2006《MIS系統(tǒng)控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。

5.12外來文件

5.12.1外來文件應(yīng)由接收部門登記入冊。

5.12.2外來文件應(yīng)由其使用部門申請,分別按本程序5.5和5.9條款規(guī)定,

審批其適用性和發(fā)放范圍。

5.13文件管理

5.13.1文件原件歸檔

5.13.1.1記錄文件審批過程的追蹤更改的文件原件,由公司辦公室適時歸檔管理。

5.13.1.2文件歸檔及管理,按WSDL/GD-BG01-2006《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。

5.13.1.3電子版文件原件歸檔,保存計算機(jī)軟盤或光盤。可由文件編寫人、批準(zhǔn)人加密。

5.13.1.4公司辦公室將歸檔文件登錄于《文件、記錄交接登記表》(R4.2.3-05),并將歸檔文件進(jìn)行分類、編目、規(guī)定保存期,并妥善保存和管理。

5.13.1.5文件原件非經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),不得外借。

5.13.2往來文件登記

公司辦公室和各部門應(yīng)建立《往來文件登記表》(R4.2.3-06),記錄與外部溝通的往來文件、傳真、電報、信函及領(lǐng)用人或發(fā)件人。

5.13.3文件目錄

各部門應(yīng)建立接受文件目錄,并適時更新。

5.13.4文件補領(lǐng)

由文件歸口管理部門參照《文件發(fā)放審批表》(R4.2.3-03)所列發(fā)放范圍執(zhí)行,并按本程序5.10條款規(guī)定辦理發(fā)放手續(xù)。

5.13.5文件保管

5.13.5.1文件應(yīng)妥善保管,不得遺失。

5.13.5.2電子版文件應(yīng)有2份備份,并造冊登記。

5.13.5.3文件應(yīng)保管在適宜的防火、防潮、防盜的場所。保存電子版文件的軟盤、光盤、U盤,應(yīng)遠(yuǎn)離強磁場。

5.13.6作廢(失效)文件銷毀

作廢(失效)文件銷毀,應(yīng)經(jīng)文件歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),在《文件銷毀登記表》(R4.2.3-07)中登記,并經(jīng)銷毀人、監(jiān)銷人實施并簽字確認(rèn)。

5.14由安全生產(chǎn)技術(shù)部保存本程序第8條款所列記錄。

5.15由辦公室保存歸檔文件

5.16本程序為質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理體系共用。

6引用文件

6.1WSDL/M01-2006《質(zhì)量職業(yè)健康安全管理手冊》;

6.2WSDL/P02-2006《記錄控制程序》;

6.3WSDL/GD-AJ02-2006《紅頭文件審批管理規(guī)定》;

6.4WSDL/P04-2006《MIS系統(tǒng)控制程序》。

支持文件

7.1WSDL/GD-BG01-2006《檔案管理規(guī)定》;

7.2WSDL/GD01-2006《文件和記錄編號規(guī)定》。

8記錄

8.1《文件評審記錄表》(R4.2.3-01);

8.2《文件更改審批表》(R4.2.3-02);

8.3《文件發(fā)放審批表》(R4.2.3-03);

8.4《文件發(fā)放登記表》(R4.2.3-04);

8.5《文件、記錄交接登記表》(R4.2.3-05);

8.6《往來文件登記表》(R4.2.3-06);

8.7《文件銷毀登記表》(R4.2.3-07)。

篇2:企業(yè)經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

公司經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

經(jīng)營部檔案定義:從經(jīng)銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經(jīng)營部會議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。

一、目的

通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

三、管理職責(zé)

3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負(fù)責(zé)對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

3.3經(jīng)營部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評審程序監(jiān)督管理。

3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

3.5財務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負(fù)責(zé)財務(wù)部對經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃(工作報告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

4.12檔案管理員應(yīng)對不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。

4.13檔案管理員應(yīng)先對有效文件進(jìn)行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進(jìn)行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進(jìn)行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎勵。

5.2經(jīng)營部職員能主動、及時、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。

5.4對于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.5對于未經(jīng)許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:文件與資料控制管理制度

根據(jù)《金屬非金屬礦山安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范》要求,為了保證標(biāo)準(zhǔn)化文件系統(tǒng)效力與效率、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)效力、記錄控制效力以及標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件質(zhì)量,制定本制度。

一、建立文件控制的管理制度

1、制定文件與資料的識別與控制制度,確保企業(yè)安全規(guī)章制度產(chǎn)生,使用、評審、修訂和控制的效力與效率。

2、企業(yè)應(yīng)定期代號不定期對安全規(guī)章制度進(jìn)行了評審,必要時予以修訂或廢除。

3、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件制定、評審與修訂過程應(yīng)有員工參與。

4、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件應(yīng)分發(fā)到相應(yīng)的員工。

5、標(biāo)準(zhǔn)化文件要求:

①標(biāo)準(zhǔn)化文件系統(tǒng)應(yīng)做到文件需求響應(yīng)及時,文件產(chǎn)生的流程暢通、用戶界面良好,文件分發(fā)充分,確保文件系統(tǒng)效力與效率;

②標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)包括主索引表、分配的適用性、制定時間、版本、解釋權(quán)、準(zhǔn)批、變化、廢止、存儲媒介、保存期限、外部文件、法律法規(guī)與其他要求、可獲取性,確保系統(tǒng)文件控制效力;

③記錄控制系統(tǒng)包括識別與檢索、可追蹤性、存儲有效、可讀性、保持期限、維護(hù)效果、可攻取性等,以確保記錄控制系統(tǒng)效力;

④保證標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件質(zhì)量。

二、根據(jù)安全生產(chǎn)管理需求制定標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文

主要安全生產(chǎn)規(guī)章制度包括:

1、安全生產(chǎn)檢查制度

2、安全教育培訓(xùn)制度

3、重大危險源監(jiān)控制度

4、重大隱患整改制度

5、危險物品和物料管理制度

6、職業(yè)危害預(yù)防制度

7、特種作業(yè)管理與審批制度

8、特殊工種管理制度

9、事故與事件管理制度

10、設(shè)備和設(shè)施安全管理制度

11、安全生產(chǎn)檔案管理制度

12、安全生產(chǎn)獎懲制度

三、有效保留安全生產(chǎn)記錄

安全生產(chǎn)記錄包括:

1、管理評審報告

2、事故、事件記錄

3、風(fēng)險評價信息

4、培訓(xùn)記錄

5、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價報告

6、事故調(diào)查報告

7、檢查記錄

8、職業(yè)衛(wèi)生檢查與健康監(jiān)護(hù)記錄

9、安全生產(chǎn)會議記錄

10、安全活動記錄

11、法定檢測記錄

12、任務(wù)觀察記錄

13、許可文件

14、應(yīng)急演習(xí)信息

15、糾正與預(yù)防行動記錄

16、承包商和供應(yīng)商信息

17、維護(hù)和校驗記錄

18、技術(shù)資料、圖紙